Caso de Estudio Agate Ltd.

Actividades empresariales en el sistema actual

Agate es una agencia de publicidad que se constituyó por la unión de tres ejecutivos publicitarios.
En la actualidad Agate da empleo a 7 personas (El Gerente, el Administrador, el Informático, tres
Creativos y una Secretaria). Los clientes de Agate tienen un amplio rango de actividades en la industria
como empresas embotelladoras, conserveras y fábricas de embutidos así como de servicios como
clínicas, universidades y franquicias de comida rápida entre otras. Agate almacena un registro de cada
uno de los clientes y en cada empresa existe una persona que es el contacto principal. El nombre y
demás detalles del contacto se guardan en el registro de clientes. De forma similar, Agate nombra a un
Creativo (Experto profesional en diseño gráfico y publicitario) para que sea el contacto de cada cliente.
Cada cliente tiene asociado una o más campañas publicitarias y se almacena un registro para cada
campaña. Ejemplos de campaña son: Admisión 2015-II en alguna Universidad Privada, Amnistía
Tributaria para alguna Municipalidad, Lanzamiento de un nuevo producto en una Fábrica, etc. Un
miembro del personal directivo de Agate (El Gerente, el Administrador o el Informático) dirige cada
campaña. Hay otros miembros de personal que pueden trabajar en ellas y Agate dispone de una
estructura de gestión basada en proyectos, lo que significa que cada miembro del personal puede
trabajar en más de un proyecto a la vez. Cada trabajador debe responder frente al director de dicho
proyecto de las tareas que desempeña; este director de proyecto puede ser o no el responsable de su
departamento o área.
Cuando se inicia una campaña, el director responsable estima los costes probables y los analiza
con el cliente. También se definirá una fecha de terminación para la campaña, que podrá modificarse.
Una vez que se haya concluido, se almacenará la fecha real de finalización y los costes reales. Cuando el
cliente paga, se la Secretaria se encarga del cobro debiendo registrar la fecha de pago. Cada campaña
incluye uno o más anuncios. Los anuncios pueden ser de los siguientes tipos:

 Anuncios en periódicos, incluyendo texto escrito, gráficos y fotografías.

 Anuncios en revistas, incluyendo texto escrito, gráficos y fotografías.
 Anuncios en internet, incluyendo texto escrito, gráficos, fotografías y animaciones.
 Anuncios en tv, empleo de videos, películas, actores, música, etc.

El Administrador es el responsable de adquirir espacio publicitario en periódicos y revistas, en

vallas publicitarias y en TV o en radio. El coste real de una campaña se calcula a partir de una serie de
datos entre las que incluyen:

 Coste asociado al tiempo del personal para el desarrollo de gráficos, texto, etc.
 Coste asociado con los actores y al tiempo de alquiler de los estudios
 Coste del material protegido por derechos de copia (fotografías, música, películas)
 Coste del espacio en periódicos o en tiempos de emisión de TV y radio en vallas publicitarias
 Margen de beneficios de los servicios y productos adquiridos por Agate

Toda esta información se debe introducir en el sistema informático. El sistema también deberá
almacenar los niveles salariales y las tarifas correspondientes al personal, por lo que el coste asociado al
tiempo dedicado al proyecto por cada trabajador se puede calcular a partir de las fichas de tiempo que
tienen que rellenar.

Resumen de Requisitos
Este apartado resume algunos de los requisitos del nuevo sistema

1. Registrar detalles de los clientes de Agate y de las campañas publicitarias de dichos clientes
1.1 Registrar nombres, direcciones y datos de contacto de cada cliente
1.2 Registrar detalles de las campañas de cada cliente, incluyendo: el título de la campaña, las
fechas de inicio y finalización planificadas, los costes estimados, presupuestos, costes y
fechas reales y el grado de finalización.
1.3 Proporcionar información que se pueda usar en los sistemas contables independientes para
realizar la facturación por campaña a los clientes
1.4 Registrar los pagos de las campañas que también se encuentran registrados en el sistema de
contabilidad independiente
1.5 Registrar al personal que está trabajando en cada campaña, incluyendo el director de cada
campaña.
1.6 Registrar que personal ha sido asignado como personal de contacto para cada cliente.
1.7 Comprobar el estado de las campañas y si se encuentran dentro del presupuesto.
2. Dotar al equipo de creativos con un sistema para registrar los detalles asociados con los anuncios
y los productos del proceso creativo que conducen al diseño de los conceptos para las campañas
y los anuncios
2.1 Permitir que el equipo de creativos pueda registrar notas sobre ideas para las campañas y
anuncios.
2.2 Proporcionar acceso a estas notas de concepto a los demás trabajadores
2.3 Registrar detalles sobre los anuncios, incluyendo el avance en sus producciones.
2.4 Programas las fechas en las que se estrenarán los anuncios.
3. Registrar detalles de todo el personal de la empresa
3.1 Mantener registro de personal administrativo y de creativos
3.2 Mantener detalles sobre los niveles laborales y los pagos asociados con dichos niveles
3.3 Registrar que personal se encuentra en cada nivel
3.4 Calcular el incentivo anual para cada uno de los miembros del personal.
4. Requisitos no funcionales
4.1 Permitir que las distintas oficinas puedan compartir sus datos sobre clientes, campañas,
anuncios y miembros de personal
4.2 Permitir que el sistema sea modificado para que pueda trabajar en distintos idiomas

Plantear una propuesta informática detallada (especificaciones técnicas) que soporte todas las
operaciones de Agate para un año de operación. La propuesta debe incluir el detalle de la estructura de
costos para operaciones de TI. El presupuesto debe estar en moneda nacional, indicando tipo de
cambio.