INSTRUCCIONES

Generalidades:

1. El presente formato plantilla tiene como objetivo brindar los lineamientos para la
creación o actualización de tres tipos de documentos:
a) Documentos de tipo informativo: informes ejecutivos, de gestión, académicos,
investigativos, técnicos, entre otros. (Ver página 2)
b) Documentos del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA: Manuales,
guías, instructivos, protocolos, anexos y demás documentos diferentes a los de
tipo informativo y a Formatos en Word. (Ver página 4)
c) Formatos Word: que pueden ser anexos de procedimientos, manuales, guías,
instructivos o protocolos. (Ver página 12)
2. Para la creación o actualización de los tipos de documentos b) y c) del punto
anterior, se tiene en cuenta los lineamientos del procedimiento DO-P-001
Elaboración y Control Documental y el instructivo DO-I-009 Instructivo para la
Elaboración Documental del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA.
Adicionalmente, entiéndase las instrucciones del presente formato como una
extensión de los lineamientos dados en dichos documentos.
3. Este formato puede ser diligenciado por cualquier persona que labora en el SENA
cumpliendo los lineamientos para la respectiva formalización del procedimiento
indicado en el punto anterior.
4. El presente formato contiene instrucciones particulares por cada tipo de documento
mencionado en el primer punto, por ende, es importante eliminar las instrucciones
para la creación o actualización de documentos que no sean del tipo documental
que se pretende crear o actualizar, esto para efectos de formalización del
documento en la plataforma CompromISO.

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5. Esta página de Instrucciones se elimina para efectos de formalización del
documento en la plataforma CompromISO.
6. No es necesario Imprimir.

INTRUCCIONES PARA DOCUMENTOS DE TIPO INFORMATIVO

Tenga en cuenta que, esta plantilla aplica para la elaboración de informes ejecutivos, de
gestión, académicos, investigativos, técnicos, entre otros requeridos en la entidad; NO
SUSTITUYE los formatos establecidos por otros procesos para la elaboración de cartas y/o
circulares.

Para documentos que sobrepasen las 30 hojas, las normas APA permiten usar espacio y
medio de interlineado.

Para Los textos de este tipo de documentos informativos se utiliza la fuente Calibri de 12
puntos, en color negro, justificados. Si se requieren títulos o subtítulos utilizar fuente
Calibri en negrita color negro o verde., en vía con lo indicado en el GC-M-005 Manual de
identidad Corporativa: Brandbook.

Para enfocar la comunicación asertiva y promover el uso del “lenguaje claro” tenga en
cuenta:

1. El uso de oraciones y párrafos cortos facilitan la lectura y el entendimiento del

mensaje.
2. Utilice correctamente los signos de puntuación, estos facilitan la comprensión de
lo que se escribe o se lee y permiten dar la entonación adecuada a la lectura.
3. El uso de palabras muy técnicas aleja al lector y dificultan transmitir el mensaje.
Si va a utilizar siglas referenciar primero el nombre completo.

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4. La letra pequeña no solo desincentiva la lectura de un documento, también la
dificulta, procure utilizar los textos a 12 puntos. De igual manera se recomienda
no utilizar mayúsculas sostenidas.
5. Utilice la estructura básica de un texto:
Introducción: contexto general que da respuestas cortas a preguntas como ¿cuál
es el propósito del documento?, ¿cómo afecta o está relacionado con el lector?,
¿por qué es importante?, ¿cómo está organizado?
Cuerpo: desarrolla las respuestas a las preguntas planteadas en la introducción.
Conclusión: retoma las ideas centrales y concluye con una idea final.
6. La ortografía es sumamente importante en los documentos institucionales,
cerciórese de utilizar correctamente los signos de puntuación, tildes y demás
normas ortográficas.
7. Para este tipo de documentos de carácter comunicacional, utilizar el siguiente pie
de página:

8. Escriba títulos expectativos, que generen interés al lector sobre el tema que se
quiere comunicar.

9. Cada título nuevo va en una nueva página.

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 INSTRUCCIONES PARA DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y

AUTOCONTROL - SIGA

Para el caso de documentos del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA, tales
como; manuales, guías, instructivos, protocolos, anexos y demás documentos diferentes
a los de tipo informativo (ver página 2) y a Formatos en Word (ver página 12), tener en
cuenta lo siguiente:

1. El logotipo institucional del SENA en el encabezado aplica para las páginas posteriores
a la portada.
2. Pautas para la tabla de contenido o de ilustraciones:
 Comience en el nivel 1.
 No saltar ningún nivel: 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1, 2.1.2.1.3, etc.
 Proporcione un buen esquema lógico de la jerarquía del documento.
 Sea preciso, informativo y conciso.
 El presente formato contiene el ejemplo de tabla de contenido. Realizando la
creación de las tablas de forma correcta, cada título tendrá un enlace que llevará
al lector al sitio del documento deseado. Si requiere más información puede
consultar las siguientes fuentes:
Para crear tablas de contenido
https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-una-tabla-de-contenido-
882e8564-0edb-435e-84b5-1d8552ccf0c0
Para crear tablas de ilustraciones
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-o-cambiar-tablas-de-
ilustraciones-3bfbf7e6-2346-42fb-9810-09c113e1cb60

DO-F-012 V06
3. Las tablas de contenido, así como tablas de ilustraciones, en dado caso, son
obligatorias en este tipo de documentos, así como la numeración de páginas
correspondiente.
4. Pautas para el diseño del documento en su contenido:
 Utilice la fuente Calibri mínimo 11 hasta 14 puntos de tamaño.
 Espacio entre líneas: al menos 1.5 veces el tamaño de la fuente.
 Espacio entre párrafos: al menos 2 veces el tamaño de la fuente.
 Espacio entre letras (tracking): al menos 0.12 veces el tamaño de la fuente.
 Si incluye imágenes, gráficos, ilustraciones; ubicarlos en línea con el texto,
incluya el nombre del gráfico preferiblemente en la parte superior del gráfico
centrado y la fuente en la parte inferior.
 Utilice el “texto alternativo” en las imágenes que integre el documento:
El texto alternativo le permite al usuario que utilice la opción lectura de pantalla
para ver documentos, saber de qué se trata la imagen, para ello, solo se da clic
derecho sobre la imagen, gráfica o ilustración, seleccione la opción “Editar texto
alternativo” y escriba una breve descripción de la imagen.
 Si incluye tablas con datos; incluya el nombre de la tabla y fuente, que el
encabezado de la tabla se repita en dado caso pase a la siguiente página, evite
utilizar colores diferentes a los institucionales en vía con lo indicado en el GC-M-
005 Manual de identidad Corporativa: Brandbook. Por ejemplo:

Tabla 1. Ejemplo de tabla 1

Título Título Título Título

Fuente: propia.

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5. Para el diligenciamiento de este tipo de documentos se utiliza el tipo de letra Calibri
con tamaño entre 11 a 14 puntos, color negro. Para los títulos o subtítulos se podrá
usar negrilla bajo el mismo tipo de letra y rango de tamaños.
6. Ajustar el código y versión del documento en el pie de página.

Eliminar las instrucciones para la formalización del documento en la plataforma

CompromISO

Ver en la siguiente página el formato para documentos del sistema integrado de

gestión y autocontrol – SIGA.

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 Nombre del proceso

Título del documento

Código: XX-X-XXX

Versión: XX

Mes y año de elaboración

Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol

DO-F-012 V06
Tabla de contenido

1. Introducción....................................................................................................................8

2. Objetivo...........................................................................................................................8

3. Alcance............................................................................................................................8

4. Responsable....................................................................................................................8

5. Definiciones (Si aplica)...................................................................................................8

6. Marco normativo............................................................................................................8

7. Generalidades.................................................................................................................8

8. Contenido........................................................................................................................9

8.1 Subtítulo nivel 2..............................................................................................................9

8.1.1 Subtítulo nivel 3......................................................................................................9

8.1.1.1 Subtítulo nivel 4......................................................................................................9

8.2 Subtítulo 2 de nivel 2.....................................................................................................9

9. Anexos (si aplica)............................................................................................................9

10. Referencias bibliográficas (si aplica).............................................................................9

DO-F-012 V06
 1. Introducción

Escriba la contextualización que justifica la creación del documento.

2. Objetivo

Indique el qué, cómo y para qué el contenido del documento.

3. Alcance

Indique a qué proceso del SIGA pertenece, una breve descripción de la actividad
delimitando su inicio y fin, de ser necesario se puede incluir a quienes aplica.

4. Responsable

Registre el cargo responsable del Proceso en Dirección General.

5. Definiciones (Si aplica)

Registre en orden alfabético aquellos términos, siglas o abreviaturas a usar en el

desarrollo del documento necesarios para su comprensión.

6. Marco normativo

Registre la normatividad más relevante que aplica, a la cual está sujeta el documento.

7. Generalidades

Escriba los lineamientos de orden global relacionados con la aplicación del documento.

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 8. Contenido

Registre la descripción del cuerpo del documento según corresponda, actividades,

desarrollo de un programa, etapas de un proceso, controles que garanticen la adecuada

ejecución del documento, entre otras. El contenido se desarrolla de acuerdo con la

necesidad de lo que se requiere comunicar en cada proceso del SENA.

8.1 Subtítulo nivel 2

Contenido XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX…

8.1.1 Subtítulo nivel 3

Contenido XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX…

8.1.1.1 Subtítulo nivel 4

Contenido XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX…

8.2 Subtítulo 2 de nivel 2

Contenido XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX…

9. Anexos (si aplica)

Indique en dado caso, si existen anexos relacionados con el documento. Si son formatos

formalizados escribir el código antes del nombre.

10. Referencias bibliográficas (si aplica)

10

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Indique los documentos usados como base o marco para la elaboración o codificación del

documento, Todos aquellos patrones, normas estándares o especificaciones y demás

documentos o procedimientos que lo soportan y/o complementan.

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 INSTRUCCIONES PARA FORMATOS WORD

Para el caso de creación o actualización de formatos Word del Sistema Integrado de

Gestión y Autocontrol – SIGA tener en cuenta lo siguiente:

1. Pautas para el diseño del documento en su contenido:

 Utilice la fuente Calibri mínimo 11 hasta 14 puntos de tamaño.

 Espacio entre líneas: al menos 1.5 veces el tamaño de la fuente.
 Espacio entre párrafos: al menos 2 veces el tamaño de la fuente.
 Espacio entre letras (tracking): al menos 0.12 veces el tamaño de la fuente.
 Si incluye imágenes, gráficos, ilustraciones; ubicarlos en línea con el texto,
incluya el nombre del gráfico preferiblemente en la parte superior del gráfico
centrado y la fuente en la parte inferior.
 Utilice el “texto alternativo” en las imágenes que integre el documento:
El texto alternativo le permite al usuario que utilice la opción lectura de pantalla
para ver documentos, saber de qué se trata la imagen, para ello, solo se da clic
derecho sobre la imagen, gráfica o ilustración, seleccione la opción “Editar texto
alternativo” y escriba una breve descripción de la imagen.
 Si incluye tablas para el registro de datos evite utilizar colores diferentes a los
institucionales en vía con lo indicado en el GC-M-005 Manual de identidad
Corporativa: Brandbook.
Es importante que, si el formato tiene como finalidad ser impreso o cargado en
algún sistema de la Entidad, evitar los rellenos con colores o tono oscuros, esto
en referencia al tema ambiental (uso de toner), y la gestión documental (peso o
tamaño digital del archivo).
La distribución de la información solicitada en las tablas se hará de acuerdo con
las necesidades de información de cada dependencia.
12

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 Tabla 2. Ejemplo de tabla 2.

Título
Título Título Título
A B C

Título:
Título:
Título: Título:

Fuente: propia.
En los formatos tipo Word no hay necesidad de incluir el nombre y fuente de las
tablas para obtener datos.

2. El formato contiene instrucciones de diligenciamiento que se incluyen en la última

página del formato. Estas no se imprimen y se eliminan cuando el formato se
formalice en la plataforma CompromISO.
3. Ajustar el código y versión del formato en el pie de página.

4. Si el formato tiene como objetivo la recolección de datos personales 1, privados2, semi

privados3 o sensibles4, se incluye en la parte inferior del formato, donde se registró la
1
Dato personal: Según la directriz de (Ley N° 1581, 2012): Es cualquier fragmento de información
vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una
persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos
de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se
trata de uso personal. (pág. 2).

2
Datos privados: Se considera como cualquier información de naturaleza discreta o reservada solo
para el titular (ley No. 1266 de 2008).

3
Datos semi privados: datos que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de
personas o a la sociedad en general (Ley N° 1266, 2008).

4
Datos sensibles: Se entiende de acuerdo a la (Ley N° 1581, 2012), que: “afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
13

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 información, alguna de las siguientes opciones de mensajes de protección de datos
personales de acuerdo con la política de seguridad de la información y protección de
datos personales aprobada por el acuerdo 13 de 2019:
Opción 1. Ley 1581 de 2012, protección de datos personales: “La autorización
suministrada en el presente formato faculta al SENA para que dé a sus datos aquí
recopilados el tratamiento señalado en la política de privacidad para el tratamiento de
datos personales del SENA. La autorización contempla el envío de información de
eventos, actividades o servicios de la entidad. El titular de los datos podrá, en cualquier
momento, solicitar al SENA que la información sea modificada, actualizada o retirada
de las bases de datos, si así está almacenada”

Opción 2. LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL SENA Y A LA LEY 1581 DE

2012.

Opción 3. Autorizo al SENA para la recolección y tratamiento de mis datos personales,

conforme a la política de datos personales de la entidad, entiendo que los datos serán
objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia,
transmisión, cesión y todo el tratamiento, realizados por el SENA.

Declaro que se me ha informado que, como Titular de la información, tengo derecho a

conocer, actualizar y rectificar mis datos personales, solicitar prueba de la autorización
otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos,
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la

a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de

cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos”(pág. 4).
14

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 ley, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de mis datos en los casos en que
sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

Así mismo, se me ha informado que las consultas y reclamos podrán ser presentados al
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, como responsable del tratamiento de la
información, a través del correo electrónico gpservicioalcliente@sena.edu.co y el
teléfono fijo +57 1 5461500, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto No.
1377 de 2013 y demás normas concordantes.

El texto de tratamiento de datos se puede ajustar de acuerdo con las necesidades de la

entidad en el marco de la Política de seguridad de la información y protección de datos
personales aprobada por el acuerdo 13 de 2019 y su manual correspondiente. Para más
información respecto a la protección de datos personales, el CISO 5 de la Dirección de
Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA brindará acompañamiento.

Ver en las siguientes dos páginas la plantilla de formatos en Word.

PROCESO XXXXX

FORMATO XXXXX

Generalidades:

1. xxxxxx
2. xxxxxx

Cuerpo del formato…

5
CISO (Chief Information Security Officer): de acuerdo con (INCIBE, 2016): Es el Oficial de
seguridad de la información. Esencialmente corresponde al rol o perfil que es desempeñado a nivel
ejecutivo y que como objetivo principal es engranar la seguridad de la información con los objetivos
estratégico de la Entidad.
15

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(Ver hoja de instrucciones en la siguiente página)

16

DO-F-012 V06
Instrucciones

Generalidades: El número de generalidades y su estructura, depende de los

requerimientos del formato particulares de cada dependencia. En este ítem se da

respuesta a preguntas tales como:

 Objetivo del formato.

 Si hay un procedimiento que refiera este formato (Nombre y código).
 Quién(es) lo diligencian.
 Frecuencia de diligenciamiento.
 Qué trámite surte el formato una vez diligenciado.
 Si se requiere imprimir (en lo posible no).
 Quién lo guarda.
 Otros, según se considere necesario.

Cuerpo del formato: El cuerpo del formato se estructura según lo determine el proceso,

conservando el encabezado y pie de página, nombre del proceso y procedimiento, y la

estructura para realizar las instrucciones.

Nombre de la casilla o
Instrucción Tener en cuenta
campo a diligenciar

17

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Nombre de la casilla o campo a diligenciar: Se registra el nombre del campo o ítem según

quede en el formato.

Instrucción: En este campo se registra la instrucción de tal forma que no se limite

solamente a la explicación sobre el título del campo a diligenciar. Es importante indicar

aspectos relevantes que orienten al usuario para asegurar que la información que se

reporte cumpla criterios de: vigencia, suficiencia, coherencia, pertinencia, calidad, alcance,

entre otros.

Tener en cuenta: cuando aplique, se registra aspectos vinculantes que pueden agregar

valor en el diligenciamiento del campo o ítem a diligenciar.

18

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