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Herramientas para elaborar diagnóstico

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Es un reporte de lectura que menciona las formas que existen de recopilar datos
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UNIVERSIDAD DE PUEBLA PLANTEL TEZIUTLAN

MAESTRÍA EN DESARROLLO EDUCATIVO NÚCLEO II MÓDULO DESARROLLO DE PROYECTOS

Reporte de lectura Unidad IV Las herramientas para elaborar diagnóstico Elementos para el análisis de datos estadísticos Alumno: José Antonio Santiago Palomino

Asesor: Mtro. José Luis Villegas Valle

Abril 02 de 2011

Unidad IV Herramientas para elaborar el diagnóstico
Para poder recolectar datos se utilizan diversas técnicas y herramientas que son usadas por un analista para crear sistemas de información. Algunas de las técnicas, herramientas, métodos o instrumentos que sirven para recolectar datos son: la entrevista, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

La entrevista
La entrevista se utiliza para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista a los usuarios o usuarios potenciales. Lo puede hacer en forma individual o grupal. Las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación. Otra manera de definir la entrevista es que es un intercambio de información que se efectúa cara a cara y sirve para obtener información de las necesidades y la manera de satisfacerlas. Una entrevista debe ser preparada siguiendo los siguientes puntos: saber a quién se va a entrevistar (investigación), preparar las preguntas y documentos de apoyo (organización), saber el tiempo que se va utilizar y agendarla (psicología), elegir un lugar cómodo (psicología) y hacer la cita con anticipación (planeación). La conducción de la entrevista debe hacerse bajo los siguientes rubros: explicar cuál es el objetivo (honestidad), explicar quiénes somos y qué función estamos realizando (imparcialidad), hacer preguntas concretas para obtener respuestas cuantitativas (hechos), evitar preguntas subjetivas o tendenciosas (habilidad), evitar el cuchicheo y frases sin sentido (claridad), vitar juicios de valores (objetividad), controlar la entrevista, escuchar con atención (comunicación). La secuela de la entrevista se puede hacer en tres momentos: escribir los resultados (documentación), entregar una copia al entrevistado (profesionalismo) y archivar los resultados (documentación). La entrevista debe ser conducida como una conversación, no de interrogación. De aquí se puede obtener información cualitativa o cuantitativa. La cualitativa está relacionada con la opinión, la política y las descripciones de actividades o problemas. La estructura de la entrevista varia. Si se quiere obtener información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sesión de preguntas y respuestas libres. Si 2

es una entrevista estructurada las preguntas deben ser estandarizadas. El formato para las preguntas puede ser abierto o cerrado. La entrevista debe hacerse a todos los que están inmersos en la problemática que se quiere solucionar. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. Las ventajas de una entrevista estructurad son: hay uniformidad en las preguntas, se administra y evalúa fácil, se evalúa objetivamente, no se debe entrenar tanto, es efectiva en entrevistas pequeñas. Algunas de sus desventajas son: alto costo de preparación, los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico, el alto nivel reduce las respuestas en forma espontánea, así como inhibe al entrevistador. Las ventajas de una entrevista no estructurada son: tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas, puede explotar áreas que surgen espontáneamente, puede producir información sonre área. Sus desventajas son: puede utilizarse negativamente en el tiempo, pueden introducir sesgos en las preguntas, puede recopilarse información extraña, el análisis y la interpretación de resultados pueden ser largos, toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.

Encuesta
La palabra encuesta se usa para describir un método que sirve para obtener información de una muestra de individuos. Ésta se puede realizar por teléfono, por correo o en persona. Recogen información de una porción de la población de interés, que se llama muestra, dependiendo del tamaño de la muestra en el propósito del estudio. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en más o menos la misma manera. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas. Los analistas, frecuentemente encuentran que una muestra de tamaño moderado es suficiente estadística y operacionalmente. Además, existen diferentes empresas que pueden aplicar encuestas, por ejemplo, Gallup o Harris. Sin embargo, también el Estado puede aplicarlas, o inclusive la radio y la televisión, revistas nacionales o incluso locales. Sobre los asuntos que tratan las encuestas tenemos los siguientes: cuántas y qué tipo de personas ven los programas de televisión, qué tipo de necesidades educativas y otras tienen los niños, sobre la satisfacción de las personas que compran autos, sobre empleo y desempleo, para determinar cuánto dinero está gastando la gente en distintos tipos de cuidado médico, sobre hábitos 3

de viaje y transportación de personas, sobré qué leen los suscriptores de las revistas, sobre quién usa los parques nacionales y otras facilidades recreativas. Las encuestas pueden ser clasificadas por tamaño y tipo de muestra, por su método de recolección de datos (por correo, telefónicas y entrevistas). Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Las que son por teléfono son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se están usando con cada vez mayor frecuencia. Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho más caras que las encuestas telefónicas o por correo. Algunas encuestas combinan varios métodos. También pueden ser clasificadas por su contenido. Algunas encuestas se enfocan en las opiniones y actitudes mientras que otras se preocupan por características o comportamientos reales. Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas. Los solicitantes pueden solicitar al participante que evalúe un candidato o cualquier funcionario a alguna escala. Esto es muy útil para evaluar el desempeño que están realizando. El trabajador de encuestas más conocido por el público es el entrevistado que llama por teléfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial. Pueden ser personas que laboren medio tiempo o tiempo completo. Los requisitos principales para entrevistar son la habilidad para acercarse a personas extrañas (en personas o por teléfono). Por otro lado, se encuentra el personal de la oficina que planifica la encuesta, selecciona la muestra, supervisa las entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta. Por lo regular, la confidencialidad de los datos está protegida por diferentes leyes o códigos de ética. La política recomendada incluye: usar códigos numéricos, vinculación entre el nombre-código, negación a proveer nombres y direcciones de los participantes, destrucción de información participantes, usar tabulaciones amplias. La calidad de la encuesta es determinada en gran medida por su propósito y por la forma en que es conducida. Las encuestas deben llevarse a cabo únicamente para obtener información estadística sobre algún tema. No deben ser diseñadas para producir resultados predeterminados o como artificio del mercadeo o para estimular donaciones a alguna causa o para crear un lista de direcciones para mercadear productos. cuestionarios e que pueda vincular a los participantes, omisión de nombres y direcciones de los

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Cuestionario
Son una alternativa útil para la entrevista. Deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad. Para los analistas el uso de cuestionarios puede ser la única manera de relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema. Se pueden usar preguntas estandarizadas que pueden proporcionar datos más confiables. El tiempo en que se usan los cuestionarios debe ser utilizado inteligentemente. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados. El cuestionario abierto se aplica cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales. En el cuestionario cerrado las respuestas se limitan; sin embargo, el analista puede controlar el marco de referencia.

Observación
Consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuánto tiempo toma, dónde se hace y por qué se hace. El analista de sistemas observa de tres maneras básicas: 1º Puede observar a una persona o su actitud sin que se dé cuenta. 2º Puede observar una operación sin intervenir para nada, pero la persona observada está consciente de la observación. 3º Puede observar y a la vez estar en contacto con las personas que observa. Para una buena preparación de la observación se requiere: determinar aquello que se va a observar, estimular el tiempo necesario para observar, obtener autorización de la gerencia para hacer la observación, explicar a las personas que van a ser observadas. La conducción de la observación se debe hacer: familiarizándose con los componentes físicos donde va a ocurrir la observación, medir el tiempo de la observación, anotar lo que se observa, abstenerse de hacer comentarios cualitativos o juicios de valores, observar las reglas de cortesía y seguridad. La secuela de la observación se debe hacer: documentando y organizando las notas; y revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

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Diagrama de flujo
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Es útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Se utiliza cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Para definir un proyecto se debe identificar las oportunidades de cambio en el proceso, desarrollar estimados de costos, identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo, desarrollar una base común de conocimiento e involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futuras al cambio. Desde luego que también se deben desarrollar planes para reunir datos, generara teorías, discutir las formas de estratificar los datos, examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso; todo esto, para identificar las causas principales. Para el diseño de las soluciones se deben describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales e identificar las organizaciones que serán afectadas por los cambios propuestos. Para su aplicación se deben explicar otros procesos y la solución propuesta, además de superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso. Finalmente para el control, se deben revisar y establecer controles y monotorías al proceso, auditar el proceso periódicamente y entrenar a nuevo empleados. La metodología para preparar un diagrama de flujo es: definir el propósito, determinar el nivel de detalle requerido, definir los límites, utilizar símbolos apropiados, hacer preguntas para cada input, documentar cada paso en la secuencia, completar la construcción del diagrama, revisar y determinar oportunidades. Si un diagrama de flujo se construye de forma adecuada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. También pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Ayudan a un equipo para identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Los diagramas de flujo de procesos se relacionan con el mapa de relaciones y el mapa de proceso interfuncional (cross-funcional).

Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo componente del análisis de flujo de datos. Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. El diccionario almacena detalles y descripciones de 6

elementos como el flujo de datos, el almacenamiento de datos y los procesos. Este diccionario se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda al analista en la determinación de los requerimientos de sistema. Cada entrada en el diccionario de datos consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Y para distinguir un dato de otro, los analistas les asignan nombres significativos que se utilizan para tener referencia de cada elemento a través del proceso total de desarrollo de sistemas. Se deben evitar términos especiales o argot, todas las palabras deben ser entendibles para el lector. El uso de alias debe evitar confusión. Será importante conocer la cantidad de espacio que necesita cada dato. En algunos procesos sólo se permiten valores de datos específicos. Se sugiere un formato fácil para utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

Elementos para el análisis de datos estadísticos
Uno de los elementos a tomarse en cuenta para el conocimiento e interpretación de datos es la frecuencia, la cual se refiere a la cantidad de veces en que los valores inciden en la variable. Por otro lado, esta el porcentaje que relaciona con la proporción que representa cada parte analizada en relación a su todo (de 0 a 100%). También se utilizan las frecuencias absolutas y relativas. También se debe de utilizar el porcentaje válido y el porcentaje acumulado que es manejad a partir de los casos válidos, pero a diferencia del porcentaje válido, se suma en cada opción la proporción correspondiente. Las medidas de tendencia central son indispensables para la interpretación de datos. Entre ellas se encuentran: la media (promedio), la mediana y la moda. Estas medidas son útiles para encontrar la puntuación normal o típica de una distribución de puntuaciones en bruto. El promedio de una variable se obtiene a partir de lo que se conoce como media aritmética con la cual se suman los valores de los casos entre el número de casos. La palabra caso se refiere a un objeto o sujeto tomado en su totalidad y al que se le asignan determinados valores a sus atribuciones. Para la representación visual de los datos se utilizan tipos gráficos como son las gráficas de barras, la gráfica de pastel, histogramas, en esta última su finalidad es mostrar y conocer la distribución de los datos alrededor de la media. También se toma en cuenta la curva normal o muy normal. Otro tipo de medidas que se deben considerar son las medidas de dispersión como el rango y la desviación estándar. El rango observado se obtiene midiendo la distancia que existe entre el valor

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más alto de la muestra y el más bajo. La desviación estándar se refiere precisamente a la distancia que existe entre cada uno de los casos observados con relación a la media total de la muestra.

Conclusión personal
Para recolectar datos existen una serie de herramientas que pueden ser las entrevistas, las encuestas, los cuestionarios y la observación, los diagramas de flujo y sus diccionarios de datos. Todos ellos útiles cuando se vaya a desarrollar un proyecto de investigación. Por otro lado, se deben de tomar en cuenta las herramientas estadísticas para darle un mayor sentido al proyecto en cuanto a la recolección de información estadística. Ambas partes son muy útiles para el docente que inicie con el desarrollo de proyectos.

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