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“Tema 1”
El archivo de la empresa, los documentos

Indice

1. Los archivos
1.1. Definiciones
1.2. Tipos de archivos
1.3. Característica de los archivos de empresa

2. Funciones y finalidad del archivo

2.1. Función del archivo
2.2. Finalidad del archivo

3. Clasificación de los archivos

3.1. Archivo central
3.2. Archivo descentralizado
3.3. Archivo mixto

4. Composición de los archivos: los documentos

4.1. Documento
4.2. Documento de archivo
4.3. Expedientes
4.4. Serie documental
4.5. Elementos externos e internos
4.5.1. Elementos externos
4.5.2. Elementos internos
4.6. Documentos de apoyo informativo
4.7. Los documentos electrónicos
4.7.1. Introducción
4.7.2. Definición de documento electrónico
4.7.3. Las tres dimensiones del documento electrónico
4.7.4. Propiedades significativas de una documento
4.7.5. Característica del documento electrónico
4.8. El archivo electrónico de larga duración
4.9. Timestamping
4.10. Gestor documental y el archivo electrónico

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1. Los archivos: Los archivos son un conjunto de documentos recibidos y generados en la función
de las actividades de una empresa. Además de esta función, el archivo se utiliza para búsqueda
de antecedentes, y por último, para la investigación. Hay tres manera de ver los archivos:

• Documentos al servicio de la empresa: conjunto de documentos recibidos y enviados;

cumplimiento de los objetivos de la empresa; defensa de los intereses de la empresa;
configuración de una imagen corporativa

• Archivo como centro de trabajo: Centro de trabajo que dispone de recursos humanos,
técnicos y económicos para la gestión de los documentos.

• Archivo como departamento logístico: Departamento logístico que presta servicios de

gestión de documentos a otros departamentos.

1.1. Tipos de archivos: Hay muchos tipos de archivos; sin embargo, se presentaran solo 3:

• Archivos creados y mantenidos por las propias empresa

• Archivos como fondos documentales en los centros públicos
• Archivos gestionados por empresas ajenas proveedores de servicios

1.2. Característica de los archivos de empresa

• Obligación de contribuir a los objetivos de la empresa y su estrategia

• Ninguna norma obliga a las empresa a crear y mantener centros de archivos
• El riesgo de destrucción, dispersión y desorganización
• Los documentos de los archivos están afectados por el derecho
• El aislamiento
• El archivo es una unidad de información
• Importancia en España de los archivos de pequeñas empresa

2. Funciones y finalidad del archivo:

2.1. Función del archivo: Los archivos tienen 3 funciones principales:

• Recibir: recoger, almacenar o recuperar documentos

• Conservar: preservar, valorar, expurgar
• Servir: recuperar o difundir la información de los documentos almacenados

2.2. Finalidad del archivo: Los archivos tienen 2 finalidades claras: las de servicio y las
empresariales.

• Servicios: Administración y gestión de documentos; información; investigación y

cultura.
• Empresarial: Centro de información de la empresa; garantía de la conservación
de los documentos y confidencialidad.

3. Clasificación de los archivos

3.1. Archivo central: Los documento se conservan en un mismo lugar y son consultados
por los distinto departamentos.

Ventajas:
• Orden y control
• Uniformidad en la estructura del sistema de archivos
• Protección de datos, eficiencia y seguridad
• Economía de recursos

Desventajas:
• Requiere personal especializado

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• Servicio de información más lento
• Poca flexibilidad en acceso a documentos

3.2. Archivo descentralizado (por departamentos): Cada departamento cuenta con su

propio archivo y gestiona sus documentos.

Ventajas:
• Mayor autonomía
• Mejor adaptabilidad a las necesidades del personal
• Fácil acceso a la información

Desventajas:
• Falta de información del funcionamiento para externos al departamento
• Más trabajo para las secretarias
• Sin normas claras, la búsqueda de documentos puede ser ardua.
• Pobre economía de los recursos

3.3. Archivo mixto: Se guarda en los departamentos la información necesaria para las
operaciones del día a día y el resto de información (puede ser importante) se guarda en el
archivo central.

Ventajas:
• Mayor elasticidad en el sistema
• Rápido y efectivo en la búsqueda de información

Desventajas:
• Coordinación efectiva entre los departamentos, en caso de que no haya, desastre!!!
• Se debe de establecer una norma general para toda la compañía

4. Composición de los archivos: Como ya sabemos, los archivos están compuestos por
documentos, pero que son estos documentos??

4.1. Documento: Son la combinación de un soporte (papel, digital, etc) y la información

registrada en el, en este caso, que puede ser usado como prueba o consulta de estas misma
actividades.

Dato: La palabra tiene su origen del latín “docere” que significa

enseñar.

4.2. Documento de archivo: Los documentos de archivo guardan información de una

actividad, hecho o acto. Su diferencia con los “documentos” recae en que: lo que se entiende
por documentos es más general y los documentos de archivo presentan dos características:

• El productor: Quien produce el documento. Ejemplo: Universidad de Navarra

• La función: Existen actividades, las cuales se ven representadas en el documento.

4.3. Expedientes: La característica principal del expediente, es que van enfocado en la

resolución de un problema. Los expedientes son unidades de documentos generados en
función de un mismo asuntos.

Dato: Expediente en latín = el que resuelve

4.4. Expediente administrativo: Es la unidad básica de organización de los archivos de

oficina. Se entiende por expediente administrativo un conjunto de documentos en la
resolución administrativa de un mismo asunto. Ejemplos: Expedientes académicos,
expedientes personales. El orden de los expedientes debe de ser natural: en función de su
momento de creación o en el momento que fueron recibidos

Nota: La mayoría de los documentos forman parte de un expediente.

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Tipos:
• Constancia: Actas, certificados
• Decisión: Acuerdos, resoluciones
• Juicio: Informes
• Transmisión: Notificación, publicaciones
• Ciudadanos: alegaciones, recursos, denuncias…

4.4. Serie documental: Conjunto de documentos y expedientes generados por una misma
gestión. La suma de todos los expedientes de un mismo tipo forman una serie. Ejemplo: los
expedientes de todos los alumnos de ISSA forman una serie.

Se pueden ordenar:
• Cronológicamente
• Alfabéticamente
• Numéricamente
• Combinación de varios

4.5. Elementos externos e internos: Todos los documentos están formados por:

• Soporte: arcilla, papiro, papel, CD, vídeo

• Medio: Escritura, sonido, imágenes
• Contenido: Información

4.5.1. Elementos externos:

- Clase: Textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos

- Tipo: Informes, cartas, actas, facturas
- Formato: Legajos, volumenes, A3, A4…
- Forma: Minutas, Originales (simples o complejos), copias
- Cantidad: Volumenes, legajos…

4.5.2. Elementos internos:

- El autor, productos, entidad productora

- El destinatario
- Origen funcional
- Fecha y lugar: (Crónica, tópica) 1998, abril, 8. Valladolid
- Contenido

4.6. Documentos de apoyo informativo: Son los documentos utilizados para la resolución
de un expediente, pero que no forman parte de él.

- Folletos
- Fotocopias
- Normativas

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4.7. Los documentos electrónicos: Son los documentos contenidos en un soporte
electrónico. Existen dos conceptos: documentos electrónicos, que son aquellos que precisan
de una máquina para funcionar; documentos digitales, aquellos documentos electrónicos
codificados sobre una base binaria.

4.7.3. Las tres dimensiones del documento electrónico:

- Física: Hardware
- Lógica: Software
- Conceptual: visualización y utilización de un documento

4.7.4. Propiedades significativas de una documento

- Contenido: Texto, imagen…

- Contexto: Autor, fecha…
- Apariencia: Fuentes, color…
- Estructura: Cabecera, paginación…
- Comportamiento: Enlaces, fechas actualizadas…

4.7.5. Característica del documento electrónico: Las posibilidades de manipulación

de los documentos electrónicos obligan a asegurar que estos documentos sean
fidedignos, es decir, que no se hayan manipulado. Para esto se establecen:

• Autenticidad: Que se puede probar que es lo que afirma ser

• Fiabilidad: Que su información sea considerada una presentación clara y precisa

de las operaciones de la empresa.

• Integridad: Un documento es integro cuando esta completo en su estructura y

contenido

• Disponibilidad: Recuperable para su uso en todo momento

4.8. El archivo electrónico de larga duración (PDF/A): El PDF/A es un tipo de archivo

electrónico que forma parte del estándar ISO que ayuda a preservar el documento en el
tiempo, y además, que sea fidedigno.

Nota: Para archivar los documentos electrónicos el formato ideal es el Formato

PDF/A. - A de“Archivo” Nacido con la finalidad de garantizar la conservación y
visualización exacta de los ficheros digitales - Estándar ISO 19005-1:2005 Document
Management - Electronic Document file format for long-term preservation

Características
• Es un estándar ISO
• Es independiente del Software y los sistemas operativos
• Es accesible (la encriptación esta prohibida)

Debe:
• Contener los elementos necesarios para ser fidedigno
• No debe de tener referencias a contenidos externos

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No puede:
• Incluir: audio, video, Javascript

Sí puede:
• Firma digital y contener formularios

Áreas de aplicación:
• Recepción de correos
• Diseño técnico
• Trabajos científicos
• Conversión de archivos
• Bancos
• Industrias
• Editores
• Sector Público y Gobierno

4.9. Timestamping: Es la garantía para garantizar la fecha del documento: Es una

mecanismo online que permite demostrar que no se ha alterado un documento desde un
instante especifico.

4.10. Gestor documental y el archivo electrónico: También llamados Sistemas de Gestión

de Documentos Electrónicos (SGDE) permite la gestión de documentos electrónicos.
Esto facilita la gestión de documentos vivos ( Creación, edición y compartición). Se pueden
conservar más de una versión de los documentos, ya que son los que se van modificando en
el día a día de la empresa, pero una vez el documento alcanzan su versión final este se
ingresa en el sistema de archivos electrónicos de la empresa.

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“Tema 2#” 21-02-03
Los archivos de la empresa, series documentales

Indice

1. Las series documentales

1.1. Valores
1.2. Valor de las series documentales
1.3. El valor administrativos
1.4. El valor legal
1.5. Valor testimonial e informativo
1.6. Análisis del coste, el riesgo y el beneficio
2. Series documentales en la empresa: tipos
3. Series documentales ¿cuales son? ¿Como son?
3.1. Documentos constitutivos
Tipos
¿Qué valor tienen?
¿Cómo se tratan?
3.2. Las actas de órganos diretivos
Tipos
¿Qué valor tienen?
¿Cómo se tratan?
¿Cómo se califican?

3.3. Las cuentas anuales

3.4. Informes de auditorías
3.5. Informes de gobierno corporativo
3.6. Las acciones
3.7. Los contratos
3.8. Las escrituras
3.9. Los libros de contabilidad
3.10. Las facturas
3.11. Seguros sociales
3.12. Las nóminas
3.13. Los expedientes de personal
3.14. Las actas de los órganos de representación de los trabajadores

1. Las series documentales: Son el resultado en forma de documentos de las actividades

desarrolladas para el cumplimiento de las grandes funciones de la cada organización o
empresa.

1.1. Valores: El valor reside en su valor como soporte de las actividades de la empresa,
como a su vez, contiene información para el uso administrativo, legal y probatorio de una
actividad.

1.2. Valor de las series: El valor de las series documentales se puede dividir en diferentes
categorías:

• Valor administrativo
• Valor legal
• Valor testimonial
• Análisis de coste, el riesgo y el beneficio

1.3. Valor administrativo:

• Contratos de personal
• Firmas de contratos
• Adquisición de productos

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1.4. Valor legal: “Valor al soporte en que se encuentra la información”

1.5. Valor testimonial e informativo: Valor testimonial como en:

• Normas
• Reglamentos
• Estatutos

1.6. Análisis del coste, el riesgo, el beneficio: Se valora el riesgo que supone la filtración de
información, así como las consecuencias de no disponer de documentos que no la
conserven.

Nota: Importante para el sector privado.

2. Series documentales: tipos:

I. Los documentos constitutivos DC

II. Las actas de órganos directivos AOD
III. Las cuentas anuales CA
IV. Los informes de auditorías IA
V. Los informes de gobierno corporativo IGC
VI. Las acciones A
VII. Los contratos C
VIII. Las escrituras E
IX. Los libros contables LC
X. Las facturas F
XI. Los seguros sociales SS
XII. Las nóminas N
XIII. Los expedientes de personal EP
XIV. Las actas de los órganos de representación de los trabajadores AOT

3. Series documentales (explicación):

3.1. Los documentos constitutivos: Son aquellos que exteriorizan la voluntad contractual de
los socios y al registrarse crean el nacimiento de una persona jurídica o empresa. Son
documentos de alto valor legal y deben de ser conservados de forma permanente. Algunos
son:

-  Los estatutos.
- Las escrituras públicas de constitución
- El código de identificación fiscal
- El libro de visitas
- Las distintas licencias de apertura y actividad
- Documentos referentes a impuestos

3.2. Actas de organismos directos: Documento que acredite juicios, circunstancias, hechos
y acuerdos. Se clasifican por orden cronológico-numérico.

- Valor administrativo: Este valor se atenúa con el tiempo

- Valor legal: Permanence
- Valor informativo: son máximos y aún mayores mientras más antiguas

3.3. Las cuentas anuales: Es la recopilación del balance, la cuenta de pérdidas y ganancias
y la memoria, que es presentada en la reunión anual de accionistas. Tienen alto valor
informativo y se ordenan cronológicamente.

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3.4. Los informes de auditorías: Los informes presentados una vez realizada la auditoría,
es decir, las conclusiones de esta. Es recomendable la conservación permanente de estos
documentos por su valor informativo.

3.5. Informes de gobierno corporativo: Son informes anuales donde se evidencia las
prácticas regulares dentro de una organización, así como el proceso de toma de decisiones
en beneficio de la compañía y sus miembros. Son importantes por su valor informativo.

Nota: Las empresas deben de tener estos datos en su página web.

3.6. Las acciones: Es un valor que se negocia, se compra y se vende, y debe de estar
documenta para que pueda ser objeto de compraventa. El valor de las acciones no prescribe
mientras que la sociedad mantenga sus operaciones. Las acciones están enumeradas, con lo
que su ordenación debe de seguir un orden especifico:

- Nombre
- Apellidos del suscriptor
- Domicilio
- Número de acción

3.7. Los contratos: Acuerdo entre ambas partes en el que se establecen una serie de
derechos y obligaciones. Se ordenan de manera cronológica siempre y cuando se presenten
como el único documento de la serie, ya que puedo formar parte de un expediente que no se
debe de separar. Una vez finalizado el contrato, su valor administrativo se pierde, pero su
valor legal se mantiene.

3.8. Las escrituras: Es un documento que otorga validez pública a un acto jurídico privado
por medio de un notario. Las escrituras que tienen las empresas en sus archivos son
siempre copias de los originales. El valor informativo de estas se acrecienta con el tiempo;
además, se clasifican por número de registro.

3.9. Libros contables: Son la base para la dirección de un negocio. Sé elaboran porque la
legislación así lo pide y porque ayuda a ofrecer datos de la dirección de la empresa. Tienen
valor administrativo y fiscal. Se deben de conservar y se ordenan de manera numérica-
cronológica.

3.10. Facturas: Son los documentos que detallan los productos y servicios vendidos y
comprados. Las facturas de compra suelen estar acompañadas de la orden del pedido y el
albarán o comprobante de entrega. Las facturas se deben de guardar por un plazo de 4
años, ya que ese es el plazo para la imposición de sanciones tributarias. Se guardan de
manera cronológica, por facturas emitidas y recibidas.
Nota: Los pedidos y albaranes que acompañan a la factura solo tiene valor
administrativo y que se pierde cuando la mercancía llega al almacén.

3.11. Los seguros sociales: Los documentos resultantes de la obligación que tienen las
empresas de ingresar las cuotas de sus trabajadores en la seguridad social. Actualmente los
documentos utilizados son dos: RNT y RLC (desde 2015). El plazo legal para acreditar que
se han cumplido todas las obligaciones de la seguridad social son 5 años. Se ordenan de
manera cronológica.

3.12. Las nóminas: Recibo individual en el que se acredita el pago de un salario. Se guarda
una copia y el trabajador recibe la original. Se clasifican cronológicamente. Después de 5
años carecen de valor.

3.13. Los expedientes de personal: Es un resumen de la vida laboral del trabajador, entre
estos se cuentan los siguientes: contrato de trabajo, altas y bajas, permisos y cualquier otro
documento que forme parte de la vida laboral del trabajador en la empresa. El orden de
esta serie documental es alfabética, por apellidos del trabajador.

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3.14. Actas de órganos de representación de los trabajadores: Son órganos que
representan al conjunto de trabajadores de la organización, son obligatorios después de
más de 50 empleados. Es aconsejable su conservación permanente, ya que sirven para
informar a los trabajadores, por lo que se entiende que su valor es máximo.

“Tema 3”
Legislación; Normas ISO; Ética

Índice
1. Legislación básica sobre archivos
1.1. Patrimonio Documental y Archivos de titularidad estatal - Acceso a la consulta de los
documentos
1.2. Los archivos de empresa en España: normativa jurídica
1.2.1. Mantenimiento de archivos de empresas
1.2.2. Conservación de documentos en la empresa

2. Normas ISO y su relación con el archivo y los documentos

3. Ética y Archivos

1. Legislación básica sobre archivos

1.1. Patrimonio Documental y Archivos de titularidad estatal - Acceso a la consulta de los
documentos

Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español

Todos los ciudadanos españoles tienen derecho a los documentos constitutivos del
Patrimonio Documental Español. Se especi can en esta ley las indicaciones para el acceso a
los datos de carácter personal, policial, etc.

Art.57.1
La consulta de los documentos constitutivos a que se re ere el artículo 49.2 se atiene a las
siguientes reglas:

a) Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y

registrados en los archivos centrales de derecho público, serán de libre consulta a no ser
que sean materias clasi cadas de acuerdo con la Ley de Secretos O ciales o no deban
ser públicamente conocidos, o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos
para la seguridad y la defensa del Estado.
b) Cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos
de consulta pública. Dicha autorización podrá ser concedida por el Jefe del
departamento o autoridad respectiva.
c) Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o
de cualquier otra índole que pueda afectar la seguridad de las personas, su honor,
intimidad de vida privada y familiar, o a su propia imagen, no podrán ser consultados
públicamente sin consentimiento expreso o después de 25 años desde su muerte si es
conocida/50 años desde la fecha del documento.









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Art. 62
La administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los
Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal.

1.2. Los archivos de empresa en España: normativa jurídica

1.2.1. Mantenimiento de archivos de empresas

a) La legislación nacional
En España no existe una legislación nacional en materia de archivos de empresas
que obligue a las compañías a crear y mantener centros de archivos para la
organización y la conservación de documentos.

b) La legislación autonómica
Las 17 comunidades del Estado español han asumido las competencias en materia de
archivos y patrimonio documental y han publicado sus respectivas leyes. Eso
signi ca que cada comunidad autónoma ha diseñado su propio sistema de archivos
privados.

1.2.2. Conservación de documentos en la empresa

La documentación empresarial está sujeta a ciertas disposiciones legales dentro del actual
marco de relaciones laborales y los controles de las actividades empresariales, que obligan a
conservar la documentación fundamental. Se concretan:

a) Los tipos de documentos que son obligatorios en una empresa

b) Qué características deben reunir
c) Cuáles son los plazos para cada uno de ellos

Hay que ver si están afectados por todas las disposiciones que en diferentes sectores
establecen la obligatoriedad de la creación y conservación de los documentos. Los motivos
de este son varios como: la gestión de docs, inspección y auditorías. Ej: normativas de
calidad, medio ambiente y seguridad.

Conservación de documentos empresariales y scales

Se consideran 2 plazos diferentes: el que marca el Código de Comercio y la Ley General
Tributaria

- Código de Comercio: Real decreto de 22 de agosto de 1885

El Código de Comercio es la legislación jurídica que regula todas las actividades
comerciales que tiene una empresa. El registro y control de las actividades económicas,
contables y de auditoría queda establecido por el real decreto. La forma de conservar la
documentación empresarial contable viene en los artículos 25 y 29 del código.

Artículo 25
“Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su
empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la
elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, un libro de
Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”. “La contabilidad será llevada directamente por
los empresarios o personas debidamente autorizadas”.
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Artículo 29
“Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el
procedimiento utilizado, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo signi cado no
sea preciso con la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

Artículo 30
El periodo de conservación viene en el artículo 30: deben conservarse durante 6 años la
documentación empresarial, a partir del último asiento realizado en los mismos. A esta
norma deben atenerse los empresarios autónomos y las entidades mercantiles una vez
cesada su actividad o disuelta la sociedad. En caso de que fallezca el responsable, esto recae
en sus herederos, y en caso de disolución de sociedades, serían sus liquidadores los
obligados a cumplir.

- Ley 34/2015, de 21 de septiembre, Ley General Tributaria

Conservación de la documentación scal:

Art. 29.2
Establece para los empresarios y profesionales la obligación de entregar facturas o
documentos sustitutivos, y conservar las facturas, documentos y justi cantes que tengan
relación con sus obligaciones tributarias.

Art. 66
Existen obligaciones de periodo de conservación de la documentación scal. La
documentación scal deberá conservarse durante un mínimo de 4 años, empezándose a
contar desde el día en que nalice el plazo voluntario de presentación de la declaración.

Manera de conservar los diferentes documentos en los diferentes formatos (papel/

electrónico) según la Agencia Tributaria: cualquier medio que permita su conservación,
autenticidad, integridad y legibilidad, así como su acceso. El empresario puede deshacerse
de su documentación a papel si procede a una digitalización certi cada por la Agencia.

1.2.3. Ley de Protección de Datos

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal

Por el derecho a la con dencialidad del ciudadano, al profesional le compete mantener en
secreto toda información recibida. El Reglamento General de Protección de Datos (RGDP)
es una ley homogénea para toda la Unión Europea.

Art. 9. Seguridad de los datos

El responsable del chero/encargado del tratamiento deberá adoptar las medidas de índoles
técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter
personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento no autorizado.
No se registrarán datos de carácter personal ene cheros que no reúnan las condiciones.
Reglamentariamente se establecerán los requisitos y condiciones que deban reunir lo
cheros en referencia al artículo 7.

Art. 10. Deber de secreto

Se obliga al secreto profesional aún después de nalizar sus relaciones con el titular del
chero o con el responsable del mismo.
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2. Normas ISO y su relación con el archivo y los documentos

Cada empresa puede crear su propia estrategia ISO. Con la implantación de un sistema de calidad,
se exige la documentación del mismo. Estos documentos esenciales recogen: el alcance del sistema,
la política y objetivos de calidad, la documentación necesaria para apoyar la realización y los
registros de calidad.

Existen 2 normas ISO relacionadas con ls archivos: ISO 9001:2015 de calidad y la ISO 15489 de
gestión de documentos.

2.1. Norma ISO 9001:2015

Es una norma de calidad externa a los archivos, pero que pueden ser aplicados a la mejora
de su gestión. Sus principios son:

a. Enfoque al cliente: para el archivo podría ser establecer un sistema de quejas,

sugerencias y reclamaciones, etc.
b. Liderazgo: ejercido por la jefatura o dirección responsable
c. Implicación del personal: establecer planes de formación, sesiones de trabajo…
d. Enfoque basado en procesos: identi cación y descripción de procesos clave en el
archivo.
e. Enfoque del sistema para la gestión: mapa de procesos del archivo, manual de calidad…
f. Mejora continua: acciones preventivas, correctivas.
g. Enfoque basado en hechos para las tomas de decisiones: indicadores de gestión
h. Relaciones mutuamente bene ciosas con el proveedor del material del archivo:
mobiliario, cajas de archivo…

2.2. Documentación en la ISO 9001:2015

Deben de estar en cualquier medio (escrito, papel, formato electrónico…), estar en cualquier
formato haciendo referencia al idioma, ser de cualquier fuente re riéndose al lugar de
origen de la información.

Concepto clave: “mantener = documentar”, “retener = registrar”

2.3. Control de documentos y registros del sistema de gestión de calidad

El control de los documentos y registros es un procedimiento dentro del sistema de calidad.

Objetivo: de nir la sistemática a seguir para controlar la documentación del SGC utilizada
por la empresa.

Alcance: afecta a todo el personal de la empresa en sus actividades (elaboración, revisión,

modi cación, aprobación, distribución, uso o archivo). Aquí se recogen las políticas,
responsabilidades y recursos requeridos.

2.3.1.Jerarquía y clasi cación del Sistema de Gestión de la Calidad

Jerarquía:
Manual > procesos > procedimientos > instrucciones > documentos > plantillas >
registros
fi
fi
fi
fi
fi
fi
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2.3.2. Los documentos y su codi cación

Cada tipo de documento está identi cado con un código “COD” para ser
identi cado.

2.3.3. Acceso a la documentación

Los documentos de la empresa tiene que estar organizados por departamentos y
proyectos.

2.3.4. Cambios de versión, protocolos y comunicación de cambios

Para realizar un cambio de versión tiene que ser un cambio signi cativo, modi carse
algo del procedimiento que impacte en el desarrollo del mismo. Existen protocolos
cuando se quieran crear nuevos docs o modi cación de plantillas, procesos, etc.
Además, se noti ca al responsable del departamento y quedarán ambas versiones por
1 semana.

2.4. Norma ISO 15489-2016

Esta norma es especí ca para los archivos, pensada exclusivamente para estos. Se diseñó
para dar soporte y apoyo a al norma 9001 y la 14001. La primera parte enumera los aspectos
que se han de seguir para poner en marcha un plan de gestión de docs. En la segunda parte
se proporciona una metodología de implementación del sistema de gestión. Se puede
integrar con otros sistemas.

3. Ética y Archivos
De nición de ética: “la parte de la losofía que se ocupa de re exionar sobre cómo es bueno que
vivamos o actuemos”.

De nición de ética profesional: “re exiona sobre lo que los profesionales hacen, deben hacer o es
bueno que hagan para ser éticos en el ejercicio de esa misma profesión, este o no escrito en un
código.”
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fi
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Tema 4#
Gestión de los documentos; organización de los archivos de gestión

Indice
1. Valor de los documentos
1.1. Valores primarios
1.2. Valores secundarios
1.3. Valor archivistico
2. Ciclo de vida de los documentos
3. Transferencia y/o eliminación de documentación de los archivos de o cina
4. La gestión de la documentación
4.1. Tareas en la gestión
5. Anexos

1. Valor de los documentos: Desde el punto de vista archivístico, los documentos tienen 2 valores
fundamentales:

1.1. Valores primarios: Servicio de garantía, prueba o testimonio

• Administrativo: vigencia administrativa, vigencia administrativa promedio de 5 años

• Fiscal: Servir como prueba del cumplimiento de las obligaciones tributarias
• Jurídico: Servir como prueba del cumplimiento de las obligaciones legales reguladas
por el derecho común.
• Contable: Documentos que justi can las operaciones destinadas al control del
presupuesto.

1.2. Valor secundario:

• Valor informativo: Sirve de referencia para la reconstrucción de las actividades de la

organización.
• Valor histórico: Valor que poseen algunos documentos que ayudan a investigar y
reconstruir la historia de la institución.

1.3. Valor archivístico: Es la suma de los dos valores previos, que convierten al documento
en un documento de archivo, lo que justi ca la conservación permanente de estos
documentos en el archivo.

2. Ciclo vital de los documentos: Este apartado se basa en las fases o edades de los documentos.

1. Edad administrativa 2. Edad intermedia 3. Edad histórica

fi
fi
fi
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Edad administrativa 1. Los documentos tienen valor primario

2. Ubicados en las o cinas o departamentos que

realizan los usan.

3. Son producidos recientemente y su uso es

frecuente.

4. Se estima que deben de permanecer 5 años

Edad intermedia 1. Los documentos tienen valor secundario

2. No consultados habitualmente, pero pueden ser

utilizados.

3. Su uso va decreciendo

4. 10 años - 15 años

5. Ubicados en el archivo departamental o central

Edad histórica 1. Son documentos con valores secundarios

(históricos).

2. Estos documentos se trans eren del archivo

central al archivo histórico.

3. Actualmente, para alcanzar la etapa histórica,

los documentos deben de ser reconocidos
como históricos por una Comisión Cali cadora
de Documentos.

3. Transferencia y/o eliminación o expurgo: Es el proceso de ingreso de fondos en un archivo

mediante el traslado de las fracciones de una serie documental una vez su plazo de permanencia a
acabado. Existen 2 tipos de transferencias:

• Transferencia periódica: Es la extracción de documentos del Archivo Activo cuando haya

nalizado un determinado período (un año natura, por ejemplo). Estos archivos pasan del
archivo activo a los Archivos Semiactivos.
• Transferencias perpetuas: Esta transferencia recopila los documento que ya no se
consultan o utilizan, y una vez cumplido su plazo determinado. Esta transferencia se lleva
a cabo desde el archivo semiactivo al archivo histórico.

3.1. Eliminación o expurgo: La ley de ne la eliminación de documentos: “la eliminación de

documentos es la destrucción física, que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos
y su posterior uso”

Nota: Nunca se elimina una serie documental por completo, siempre se ha de conservar una
fracción de la serie, una muestra que represente el conjunto.

¿Qué documentos se deben de eliminar de los archivos de o cina o de gestión?

• Documentos duplicados
• Notas internas
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• Las comunicaciones electrónicas que no hagan referencia a un procedimiento, en
caso contrario, se deben de conservar.
• La propagando u otros documentos impresos de entidades externas
• Los catálogos y publicaciones comerciales
• Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento
• Documentos de apoyo

¿Qué documentación debo eliminar de los archivos centrales/intermedios?

Se eliminaran todos los documentos que han perdido su valor administrativo y que no hayan
desarrollado valores históricos.

Nota: Nunca se elimina una serie documental por completo, siempre se ha de

conservar una fracción de la serie, una muestra que represente el conjunto.

¿Qué documentos se han de eliminar del archivo histórico?

No se eliminan documentos en esta fase, ya que los documentos se conservar de manera

permanente.

4. La gestión de los documentos: Desde la introducción de los medios electrónicos, el volumen del
material impreso ha aumentado en un 40%. En la gestión documental, hay 3 decisiones básicas que
tomar sobre los documentos: tirar, gestionar, archivar. 40% del papel va a la papelera, 20% se
gestiona y 40% se archiva.

4.1. Tareas en la gestión:

• Clasi cación
• Ordenación
• Organización
• Descripción
• Instalación

4.1.1. Clasi cación: Consisten en separar o dividir un conjunto de elementos

estableciendo clases o grupos diferentes entre sí.

- Presupuestos
- Memorias
- Actas
- Correspondencias
- Informes
- Expedientes de personal
- Proyectos
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- Autorizaciones

4.1.2. Ordenación de la documentación: Ordenar los documentos es unirlos de

acuerdo con una unidad establecida de antemano, estas pueden ser las siguientes:

- Alfabético: (nombre persona, lugar de origen, etc..)

. Alfabético por materias (Construcciones; Contratos; Documentos

administrativos, etc…)

. Alfabético por categorías lógicas (0 ; 0.1 ; 0.1.1. ; 0.1.1.1…)

. Alfabético por nombre de personas y empresas

. Ordenación geográ ca (Estado, región, provincia, municipio,

ciudad)

- Cronológico (año, mes, día); se usa para series de documentos o para

informes individuales.

- Numérico: Se agrupa y ordena asignando a cada documento un número

correlativo y progresivo.

- Compuesto o mixto: Combinación de letras y números.

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4.1.3. Organización de la documentación: Es la adaptación material o física de un
fondo a la estructura que le corresponde (carretillas, carpetas, cajas, etc.)

4.1.4. Descripción: “La nalidad de la descripción es identi car y explicar el

contexto y el contenido de los documentos de archivo con el n de hacerlos
accesibles”. Sus niveles son:
- Documento
- Expediente
- Serie
- Fondo
- Archivo

4.1.5. Instalación: Es la tarea de colocar los documentos físicamente en el lugar

donde han de conservarse. Algunas unidades de instalación son:

• Carpetillas
• Archivadores de carpetas suspendidas
• Cajas
• Baldas
• Estantes
• Dependencias
• Armarios compactos
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