TEMATICA: EL CONTROL

¿QUE ENTIENDE POR CONTROL?

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 ¿QUÉ ENTIENDE USTED POR CONTROL?

Uno de los objetivos del hombre a lo largo de su existencia ha sido el

alcanzar el CONTROL, primero sobre su persona, luego, al parecer por lo
difícil del intento, comenzó a incursionar en otras esferas para suplir su
primera imperfección.

La semántica empresarial no esta excluida del término CONTROL, bien o

mal utilizada, los administradores lo persiguen como a un viejo amor nunca
realizado. Algunos son tan fervientes que sobre-reaccionan en el intento de
alcanzarlo y se convierten en verdaderas redes informáticas por las que todo
debe pasar.

Sin embargo existe una dicotomía en el término. Lo más generalizado es

asumir el CONTROL como inspección, comprobación, verificación,
examen. Aún en los más famosos libros de Administración se menciona al
CONTROL como una de las funciones del ciclo de dirección. El hecho por el
cual no se acepta esta interpretación es el siguiente: cuando un hombre se
siente febril comprueba, verifica, examina con un termómetro su
temperatura, no obstante por ese simple hecho no está poniendo la
temperatura de su cuerpo bajo CONTROL, ni mucho menos sabe el motivo
de su fiebre. En este caso la persona solo ha tenido una idea de lo fuera de
equilibrio que se encuentra su organismo.

La otra interpretación del término, que felizmente ha comenzado a alcanzar

adeptos, es la de ver el CONTROL como dominio o capacidad de
mantener la estabilidad del crecimiento del sistema, en otras palabras su
funcionamiento dentro de parámetros establecidos. El hombre cuando tiene
ira controla sus impulsos los cuales le han parecido que están fuera del
comportamiento normal.

El CONTROL como proceso encaminado a buscar un equilibrio para el

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sistema implica la localización de restricciones (inspección) en las acciones
ejecutadas para decidir que medidas hay que tomar una vez comparadas
con lo planificado para retornar a la organización a los niveles de actuación
previstos.

La finalidad del todo Proceso de CONTROL es asegurar que el sistema no

se salga del curso trazado para alcanzar sus objetivos, ya que la
planificación de estos forma parte de dicho proceso. Para ello los hechos
deben estar lo más cerca posible de lo planificado.

ELEMENTOS DEL CONTROL

El CONTROL como Proceso se conforma de elementos que lo caracterizan:

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Para esto es necesario la planificación y
organización de lo que debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución

de los objetivos.

De este hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre

lo que está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos
reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada de manera
que al evaluar, que no es más que la interpretación y comparación de la
información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones
acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Si prestamos atención al Proceso el CONTROL es mucho más que realizar

una simple inspección. Un buen Proceso de CONTROL es aquel que posee

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un equilibrista sobre una cuerda para no caer, él constantemente examina
su cuerpo, emociones, fuerza, etc., y trata de eliminar o atenuar sus
restricciones para no caer de la cuerda. De la misma forma la empresa corre
el peligro de caer de una cuerda floja y debe estar “en control”.

FALLAS EN UN PROCESO DE CONTROL

Todo Proceso de control se enfrenta al influjo de pecados que debe sortear.

1. Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y

culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía
WEINER “los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor
intento de explicación que el resto”, pero esto provoca que se trate de
personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.

2. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no

ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse
atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona
negativamente.

3. Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas

inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de
baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y
autocontrolarse.

4. Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve

recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

PREMISAS PARA UN CONTROL EFICAZ

Al igual que la respiración el CONTROL debe ser constante, un equilibrista

puede perder el equilibrio y “desbalancearse” peligrosamente en su cuerda,
pero como esta autoinspeccionado sus puntos vitales puede restablecer su
estabilidad, si deja de hacerlo puede caer y no regresar jamás. O sea, el
control no es un proceso esporádico, sino continuo asignando
responsabilidades a cada subsistema encargado de la ejecución analizando
los objetivos de las áreas de resultados claves para que el logro de la meta
empresarial sea integral.

Todo Proceso de CONTROL debe de crear los mecanismos que detecten

cualquier desviación de los parámetros fijados lo que permitirá localizar
donde está el problema para poder combatir el comportamiento que lo
ocasionó.

SIN ÁNIMO DE CONCLUSIÓN: LAS PERSONAS, EL ESLABÓN

FUNDAMENTAL

Si alguien no quiere que algo suceda no sucederá. Ley de Murphy

Es por esta razón que la administración debe trabajar con su personal en la

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búsqueda de una meta común, cuya consecución será indicador del éxito de
la organización.

Es importante la comunicación y motivación del personal para que

entienda él por qué y quiera hacer lo que debe de hacerse, para esto debe
instruir a cada cual sobre cuál es el papel que juega en la organización.

Otro elemento fundamental es la creación de un clima de solidaridad que

muestre al trabajador que se le desea ayudar a hacer bien su trabajo para
que la organización “no caiga de la cuerda floja”. La dirección por sí sola por
medio de castigos y amenazas no puede garantizar por sí sola garantizar el
CONTROL, necesita del involucramiento y compromiso de su personal,
columna vertebral de cualquier organización.

Por último lo más importante: la revisión participativa del estado de las

cosas cada cierto tiempo para compararlo con lo planificado.