Guía de actividades y rúbrica de evaluación – Fase 4

Aplicación de herramientas para el seguimiento a proyectos

Zharich Abdel Barona

Sebastián Carmona Rosero

David Arturo Cruz Hurtado

Manuel Alejandro García Osorio

Jhon Edinson Gutierrez Restrepo

Tutora

Tania Hisell Corredor

HERRAMIENTAS Y SOFTWARE PARA PM

Grupo 212057_5

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de ciencias básicas tecnología e ingeniería - ECBTI

Ingeniería de sistemas

Febrero 2023
 Introducción
Por medio de la herramienta Project LibreTM se toma el proyecto
“Construcción de trapiche panelero” el cual se viene trabajando
durante todo el curso, en el cual se establecerá la línea base del mismo,
así como el seguimiento a las actividades e informe de actividades y
con base en ello, generar informe descriptivo resaltando las
funcionalidades o herramientas implementadas.
0. Objetivos
Comprender la nueva funcionalidad a implementar del proyecto en la
herramienta, como lo es el reporte de seguimiento a actividades y
línea base.
Generales
• Establecer y crear variantes en la línea base del proyecto
“Construcción de trapiche panelero”.
• Generar reportes de acuerdo a lo implementado en el proyecto,
con el fin de saber el comportamiento de las actividades
implementadas.
 1. Evidencias (capturas de pantalla) del establecimiento de
la línea base en ProjectLibre
Establecer la línea de base del proyecto en el software projectLibre a
partir del diagrama de Gantt realizado en la fase 2, mediante el
siguiente procedimiento:
• Acceder al menú “File (archivo)"
• Seleccionar “Save Baseline (guardar línea base)”
• En la ventana emergente seleccionar “proyecto completo”
(Figura 1)
• Seleccionar “ok” para finalizar el proceso
Figura 1. Ventana emergente “Guardar línea base” en ProjectLibre

Fuente: ProjectLibre (2023)

2. Reporte de seguimiento a las actividades (“Task

information”) en ProjectLibre
Realizar la actualización a las tareas del proyecto mediante el siguiente
procedimiento:
• Acceder al menú “Task (tarea)”
• Seleccionar la opción “Gantt”
• Hacer click alterno en la “Duración” y seleccionar “insertar
columna”
• En la lista desplegable de la ventana emergente seleccione la
opción “Duración real” y posteriormente Ok” (Figura 2)
 • Ingresar la duración para cada una de las actividades del
proyecto.
Figura 2. Ventana emergente “Insertar columna de duración real” en
ProjectLibre

Fuente: ProjectLibre (2023)**

Para la actualización y seguimiento en las tareas se debe considerar un

aumento del 15% en las 5 primeras actividades del proyecto, y un
aumento de 5% en las 2 ultimas actividades del proyecto.
3. Informe de seguimiento al proyecto de acuerdo con las
indicaciones del punto 6 de la presente guía de actividades
Generar los informes de seguimiento a las actividades del proyecto
mediante los siguientes pasos:
• Acceder al menú “Vista”
• Seleccionar la opción “Informe”
• Seleccionar el tipo de reporte: “Task information” (figura 3)
• Seleccionar las columnas que desea visualizar en el informe:
“seguimiento”
Figura 3. Ventana emergente “generar informes” en ProjectLibre
 Fuente: ProjectLibre (2022)

A partir del reporte generado, el grupo debe realizar el informe de

seguimiento al proyecto de acuerdo con los siguientes elementos:
• Nombre del proyecto
Construcción de trapiche panelero en Güepsa – Santander

• Línea base
La línea base del proyecto es el resultado de la planificación inicial y
tiene como objetivo determinar el punto de orientación para medir el
progreso del proyecto y pronosticar el resultado final.
Cada vez que se realiza la revisión del proyecto se comparan las
líneas base (inicio y fin reales) para validar si se está atrasado o
adelantado frente a costes y tiempos de entrega. Esto con el fin de
determinar si va encaminado a lo esperado o de lo contrario
recalcular el proyecto.
Estas deben ser actualizadas cada vez que existan cambios dentro del
proyecto que llegue a representar notoriamente el mismo y no
entenderse como algo fijo.
Tomando el proyecto del trapiche panelero, en caso de haberse
aumentado el alcance, junto a retrasos en la fecha de entrega y
aumento en obras, la línea base los contemplaría. Así cuando se
evalúe el estado actual del proceso, estaríamos contemplando la
nueva línea con los cambios implementados. En caso de no llegar a
actualizarse, no tendría congruencia frente al trabajo real realizado,
generando confusiones en el equipo de trabajo.
Lo mencionado corresponde a la gestión de tiempo, alcance y costos
de acuerdo con lo establecido por el Project management institute
(PMI).

• Reporte de seguimiento a las actividades (“Task information”)

en ProjectLibre
Durante el seguimiento del informe de Task Information se puede
evidenciar que las actividades tienen un tiempo asignado así mismo la
fecha de inicio junto con su hora y la fecha fin, esto nos ayuda a tener
un panorama más claro para poder tener un estimado de cumplimiento
para las tareas que se han asignado. Este tipo de informe nos aporta
información importante sobre la duración de dichas tareas y sus
porcentajes. Esta herramienta nos permite además observar y
consultar varios aspectos, tales como: Objetos, actividades, casos,
contactos, datos, campañas, etc. Dependiendo del proyecto. En el
informe del seguimiento de las actividades se observa como a medida
que avanzan se van creando predecesores, es decir, algunas tareas
asignadas no se pueden realizar hasta que no se culminen otras ya que
dependen la una de la otra o el resultado que de la primera tarea le da
pie a la siguiente. El seguimiento de las actividades nos permitió
observar como las primeras 5 tareas son las que progresan de manera
positiva, mientras que otras tareas no demuestran progreso y en las
actividades finales se observa dilación.

El seguimiento de actividades en este proyecto es un componente

crítico de la gestión de proyectos, y ProjectLibre es una herramienta
de gestión de proyectos de código abierto que puede ayudarte a
lograrlo. En ProjectLibre, el seguimiento de actividades puede incluir el
monitoreo de los hitos clave, la asignación de tareas a los miembros
del equipo, la definición de fechas límite y la actualización del progreso
en tiempo real. La herramienta también permite la generación de
gráficos y reportes que permiten una visión clara y concisa del progreso
del proyecto y la identificación de posibles desafíos a tiempo. El
seguimiento de actividades en ProjectLibre también ayuda a mantener
una comunicación fluida y efectiva entre los miembros del equipo y los
stakeholders, lo que puede mejorar la eficiencia y el éxito del proyecto.
En resumen, el seguimiento de actividades en ProjectLibre es una
herramienta esencial para cualquier gestión de proyectos exitosa, y
permite a los gerentes de proyectos monitorear el progreso, mantener
una comunicación efectiva y garantizar el éxito del proyecto.

• Análisis del informe de seguimiento al proyecto (“Task

information”)
Realizando seguimiento del proyecto indica que las actividades 1 a la
5 avanzaron un 15% y las actividades 20 y 21 avanzaron un 5%. Esto
significa que las actividades iniciales del proyecto están progresando
bien, pero hay un retraso en las actividades finales.
Las actividades 1 a 5 incluyen estudios de preinversión, formulación
del proyecto, estudios y diseños definitivos, obras preliminares y
excavaciones y rellenos estructura. El avance del 15% en estas
actividades indica que se están llevando a cabo de manera eficiente y
se están cumpliendo los plazos previstos. Sin embargo, es importante
seguir monitoreando el progreso en estas actividades para asegurar
que se mantenga en el ritmo previsto.
Las actividades 20 y 21 incluyen el aseo final y el seguimiento del
proyecto. El avance del 5% en estas actividades indica que hay un
retraso en estas tareas. Es importante investigar las causas de este
retraso y tomar medidas para acelerar el progreso en estas
actividades. Es posible que haya problemas con la contratación de
personal o problemas logísticos que necesiten ser resueltos.
Las actividades intermedias 6 a 19, que incluyen construir estructura,
realizar estructura en concreto, instalar pisos y enchapes, ejecutar
mampostería y enchape paredes, instalar cubierta, ejecutar carpintería
metálica, ejecutar cubierta y estructura, instalar redes, ejecutar
instalaciones hidrosanitarias, realizar instalaciones eléctricas, ejecutar
instalaciones mecánicas, realizar acabados interiores y exteriores,
instalar vidrios y espejos y dotar la infraestructura, no se menciona su
avance, es importante monitorear el avance de estas actividades.
En general, el proyecto está progresando bien, pero es importante
seguir monitoreando el progreso en las actividades finales para
asegurar que se cumplan los plazos previstos. Es importante investigar
las causas del retraso en las actividades 20 y 21 y tomar medidas para
acelerar el progreso en estas áreas. Además, es importante seguir
monitoreando el avance de las actividades intermedias para asegurar
que el proyecto siga en el ritmo previsto.
 • Conclusiones
De acuerdo con la línea base desarrollada en la herramienta
ProjectLibre, el reporte del seguimiento a las actividades y el análisis
del seguimiento al proyecto podemos concluir que para efectuar la
construcción de trapiche panelero en Güepsa - Santander, debemos
seguir con un ritmo frecuente en las actividades 1 a 5, sin embargo;
debemos mantener el rendimiento actual de las actividades
intermedias, pues si descuidamos el buen ritmo que llevamos hasta el
momento en estas podrían ralentizar el proyecto en gran medida, por
otro lado debemos tener muy presente las actividades 20 y 21 las
cuales incluyen el aseo final y el seguimiento del proyecto, pues se
debe agilizar el avance de estas ya que su rendimiento no es el
esperado, por lo cual se debe de efectuar un análisis un poco más
exhaustivo para determinar si dicho retraso es debido a un problema
interno o a un predecesor de dichas actividades que posiblemente no
estemos tomando en cuenta en este momento, dicho lo anterior se
puede decir que el proyecto tiene un buen avance y sus actividades
iniciales e intermedias se están desarrollando con un buen ritmo y
eficiencia.
 4. Conclusiones
En esta fase 4 aplicación de herramientas para el seguimiento a
proyectos tuvimos que leer los contenidos y referencias bibliográficas
correspondientes a la unidad 3, analizar el objeto virtual de
aprendizaje (OVA) incluido en el syllabus del curso y efectuar una
investigación personal e individual para un mejor entendimiento de
dicha fase, lo cual nos ayudó mucho a poder desarrollar dicha tarea
ya que establecimos la línea base del proyecto en el software
projectLibre a partir del diagrama de Gantt realizado en la fase 2
mediante las instrucciones dadas en la guía y a este proyecto
efectuar las actualizaciones indicadas en dicha guía, siguiendo las
instrucciones y con base a nuestro proyecto anteriormente
seleccionado, lo cual después de efectuar lo anteriormente indicado
pudimos darnos cuenta de la importancia de llevar un informe
detallado de los avances que se tiene cada área en la creación o
formación de un proyecto ya que nos hace entender un poco mejor
que debemos estar atentos a muchos posibles fallos que pueden
perjudicar nuestros proyectos y que si llevamos un informe, un
análisis y un seguimiento de dicho proyecto podemos minimizar
riesgos y acercarnos al éxito cada vez más y con mucha mayor
facilidad.
En esta sección se presentan los aspectos más relevantes del desarrollo
del trabajo de acuerdo con los objetivos planteados.
 5. Referencias bibliográficas
de Proyectos Master, G. (2016, October 27). Líneas base del proyecto
- Project baselines - Gestión de Proyectos Master. Gestión de
Proyectos Master. https://www.gestiondeproyectos-
master.com/lineas-base-del-proyecto-project-baselines/
bitacademy [@bitacademy8762]. (2019, July 5). Creación de Línea
Base con Project Libre. Youtube.
https://www.youtube.com/watch?v=708-h9TzIs4
Comunicaciones, U. C. I. (2017, March 16). ¿Qué son y Cómo se
construyen las Líneas Base del Proyecto? Uci.ac.cr; UCI.
https://uci.ac.cr/gspm/que-son-y-como-construir-lineas-base-de-
direccion-proyectos/
Contreras-Gutiérrez, D., Moreno-Ávila, N., Pérez-Londoño, G., & Leal-
Coronado, C. (2021). Aplicación de prácticas en gerencia de
proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación en
grupos de investigación. Revista EAN, (90), 47-64.
http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0120-
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Dharmendra Chandurkar, A., Varun Dutt, A., & Kutlar Singh, A.
(2017). A Practitioners’ Manual on Monitoring and Evaluation of
Development Projects. Cambridge Scholars Publishing.
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=https://search.ebscoh
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Gonzalo, M. & Ibánez, F. (2021). Gestión de Proyectos con
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Meza Orozco, J. de J. (2010). Evaluación financiera de proyectos: Vol.
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https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=https://search.ebscoh
ost.com/login.aspx?direct=true&db=e000xww&AN=478467&lang=es
&site=ehost-live&ebv=EB&ppid=pp_Cover