Tutorial: de un libro de Excel a un informe en Power BI Desktop
Su gerente desea ver un informe sobre sus últimas cifras de ventas. Han solicitado un
resumen ejecutivo de:
• ¿Qué mes y año tuvo la mayor ganancia?
• ¿Dónde está obteniendo la empresa el mayor éxito (por país)?
• ¿En qué producto y segmento debería seguir invirtiendo la empresa?
Con nuestro libro de trabajo de ejemplo de finanzas, podemos crear este informe en poco
tiempo. Así es como se verá el informe final. ¡Empecemos!
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS JUAN CARLOS VELILLA ARRIETA
Tabla de contenido
Obtener datos en Power BI Desktop ..................................................................................................3
Prepara tus datos ...............................................................................................................................3
Escriba una medida en DAX................................................................................................................6
Crea tu informe ..................................................................................................................................8
Visual 1: agregar un título ..................................................................................................................8
Visual 2: Beneficio por fecha ..............................................................................................................9
Visual 3: Beneficio por país ..............................................................................................................11
Visual 4: Ventas por producto y segmento ......................................................................................12
Visual 5: cortadora de años ..............................................................................................................12
Crédito adicional: formatee el informe ............................................................................................14
Informe terminado ...........................................................................................................................16
Publicar en el servicio Power BI para compartir ...............................................................................16
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Obtener datos en Power BI Desktop
1. Abra Power BI Desktop.
2. En la sección Datos de la cinta Inicio, seleccione Excel.
3. Navegue hasta donde guardó el libro de trabajo de muestra y seleccione Abrir.
Prepara tus datos
En Navegador, tiene la opción de transformar o cargar los datos. El navegador proporciona
una vista previa de sus datos para que pueda verificar que tiene el rango correcto de
datos. Los tipos de datos numéricos están en cursiva. Si necesita realizar cambios,
transforme sus datos antes de cargarlos. Para que las visualizaciones sean más fáciles de
leer más adelante, queremos transformar los datos ahora. A medida que realiza cada
transformación, verá que se agrega a la lista en Configuración de consulta en Pasos
aplicados
1. Seleccione la tabla Financials y elija Transformar datos.
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2. Seleccione la columna Unidades vendidas. En la pestaña Inicio, seleccione Tipo de
datos, luego seleccione Número entero. Elija Reemplazar actual para cambiar el
tipo de columna o tal como muestra la imagen, clic en la esquina izquierda de la
columna para mostrar el menú contextual donde seleccionamos Número entero.
El paso principal de limpieza de datos que los usuarios realizan con mayor frecuencia es
cambiar los tipos de datos. En este caso, las unidades vendidas están en forma decimal. No
tiene sentido vender 0,2 o 0,5 de una unidad. Así que cambiemos eso a un número entero.
3. Seleccione la columna Segmento. En la pestaña Transformar, seleccione Formato,
luego seleccione MAYÚSCULAS. Queremos que los segmentos sean más fáciles de
ver en el gráfico más adelante. Formateemos la columna Segmento.
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4. Acortemos el nombre de la columna de Month Name a Month. Haga doble clic en
la columna y cambie el nombre a Mes.
5. En la columna Producto, seleccione el menú desplegable y desmarque la
casilla junto a Montana.
Sabemos que el producto de Montana se
suspendió el mes pasado, por lo que
queremos filtrar estos datos de nuestro
informe para evitar confusiones.
6. Verá que cada transformación se ha agregado a la lista en Configuración de
consulta en Pasos aplicados.
7. De vuelta en la pestaña Inicio, seleccione Cerrar y Aplicar Nuestros datos están casi
listos para crear un informe.
¿Ve el símbolo Sigma en la lista Campos? Power BI ha detectado que esos campos son
numéricos. Power BI también indica el campo de fecha con un símbolo de calendario.
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Escriba una medida en DAX
Escribir medidas en el lenguaje de fórmulas DAX es muy potente para el modelado de
datos. Por ahora, escriba una medida básica y unamos dos tablas.
1. Seleccione Vista de datos a la izquierda.
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2. En la cinta Herramientas de tablas, seleccione Nueva tabla.
3. Escriba esta medida para generar una tabla de Calendario de todas las fechas entre
el 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
Calendario = CALENDAR(DATE(2013,01,01),DATE(2014,12,31))
4. Seleccione la marca de verificación para confirmar.
5. Ahora seleccione Vista de modelo a la izquierda.
6. Arrastre el campo Fecha de la tabla Finanzas al campo Fecha en la tabla Calendario
para unir las tablas y crear una relación entre ellas.
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Crea tu informe
Ahora que ha transformado y cargado sus datos, es hora de crear su informe. En el panel
Campos a la derecha, verá los campos en el modelo de datos que creó.
Construyamos el informe final, uno visual a la vez.
Visual 1: agregar un título
1. En la cinta Insertar, seleccione Cuadro de texto. Escriba "Resumen ejecutivo -
Informe financiero".
2. Seleccione el texto que escribió. Establezca el tamaño de fuente en 20 y en negrita.
3. En el panel Visualizaciones, cambie el Fondo a Desactivado.
4. Cambie el tamaño de la caja para que quepa en una línea.
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Visual 2: Beneficio por fecha
Ahora, crea un gráfico de líneas para ver qué mes y año tuvo la mayor ganancia.
1. Desde el panel Campos, arrastre el campo Beneficio a un área en blanco en el
lienzo del informe. De forma predeterminada, Power BI muestra un gráfico de
columnas con una columna, Beneficio.
2. Arrastre el campo Fecha al mismo objeto visual. Power BI actualiza el gráfico de
columnas para mostrar las ganancias por dos años.
3. En la sección Campos del panel Visualizaciones, seleccione el menú desplegable en
el valor del Eje . Cambiar la fecha de la jerarquía de fechas a la fecha.
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Power BI actualiza el gráfico de columnas para mostrar las ganancias de cada mes.
4. En el panel Visualizaciones, cambie el tipo de visualización a Gráfico de líneas.
Ahora puede ver fácilmente que diciembre de 2014 tuvo la mayor ganancia.
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Visual 3: Beneficio por país
Cree un mapa para ver qué país obtuvo las mayores ganancias.
1. Desde el panel Campos, damos clic en el campo País y se muestra en la parte
superior el menú Herramientas de columnas y en categoría de datos seleccionamos
país o región, y luego arrastramos a un área en blanco en el lienzo de su informe
para crear un mapa.
2. Arrastre el campo Beneficio al mapa.
Power BI crea un mapa visual con burbujas que representan el beneficio relativo de cada
ubicación.
Europa parece tener un mejor desempeño que América del Norte.
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Visual 4: Ventas por producto y segmento
Cree un gráfico de barras para determinar en qué empresas y segmentos invertir.
1. Arrastre los dos gráficos que ha creado para que estén uno al lado del otro en la
mitad superior del lienzo. Guarda algo de espacio en el lado izquierdo del lienzo.
2. Seleccione un área en blanco en la mitad inferior del lienzo del informe.
3. En el panel Campos, seleccione los campos Ventas, Producto y Segmento.
Power BI crea automáticamente un gráfico de columnas agrupadas.
4. Arrastre el gráfico para que sea lo suficientemente ancho como para llenar el
espacio debajo de los dos gráficos superiores.
Visual 5: cortadora de años
Las segmentaciones son una herramienta valiosa para filtrar las imágenes en una página de
informe a una selección específica. En este caso, podemos crear una segmentación para
reducir el rendimiento de cada mes y año.
1. En el panel Campos, seleccione el campo Fecha y arrástrelo al área en blanco a la
izquierda del lienzo.
2. En el panel Visualizaciones, elija Slicer.
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3. En la sección Campos del panel Visualizaciones, seleccione el menú desplegable
en Campos. Quite Trimestre y Día para que solo queden el Año y el Mes.
4. Expanda cada año y cambie el tamaño de la imagen para que todos los meses sean
visibles.
Ahora, si el gerente solicita ver solo datos de 2013, puede usar el slicer para cambiar entre
años o meses específicos de cada año.
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Crédito adicional: formatee el informe
Si desea aplicar un formato ligero a este informe para agregar más pulido, aquí hay algunos
pasos sencillos.
Tema
• En la cinta Ver, cambie el tema a Ejecutivo.
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Arreglar las imágenes
Realice los siguientes cambios en la pestaña Formato del panel Visualizaciones.
1. Seleccione Visual 2. En la sección Título, cambie el texto del título a "Beneficio por
mes y año" y el tamaño del texto a 16 puntos. Cambie Sombra a Activado.
2. Seleccione Visual 3. En la sección Estilos de mapa, cambie Tema a Escala de grises.
En la sección Título, cambie el Tamaño del texto del título a 16 pt.
Cambie Sombra a Activado.
3. Seleccione Visual 4. En la sección Título, cambie el Tamaño del texto del título a 16
pt. Cambie Sombra a Activado.
4. Seleccione Visual 5. En el campo controla sección de palanca Show "Seleccionar
todo" opción a On. En la sección de encabezado de Slicer, aumente el tamaño del
texto a 16 pt.
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Informe terminado
En resumen, este informe responde a las principales preguntas de su gerente:
• ¿Qué mes y año tuvo la mayor ganancia?
Diciembre de 2014
• ¿En qué país está teniendo más éxito la empresa?
En Europa, concretamente Francia y Alemania.
• ¿En qué producto y segmento debería seguir invirtiendo la empresa?
La empresa debe continuar invirtiendo en el producto Paseo y apuntar a los segmentos de
pequeñas empresas y gobierno.
Publicar en el servicio Power BI para compartir
Para compartir su informe con su gerente y colegas, publíquelo en el servicio Power
BI. Cuando comparte con colegas que tienen una cuenta de Power BI, estos pueden
interactuar con su informe, pero no pueden guardar los cambios.
1. En Power BI Desktop, seleccione Publicar en la cinta Inicio.
Es posible que deba iniciar sesión en el servicio Power BI. Si aún no tiene una cuenta,
puede registrarse para una prueba gratuita .
2. Seleccione un destino como Mi área de trabajo en el servicio Power BI> Seleccionar.
3. Seleccione Abrir 'su-nombre-de-archivo' en Power BI.
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Su informe completo se abre en el navegador.
Referencias
https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/create-reports/desktop-excel-stunning-report
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