CONTROL OPERACIONAL

1. CONTROL OPERACIONAL.El control en el nivel operacional, o simplemente control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones. Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. En este sentido, el control operacional se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento. También es el subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas. En resumen, el control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la organización empresarial; su contenido es especifico y está orientado a cada tarea u operación y se dirige al corto plazo ya la acción correctiva inmediata. Mientras que el nivel institucional establece los objetivos y el nivel intermedio elabora los planes y los medios de control en términos de departamento, el nivel operacional traza los planes y los medios de control en términos específicos en relación con cada tarea u operación, tomada de manera aislada. 2. EL CONTROL COMO PROCESO CIBERNETICO.Todas las disciplinas coinciden en que un sistema de control, es un mecanismo que permite evaluar y controlar los resultados de la administración, el aporte del aporte cibernético consiste en dar una primordial importancia al aprendizaje organizacional, tal como lo hemos visto el principal objetivo del estudio de la cibernáutica es la comparación de lo que se ha hecho, con lo que se deba hacer ( acciones, metas), por lo tanto podemos fijar dos objetivos primordiales de un sistema de control cibernético: Evaluar y controlar en forma integral, realista y periódica los resultados de la administración, integrando los puntos de vista de usuarios, actores y administradores. Controlar el proceso de desarrollo de la empresa, conocer el impacto de los proyectos que se realizan y acelerar el ciclo de aprendizaje de los integrantes de la organización.
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El control permite hacer mediciones de la situación actual de la empresa ( rendimiento de los empleados. lo que implica estar siempre dispuestas al cambio. Fue diseñado por el profesor inglés Stafford Beer y revisado por el profesor chileno Raúl Espejo en la Universidad de Aston. en algunos casos se sabe por qué.MODELO CIBERNÉTICO DEL SISTEMA VIABLE Es el modelo más representativo y de mayor uso de la cibernética. con lo cual la empresa aprende a observar lo que está sucediendo y compararlo con las metas que tenían inicialmente. se sabe que el proyecto falló. 2. etc.El problema más común en la mayoría de las empresas es que para poder sobrevivir deben ser adaptativas a un ambiente. pero no es fácil conocer el impacto real que tuvo el proyecto en la cultura de la organización. Una de las cosas más difíciles de realizar en una empresa es conocer a fondo y claramente lo que está pasando. en los casos en que los proyectos fallan es difícil obtener un reporte de lo que realmente sucedió en la organización. las organizaciones desarrollan proyectos..1. este modelo posee las siguientes ventajas: • No requiere la existencia de previa de la organización en estudio. • Es una herramienta de complejidad • Rompe el esquema jerárquico de entenderse dentro de la organización • Involucra la realización de identidad organizacional • Realiza una sinapsis entre los elementos internos y externos (adaptación) 2 . para que el proceso de desarrollo de la organización sea más rápido y menos doloroso. efectividad en las campañas de marketing. Visto desde este ángulo el control más que un sistema implantado en la organización como herramienta. debe convertirse en una cultura de auto evaluación. Por esto se hace imperativa la necesidad de un sistema que permita conocer en forma detallada y correcta este impacto. ) con los resultados logrados y las dificultades en proceso.

es decir analizar y explicar los fenómenos de cambio o transformación en el tiempo. 2.El propósito de este modelo de sistema viable es permitir a las organizaciones obtener la flexibilidad que necesitan para sobrevivir en medios ambientes rápidamente cambiantes y complejos. S. es decir una explicación científica de las acciones que ocasionan conductas determinadas. El método de diseño consta de las siguientes etapas: Establecer la identidad organizacional: Se determina la identidad de clase. si y solo si. 3 . Modelamiento de los niveles estructurales: Reconocer aquellas actividades tecnológicas de las cuales la organización tiene capacidad de hacerse cargo.2. Para lograr esto se debe contar con una teoría de acción de los sistemas. Estudio y diseño de los mecanismos de control: Se busca mecanismos que reduzcan o amplíen la variedad entre los diferentes niveles recursivos de la organización. Estudio de discreción y autonomía: Se debe realizar un cuadro donde se relacionan las actividades primarias con las actividades de regulación. Beer ha desarrollado criterios de efectividad organizacional. que da origen a la organización y que la distingue de los demás.LA CIBERNÉTICA Y LOS SISTEMAS AUTORREGULADOS En el estudio de las realidades complejas es necesario conoce la evolución de los sistemas.. estos criterios son un conjunto de principios y leyes de organización. que en forma general establece que. Modelamiento de los límites organizacionales del sistema: Se deben definir todas aquellas actividades necesarias para efectuar la transformación independiente de la organización a desarrollar. usando como referencia la Ley de Requisito de Variedad. un controlador tiene un requisito de variedad. tiene la capacidad para mantenerse dentro de un conjunto de objetivos deseados.

ESTABLECIMIENTO DE PATRONES. se ha presentado un enfoque que se adecua con mayor perfección a la comprensión del fenómeno humano. También se le puede llamar Cibernética a cualquier realidad en la que se pueden descubrir algunos procesos relacionales que sirvan de soporte a un intercambio de información. que proviene y regresa al medio que envuelve esa misma realidad. tiene la capacidad de gestionar su propio control. Así el estudio de la Cibernética comprende: • Procesos de autogestión del control. • Procesos de comunicación y de información. no supone dotar de cualidades auto-regulativas a la realidad. al mismo tiempo que aprovechando la información. El patrón es el punto de referencia para lo que se va a hacer. Así pues la Cibernética se halla en este tipo de realidades. siendo muy útil en particular para el estudio de sistemas de actividades humanas dentro de los cuales se pueden entender las empresas. es lo mismo que plantear la regulación o control que el sistema debe tener para que sus acciones logren la dinámica deseada o sea las metas. Los sistemas que poseen este tipo de regulación o control sobre sus propias acciones se denominan “SISTEMAS AUTORREGULADOS”. • La consecuencia de lo anterior: El comportamiento del sistema. 3. FASES DEL CONTROL OPERACIONAL. en donde la acción es consecuencia de la propia realidad. De esta forma. ya sean humanas.1. sociales o biológicas. Entender la realidad desde el punto de vista Cibernético. El enfoque Cibernético supone una concepción global e interactuante del universo.. la Cibernética surgió en el momento en que el hombre descubre que estas cualidades que ya existen en la naturaleza orgánica de los animales (incluso el hombre) se hallan presentes en los sistemas sociales. 4 . los cuales son el objeto de estudio de la Cibernética.El tratar de relacionar las acciones con las metas.Un patrón es una norma o criterio que sirve como base para la evaluación o comparación del alguna cosa.

el control operacional es un proceso cíclico y repetitivo. Otras veces incluso el problema reside en la dirección. La acción correctiva busca poner las cosas en orden. el control tiende a hacer que las cosas controladas se perfeccionen y reduzcan sus desviaciones con relación a los patrones establecidos. ya que se repite indefinidamente. de la dirección. La acción correctiva puede incidir sobre la propia tarea u evaluación. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Muchas veces el problema no radica en la ejecución de las cosas. 5 . y la organización que aprende con sus propios errores es la que tiene mayor capacidad de mejoría continua. y del propio control. ACCIÓN CORRECTIVA. pero lo peor es que puede residir en el propio control.-Consiste en corregir el desempeño para adecuarlo al patrón establecido El objetivo del control es indicar cuándo. gracias a un proceso de aprendizaje. 4. por cuanto implica un ciclo conformado por las cuatro fases que acabamos de enumerar. Es decir. Otras veces el problema reside en la manera de organizar y estructurar las cosas. de la organización. o puede hacerse mediante la intervención como reevaluación y revisión de la planeación.-Comparar el desempeño con lo establecido previamente como patrón para verificar si ha habido desviación o variación. Es cíclico. COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO CON EL PATRÓN. y el control debe permitir una acción correctiva sobre la organización de las tareas y operaciones.-Seguimiento y monitoreo de lo que se está ejecutando. cuanto más se repite. 3. mayor es la tendencia a corregir gradualmente los errores o desviaciones.2. En realidad. Es repetitivo. dónde y cuánto corregir para mantener el proceso de Acción acuerdo con lo establecido previamente. sino en su planeación inadecuada. en este caso la acción correctiva de control debe permitir su propio perfeccionamiento. correctiva Función básica del control por la cual se aplican las medidas necesarias para eliminar las variaciones significativas entre el desempeño real y el desempeño planeado. A medida que se repite.

como la producción en línea de montaje. más que la jerarquía administrativa. suprimiendo casi totalmente la necesidad de dar o recibir órdenes. y al mismo tiempo actúan también como mecanismo impersonal de control que ejerce influencia directa sobre 6 . Mientras que en la jerarquía administrativa el flujo de exigencias va de la cima hacia abajo. TIPOS DE CONTROL OPERACIONAL. Los cuadros de productividad proporcionan a los supervisores ya los subordinados las informaciones relacionadas con el desempeño de éstos. algunos de ellos ganan importancia. PRODUCCIÓN EN LÍNEA DE MONTAJE Es un mecanismo impersonal de control que ejerce. una continua limitación al desempeño de los subordinados. Por otra parte. y que se colocan en lugares públicos para que todos tengan conocimiento de ellos. mientras que el supervisor hace exigencias al empleado.1. en la línea de montaje ocurre lo contrario: el patrón típico de interacción es que cl subordinado pide ayuda al supervisor. ya sea para obtener consejos o suministrar.2. La línea de montaje reduce las responsabilidades del jefe en la supervisión de sus subordinados y aumenta su responsabilidad de ayudarlos y entrenarlos. los métodos de su ejecución y el tiempo involucrado. mejorando así sustancialmente las relaciones entre ellos. invirtiendo el flujo de evidencias típico de la supervisión rigurosa en la organización formal. 4. 4. Con esto elimina algunas de las fuentes de conflicto entre supervisor y subordinado. la línea de montaje especifica previamente las tareas.Existe una amplia variedad de tipos de controles operacionales. puesto que las órdenes se reciben de un nivel superior y se trasmiten hacia un nivel inferior.4. El subordinado es quien toma la iniciativa de la mayor parte de las interacciones. CUADROS DE PRODUCTIVIDAD Son los cuadros estadísticos que abordan aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeño de los subordinados. dependiendo de las características de las operaciones y tareas de cada empresa o departamento. Algunos de estos controles operacionales involucran mecanismos impersonales de control. los cuadros de productividad y la automatización del proceso de operaciones y ejecución de tareas.

La calidad significa la adecuación a los patrones previamente definidos.se esperan de la automatización. alimentando la independencia de los subordinados en relación con sus supervisores y mejorando su satisfacción en su trabajo. Pero lo que nos interesa es que la automatización constituye un poderoso mecanismo impersonal de control sobre el comportamiento de los subordinados. y que las máquinas y los sistemas presentan varios grados de complejidad de autoajuste. CONTROL DE CALIDAD El control de calidad consiste en asegurar que la calidad del producto o servicio cumpla los patrones prescritos. como el computador. sin necesidad de una supervisión rigurosa. Con la automatización la máquina pasó a simular el pensamiento y no solamente la fuerza muscular. debido a la superespecialización. 4. La automatización es el sistema y el método de volver automático un proceso. el robot industrial. la revolución de la cibernética. Las mismas funciones creadas por la línea de montaje como la licencia de la coordinación y mantenimiento del ritmo de producción.3. y otros avances tecnológicos. Los cuadros estadísticos implican la evaluación del desempeño de los subordinados con base en los resultados concretos. Generalmente.el buen desempeño dc las tareas. El término automatización se utiliza para definir operaciones desempeñadas por máquinas o sistemas controlados automáticamente. etc. El término automático significa que durante las operaciones no hay asistencia de seres humanos. pero sin las disfunciones típicas de la línea de montaje. partir de la primera Revolución Industrial. lo cual les otorga un carácter de objetividad. Una consecuencia de los cuadros estadísticos es que liberan al supervisor de una asistencia más rigurosa a los subordinados y eximen de normas operacionales rígidas. Los esquemas autor automático. modificaron totalmente algunos y crearon unos nuevos. el término mecanización se utiliza en un sentido más limitado que el término automatización. como la falta de independencia de acción y la poca satisfacción en el trabajo. eliminaron muchos cargos. 7 . la automatización pasó a sustituir el cerebro humano por la máquina a partir de la segunda Revolución industrial. 4. AUTOMATIZACIÓN Mientras que la mecanización sustituyó el músculo humano o dcl animal por la máquina. 4.

. por extensión será aprobado también. en consecuencia. No obstante. Esto significa que la totalidad de los productos elaborados debe compararse con el patrón para verificar si hay desviación o variación. Si l muestra recibe aprobación. todo trabajo de cada sección debe verificarse. En este sentido. Este control de muestras sustituye con algunas ventajas el control total. o al azar. y así sucesivamente. detectar errores o fallas del proceso productivo. Control de Calidad 100% Corresponde a la inspección total de la calidad. Control de Calidad aleatorio. Si la muestra es rechazada. Como el control total es muy costoso. el control de calidad (CC) compara el desempeño con el patrón establecido. toda materia prima recibida debe ser inspeccionada. Esta comparación puede hacerse de tres maneras: . la inspección total exige mucho personal especializado y muchas suspensiones del proceso productivo para efectuar dicha inspección y. . Se dice que un producto es de alta calidad cuando cumple exactamente los patrones y las especificaciones con que se creó o se proyectó. entonces todo el lote deberá inspeccionarse. 8 . para ser inspeccionados. de alto valor unitario. o periódicamente. La inspección total o control 100°!0 es imprescindible en determinados tipos de producto. Control de Calidad por muestreo. Cuando estas especificaciones no están bien definidas. donde se necesita la garantía de calidad.Estos patrones se denominan especificaciones cuando se trata de proyectar un producto o un servicio que se va a realizar. Para localizar desviaciones o defectos. acarrea elevados costos finales. entonces todo el lote. el CC por lotes de muestras que se toman aleatoriamente. es decir. la alternativa es el control de calidad o CC por muestreo. La muestra debe ser una parte representativa del universo que se va a inspeccionar. la calidad se vuelve ambigua y la aceptación o el rechazo del producto o servicio pasa a ser discutible. ya que no interfiere en el proceso productivo ni requiere suspensiones de la producción. o en las empresas que adoptan un sistema de producción por encargo.

el cubrir un nuevo territorio en ventas. ESTABLECIMIENTO DE NORMAS DE ACTUACIÓN CLARAS. la calidad pueden referirse a los productos o los servicios prestados. Además de la reproducción de la línea de montaje. 5. Todos estos planes. Podemos considerar que los criterios cuantitativos son los más importantes. y calidad. a medida que se ejecutan. podemos hablar de un 50% de reducción en los desperdicios de producción. por ejemplo. El costo y el tiempo afecta a todas las áreas. los programas o programaciones (planes relacionados con el tiempo) y las normas y reglamentos (planes relacionados con el comportamiento). cantidad. en virtud de la retroalimentación ya se encargó de alimentar la toma de decisiones para tal fin. Las normas son las bases en la administración. los presupuestos (planes relacionados con el dinero). de la automatización y del control de calidad. Es muy común que estos planes sirvan también como medios de control. la cantidad está en función de la producción y productividad fijada. proporcional al control operacional la información necesaria. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS. Los preceptos a seguir están relacionados con el costo. el control operacional utiliza los mismos tipos de planes organizacionales que se estudiaron en el capítulo 8.Es el control probabilístico o inspección probabilística. Los requisitos básicos constaran de tres pasos: 1. etc. 2. ya que son parte de las metas establecidas en la organización.El control es un proceso básico y su eficacia dependerá del diseño no perdiendo de vista los objetivos independientemente de la actividad de que se trate o de la zona de la organización. como los procedimientos (planes relacionados con los métodos). y consiste en inspeccionar solamente un cierto porcentaje de productos o servicios que se toman de manera aleatoria. REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES. 9 . El diseño del sistema de control estará regido por los objetivos establecidos en la planeación. de los cuadros de productividad. por lo que será muy difícil ejercer un control si no se han establecido las pautas a seguir. tiempo.

Un sistema de control debe justificar los beneficios que ofrece en relación con los costos en que incurre. deben ser en razón de los estándares.Las medidas múltiples del desempeño disminuyen el enfoque limitado. subordinados frustrados y puede llegar a ser ignorado.. Economía. 10 .Los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas a alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar. Flexibilidad. Oportunidad. Hacer énfasis en la excepción.Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios.. CUALIDADES DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL. Una vez establecido lo anterior se debe comparar lo ejercido con lo planeado.. VIGILANCIA DE LA ACTUACIÓN POR MEDIO DE LAS NORMAS. además tienen un efecto positivo dual. Comprensión...  Criterio múltiple.Un sistema de control eficiente debe dar información oportuna en el tiempo.Un sistema de excepción asegura que un administrador no se verá saturado por la información de las variaciones del estándar.. técnicas y normas preestablecidas. Ubicación estratégica.3.Los controles efectivos deben ser flexibles para atender cambios adversos o para aprovechar oportunidades.Si el sistema de control que genera información no es muy precisa..Los controles deben cubrir actividades. 4... funciones y eventos críticos dentro de la organización.        Precisión. puede resultar fallas de la administración para tomar decisiones. una información no actualizada no sirve. Criterio razonable. esta parte del diagnóstico donde debemos poder medir el comportamiento de las diferentes áreas y el personal.

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