CLASE 1: ANÁLISIS DE PROCESAMIENTO DE DATOS EN EXCEL.

 Tema 1 – Validación de datos.

Paso 1: Seleccionar el rango de celdas donde quiero hacer la validación de datos (No se incluye la
celda donde está el título de la columna).

Paso 2: Dar clic en el menú “Datos”.

Paso 3: Una vez se está en el meú “Datos”, vamos a “Herramienta de datos” y seleecionamos la
opción “Validación de datos”.

Paso 4: Al darle clic en validación de datos, se un cuadro de diálogo, con este mismo nombre:

Este nos permitirá definir el criterio de validación y lo que queremos permitir, en este caso, para el
ejemplo de la fecha, permitiremos que se rigistren datos que correspondan a fechas mayores al
01/01/2022.
Esto indica que para fechas inferiores a la validada, el programa no lo permitirá (Ejemplo):

Nota: Ese mensaje de error puede personalizarse para ser mucho más específico, se hace realizando
los mismos cuatro pasos anteriores y en el cuadro de diálogo de “Validación de datos”
seleecionamos la pestaña “Mensaje de error” (allí se podrá hacer la respectiva personalización”):

 Tema 2: Validación de datos a través de Lista desplegable.

Paso 1: Seleccionar el rango de celdas donde quiero hacer la validación de datos (No se incluye la
celda donde está el título de la columna).

Paso 2: Dar clic en el menú “Datos”.

Paso 3: Una vez se está en el meú “Datos”, vamos a “Herramienta de datos” y seleecionamos la
opción “Validación de datos”.
Paso 4: Al darle clic en validación de datos, se un cuadro de diálogo, con este mismo nombre:

Este nos permitirá definir el criterio de validación y lo que queremos permitir, en este caso generar
una lista desplegable, con el fin de que los datos sean concretos y mucho más exactos para así evitar
errores donde estos datos puedan ignorarse o duplicarse.

Paso 5: En el criterio de validación seleccionamos en en la casilla permitir, la opción “Lista”. Y

luego “Aceptar”.
Allí mismo en el criterio de validación seleccionamos en en la casilla origen, lo que es el rango, el
origen o los datos que vamos a permitir que se desplieguen en nuestras celdas de cliente.

Por lo cual, la lista desplegable quedará así:

Nota: Si se desea se puede personalizar el mensaje de error (como se explicó en el tema 1) para
indicar que los unicos clientes que se permiten son los que están en la lista desplegable.

 Esquemas de segmentación.
Paso 1: Seleccionar el bloque de datos.
Paso 2: Dar clic en el menú “Datos”.

Paso 3: Luego seleccionamos en la herramienta Esquema, la opción “Subtotal” y se abre un cuadro

de diálogo.
Para el ejemplo quisimos esquematizar los clientes por unidades, costos y ventas por tanto nos dio:

Puedo simplificar o ver el nivel de detalle, seleccionando el nivel que aparece al lado izquierdo.
 Tablas.
Paso 1: Seleccionar cualquier rango de la tabla inicial.
Paso 2: Dar clic en el menú “Insertar” y seleccionar la opción “Tabla”.
2

Inmeditamente se abre un cuadro de diálogo que me indica el rango de la tabla y si esta contiene
encabezados o no.
 Segmentación de datos.
Una vez se tiene insertada la tabla, se selecciona cualquier celda de ella, y en la pestaña diseño
seleccionamos “Insertar segmentación de datos”.
3
 2

La segmentación es una especie de “filtro flotante” de los encabezados de la tabla. Seleccionamos

entonces los datos que queremos segmentar

¿Cómo hacer que la segmentación me muestre sólo los datos que lo contengan?
Por ejemplo, el Cód. Vendedor B-02 sólo tiene los tres primeros clientes.
Para personalizar esto, entonces: Clic derecho sobre la segmentación + “Configuración de
segmentación de datos”.

En el cuadro de diálogo que se abre se selecciona “Ocultar los elementos que no contienen datos”.
 Funciones escenciales.
Función SI:

Ejemplo: Si es Hombre descuento del 5%, para las mujeres descuento del 8%.

Misma%descuento
Celda del conjunto Lo que se quiere Celda pero a aplicar
Misma %descuento
Celda pero a aplicar
género averiguar ahora
si es del conjunto
siahora
es hombre
del conjunto
si NO es hombre
ventas ventas

Función.SI: Para un valor y un solo criterio.

Ejemplo: Sumar todas las ventas por genero.

Conjunto género Conjunto ventas

incluyendo incluyendo
encabezado encabezado
Género, lista
desplegable

Función.SI.CONJUNTO: Para varios criterios.

Ciudad (Lista
desplegable)
Ejemplo: Sumar todas las ventas por genero y ciudad. Género (Lista
desplegable)

Conjunto ventas
Conjunto género Conjunto ciudad
incluyendo incluyendo incluyendo
encabezado encabezado encabezado

 Texto en columnas