ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2.

Nombre: Moisés Alejandro Lemus Cifuentes Carné: 21010553

CEI: Central Tutor: Humberto Agustín Ajcú Velásquez

CASO PRÁCTICO- VALOR 05 PUNTOS

Instrucciones:

Entregar durante semana 4 en EVALUANET.

A continuación, se detallará un caso en el que se expone la situación actual de una organización, por lo
que deberá hacer lo siguiente:

 INCISO 1: Completar el cuadro de análisis del problema y preguntas de análisis. 2.5 puntos.

 INCISO 2: Elaborar una lista de entradas, procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello
deberá completar el formato del modelo IPO) 2.5 puntos.

CASO DE ANÁLISIS:

En una empresa que se dedica a la fabricación de productos comestibles actualmente en el área de

sistemas, se carece de un control de ventas de productos, y no se lleva un registro automatizado de las
compras de los clientes, ya que no se determina con rapidez que clientes efectuaron las compras
semanales, y las órdenes de pedidos no se procesan en forma oportuna. Como la organización está
creciendo muy rápido, tanto en volumen de ventas como en la variedad de artículos alimenticios y servicios
que maneja, es imposible que se conozca con certeza los niveles de ventas.

Los directivos de la empresa empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas descendía y por
ende sus márgenes de utilidad, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de
la empresa, para producir, vender y competir con otras empresas, por lo que se han reunido para analizar
el problema y así mejorar el proceso de ventas, para ello han elaborado una lluvia de ideas de las
necesidades del departamento entre las cuales se encuentran:

 Falta de capacitación del personal de ventas.

 Desorganización del personal en el departamento de ventas.
 No se cuenta con equipo y sistemas de información necesarios.
 No se llena la capacidad del proceso de control.
 Forma inadecuada de ingresar la información de las ventas.

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Por lo que se solicita que después de leer el caso, analice 3 problemas y los priorice tomando en cuenta que el
problema de primera instancia es el más urgente de resolver.

INCISO 1: ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

PRIORID ELEMENTO DEL NECESIDAD OBJETIVO. RECURSOS

AD PROBLEMA

No contar con un proceso Tener un proceso Controlar de manera Compra e

sistematizado en el sistematizado para el efectiva las ventas implementación de un
Departamento de sistemas, que efectivo control de realizadas por cada Sistema de control de
permita llevar el control de ventas ventas y ordenes de ejecutivo y las ventas y ordenes de
por clientes, así como el control pedidos, lo que agilizara compras realizadas pedidos adecuado,

1 de las ordenes de los pedidos que

ingresa cada ejecutivo del
los procesos
despachos para cada
y por clientes, así como
el control adecuado
equipo necesario para
el uso de este, y un
departamento de ventas. cliente potencial. de cada orden de programa de
pedido, lo que capacitaciones para el
proporcionara que se uso adecuado del
pueda llevar un mismo.
control y estadística
periódica tanto de
ventas individuales
por ejecutivos, como
ordenes y compras
realizadas por cada
cliente.

Falta de estructura organizacional Comunicar al personal la Ordenar el o los Organizadores para la

estructura departamentos y las realizar la planificación
organizacional de cada áreas de trabajo, para de una estructura
departamento, para la que los colaboradores acorde para la
2 efectiva comunicación
con su jefe o encargado
conozcan las líneas de
mando y el proceso
compañía, contar con
personal adecuado
de área. que debe de seguir para las posiciones de
cada puesto jefaturas y planificar el
determinado. manual del proceso de
ventas acoplado al
nuevo sistema
informático.

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Baja productividad de la empresa, Tener capacitaciones Mejorar la Encontrar el programa

por la falta de capacitaciones a su quincenales para el productividad de la de capacitación que
departamento de ventas. departamento de ventas empresa, y la mas se adecue a
3 para el conocimiento de
los productos que se
capacidad de cada
ejecutivo de ventas en
nuestra
presupuesto
compañía,
y
ofrecen, y tener un el conocimiento de los organización de los
departamento con alto productos que grupos y/o empleados
conocimiento de lo que ofrecemos a nuestros a capacitar.
se está ofreciendo a los clientes lo que nos
clientes, lo que permitirá poder
aumentara la competir con las otras
productividad de la organizaciones al
empresa. tener un mejor
conocimiento y
personal mas
capacitado en cada
área.

Preguntas de reflexión:

¿Cuál es el problema detectado?

Se han identificado y detectado varios problemas que se dan y dentro de los tres principales que impactan negativamente en
la rentabilidad y producción de la organización, se les ha asignado un nivel de prioridad, siendo el principal problema, la
falta de un sistema informático que permita llevar el control de la producción de ordenes de pedido que solicita cada cliente,
lo que ha causado confusión y entregas tardías que como consecuencia vinieron afectar la rentabilidad, debido a que los
clientes dejaron de confiar en los productos que les ofrecíamos.

¿Qué recomienda para resolverlo?

Implementar el sistema informático para tener el control total de las ordenes de pedidos de cada cliente, lo que facilitara la
producción de estos y acelerara la entrega del producto final a cada cliente. Lo que nos llevara a recibir varios beneficios
como:

• Reducción de los costos de operación

• Evitar la duplicidad de órdenes
• Control estricto de ordenes e inventarios
• Elevar la productividad
• Brindar un servicio de calidad a los clientes con rapidez en atención a sus pedidos
• Pérdida de tiempo en producción
• Evitar conflictos entre los colaboradores, ya que todos serán medidos y evaluados de acuerdo a su
rendimiento
INCISO 2: ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN POR MEDIO DEL MODELO IPO:

 Basado en la solución al problema expuesto en el inciso 1 deberá de elaborar una lista de entradas,
procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello deberá completar el formato del modelo IPO)

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ELEMENTOS DEL SISTEMA:

DESCRIPCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE
ENTRADA ( INPUTS) PROCESOS SALIDA ( OUTPUTS)

* Información de ventas *Reportes de Ventas

* Ingresa orden o pedido
de productos Semanales por cliente
* registro de orden y asignación a cliente
* información compras * facturacion *Reportes de Ventas
por clientes * reportes de ventas por clientes semanales por Ejecutivo
* reportes de ordenes trabajadas y en proceso de
* información de producción * Reportes de ordenes
ordenes de pedidos en producción,
DATOS: pendientes y canceladas

* Catálogo de productos
* Catálogo de ordenes por producto y prioridad
* Catálogo de clientes

EQUIPO Y MATERIAL:

* Computadoras
* Suministros de Oficina
* Trifoliar de información de productos

RECURSOS:

* jefe del Departamento

* Ejecutivos de Ventas
* secretaria y/o Recepcionista

OTROS:

*Programa del Sistema de control de ventas y ordenes de

productos
* Programadores y personal del departamento de sistemas
RETROALIMENTACIÓN:

* cuadres de ventas por clientes

* comparación de ordenes de producción vs ventas realizadas
* cuadres de ventas por ejecutivos

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