Manual de Usuario - Grupo Cuentas Medicas - Carga Rips - Usuario - Externo

Carrera 7C No 122-06 Bogotá D.C.
, PBX 6377060
CUENTAS MÉDICAS
Creamos IDEAS Superiores
QUALITY DATA S.A.
Cuentas Médicas – Carga de Rips
JULIO 2018
Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión marzo 2018 Cuentas Médicas – Carga de Rips 2
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCION ............................................................................................................... 4
Nuestra Misión ................................................................................................................. 4
Nuestra Visión ................................................................................................................. 4
Política De Calidad .......................................................................................................... 4
CUENTAS MÉDICAS ........................................................................................................ 5
1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO) .............................................................................. 5
1.1 Cargar Archivos. ....................................................................................................... 5
1.2 Cargar Archivos Masivos .......................................................................................... 7
1.3 Programación De Carga De Rips............................................................................ 10
1.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog ............................................................ 15
1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.................................................................... 25
CUENTAS MÉDICAS
INTRODUCCION
QUALITY DATA S.A. es una empresa de tecnología especializada en el desarrollo de

Soluciones Informáticas y de Comunicación, las cuales buscan dar solución a las
diferentes entidades que participan en el sistema general de seguridad social, a partir de
la utilización de herramientas de última generación apoyadas principalmente en el uso de
la Internet.
Nuestra misión está orientada en conocer las necesidades de los clientes, para diseñar,
desarrollar e implementar los sistemas de información que permitan garantizar el
funcionamiento eficiente y ágil de su plataforma tecnológica.
CUENTAS MÉDICAS
Nuestra Misión
Somos una empresa de tecnología que conoce las necesidades del sector de la seguridad
social y le brinda soluciones informáticas integrales y eficientes.
Nuestra Visión
Ser una empresa reconocida por contar con la mejor plataforma informática en proyectos
de aseguramiento en salud, con soluciones innovadoras en otras áreas de la industria
tecnología de la información.
Política De Calidad
Buscamos permanentemente superar las expectativas de nuestros clientes desarrollando

soluciones informáticas innovadoras acorde a sus necesidades, poniendo en práctica
estándares internacionales de calidad para el desarrollo de software, todo enmarcado en
un proceso de mejoramiento continuo de nuestros procesos, logrando altos márgenes de
rentabilidad y bienestar a nuestro personal.
Objetivos De Calidad
 Desarrollar soluciones informáticas rentables con innovación permanente,

investigación y desarrollo tecnológico, asegurando la satisfacción de nuestros
clientes y cumpliendo con los compromisos adquiridos.
 Mejorar constantemente nuestros procesos productivos.
 Conformar una estructura empresarial basados en el recurso humano como

producto activo promoviendo su formación y dotándolo de los recursos
tecnológicos adecuados.
CUENTAS MÉDICAS
El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la carga de RIPS, la radicación y

auditoria médica a la facturación, seguimiento a glosas, conciliación glosas y emisión de
orden de pago de las facturas o cuentas de cobro presentadas por las diferentes
instituciones prestadoras de servicios de salud.
1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO)

CUENTAS MÉDICAS
El cargue de los archivos de RIPS se pueden realizar por alguna de las siguientes
opciones:
1.1 Cargar Archivos.
Esta opción permite al usuario cargar los archivos físicos Uno a Uno. En esta ruta el
aplicativo procesa la información en el sistema.
Para realizar el proceso de cargue de los archivos RIPS, se ingresa por la ruta Cuentas
Médicas / Administración RIPS (Nuevo) / Cargar archivos / Botón Examinar…
Luego de ingresar por la ruta antes descrita se procede a ubicar los archivos RIPS
correspondientes clic en botón Examinar. Esta opción permite buscar, seleccionar y subir
los archivos uno a uno. Una vez realizada esta actividad se visualiza en el campo Archivo
RIPS la ruta donde proceden los rips.
Este proceso se debe realizar con cada uno de los archivos hasta lograr cargar todos
registros asociados a los RIPS que estén cargando.
Primer paso.
CUENTAS MÉDICAS
Segundo Paso
En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre, el

aplicativo realiza la validación devolviendo el siguiente mensaje:
Una vez que el archivo sea cargado de forma correcta, el sistema genera el siguiente
mensaje:
El botón Retornar permite ubicar al usuario en la pantalla inicial y el botón Cargar RIPS, lo
lleva directamente a la pantalla de programación.
CUENTAS MÉDICAS
1.2 Cargar Archivos Masivos
Esta opción permite al usuario realizar el proceso de cargue de RIPS, seleccionando

todos los archivos planos al mismo tiempo (Masivamente). En esta ruta el aplicativo
procesa la información en el sistema.
Para realizar el proceso se debe ingresar por la ruta Cuentas Médicas / Administración
RIPS (Nuevo) / Cargar archivos masivos.
Al ingresar por la ruta anteriormente descrita, se procede a ubicar los archivos RIPS
correspondientes, mediante la opción Seleccione, la cual permite buscar los archivos,
seleccionarlos al mismo tiempo y subirlos.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez realizada esta actividad se procede a cargar los archivos. Debe dar click en el
botón Cargar.
Una vez realizada la carga de los archivos, el sistema visualiza el siguiente mensaje:
Si alguno de los archivos a cargar no corresponda al RIPS, se da clic en el botón quitar,
de esta forma se retira el archivo.
CUENTAS MÉDICAS
Para la programación de los RIPS debe dar Clic en el botón Cargar Rips, este lo lleva
directamente a la programación.
O También puede ingresar por el menú principal Programación de carga de RIPS
Una vez ingrese a esta pantalla se visualizará así:
CUENTAS MÉDICAS
1.3 Programación De Carga De Rips
Luego de realizar alguno de los dos procesos anteriormente mencionados (Cargar

Archivos – Cargar Archivos Masivos), se debe dirigir a la pantalla de Cuentas Medicas
/Administración Rips (Nuevo) / Programación de carga de RIPS para realizar la
respectiva programación.
La opción permite programar la información proveniente de los RIPS entregadas por la

red de prestadoras (IPS). Información que luego pasara al proceso de cuentas médicas.
En la ventana de programación se encuentran las siguientes opciones:
Regional:
Corresponde a la ubicación del usuario desde la cual realizara la programación de los
RIPS.
Regional, Departamento, Municipio.

Lugar geográfico de ubicación de la IPS solicitante. (Lista desplegable)
Buscar Sede-IPS
Caja de texto donde se realiza la búsqueda de las IPS por nombre de la misma, allí se
deben ingresar como mínimo cinco caracteres del nombre de la IPS.
Buscar NIT-IPS
Número de identificación de la IPS solicitante al cual se le va asignar la
programación de los RIPS.
En caso que la IPS cuente con varias sedes, el aplicativo tiene la opción de marcar la
sede principal seleccionando la casilla principal.
Una vez seleccionada la Sede de la IPS el sistema automáticamente muestra los campos
de NIT y Código de habilitación.
CUENTAS MÉDICAS
Tipo de RIPS
Hace referencia al tipo de cobro, si es factura o Cuenta de Cobro.
Archivo de Control
Lista desplegable donde se visualiza el archivo de control (CT) asignado a la IPS, el cual
corresponde a la carga realizada anteriormente.
Indicador de Servicios
Corresponde al manual que se utilizara para la verificación de los códigos contenidos en
los diferentes archivos cargados de los RIPS.
Tipo de Contrato
Este campo permite seleccionar a qué tipo de contrato pertenecen los RIPS (Evento,
Capitado, Paquete, Capitación y Actividad, Presupuesto Global).
Contrato
Lista desplegable donde aparecen todos los contratos que están asociado a la IPS a la
cual se le va asignar el cargue. (Aquí se visualizarán los contratos Vigentes y no vigentes)
Vigencia
Este campo se carga de forma automática una vez seleccionado el contrato y no puede
modificarse. La información cargada corresponde a la fecha de vigencia del contrato de la
EPS con la IPS.
Objeto
Hace referencia a la descripción del contrato, el cual se carga de forma automática al
momento de seleccionar el contrato. Este campo no se puede modificar.
Nro. Afiliados
Campo que carga de forma automática una vez seleccionado el contrato y corresponde a
la cantidad de afiliados que están asignados a la IPS.
Periodo de Cobro
Lista desplegable y campo de texto donde se selecciona el mes y se digita el año del
periodo de cobro de los RIPS.
Cuenta IPS
Caja de texto donde se puede ingresar el número cuenta de cobro (no es obligatorio).
Fecha de Radicación
Campo donde se ingresa la fecha Radicacion de los rips.
Observaciones
CUENTAS MÉDICAS
Caja de texto donde se ingresan las observaciones que correspondan al cargue del RIPS.
Régimen
Lista desplegable donde se selecciona el tipo de Régimen para el cual serán asignados
los RIPS (Subsidiado o Contributivo).
NOTA: Las opciones que están identificadas con las flechas son obligatorias para la
programación de los RIPS.
NOTA: Anteriormente se visualizaba las opciones Con descuento de Copago y Sin

descuento de Copago.
Actualmente el sistema realiza la validación del valor del encabezado (AF) y el valor del
detalle (AM, AP, AC, AT), en donde la suma del detalle debe ser igual al valor del
encabezado. Al realizar el cargue el sistema hará esta validación y en caso de que el
valor no corresponda el sistema indica la inconsistencia entre los valores por la opción
reporte de inconsistencias.
El cargue se puede realizar de las siguientes formas: Incluyendo o excluyendo el valor del
copago en la factura, siempre y cuando el detalle sea coherente con el encabezado
CUENTAS MÉDICAS
Una vez diligenciado los campos anteriormente nombrados, clic en el botón Programar.
Al dar clic en botón Programar, en caso de que los archivos Cargados presenten alguna
inconsistencia el sistema generara (según sea la inconsistencia) mensajes de validación
correspondientes al error y se deben corregir para continuar con la programación.
Ejemplos:
Cuando el código de habilitación de la IPS seleccionada no es el mismo que traen los

archivos RIPS a cargar. El sistema genera el siguiente mensaje:
Cuando el Archivo de control ya existe genera este mensaje.
CUENTAS MÉDICAS
De lo contrario si los datos son correctos a la programación el sistema genera el siguiente

mensaje.
Debe tener en cuenta que el proceso de validacion se realizara de acuerdo al orden de

radicacion de cada IPS,es decir de acuerdo a las programaciones y la cantidad de
registros de cada IPS.
Nota1: La Siguiente validación del archivo Am (Medicamentos) solo aplica Para la EPS
SAVIA SALUD. Para los demás clientes el proceso continúa como se viene realizando. Es
decir, colocando el código del medicamentó
Al realizar el cargue del archivo AM en la columna Código del Medicamento se debe
colocar el expediente más el consecutivo del medicamento, escribiéndolo de la siguiente
forma: Expediente = 19961974, Consecutivo = 01, Resultado = 19961974-01.
1.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog
Una vez realizado el proceso anteriormente mencionado (Programación de Carga de

RIPS), el sistema procesa la información que viene en los RIPS programado, dicho
proceso realiza validaciones de estructura de norma (RESOLUCION 3374 DE
2000_RIPS) y las que se tengan en la EPS.
CUENTAS MÉDICAS
El proceso tardará en cargar la información dependiendo de la cantidad de registros que

obtenga de los RIPS programados y la cantidad de validaciones existentes. Ya sean
obligatorias u opcionales.
Para obtener el resultado de la programación Rips, se puede buscar por Nit, Razón Social
(Mínimo Cinco caracteres) o Código de Habilitación.
Una vez se introduzca alguno de los campos anteriormente mencionados, clic en el botón
buscar y en el Campo Sede IPS se listará el resultado de la consulta.
Una vez seleccionada la IPS del Cargue, Clic en Botón Consultar y se mostrara el
resultado del cargue.
CUENTAS MÉDICAS
Así mismo, el sistema ira validando archivo por archivo (este proceso tardara de acuerdo
a la cantidad de registros en los archivos). Una vez termine el proceso de validación de
los archivos, si hay inconsistencias se verá reflejado en la columna del estado el mensaje
“PROCESADO CON ERRORES OBLIGATORIOS”.
Para consultar las inconsistencias, se debe dar clic en el hipervínculo >> y al mismo
tiempo se activarán los botones señalados con las flechas (Ver imagen).
Al dar clic en el botón “Reporte Inc.” generará una página emergente con el reporte que
permite seleccionar los archivos y los tipos de inconsistencia.
CUENTAS MÉDICAS
El informe genera dos tipos de Inconsistencias las cuales son Obligatorias Y Opcionales:
Obligatorias deben ser corregidas o de lo contrario el sistema no asignara el estado Listo

para Radicar.
Opcionales son informativas y no son impedimento para continuar el proceso, por lo cual
el sistema deja los RIPS en estado Listo para Radicar.
En la lista desplegable Tipo Inconsistencia se debe seleccionar la opción Obligatoria y en
la lista desplegable Archivo Inconsistente seleccionar los archivos a corregir, luego dar
click en el botón View Report, el cual mostrara los tipos de inconsistencias que se
encuentran en los archivos.
CUENTAS MÉDICAS
Nota: Los tipos de inconsistencias que son generadas como Obligatorias y Opcionales
son parametrizaciones que han sido implementadas por la EPS.
A continuación, se nombran los tipos de inconsistencias registradas en el sistema.
Descripcion_Tipo_Inconsistencia
 La ciudad no existe en la tabla gn_ciudad

 El usuario ya se encuentra radicado
 El tipo_doc no existe en la tabla gn_documento
 El tipo_usuario no existe en la tabla tipo_cotizanterips
 La unidad_medidad_edad no existe
 Código del departamento no es valido
 La factura ya se encuentra radicada
 El usuario no se encuentra el archivo US
 El cod_servicio no se encuentra en la tabla de servicios
 Edad reportada no corresponde a servicio
 Código causa externa no valido
 Código de diagnóstico no valido
 El diag_r1 no existe
 Código de tipo de diagnóstico no valido
 El nro. factura no existe en el archivo AF
 Código de ámbito no valido
 El cod_personal atiende no existe
 El diagnostico principal es obligatorio para procedimientos quirúrgicos
 Código de finalidad no valido
 La forma acto quirúrgico no existe
 Código vía de acceso no valido
 Código diagnóstico de ingreso no valido
 Código diagnóstico de egreso no valido
 El diag_er1 no existe
CUENTAS MÉDICAS
 El diag complicación no existe
 El estado salida no existe
 La causa_muerte no existe
 El destino usuario no existe
 El Cod_medicamneto no se encuentra en la tabla servicios
 Código tipo de medicamento no valido
 Código tipo de servicio no valido
 El control prenatal no existe
 El cod_sexo no existe en la tabla sexo
 Código conceptos agrupación servicio invalido
 La autorización no existe en la base de datos de integra
 La autorización no existe en la base de datos de integra y se exige para el nivel
de atención del servicio
 Usuario no existe en base de datos y/o se encuentra en un estado diferente a activo
 El tipo y/o número de identificación del afiliado, no corresponde con el tipo y/o número
de identificación reportado en la autorización
 Validación autorización, la autorización pertenezca a al afiliado reportado en el archivo
 Validación autorización, la autorización debe corresponder a la del afiliado reportado
en el rips
 Valor_total del archivo de medicamentos es nulo
 La zona no existe en la tabla zona
 Código de finalidad consulta no valido
 Valor a pagar no puede ser 0
 El valor copago supera el valor facturado
 Validación de factura, el valor de copago no puede ser mayor o igual a valor a pagar
 El valor comisión supera el valor facturado
 Validación de factura, el valor de comisión no puede ser mayor o igual a valor a pagar
 El valor descuento supera el valor facturado
 Validación de factura, el valor descuento no puede ser mayor o igual a valor a pagar
 Fecha no puede ser mayor a la fecha actual
 Valor de la consulta no puede ser 0 ó negativo
 Valor de la cuota moderadora no puede ser mayor al valor de la consulta
 El valor a pagar no puede ser 0 ó negativo
 Valor de la cuota moderadora no puede ser negativo
 El tipo y/o número de identificación del afiliado, no corresponde con el tipo y/o
número de identificación reportado en la autorización
 El valor del procedimiento no puede ser 0 ó negativo
 El campo número de unidades no puede ser 0
 El valor unitario no puede ser 0 ó negativo
 El valor total del medicamento no puede ser 0
 El valor total del registro no coincide con el valor unitario multiplicado por la cantidad
CUENTAS MÉDICAS
 La cantidad no puede ser 0 ó negativo

 El valor total no puede ser 0 ó negativo
 El peso no puede ser menor 0 ó negativo
 El nro. factura no existe en el archivo AP
 La unidad de medida no puede ser vacío de acuerdo al tipo de medicamento
 La forma farmacéutica no puede ser vació de acuerdo al tipo de medicamento
 La concentración no puede ser vació de acuerdo al tipo de medicamento
 El código reportado, no pertenece a un servicio de consultas
 El código reportado, no pertenece a un servicio de procedimientos
 La fecha factura tiene que estar entre la fecha inicial y final de periodo de facturación
 Validación fecha de factura, no puede ser mayor a la fecha final y menor a la fecha inicial
 El tipo de usuario no corresponde al régimen contratado
 El número de factura no puede contener espacios en blanco
 La fecha de nacimiento no puede ser mayor a 1 año

 La longitud de la identificación no concuerda con el tipo de documento adulto
sin identificación, máxima permitida (10 caracteres), mínima permitida (4 caracteres)
 La longitud de la identificación no concuerda con el tipo de documento menor
sin identificación, máxima permitida (12 caracteres), mínima permitida (4 caracteres)
 La longitud de la identificación no concuerda con el tipo de documento registro civil,
máxima permitida (11 caracteres), mínima permitida (9 caracteres)
 La longitud de la identificación no concuerda con el tipo de documento tarjeta de identidad,
máxima permitida (11 caracteres), mínima permitida (9 caracteres)
 La autorización se encuentra en un estado diferente a autorizada
 La autorización, no está asociada al régimen seleccionado
 El usuario no existe en la base de datos o no pertenece al régimen seleccionado
 El género del afiliado no corresponde al código del servicio
 La autorización se encuentra radicada
 El usuario no se encuentra activo en la base de datos
 El usuario no existe en la base de datos
 La autorización se encuentra anulada
 La autorización pertenece a otra ips
 La edad no puede ser menor a 1
 La fecha de ingreso no puede ser mayor a la fecha de salida
 La factura se encuentra pendiente por radicar en carga de rips,
 La edad no es válido para la unidad de edad
 La edad del afiliado no corresponde al código del servicio
 El género del afiliado no corresponde al diagnostico
 El género del afiliado no corresponde al diagnóstico de ingreso
 El género del afiliado no corresponde al diagnóstico de egreso
 El expediente del servicio supera la longitud permitida
 El servicio no tiene consecutivo
 El cod_medicamento no se encuentra en la tabla servicios cums
CUENTAS MÉDICAS
 El género del afiliado no corresponde al código del servicio cums

 La edad del afiliado no corresponde al código del servicio cums
 La fecha de presentación de la factura es superior a 3 años
 El código de servicio corresponde a un medicamento
 El código de servicio corresponde a un insumo
 El código de servicio no corresponde a un insumo
 El departamento del afiliado reportado en el archivo US, no corresponde al de base de datos
 La ciudad del afiliado reportado en el archivo US, no corresponde al de base de datos
 El usuario no existe en la base de datos, ni en histórico de novedades
 Diagnóstico de la causa de muerte básica
Una vez corregidas las inconsistencias presentadas en los archivos, se pueden volver a
cargar de las siguientes formas:
Una vez corregidas las inconsistencias presentadas en los archivos, se pueden volver a
cargar de las siguientes dos formas:
1. En la parte derecha de la grilla está el hipervínculo de Cargar Archivos, allí se

pueden cargar los archivos corregidos y el sistema automáticamente reprograma
el rips.
CUENTAS MÉDICAS
Clic en el Hipervínculo, el sistema genera la siguiente pantalla emergente.
CUENTAS MÉDICAS
Seleccionar los archivos corregidos luego clic en el botón cargar.
Clic en el boton cargar, se genera el siguiente mensaje.
El sistema comienza nuevamente la validacion de los archivos.
CUENTAS MÉDICAS
2. La segunda forma consiste en dar clic en el Botón Rechazar. En esta Opción se

iniciaría el proceso desde cero, es decir deben iniciar desde el cargue, luego la
programación y finalmente el resultado.
Una vez terminado el proceso y los archivos no presenten ninguna inconsistencia

Obligatoria, se visualizarán en pantalla el estado Listo para Radicar, es decir el proceso
termino de forma exitosa.
CUENTAS MÉDICAS
1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.
Esta opción permite descargar todos los Archivos que las IPS han cargados a través del
proceso de carga Rips
La búsqueda se puede realizar por las siguientes opciones Nit IPS, Razón Social, Archivo
control. Una vez ubica la Ips a consultar se colocan las fechas y clic consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Para descargar el archivo se da clic en el link descargar Archivos, allí se visualizará la

descarga del archivo seleccionado.

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Buscamos permanentemente superar las expectativas de nuestros clientes desarrollando

 Desarrollar soluciones informáticas rentables con innovación permanente,

 Mejorar constantemente nuestros procesos productivos.

 Conformar una estructura empresarial basados en el recurso humano como

El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la carga de RIPS, la radicación y

1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO)

1.1 Cargar Archivos.

En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre, el

1.2 Cargar Archivos Masivos

Esta opción permite al usuario realizar el proceso de cargue de RIPS, seleccionando

O También puede ingresar por el menú principal Programación de carga de RIPS

Una vez ingrese a esta pantalla se visualizará así:

1.3 Programación De Carga De Rips

Luego de realizar alguno de los dos procesos anteriormente mencionados (Cargar

La opción permite programar la información proveniente de los RIPS entregadas por la

En la ventana de programación se encuentran las siguientes opciones:

Regional, Departamento, Municipio.

NOTA: Anteriormente se visualizaba las opciones Con descuento de Copago y Sin

Cuando el código de habilitación de la IPS seleccionada no es el mismo que traen los

De lo contrario si los datos son correctos a la programación el sistema genera el siguiente

Debe tener en cuenta que el proceso de validacion se realizara de acuerdo al orden de

Una vez realizado el proceso anteriormente mencionado (Programación de Carga de

El proceso tardará en cargar la información dependiendo de la cantidad de registros que

Obligatorias deben ser corregidas o de lo contrario el sistema no asignara el estado Listo

A continuación, se nombran los tipos de inconsistencias registradas en el sistema.

 La ciudad no existe en la tabla gn_ciudad

 La cantidad no puede ser 0 ó negativo

 La fecha de nacimiento no puede ser mayor a 1 año

 El género del afiliado no corresponde al código del servicio cums

1. En la parte derecha de la grilla está el hipervínculo de Cargar Archivos, allí se

Clic en el Hipervínculo, el sistema genera la siguiente pantalla emergente.

Seleccionar los archivos corregidos luego clic en el botón cargar.

Clic en el boton cargar, se genera el siguiente mensaje.

2. La segunda forma consiste en dar clic en el Botón Rechazar. En esta Opción se

Una vez terminado el proceso y los archivos no presenten ninguna inconsistencia

1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.

Para descargar el archivo se da clic en el link descargar Archivos, allí se visualizará la

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