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Algunos aspectos a considerar en la realizacin de informes

El informe
Concepto
Es un texto escrito en prosa cientfica, tcnica o comercial con el objetivo de comunicar
informacin dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En
ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor. Pueden contener la solucin a un
problema, los mtodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenido los datos para hallar
esa solucin y las recomendaciones que juzguemos hacer con respecto al problema que nos
ocupa. El contenido de un informe tambin puede ser la respuesta a una consulta tcnica.
Es un texto esencialmente elaborado para informar, sobre hechos o actividades concretas, a
un determinado lector o lectores. Esto hace que posea una estructura predominante enunciativa y,
aunque el informe se compone esencialmente de datos que informan, el autor puede interpretar
estos datos para llegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar y, por esto, en este
tipo de textos estar presente una estructura argumentativa; y en algunos casos en los que se
describen hechos tambin aparece una estructura descriptiva..

Caractersticas
Es resultado de una solicitud de un superior o un cliente
El destinatario es una persona o un grupo de personas determinado que tiene la obligacin de
leerlo y evaluarlo.
Se realiza para buscar una informacin especfica o para servir de base en la toma de una
decisin. Generalmente contiene tablas, cuadros, grficos y otros elementos que sirven para la
organizacin, clasificacin y presentacin de los datos.

Clases
Atendiendo a los objetivos buscados y a los contenidos especficos del informe, el tipo de texto
puede ser de tres clases: Expositivo, interpretativo y demostrativo.

Informe Expositivo:
Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin anlisis ni interpretaciones del
autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir
antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe
expositivo puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realizacin de una actividad que
implique visitas a una empresa, centro de produccin, entrevistas, etc.

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Algunos aspectos a considerar en la realizacin de informes

Informe Interpretativo
Este informe no contiene solamente narracin de unos hechos, sino que interpreta y analiza
esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo de este informe
puede ser la evaluacin sobre la aplicacin de una determinada metodologa utilizada en el proceso
del aprendizaje como aplicacin de encuestas, desarrollo de actividades en equipo, prcticas
pedaggicas, experiencias fsicas directas, etc.

Informe Demostrativo
Es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripcin de todos
los pasos que se han seguido para su demostracin y las conclusiones obtenidas. Este tipo de
informe se conoce con el nombre de informe cientfico o informe tcnico, resultado de una
investigacin o consultas exhaustivas de hechos, fenmenos o actuaciones.

Estructura global
Todo informe consta de tres partes bsicas que son: introduccin, desarrollo y conclusin.
Introduccin:
En ellas se presenta y describe el problema y los objetivos buscados, se responde a las
preguntas Para qu? Por qu? y Con qu?
Desarrollo:
Se analiza el asunto o problema y se presentan los procedimientos o metodologa utilizada
para recopilar la informacin (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de
informacin, etc.), y los posibles cursos de accin. En esta parte se responde a la pregunta
Cmo?.
Conclusin
Aqu se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, grficos,
ilustraciones, etc., describiendo la solucin probable propuesta. Se responde a la pregunta
Qu se encontr?
Adems, pueden darse recomendaciones o ideas del autor para tomar decisiones Son la
respuesta al interrogante Qu debe hacerse?

Recomendaciones para su elaboracin


1. Definir el objetivo:
Lo primero que debe hacerse es fijar el objetivo del texto escrito, para esto hay que tener clara la
idea general del informe. Es muy importante tener en cuenta que el informe no lo vamos a leer
nosotros, as pues debemos realizar una serie de preguntas, que necesariamente deber ser
respondidas desde el punto de vista del destinatario:
a) Quin es el destinatario del informe?
b) Para qu lo quiere?
c) Qu aspectos quiere conocer?
d) Qu informacin tiene del tema?

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2. Informacin necesaria
a. Determinacin de la naturaleza de la informacin deseada o necesitada.
b. Definicin de las actividades que se van a realizar para lograr los criterios de
evaluacin propuestos; en esta fase preliminar se determinan las fuentes de
informacin y los recursos materiales y humanos mediante los cuales se obtendr la
informacin.
c. Diseo de los instrumentos para la recoleccin de los datos (si fuese necesario)
d. Recoleccin de los datos necesarios para la obtencin de la informacin.
e. Determine cules son los materiales que no forman parte del cuerpo central de sus
argumentaciones, sino que slo constituyen antecedentes, demostraciones de la
veracidad o consistencia de sus ideas, estadsticas de apoyo, resultados de
experimentos o ensayos, etc. Estos materiales pueden organizarse en forma de
anexos, remitindose a ellos en el cuerpo principal del informe. De este modo, el
discurso esencial del texto podr seguirse con mayor claridad.

3. Texto y redaccin
a. Organice cada seccin en subsecciones encabezadas por un ttulo que describa
adecuadamente su contenido. No abuse de subniveles de ttulos. Es aconsejable no
superar los dos niveles, es decir, seccin y subseccin.
b. Haga que cada prrafo del texto corresponda a una idea relativamente autnoma.
Es til pensar en cada prrafo como una unidad organizada tambin de acuerdo con
el esquema de planteo, desarrollo y conclusin.
c. Los prrafos no deben ser muy cortos (por ejemplo, de una sola oracin) ni muy
largos. Un prrafo conveniente consta de varias oraciones, pero no ms de diez o
doce.
d. Construya oraciones cortas. Esto es fundamental para la claridad de la exposicin, la
elegancia de la redaccin y la fluidez de la lectura. En ocasiones, en especial en
informes extensos, es conveniente utilizar una combinacin de oraciones cortas y
largas, para agregarle vitalidad a la lectura.
e. Escriba el informe teniendo en mira las caractersticas del destinatario. Esto implica
considerar la cultura general, la especialidad profesional, el puesto dentro de la
organizacin y las preferencias personales de aquel a quien el informe est dirigido.
f.

Evite la tautologa: esto es usar dos o ms palabras que significan lo mismo, por lo
que hace que una de ellas sea innecesaria, como por ejemplo un crculo redondo.

g. Tener cuidado con las palabras ambiguas. Existen algunas palabras que pueden
tener distinto significado dependiendo del tono en que se dice. Pero en un informe,
se pueden tomar varias interpretaciones que no siempre son las correctas.

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h. Si el destinatario es alguien que prefiere los informes de palabra, considere la
posibilidad de escribir un breve resumen y exponer el informe en forma oral. Si es
posible y se justifica, realice su exposicin con la ayuda de medios visuales. Luego,
entregue el resumen
i.

No haga alarde de su saber especfico ni utilice jerga tcnica, siempre que ello sea
posible. Si debe incursionar en algn aspecto tcnico, piense en la posibilidad de
exponerlo en un documento anexo al informe principal, e incluya en ste slo un
resumen de la idea esencial, escrito en lenguaje sencillo. Tenga en cuenta que un
informe no surte efecto o produce un efecto negativo si su destinatario no lo entiende
en todo o en parte.

j.

Si el informe es extenso (en general, superior a cinco o seis pginas completas) o


complejo, prepare un resumen ejecutivo que no supere una pgina, y pngalo como
"tapa" del informe: esto es lo que se suele denominar abstract. En este resumen,
limtese a consignar las ideas centrales, reduciendo en todo lo posible la exposicin
de los antecedentes y los fundamentos de tales ideas, y remitiendo a la parte del
informe principal en la que ellos son desarrollados. A continuacin del resumen
ejecutivo, inserte un ndice de secciones y subsecciones, si fuese necesario.

k. En los casos de informes interpretativos o demostrativos, sea igualmente objetivo


para exponer las ventajas como las desventajas de cualquier alternativa o situacin
que analice. En todo lo posible, sus propuestas deben aparecer como la conclusin
natural, y en cierto modo inevitable, de los datos y consideraciones ofrecidos.
l.

Al proponer cursos de accin, no se limite a describir en qu consisten; exponga


tambin el modo en que pueden ser implementados.

m. Fundamente sus propuestas con datos confiables. Siempre que sea posible,
cuantifique los resultados de sus recomendaciones. Sea preciso en materia de
costos, beneficios, plazos, etc.; no diga "a corto plazo" si puede decir "dentro de seis
meses". Si las cuantificaciones consistentes no resultan posibles, establezca
intervalos y defina los factores que los condicionan; por ejemplo: "dentro de seis a
nueve meses, dependiendo del nivel de experiencia del personal que se contrate".
n. Utilice grficos y tablas cuando con ello haga ms clara o evidente una idea que
desea exponer, pero no abuse de ellos. Si la cantidad de estos recursos o la
complejidad de los mismos es elevada en relacin con el texto, considere la
conveniencia de presentarlos como anexos del informe principal. Recuerde que los
grficos, cuadros, tablas, frmulas, etc. deben ser comprendidos por el lector del
informe. Prestar especial atencin a idiomas, nomenclaturas, unidades, etc.)
o. Cuide los aspectos de estilo, redaccin, gramtica y ortografa, as como la ausencia
de errores de tipeo. Si usted no es un eficiente redactor, haga revisar su borrador
por una persona idnea. Tenga a mano diccionarios que le permitan resolver sus
dudas en este aspecto.
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p. Puntuacin
i. En algunos casos no utilizamos bien los signos de puntuacin, por lo que
tenemos que conocer ms a fondo el uso de los dos puntos, el punto y coma,
los guiones, los signos de exclamacin y las letras maysculas;
ii. Dos puntos. stos indican que comienza otra parte del texto donde
generalmente se lista o se ordena una serie de valores;
iii. Punto y coma. Usamos punto y coma en dos situaciones, que son:
Sealar una idea completa pero que no es la ltima;
Separar una lista que ya contiene comas.
iv. Guiones: Se usan para poner entre ellos la explicacin de dos palabras. Si no
estamos seguros de si lo podemos utilizar o no, es mejor no usarlo ya que su
utilidad hay veces que es confusa.
v. Signos de exclamacin. Estos signos se usan nicamente para expresar eso,
exclamacin.
vi. Letras maysculas. stas son mucho ms difciles de leer que las letras
minsculas, por lo que solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando
sea necesario. (Como por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo
de las oraciones, etc.);
q. Abreviaturas. Cuando abreviamos las palabras da la impresin de que lo hemos
hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera. Pero es positivo abreviar palabras
oficiales ya que se hacen ms fciles a la hora de leer. Generalmente, las
abreviaturas se hacen tomando las iniciales de las palabras que componen la
expresin. Para asegurarnos que quien lea el informe va a saber a qu nos
referimos cuando le escribimos esas siglas, debemos nombrar la expresin entera
una vez y, entre parntesis, su abreviatura o iniciales. En los casos siguientes
usaremos la abreviatura nicamente.

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4. Presentacin
Cuide los aspectos estticos y materiales de su presentacin, pues ser La primera impresin a la
hora de ver el informe por el destinatario. En tal caso ser importante cumplir unas pequeas
normas para que el informe se vea lo mejor posible.
a. Espacios y mrgenes. Cuanto ms espacio haya alrededor del texto, ms fcil se
har su lectura; es importante dejar espacios apreciables a los mrgenes; en la
mayora de casos, dejamos ms arriba y abajo que a los lados. Normalmente se
utiliza un espacio extra en el margen izquierdo para la encuadernacin.
b. Texto justificado. El texto justificado da una impresin de mayor formalidad. Pero si
por ejemplo entregamos grficos en el mismo cuerpo del texto principal, quedar
mucho ms desordenado con todo justificado, a la izquierda o a la derecha, pero
manteniendo el mismo criterio para el resto del texto.
c. Texto no justificado. Un texto sin justificar da una impresin ms amable e informal,
por lo que si el informe tiene un carcter menos importante podemos usar este
recurso.
d. Encabezamientos. Los encabezamientos tienen tres funciones:
Dividen la pgina.
Ofrecen una visin general de lo que vamos a ver.
Si queremos volver a un determinado apartado, se nos har mucho ms
fcil volver a ellos.
e. Secciones. Adems de darle un ttulo a cada apartado, si deseamos incorporar un
ndice, podemos numerar los distintos grupos para poder encontrarlos con mayor
facilidad y que el informe d una sensacin de mayor orden.
f.

Listas. Al hacer una enumeracin, es mucho ms fcil leerlo en una lista que en una
lnea todo seguido. Estas las podemos hacer con muchos tipos de smbolos:
asteriscos, vietas, etc.

5. Diseo general.
El mejor diseo es el ms sencillo, sin utilizar muchos tipos de letras y de forma simple.
a. Seleccione una fuente o tipografa sobria y de fcil lectura, tal como Arial o Verdana.
Tenga en cuenta que las fuentes con serifas son ms apropiadas para la impresin
en papel, mientras que las fuentes sin serifas son ms adecuadas para la
presentacin en pantalla. No abuse de la variedad de fuentes; idealmente, utilice una
sola o, a lo sumo, dos.
b. Imprima su informe en una impresora de computacin de buena calidad, en papel de
tamao A4 y en un solo lado de la hoja.

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c. Imprima el texto en color negro o, eventualmente, en azul oscuro. Use con mucha
prudencia otros colores, y slo en grficos o ttulos.
d. Si cree conveniente resaltar palabras, frases o ideas mediante negritas, subrayado o
color, tenga en cuenta que este recurso debe utilizarse muy excepcionalmente. Si
sobreabundan los elementos que han sido destacados como importantes, todos
terminan dejando de serlo.
e. Si la cantidad de pginas del informe lo justifica (generalmente, cuando se sobrepasan las diez hojas), encuaderne el informe. Adopte un sistema de encuadernacin
(tal como, por ejemplo, el anillado) que permita abrir las hojas en forma completa.
Utilice tapas muy sobrias y livianas (tales como las de plstico transparente) y
contratapas de un solo color, preferiblemente blanco o negro.
f.

Si el informe incluye fotografas explicativas, es conveniente ubicarlas cerca del texto


de referencia y siempre dentro de los lmites de la hoja. Si las mismas se presentan
como figuras numeradas, es conveniente indicar a pi de las mismas una breve
descripcin si se considera necesaria. Si las imgenes son de acompaamiento
esttico no es necesario.

6. Elementos adicionales
Como regla general es ventajoso incluir algunos elementos
a) Elementos necesarios. En caso de que no tengamos que seguir un tipo de informe
ya estructurado por el destinatario, sera til incluir lo siguiente:
Pgina con el ttulo
Nombre del autor
Fecha del informe
Pginas numeradas
b) Elementos ocasionales
Un glosario
Bibliografa
Referencia de las fuentes
Direcciones tiles
Agradecimientos

Material de elaboracin propia en base a informacin disponible en internet.

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