INSTRUCTIVO AULAS

VERSIÓN 7.0.8.23

Este instructivo contiene una descripción detallada de la nueva funcionalidad de

AULAS en el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, disponible en ambiente de
producción desde el 16 de junio de 2022, versión 7.0.8.23.

AULAS POR SEDE

A través de esta opción es posible crear las aulas físicas con las que cuenta una
sede de un establecimiento educativo oficial. Si no realiza la creación del aula, el
sistema no permite la generación de una proyección para esa
sede/jornada/metodología, tampoco le permitirá la creación manual de grupos.

Para realizar la creación de aulas ingrese al menú aulas por sede en el módulo de
proyecciones:

Seleccione la sede a la cual se le van a crear las aulas:

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Ingrese el número total de aulas físicas de la sede y guarde:

Ahora, proceda a crear una a una las aulas utilizando el botón agregar en la barra
de herramientas, para lo cual debe diligenciar:

▪ Área (m2): Es el resultado de calcular el área del aula en metros cuadrados.

▪ Capacidad: Es el número de estudiantes que pueden atenderse en el aula.
▪ Construida antes de 2003: Seleccione SI o NO de la lista desplegable
dependiendo del año de construcción del aula. Un aula se considera nueva si su
año de construcción es 2003 en adelante, de lo contrario, se considera antigua.

El sistema asignará el nombre de SALON y un consecutivo de acuerdo con el orden

de creación.

El sistema presentará por defecto en el momento de la creación que el aula se

encuentra habilitada, sin embargo, después el usuario podrá inhabilitarla.

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No olvide guardar cada vez que cree un aula.

GRUPOS POR MODELO

Después de haber creado todas las aulas físicas de la sede, se deben asociar a las
jornadas, grados y modelos que se atienden, además, se debe definir si es aula
regular o aula multigrado.

Para ello, ingrese por la opción grupos por modelo en el módulo de proyecciones
seleccione la sede y haga clic en el botón agregar.

El sistema presenta una pantalla con las siguientes variables:

▪ Año de consulta: Año lectivo

▪ Año de la proyección: Vigencia habilitada para la proyección de cupos
▪ Jornada: Seleccione una jornada
▪ Modelo Educativo: Seleccione un modelo educativo válido
▪ Tipo de Aula: Seleccione aula regular o aula multigrado

Tipo de Aula Regular: Atiende en un grupo alumnos de un solo grado

Tipo de Aula Multigrado: Atiende en un grupo alumnos de varios grados

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La opción GRUPOS POR MODELO está ligada a la “proyección de cupos”, es
decir, que para realizar esta configuración el administrador del sistema debe tener
habilitada esta etapa para la vigencia en la que se va a ejecutar la proyección de
cupos.

Proyección cerrada

Si la proyección de cupos se encuentra cerrada para la ETC, el sistema no presenta

vigencia en la etiqueta Año de la proyección:

Esta pantalla queda de consulta y si se intenta realizar configuraciones por esta

pantalla el sistema informará que la etapa no se encuentra habilitada.

Proyección abierta

Si la proyección de cupos se encuentra abierta para la ETC el sistema presenta la

vigencia en la etiqueta Año de la proyección:

Los cambios realizados por esta pantalla harán parte de configuración de los grupos
para la vigencia 2019.

CONFIGURACIÓN PARA AULA REGULAR

Si selecciona como tipo de aula “AULA REGULAR” el sistema le permitirá asociar

solo un grado al aula, por ejemplo, si selecciono el SALON 1 como aula regular y la
asocia a grado sexto el sistema creará el grupo 0601.

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El sistema no permitirá asociar el AULA 1 nuevamente al mismo grado ni a otro
grado en la misma jornada.

Si se requiere crear el grupo 0602 se debe asociar otra aula al grado sexto.

CONFIGURACIÓN PARA AULA MULTIGRADO

Si selecciona como tipo de aula “AULA MULTIGRADO” el sistema le permitirá

asociar varios grados por nivel educativo al aula, por ejemplo, si seleccionó el
SALON 26 como aula multigrado, es posible que se pueda asociar a varios grados,
el sistema creará los grupos y los renombrará, así;

Importante: Es posible eliminar un grupo asociado a un aula, solo si no han sido

asignados estudiantes a ese grupo.

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PROYECTAR CUPOS

Esta nueva funcionalidad de AULAS afecta de manera considerable la forma en

que se proyectan los cupos en el sistema.

Nuevas funcionalidades en la proyección

No es posible generar una nueva proyección de cupos para una jornada a la que no
se le haya realizado previamente la configuración de grupos por modelo.

Es posible eliminar una proyección, solamente cuando esta se encuentre en estado

nuevo o pendiente por aprobar. No es posible eliminarla si ya está aprobada.

En la matriz de proyección fueron eliminadas las columnas:

▪ Número de aulas
▪ Número promedio de metros 2 por aulas

Esta información, ahora se reporta a través de la opción AULAS POR SEDE

PROYECCIÓN PARA AULA REGULAR

Ahora la proyección presenta en la OFERTA BÁSICA CON LA CAPACIDAD

ACTUAL C el número de grupos que fueron asociados a los grados a través del
menú GRUPOS POR MODELO, y totaliza la cantidad de grupos configurados para
esa jornada/metodología.

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Sin embargo, es posible editar los grupos para el caso en el que se deba registrar
en la proyección grupos y cupos nuevos, para ello, podemos ajustar el saldo de los
grupos de la columna C y registrar nuevos grupos en la columna D.

En el siguiente ejemplo, se han configurado 3 grupos para grado octavo por la

opción GRUPOS POR MODELO, información que se refleja en la proyección
generada:

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Se requiere registrar un grupo nuevo para grado octavo, para ello ajustaremos la
columna C a 2 grupos y agregaremos 1 nuevo grupo en la columna D, lo anterior,
con el fin de que el total de grupos de la proyección sea igual al total de grupos
configurados.

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El sistema realizará normalmente el cálculo de los cupos y grupos en las columnas
TOTAL CUPOS NUEVOS D Y OFERTA TOTAL AÑO SIGUIENTE.

PROYECCIÓN PARA AULA MULTIGRADO

Para modelos educativos con aulas multigrado la proyección presenta en la

OFERTA BÁSICA CON LA CAPACIDAD ACTUAL C el número de grupos que
fueron asociados a los grados a través del menú GRUPOS POR MODELO y totaliza
la cantidad de grupos configurados para esa jornada/metodología.

En el siguiente ejemplo, se configuraron los salones 17 y 18 multigrado para una

jornada que atiende preescolar y primaria.

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SALON 17 GRADO 0
GRADO 1
GRADO 2

SALON 18 GRADO 3
GRADO 4
GRADO 5

Importante: El sistema crea automáticamente el grupo y lo renombra con el código

del grado y un consecutivo.

Al generar la proyección para la jornada configurada con aulas multigrado el sistema

presenta un grupo por grado, sin embargo, al totalizar el número de aulas el sistema
muestra 2 como el total de aulas.

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El registro de grupos nuevos en la proyección para aulas multigrado debe
configurarse previamente en las opciones AULAS POR SEDE y GRUPOS POR
MODELO y funciona como se explicó en el punto anterior.

Importante: La proyección de cupos para cada grupo no puede exceder el máximo

de cupos configurados en la pantalla AULAS POR SEDE.

GRUPOS

Con esta nueva funcionalidad, ya no se pueden crear grupos a través de la opción

GRUPOS del menú PROYECCIONES en el SIMAT, si requiere crearlos, primero
debe crear el aula y asociarla a un grupo.

Cuando se aprueba la proyección de cupos para la vigencia, el sistema

inmediatamente crea los grupos y los cupos, los cuales se pueden consultar y/o
modificar por la opción GRUPOS.

La nueva pantalla de grupos nos muestra las siguientes variables:

▪ AULA: CONSECUTIVO DE CREACION DEL AULA

▪ TIPO DE AULA: REGULAR / MULTIGRADO
▪ MENSAJE: RESULTADO DEL PROCESO DE CAMBIAR LA CAPACIDAD
▪ ORDEN: ORDEN DE CREACION DEL GRUPO
▪ CAPACIDAD: CUPOS PROYECTADOS O REALES
▪ CUPOS ASIGNADOS: NUMERO DE ALUMNOS ASIGNADOS AL GRUPO
▪ CUPOS RESERVADOS: CUPOS RESERVADOS PARA REPROBADOS
▪ ASOCIAR DOCENTE: FUNCIONALIDAD PARA ASOCIAR DOCENTES

REPLICAR GRUPOS
Aunque la creación de aulas por sede solo debe realizarse una vez, la configuración
de GRUPOS POR MODELO debe realizarse cada año, para lo cual el SIMAT
permite hacer la réplica de los grupos.

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La réplica consiste en copiar los mismos grupos asociados a las aulas para la
siguiente vigencia, es un proceso automático y solo aparecerá después de haber
realizado la primera configuración de grupos por modelo.

El sistema verificará si el año lectivo de la réplica coincide con la etapa año lectivo
y si se encuentra habilitada la proyección de cupos para la siguiente vigencia.

REPORTES

Para realizar la consulta de las aulas creadas en el SIMAT se construyeron los

reportes:

50. DETALLADO DE AULAS MODELO

51. AULAS PARÁMETRO TÉCNICO

Para la generación de estos reportes, ingrese por la opción reportes planos en el

módulo de reportes del sistema.

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