Administración de costos Contabilidad y control

Contabilidad financiera en comparación con la administración de costos El sistema de información

contable de una organización tiene dos grandes subsistemas: un sistema de contabilidad
financiera y un sistema de administración de costos. Una de las principales diferencias entre
ambos sistemas es el usuario al que va dirigido. La principal finalidad de la contabilidad financiera
es proporcionar información a los usuarios externos, entre los que se encuentran los
inversionistas, los acreedores (como los bancos y los proveedores) y las instituciones
gubernamentales. Estos usuarios externos se apoyan en la inforC AP ÍT U LO © PHOTODISC
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financiera, para tomar decisiones de compra o venta de acciones, compra de bonos (obligaciones),
otorgar préstamos y emitir leyes regulatorias y para tomar otras decisiones financieras. Toda vez
que las necesidades de información de este grupo de usuarios externos son tan diversas y que la
información debe ser tan altamente confiable.

El sistema de contabilidad financiera

se diseña según reglas contables y formatos bien definidos, es decir, los principios de contabilidad
generalmente aceptados (GAAP, en México: Normas de Información Financiera NIF). La
administración de costos produce información para los usuarios internos. En específico, identifica,
recopila, mide, clasifica y reporta información útil para los administradores al determinar el costo
de los productos, clientes y proveedores, así como de otros objetos relevantes, y para la
planeación, el control, la realización de la mejora continua y la toma de decisiones.

La administración de costos

tiene un enfoque mucho más amplio que el de los sistemas de costeo tradicionales. No sólo se
ocupa de cuánto cuesta algo, sino también de los factores que generan costos, como el tiempo del
ciclo, la calidad y la productividad de los procesos. De este modo, la administración de costos exige
una profunda comprensión de la estructura de costos de una empresa. Los administradores deben
ser capaces de determinar los costos a largo y a corto plazos de las actividades y de los procesos,
así como de los costos de los productos, los servicios, los clientes, los proveedores y otros objetos
de interés. Las causas de estos costos también se estudian con detalle. Los costos de las
actividades y de los procesos no se reportan en los estados financieros. Sin embargo, el conocerlos
junto con sus causas fundamentales reviste importancia crítica para las empresas que se dedican a
tareas como la mejora continua, la administración de la calidad total, la administración de los
costos ambientales, el mejoramiento de la productividad y la administración de costos estratégica.
Para una adecuada administración de costos se requiere de los sistemas de información de
contabilidad de costos y de contabilidad administrativa.

La contabilidad de costos trata de satisfacer los objetivos del coste para la contabilidad tanto
financiera como administrativa. Cuando se utiliza la contabilidad de costos para cumplir con el
objetivo de la contabilidad financiera, ésta mide y asigna los costos según los principios de
contabilidad generalmente aceptados. Cuando se utiliza para propósitos internos, la contabilidad
de costos proporciona información de costos acerca de los productos, los clientes, los servicios, los
proyectos, las actividades, los procesos y otros detalles que pueden ser de interés para los
administradores. La información de costos proporcionada desempeña un apoyo de importancia en
 la planeación, el control y la toma de decisiones. Esta información no necesita seguir los
lineamientos de los principios de contabilidad generalmente aceptados, y con frecuencia no lo
hace.

La contabilidad administrativa se ocupa en específico de la manera en que la información de

costos y otra información financiera y no financiera debe utilizarse para la planeación, el control, la
mejora continua y la toma de decisiones. La contabilidad administrativa tiene el objetivo general
de asegurarse de que las organizaciones hagan un uso efectivo de los recursos de tal modo que se
maximice el valor para los accionistas y clientes y para otros posibles accionistas. Porsche, Stihl,
DaimlerChrysler y otras empresas alemanas visualizan a la contabilidad administrativa como una
disciplina distinta y emplean por lo general tantos o más asesores en la contabilidad administrativa
como en la contabilidad financiera.1 Debe hacerse énfasis en que tanto el sistema de información
de administración de costos como el de información de contabilidad financiera son una parte del
sistema total de información contable. Por desgracia, con demasiada frecuencia las necesidades
del sistema de contabilidad financiera manipulan el contenido del sistema de administración de
costos. Es común que los reportes tanto de administración de costos como de contabilidad
financiera se deriven de la misma base de datos, la cual se estableció en su origen para dar apoyo
a los requerimientos de información generada por la contabilidad financiera. Muchas
organizaciones necesitan ampliar esta base de datos o crear más bases de datos para satisfacer
mejor las necesidades de los usuarios internos. Por ejemplo, la rentabilidad de una empresa es de
interés para los inversionistas, pero los administradores necesitan conocer la rentabilidad de cada
uno de sus productos. El sistema contable se debe diseñar de tal modo que proporcione
información, tanto de la utilidad total de la empresa como de la de cada uno de los productos.
Para lograr esto el factor clave es la flexibilidad, el sistema contable debe ser capaz de
proporcionar distintos datos para propósitos diferentes.

 Contabilidad financiera:
Se enfoca en información para personas e instituciones externas relacionadas con la empresa. Por
ejemplo: los acreedores e inversionistas no son parte de la administración cotidiana de una
compañía. Así mismo ayuda a evaluar la incertidumbre de los ingresos, los reportes que precisa son:
El Balance General, El Estado de Resultados (también conocido como Estado de Ganancias y
Pérdidas), Estado y Evolución del Patrimonio, Estados de cambios en la situación financiera.
 
 Contabilidad administrativa:
Si bien, cada negocio tiene un conjunto único de procesos para crear valor para los clientes y
producir resultados financieros, la contabilidad administrativa se encarga de generar valor al interior
de la empresa u organización, con procesos de planificación, aprovisionamiento y control,
necesarios pero no obligarlos dentro de la misma. Podemos señalar pues, que la contabilidad
administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con
orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control, y toma de
decisiones, la cual se centra en información para los tomadores de decisiones internos, como los
altos directivos, los jefes de departamentos, etc. Es la rama que con tecnología de punta adecuada
permite que la empresa logre un liderazgo en costos o una clara diferenciación que la distinga de
otras empresas u organizaciones.

 
Entendido lo anterior, es necesario comprender que, pese a que el origen de la contabilidad
financiera y la contabilidad administrativa es el mismo sistema de información destinado a
facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen diferencias y similitudes que
es necesario conocer para diferenciarlas con precisión.