PROCESO ADMINISTRATIVO Y FUNCIONES CENTRA-

LES DE LA ADMINISTRACIÓN1

“Todas las partes del organismo

forman un círculo. Por lo tanto,
cada una de las partes es tanto
comienzo como fin”

Hipócrates

2.1. Proceso Administrativo: Planificación, Organización,

Dirección y Control:

Para poder definir qué es el proceso administrativo consideramos necesario

unir dos definiciones que, por separado, nos permiten asociar ambos conceptos. 2 3

ADMINISTRACIÓN:

“ES EL ARTE DE HACER LAS COSAS

MEDIANTE PERSONAS”
1
MARY PARKER FOLLET

¿QUÉ ES PROCESO?

“ES LA FORMA SISTEMÁTICA DE HACER LAS COSAS... ES EL

MÉTODO SISTEMÁTICO PARA MANEJAR ACTIVIDADES”

STONER, JAMES AF., FREEMAN R. EDWARD Y GILBERT

2
JR. DANIEL R.

Por lo que podemos establecer que:

PROCESO ADMINISTRATIVO:

“ES LA FORMA SISTEMÁTICA DE HACER BIEN LAS COSAS”.

1
Alvarez Blanco Adolfo S. Gerencia Universitaria en Salud. Centro Nacional de
Perfeccionamiento Médico. La Habana, 1999.
2
Follet, Mary Parker. Citado por Stoner, Freeman y Gilbert, Jr. En: Administración.
Edit. Prentice Hall Hisponoamericana, S.A., México, 1996
3
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Administración. Edit.
Prentice Hall Hisponoamericana, S.A., México, 1996
 Tradicionalmente, y desde hace casi 50 años, la definición de la
Administración se ha hecho teniendo en cuenta sus cinco funciones fundamentales:
la planificación, la organización, la integración o gestión de personal o recursos
humanos, la dirección y el control; y en ocasiones a cuatro omitiendo la integración
de personal. Y aunque esto ha sido muy sometido a debate, continúa siendo el marco
adecuado 4. Por tanto, Stoner, Freeman y Gilbert la definen como:

“EL PROCESO DE PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y

CONTROLAR LAS ACTIVIDADES DE LOS MIEMBROS DE LA
ORGANIZACIÓN, Y EL EMPLEO DE TODOS LOS DEMÁS
RECURSOS ORGANIZACIONALES, CON EL PROPÓSITO DE
ALCANZAR LAS METAS ESTABLECIDAS PARA LA
ORGANIZACIÓN”.

STONER, JAMES AF, FREEMAN, R EDWARD Y GILBERT JR,

DANIEL R 5

Señalaba Peter Drücker, en un seminario a funcionarios federales

estadounidenses, que

“LA TENTACIÓN MÁS GRANDE ES TRABAJAR PARA

HACER MEJOR Y MEJOR LO QUE NI SIQUIERA
DEBE HACERSE”.

Es evidente teniendo en cuenta este planteamiento de quien, sin dudas, es uno

de los Padres de la Administración Moderna de que, como en todas las ciencias, el
conocimiento científico-técnico es lo fundamental, ya que evidentemente, la
concepción expresada de que el Proceso Administrativo es la forma sistemática de
hacer bien las cosas, no conlleva el reconocimiento de qué cosas hacer y cuáles no,
por lo que el poder decisorio del gerente o administrador o ejecutivo (no vamos a
entrar ahora en el análisis de si todos estos términos son similares o no) es
fundamental para el proceso administrativo.
Lo que sí es evidente, es que la forma de enfocar el proceso administrativo ya
no tiene el orden rígido que se utilizaba en sus orígenes, en que las 4 ó 5 etapas o
fases originaban las siguientes, existiendo una secuencia ideal de los activadores en
la que la Planeación activaba la Organización, ésta a la Integración de Personal,
ésta a la Dirección y ésta última al Control. La realidad de la actividad
administrativa establece una multidireccionalidad o multiactivación en todos los
sentidos de los que, entonces, nos vemos obligados a definir como momentos, y no
etapas, al decir de Carlos Matus 6, y que el proceso administrativo es influido por el
contexto o ámbito externo, tal y como mostramos en la Figura No. 2.
4
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
5
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
6
Matus, Carlos. Planificación, Libertad y Conflicto. Exposición ante la Dirección
Superior del Ministerio de Sanidad y Asistencia Social de la República de Venezuela,
 ¿QUÉ ES UN MOMENTO?

“SON PROCESOS QUE SE REPITEN CONSTANTE Y

SECUENCIALMENTE, EN ORDEN CAMBIANTE, Y TAMBIÉN
REPETITIVAMENTE CADA VEZ QUE UN PASO POSTERIOR ARROJE
LUCES QUE PERMITAN RECTIFICAR MOMENTOS ANTERIORES”

La Planeación es el momento en que los administradores o gerentes o

directivos usan la lógica y los métodos para pensar a través de objetivos y acciones.
El proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas 7.
Ejemplificando: Es el proceso que se establece cuando la Alta Gerencia de un
Centro de Educación Médica Superior (CEMS), esto es, su Rector o Decano,
orientan la preparación del proceso docente del siguiente curso académico. Esto es,
conociendo la matrícula prevista, se hace la planificación de necesidades para el
inicio del curso subsecuente.

La Organización es aquél en el cual los gerentes disponen y asignan el

trabajo, la autoridad y los recursos para lograr, de manera eficiente, los objetivos de
la organización o institución. Puede definirse también como el proceso para
comprometer a dos ó más personas para que trabajen juntas de manera estructurada,
con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas 8.
Continuando con el ejemplo anterior: El Rector o Decano del CEMS, asignan las
tareas a realizar por los Departamentos delegándoles la autoridad requerida y
asignándoles los recursos necesarios, y estos a su vez, orientan y responsabilizan a
sus profesores, entregándoles los recursos imprescindibles.

La Integración de Personal, es el proceso que implica llenar y mantener

ocupados los puestos de trabajo en la estructura organizacional y que implica:
identificar necesidades, investigar sobre el personal disponible, reclutar, seleccionar,
ubicar, ascender, evaluar, planear las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar
de otra forma al personal 9. Prosiguiendo con el mismo ejemplo: este momento
corresponde al proceso mediante el cual los Departamentos proponen, tras del
análisis, identificación, priorización y selección correspondientes, al Rector o Decano
del CEMS, sus necesidades profesorales no cubiertas con el personal docente de
plantilla, lo que implica la afectación mediante plan de trabajo del personal adjunto
idóneo, tras su identificación, selección y reclutamiento, o el inicio de un proceso de
categorización docente en los casos en que se requiera y sea viable. Igualmente el
proceso mediante el cual ante la alternativa de tenerse que impartir nuevas materias,

el 8 de agosto de 1984, en: Políticas y Planificación de Recursos Humanos en Salud,

Serie: Documentos básicos y Desarrollo de Recursos Humanos en Salud No. 1,
CIDEPSA. Lima, Perú
7
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
8
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
9
Koontz, Harold y Weihrich, Heinz. Administración: Una Perspectiva Global. 10ma.
Edición, Edit. McGraw Hill/Interamericana de México, S.A., México, 1994
temáticas, cursos, diplomados, maestrías, etc., se llevan a cabo procesos capacitantes
a los docentes que deben impartir los mismos.

La Dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los

miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea10. En el
ejemplo anterior, todo el proceso está siendo conducido por la gerencia del CEMS,
tanto por la Alta Gerencia como por los mandos intermedios, y en el mismo, los
ejecutivos dirigen las actividades de los miembros de la institución en la preparación
del siguiente curso académico.

El Control es el proceso en el que los administradores aseguran que una

organización se desplace hacia sus objetivos. Constituye además el proceso para
asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas 11. En el
día de hoy algunos autores, como parte del proceso de Gestión, lo separan de la
Evaluación. Para concluir el ejemplo citado en los cuatro momentos anteriores, los
gerentes van monitoreando o siguiendo el proceso llevado a cabo para asegurarse que
las actividades reales tengan plena correspondencia con las actividades planificadas,
con una direccionalidad hacia los objetivos fijados (metas), e igualmente, van
haciendo cortes evaluativos a estos fines y controlando permanentemente dicho
proceso.

De ahí que la administración sea más fácil de entender si es descompuesta en

partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Ello nos lleva
a entender el porqué decimos que la realidad de la actividad administrativa establece
una multidireccionalidad o multiactivación en todos los sentidos sobre cuyos
componentes interactúa el ámbito externo, ya que las relaciones entre los mismos,
están mucho más entrelazadas de lo que implica el propio modelo. Ya no es
solamente que un ejecutivo planifique la organización, dirección y control; o que
organice la planificación, dirección y control; o que dirija o controle los otros tres
componentes o funciones, sino que estos componentes o funciones están
interrelacionados, como podemos ver a continuación.

NATURALEZA INTERACTIVA DEL

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

CONTROL LIDERAZGO

10
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
11
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
 Por otra parte es importante enmarcar la correlación existente entre el tiempo
dedicado a desempeñar dichas funciones administrativas y la importancia de las
habilidades administrativas según la jerarquía organizacional, tal y como podemos
observar a continuación.

FIGURA NO. 3
TIEMPO DEDICADO A DESEMPEÑAR FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS* E IMPORTANCIA DE LAS HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS** SEGÚN LA JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

• Adaptado de Thomas Mahoney, Thomas H Jeerdes y Stephen J Carrol en: The Job(s)
of Management, Industrial Relations, feb/65, pg 97-110
** Adaptado de Robert Katz con la adición de la habilidad de diseño expuesta por Heinz
Weihrich

La Figura anterior permite observar el tiempo dedicado a cada una de las

funciones por los diferentes niveles jerárquicos, así como el porciento de trabajo
destinado a las habilidades técnicas, humanas, conceptuales y de diseño, pudiéndose
ejemplificar homologando el Alto Nivel con los Rectores o Decanos, Vicerectores o
Vicedecanos de los CEMS, el nivel medio con los Jefes de Departamentos y los
Supervisores de Primera Línea con las Cátedras .
 2.2. Administración e Historia de la Administración:

La administración, que epistemológicamente Taylor definía como una

ciencia, Fayol como una doctrina administrativa y un arte, y Thompson como una
sistematización de prácticas, en cuanto a sus orígenes se remonta casi a la aparición
del hombre en nuestra planeta. Aunque, la búsqueda oficial reconoce como la fecha
más antigua el 1 300 ANE según la antigüedad asignada a unos papiros que trataban
de la importancia de la organización y administración del Estado en el antiguo
Egipto, aproximadamente en la época del Faraón Ransés II. Por otra parte, los
egiptólogos como James H. Breosted, y los investigadores como Max Weber y
Michael Rostovtzeff, señalan que Egipto poseía una economía planificada con
evidencias frecuentes de Administración Pública Sistemática aunque no eficiente. Sí
poseía reglamentos de orden público y colectivo para el uso de los canales fluviales y
se señala que ya desde la 4ta., 11na. Y 18va. Dinastías existía una estricta
coordinación de esfuerzos económicos de toda la población para asegurar a cada
miembro de la comunidad y a toda la comunidad en su conjunto el más alto grado
posible de prosperidad. Meyer expone al referirse a la escritura en la época de la
1ra. Dinastía (3 100 ANE) no entendible aún hoy: “Nosotros no hemos aprendido a
leer lo que los antiguos escribieron”.

Al respecto debemos hacer constar que Morgan describe como “jeroglíficos

bárbaros” los hallados en la tumba de Mena, unificador de Egipto en el 5 000 ANE,
cuando junto a estos mal llamados “jeroglíficos bárbaros” encontraron que la reina
usaba brazaletes de oro y que existía una descripción civil del Estado comprobado al
aparecer unas tabletas mortuorias con cargos de los funcionarios reales. Incluso en
la Isla de Creta se han descubierto jeroglíficos aún no interpretados.

Los primeros jeroglíficos fueron leídos por Francisco Champollion en la

Piedra de Rosetta en el año 1 798 DNE en los que observó una inscripción en honor
a Tolomeo y a Epífanes.

Otra referencia es el propio “Código de Hammurabi” de Babilonia del

periodo 1 728-1 686 ANE.

Aunque existen algunas imprecisiones sobre los años en que vivió Moisés
(unos lo sitúan en el 1 420 ANE y otros entre el 1 304-1 232 ANE), que dada la orden
de muerte dada por el Faraón a todos los niños semitas, al ser abandonado el Mesú
de la tribu de Leví, junto al río al que acostumbraba a asistir la hija del Faraón fue
recogido por ésta, creciendo en Heliópolis y ya de adulto, producto tanto de su
audacia militar como de su inteligencia y poder de organización, llegó a ser Virrey en
la actual Etiopía, fue el artífice de la conducción durante más de 40 años de los
israelitas desde Egipto hacia la Tierra Prometida (Israel).

Otros ejemplos citables son12:

- La organización existente en Troya ya en el 1 200 ANE.

12
Galván Escobar, José. Tratado de Administración General. Edit. Universitaria
Panamá, 4ta Edición y 2da. Panamericana, Panamá, 1976
 - La Cultura Olmeca existente en México en los años 1 150-800 ANE.
- Las parábolas de Confucio, desde el 551 hasta el 479 ANE, en que
adoptando el gobierno como profesión casi a los 50 años, avanzó desde
magistrado hasta Ministro en la dinastía Lú, y que estaban relacionadas
con una adecuada Administración Pública así como con las elecciones de
los funcionarios y que incluía como un problema central en su filosofía,
editándolas bajo el título de “Reglas de la Administración Pública”.
- Como antecedentes de Confucio, Chow en el 1 100 ANE con su
“Constitución” y como coexistente, Micius en el 500 ANE con sus escritos
sobre “Administración y Gobierno en China”.
- El Imperio Bizantino (330-1 453 DNE) y el Imperio Otomano y la corte
de Solimán El Magnífico (1 520-1 566 DNE), mucho más eficientes que la
administración de los egipcios.
- Los Griegos en su etapa aristocrática, con el “areópago (función
legislativa) y el arcontado (función ejecutiva)” describiendo las funciones
de los arcontes. Posteriormente la Comunidad Ateniense o etapa
democrática del periodo 490-404 ANE que contaba con el Consejo de los
500, la Asamblea Popular o Ecclesia y el Dicasterio o Helines en la Corte
Principal.
- Sócrates (siglo IV) y su definición de Administración.
- “La República” de Platón.
- Macedonia y las hazañas de Filipo II y Alejandro Magno (338-323 ANE).
- La etapa de los Magistrados Romanos del 149 ANE hasta la desaparición
del imperio romano en 476 DNE. La eficiencia demostrada en la
organización del Imperio Romano, más metódica en la administración de
reinos grandes que la de Grecia, con su funcionalismo ejecutivo
(magistrados) que se dividía en cónsules, pretores, tribunos, ediles,
curules, censores, etc., cada uno con sus funciones.
- Posteriormente, las Reformas de Augusto y las de Diocleciano, éstas
últimas del 284 al 305 DNE.
- En Bolivia, la organización de los Collas en Tiwanacu o Tiuhanuaco,
ciudad planificada y astronómicamente orientada hacia el Este, y que
presentaron para su época un gran desarrollo tanto en la agricultura,
como en la hidráulica, cerámica, metalurgia en bronce, arquitectura y
escultura.
- En épocas más recientes, la propia jerarquía territorial, la concepción de
Estado Mayor y el desarrollo de la especialización demostrado por la
Iglesia Católica.
- Más recientemente, los Organismos Militares y sus Estados Mayores
Generales y el Ejército Prusiano del siglo XIX.

Historia de la Administración:

Aunque ya Owen en el siglo XVI, comenzó a considerar a los administradores

como reformadores, y recomendó mejorar las viviendas de los trabajadores, darles
acceso a tiendas de mercancías, disminuirles la jornada laboral a 10 ½ horas, no
emplear a niños menores de 10 años y calificó el rendimiento de sus empleados; y
Charles Babbage, en 1 832, estableció la división del trabajo como forma de elevar la
productividad y de disminuir los costos, iniciando la economía manufacturera; no fue
sino hasta el periodo comprendido entre 1 890 y 1930, que surge la Teoría de la
Administración Científica, fundamentalmente en los Estados Unidos de América,
dada la poca oferta de mano de obra existente, ya que la única manera de aumentar
la productividad era elevando la eficiencia de los trabajadores. Fue así que
Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Lilliam Gilbreth formulan el conjunto de
principios que se conocen como la

a) Teoría de la Administración Científica:

Taylor (1 856-1 915) argumentaba13 que el éxito de dichos principios estaba

en una total dependencia de una “revolución total de la mentalidad” de los obreros y
patrones y que en lugar de pelearse por las utilidades, ambas partes debían acordar
elevar la producción y, según su criterio, al hacerlo las utilidades aumentarían y así
no se pelearían ambas partes por las mismas. Fundamentó su sistema en estudios de
tiempo de la línea de producción y movimientos de los obreros durante el proceso
productivo proponiendo un sistema de estimulación material a los más productivos.
Se le pueden señalar como limitaciones a su teoría la presión desmedida sobre los
trabajadores para elevar su productividad y la explotación ocasionada por dicha
causa, lo que incrementó la sindicalización de los trabajadores y se reforzaron los
patrones de suspicacia y desconfianza entre patrones y obreros.

Frederick W. Taylor postula cuatro principios básicos:14

13
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2
14
Taylor, Frederick W. Scientific Management, Edit. Harper and Brothers, Nueva
York, EUA, 1947
 1. EL DESARROLLO DE UNA VERDADERA CIENCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN,
2. LA SELECCIÓN CIENTÍFICA DE LOS TRABAJADORES,
3. LA EDUCACIÓN Y EL DESARROLLO DEL TRABAJADOR EN
FORMA CIENTÍFICA, Y
4. LA COOPERACIÓN ESTRECHA Y AMISTOSA ENTRE
OBREROS Y PATRONES.

Gantt (1 861-1 919) abandonó el sistema de tasas diferenciales ya que estimó

que era poco motivante y estableció como elemento motivador para el trabajador el
sistema de bonos de 50 centavos por cada jornada en que se cumpliera el trabajo
asignado, entregando al supervisor un bono por cada trabajador cumplidor y uno
adicional si todos cumplían, lo que motivaría a los supervisores a preparar a sus
trabajadores para realizar mejor su trabajo; recomendando una evaluación pública
del trabajo y registrado en gráficas calendarizando la producción, creando la
llamada “Gráfica de Gantt” que aún hoy se sigue utilizando.

Liliam Gilbreth (1 878-1 972) y su esposo Frank B. Gilbreth (1 868-1 924)

contribuyeron al movimiento en equipos, desarrollando la Psicología en la
Administración, estudios de fatiga y movimientos, promocionaron el bienestar del
trabajador, estableciendo un plan de 3 posiciones a cada trabajador, basado en un
estudio de tiempos y movimientos, para ayudar a todos los trabajadores a desarrollar
todo su potencial humano, a saber:

1. HACER SU TRABAJO ACTUAL,

2. PREPARARSE PARA OTRAS FUNCIO-
NES, Y
3. ADIESTRAR A SUS SUCESORES.

O SEA: ESTUDIAR, TRABAJAR Y

. CAPACITAR

b) Escuela de la Teoría Clásica de la Organización:

Esta Teoría surge de la necesidad de encontrar lineamientos para administrar

organizaciones complejas

Henri Fayol (1 841-1 925) fue el primero en sistematizar el comportamiento

administrativo, por lo que es considerado el Fundador de esta Escuela, usó
principios y no reglas o leyes, y propició el interés en la organización total a
diferencia de Taylor que se interesaba por las funciones de la organización. Elaboró
14 principios de la Administración que consideraba que los gerentes debían aplicar
con mayor frecuencia 15.

Max Weber (1 864-1 920) fue el promotor de la Teoría de la Administración

de Burocracias, pensando en obtener un estrecho control de las actividades
administrativas subrayando la necesidad de jerarquías definidas en términos muy
estrictos y regida por normas y líneas de autoridad claras 16. Daba gran
importancia a la competencia técnica y a la evaluación de los resultados
fundamentada en los méritos. Debe especificarse que la burocracia preconizada por
él, no es la burocracia impersonal que criticamos hoy día. Hoy por hoy, y pese a su
utilización en multinacionales gigantescas como la Ford, otras empresas de gran
magnitud como la Xerox y la General Electric se han convertido en “aniquiladoras
de la burocracia” 17.

15
Fayol, Henri. Industrial and General Administration, International Management
Institute, Ginebra, Suiza, 1930
16
Weber, Max. The Theory of Social and Economic Organizations, Edit. Talcott
Parsons, Free Press, Nueva York, EUA, 1947
17
Stoner, James AF, Freeman, R Edward y Gilbert Jr, Daniel R. Op. cit. 2