Código: ​MC-GFR-CME-002

MANUAL RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS CON Versión: ​0

RIPS
Fecha de actualización:
22/Mayo/2020

MANUAL DE RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS CON

RIPS
 1. RECEPCIÓN DE FACTURAS CON RIPS

Objetivo: ​R​ealizar la recepción y el registro de cada una de las facturas y/o documentos emitidos por los prestadores de
salud como:

● Cajas socias y multipacientes.

● Devoluciones – reingresos.
● Pagos fijos.
● Comunicados.
● Respuestas a glosas y devoluciones.

Se realiza la recepción de facturas y como soporte de recibido se le sellan a los prestadores ya sea la copia de la factura
o guía de todas las facturas presentadas. Esta recepción se realiza todos los días hábiles del mes teniendo en cuenta
que el cierre de radicación se realiza el día 20 de cada mes, para lo cual todas las facturas presentadas hasta esta fecha
se procesan en el mismo mes, y las radicadas después del día 20, se considerarán recibidas el primer día hábil del mes
siguiente.

Los documentos recibidos anteriormente se relacionan y clasifican de la siguiente manera:

Ruta: ​https://drive.google.com/drive/folders/1G2WiyPJ4p8bLql160N6_THGtkD7pdr20?usp=sharing

● Las respuestas a glosas y devoluciones se ingresan en el archivo GLOSA 2019-2020

● Las facturas recibidas correspondientes a Cajas socias, devoluciones, pagos fijos o multipacientes se relacionan
en el ​archivo informe de radicación y se diligencian los siguientes datos prestador, nit, número de factura, fecha
de ingreso, fecha de entrega, numero de caja, entregado a.
● Facturas Electrónica de Comfamiliar Risaralda, se ingresa en el ​archivo informe radicación electrónica​.
● Clasificar los medios magnéticos adjuntos en las facturas en: Historias Clínicas y Rips.
● Los medios magnéticos como Rips se ingresa en el archivo de ​instrucciones y se diligencia los siguientes campos
Número de factura, fecha de recepción, origen, fecha de entrega a rips, rips/hc, recibido por.
Después de realizar las respectivas clasificaciones y relaciones correspondientes se procede con la entrega diaria al
Auxiliar de Procesamiento de datos encargado de radicación para su respectivo procesamiento.

Adicional a todas estas actividades el auxiliar de procesamientos de datos encargado de la recepción de facturas también
recibe de parte de los supervisores de liquidación el soporte adjunto en las facturas de consultorios médicos y honorarios
médicos llamado PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)

Se registran los documentos recibidos en el archivo ​Formato Planilla PILA​, diligenciando los campos número de
radicado, número de factura, nombre del prestador, fecha de entrega, usuario de quien entrega la planilla.

Después de realizar el diligenciamiento de esta información se procede a llenar la información correspondiente en el

sobre de la correspondencia interna estipulado por el área de centro de documentación para tal fin, este requerimiento se
realiza a pedido de acuerdo a lo que los supervisores vayan entregando y se despachan estos documentos para que
sean llevados al área de contabilidad en el horario estipulado por centro de documentación (Horario de la mañana 10:00
am – Horario de la tarde 03:00pm)
 2. Radicación Con RIPS

Objetivo ​Realizar una guía sobre la radicación de Facturas CON RIPS en el Aplicativo Silmed, para las personas que
realicen la operación brindando un excelente y óptimo manejo.

No. DESCRIPCIÓN DE TAREAS

1 1.1. Verificar que el equipo esté conectado en el enchufe de color naranja y correctamente encendido.
1.2. Ingrese a la unidad virtual (Loguearse) con el respectivo usuario y contraseña con el que haya sido asignado.
Para ingresar a la virtual, siga los pasos que se muestran a continuación:
2 2.1. PROCESO DE VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DE RIPS.

Los RIPS que llegan directamente a Cuentas médicas son los de las cajas socias. Los RIPS de los demás
prestadores llegan al outsourcing contratado para tal actividad.

Se reciben los RIPS y se cargan en una sola base de datos. Se abre el RIPS, se copia la información y se pega en
una carpeta creada por mes (En promedio se pega en la carpeta la información de 3000 CDS)

Posteriormente se debe transformar el archivo que viene en el RIPS para poder cargarlo en el módulo (Malla). La
transformación del archivo (Bloc de notas) a un archivo en Excel, se realiza por medio de un proceso llamado
“Asistente para importar texto”. Para transformar el archivo debe hacer lo siguiente:

● Abrir un nuevo documento de Excel.

● Dar click en abrir. (Si desea hacerlo en comando, presione en el teclado “CTRL A”).
● En la parte inferior derecha seleccione “Todos Los Archivos” (Esto se hace para que aparezca el documento
en Bloc de notas.
● Seleccione el archivo que desea transformar (En este caso la base de datos que ha creado de los RIPS).
● Siga el paso a paso que plantea Excel para la transformación de archivos. (En el paso 2 de 3 cambie la
opción de “Tabulación” a la opción “Punto y coma”.

Después de realizar la transformación del archivo, Se clasifica la información de los RIPS así:

● AC: Archivo de Consulta.

● AH: Archivo de Hospitalización.
● AM: Archivo de Medicamentos.
● AN: Archivo de Recién Nacidos.
● AP: Archivo de Procesos.
● AU: Archivo de Urgencia.
● AUS: Archivo de Usuario (​\\AF010773​)
 IQ: Se guardan en una carpeta designada, y se transforma el formato de los RIPS según resolución 3374 de 2000.
Cajas Socias: Se radican normalmente, se crea un lote y se ingresa al validador en el módulo (Malla)
3 Para cargar los datos a “Pycuentas” ingrese a la opción “validación y carga”. Posteriormente de click en “Validación
y carga actividad”

4 Ubique el archivo (Que anteriormente se ha guardado en las carpetas designadas), y cárguelo (1). Escriba el
número de lote asignado a las
facturas (2). Por último de clic en
carga de archivos (3)
5 De click en “Validación de estructura” (1), posteriormente en “Validación de contenido” (2). Y por último aparecerá
un cuadro verificando que el proceso ha terminado (3).

Debe salir un cuadro que dice “FINALIZÓ LA

VALIDACIÓN Y CARGA EXITOSAMENTE”
6 Al momento de cargar el RIPS en “ESTRUCTURA – Nro. Inconsistencia” (1), En “CONTENIDO – Nro.
Inconsistencia” salen algunos errores que se pueden corregir como: - Guiones, - Espacios; - Edades (estas se
pueden corregir desde el módulo de “Salud”)
 Posteriormente, Se extrae la información de “Pycuentas” (Base de datos SOS), y se unifica (pega) con lo que
proviene de IQ. Después de haber Unificado se verifican inconsistencias (fechas, horas, signos, espacios,
decimales, código del prestador).

Por último se carga la información en el aplicativo del ministerio de salud llamado “Pisis”, para realizar la carga de
la información de click en “Reportes”; posteriormente en “Reportes Ministerio”; y por último en “Generación de
archivos”.

7 Ingrese la fecha de inicio (Mes vencido) (1) y la fecha final (2). Posteriormente se cargaran los datos que haya
ingresado en “PISIS” (3)
 (Esta información es la que va para el ministerio). Si al cargar la información salen errores, se deben corregir; para
posteriormente enviar al área de Planeación.

Por último, Se agrupa toda la información en una carpeta; para enviarla a planeación.

8 RADICACIÓN CON RIPS.

Ingrese al aplicativo “Cuentas médicas” dando doble click. Después ingrese con su usuario y contraseña.
9 De click en cuentas médicas, posteriormente en Radicación. Ingrese el RIPS en la unidad de CD para cargar la
información, después copie y péguelo en el escritorio para encontrarlo fácilmente. Por último dé clic en Radicación
con RIPS.
10 De click en nuevo registro (1) -> Ips adscrita (2) -> Importar datos (3).

11 Da click donde lo indica la flecha (1). Posteriormente aparecerá una ventana (2), en donde se buscará el RIPS que
se guardó en el escritorio (3). Por último de clic en Aceptar (4).
12 De click donde lo indica la flecha (1) y agregue el archivo que aparece (2).

13 De click en validación de estructura (1) y posteriormente pasar por alto (2).

14 Después de click en Aceptar -> Validación del contenido (1) -> Y Aceptar nuevamente. De click en cancelar ->
Pasar por alto -> Aceptar. De click donde lo indica la flecha (2), posteriormente Aceptar (3) y espere a que cargue
el RIPS en el módulo.

15 Seleccione el prestador y de ENTER (1) -> Digite la cantidad de prefijos (2) -> Seleccione el tipo de plan (3) -> Y
seleccione el tipo de cuenta (4).
NOTA: * Prefijos: La cantidad de letras que acompañan al número de la factura. Ejemplo: “​ACR​56432”
* El tipo de plan: Se refiere al plan que está afiliado el cliente. Ejemplo: POS, PAC.
* El tipo de cuenta: Se refiere a, Si es una cuenta por URGENCIAS, HOSPITALIZACIÓN, CIRUGÍA, ETC.
16 Después de haber grabado, el módulo automáticamente arroja el número del lote (1), ​SI EL RIPS TRAE EN
DESORDEN LOS NÚMEROS DE FACTURA EXISTE LA OPCIÓN (1.1) PARA BUSCARLAS FÁCILMENTE EN
LAS FACTURAS FÍSICAS -> Se validan que los números de las facturas sean iguales (2) -> Se selecciona la
existencia de las facturas físicas en el campo que corresponde (SI LA FACTURA FÍSICA NO VIENE, NO SE
MARCA NADA EN EL CAMPO; POR LO TANTO EL MÓDULO AUTOMÁTICAMENTE LA ​ANULA​) (3) y se valida
la fecha (4) –> Se valida el valor de la factura (5)* -> Y por último se selecciona el tipo de cuenta, para apoyo: ​IR AL
MANUAL “MARCACIÓN TIPO DE CUENTAS” (6). ​EN CASO TAL DE QUE LA FACTURA FÍSICA TENGA IVA,
AGREGUE EL VALOR AL MÓDULO (7).
 NOTA: En el valor de la factura se descuenta del valor total, el copago y/o la cuota moderadora en caso de que
aplique.
17 Procedemos a grabar (1), en caso tal de que se vaya a ​DEVOLVER LA FACTURA, ​De click donde lo indica la
flecha (2), ​DE LO CONTRARIO CONTINÚE EN EL PASO (13)
 .
Posteriormente se da click en nuevo (3) y se escoge el motivo de la devolución (4).
18 Después se llena la observación como lo dice el ejemplo (1). Después se guarda nuevamente y se cierra total (2)

19 Si no aplica el caso “devolución” de click en grabar (1) -> radicar total (2) -> Se imprimen los listados (3) y Sticker
(4).
19.1 Al cerrar el lote, el sistema aplica las reglas de negocio validando e identificando el estado de cada una de las facturas
que se quieren radicar para prevenir pagos dobles. En caso de que una de las facturas que se quiere radicar ya se encuentra
en estado radicada, en proceso, liquidada y/o interfaz el sistema automáticamente aplica las reglas de negocio y la deja en
estado ​DEVUELTA​.

Ver Reglas de Negocio.

19.2 Si la factura está en estado interfaz se debe separar del paquete y entregar archivo inactivo\personal de alistamiento.

19.3 Si la factura está radicada o en proceso se entrega al proceso de alistamiento.

19.4 Si la factura está liquidada se le entrega al supervisor de otros procesos para que este valide a quien esta asignada y le
entreguen el físico para que continúe con el flujo de liquidación.

19.5 Si la factura está en estado devuelta se le debe entregar al supervisor de otros procesos para que este realice la
validación si la devolución aplica o no, en caso de que devolución no aplique el supervisor de otros procesos debe levantar la
devolución y entregar la factura al personal de alistamiento para continuar con el flujo de liquidación y en caso de que la
devolución si aplique se la entrega al auxiliar de costos encargado del despacho de las devoluciones para que le sea
notificada y despachada al prestador.

Nota: Se debe tener en cuenta que todas estas entregas deben de ir con su respectivo formato de custodia (en
este va relacionado numero de factura, radicado, valor de la factura, persona que entrega, persona que recibe)
definido para tal fin y entregar oficialmente al proceso correspondiente.