Alumno: Angel Eduardo Martinez Almazan

Grupo: MTA01AV

Matrícula: 21725

Materia: Herramientas Informáticas I 4.0

Docente: Octavio Reyes Ramirez

AGENDA ELECTRÓNICA
Hoy en día. Se requiere de una organización efectiva que ayude a cumplir con todas
las tareas y mantener el orden en todas las actividades de la oficina y de la vida
diaria, Existen múltiples herramientas que te pueden ayudar a cumplir este objetivo.
A continuación veremos el manejo y elementos de Outlook.

Elementos de Outlook

Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo

electrónico de Microsoft.y puede utilizarse como aplicación independiente para dar
servicios a múltiples usuarios dentro de una organización, tales como buzones
compartidos, calendarios comunes y otros.
El procedimiento en una empresa es asignar correo institucional a cada empleado, y
en dicho momento es cuando, mediante Outlook, pueden asignarse tareas o
calendarios compartidos.

Configuración de Outlook

Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, el usuario debe crear y

configurar una cuenta de correo electrónico. Al abrirse el programa Outlook por
primera vez, el asistente brindará la bienvenida y pasos que se deben dar para
realizar una configuración automática Enseguida, Outlook establece conexión de
red, busca la configuración de la cuenta y la vincula para iniciar sesión en el servidor
de correo.
Más adelante, para agregar la cuenta, el programa solicita que sea introducido
nombre, cuenta de correo electrónico, contraseña y repetición de contraseña.
Cuando se ejecuta lo anterior, se abre una agenda personal del usuario.
Para agregar o quitar una cuenta de correo, al abrir Outlook, se busca el menú
Herramientas y se selecciona la opción Configuración de la cuenta. Se da clic en
Nuevo, y se selecciona Tipo de cuenta y se agregan los datos necesarios.
Una vez agregada una nueva cuenta de correo electrónico, Outlook descargará
automáticamente los correos no leídos de la cuenta en la siguiente revisión de
nuevos mensajes.
A la izquierda de la parte inferior del panel de exploración se encuentran todas las
opciones de Outlook para apoyar la administración de diversas actividades como
correo, calendario, tareas, notas, etc.
En la parte superior aparecen los elementos más usados de la opción seleccionada.
En el centro de la pantalla o área de trabajo se muestra la opción seleccionada o
activa. La barra de tareas pendientes aparece del lado derecho de la pantalla, y
muestra un resumen de las tareas o citas más próximas anotadas en Outlook y el
calendario actual.

Correo electrónico
El correo electrónico incluye su bandeja de entrada, bandeja de salida, carpeta de
correo no deseado y otros elementos.
La barra de tareas para el correo electrónico presenta opciones para el manejo de
mensajes de correo: Nuevo- para crear un nuevo mensaje—, Responder, Reenviar,
etcétera. Otras opciones que Outlook ofrece para administrar los correos
electrónicos son Clasificar y Seguimiento.
La opción Clasificar identifica cada mensaje de correo con un color. De esta
manera, se empareja de manera rápida y se agrupa en categorías según
características determinadas.
La opción Seguimiento marca uno o varios mensajes con banderita roja para
señalizar un mensaje con prioridad para que sea respondido.

Calendario

Con esta herramienta podrás acceder a tu calendario, En el espacio asignado para

cada día, puedes agregar eventos con su correspondiente duración, y los
participantes que intervendrán. También, generar varios calendarios para lograr una
mejor administración. Dentro del área de trabajo, ubicado en el panel de la
izquierda, se muestran los calendarios existentes con opciones para compartir,
enviar o publicar un calendario.
En la parte central se muestran las diferentes vistas para el calendario: por día,
semana o mes.
En la parte inferior se indican las tareas que están por vencer, y en el extremo
izquierdo, las horas de cada día.
Para agregar un evento al calendario, posiciónate en el día en que se efectuará y da
un clic con el botón derecho del mouse o, bien, en el menú Nuevo selecciona el tipo
de evento, por ejemplo, cita o convocatoria de reunión, y agrega los datos que se te
piden: asunto, ubicación, inicio, fin, etcétera.
Para agregar invitados al evento, selecciona el comando Invitar a los asistentes.
Al dar clic a esta opción, aparecerá automáticamente el comando Enviar y el campo
Para, donde podrás agregar a los integrantes desde tu libreta de direcciones.
Otras acciones que puedes realizar son clasificar eventos para que sea fácil de
identificar a qué asunto o proyecto pertenecen, mostrarte como fuera de la oficina
para que tu estado se refleje y lo conozcan otras personas y programar
recordatorios antes de tu evento.

Contactos

En esta sección se muestra la información completa de todos tus contactos: nombre

completo, teléfono, organización a la que pertenece, cargo, direcciones, etcétera. El
panel de exploración te brinda varias formas de visualizar la información de tus
contactos.
Tareas

El panel de exploración presenta distintas opciones para visualizar las tareas. En

donde se muestra la vista detallada, la cual muestra el asunto, estado, vencimiento,
el porcentaje de avance, categoría y carpeta.

PROCESADOR DE TEXTOS
Un procesador de texto es una aplicación informática destinada a la creación o modificación
de documentos escritos por medio de una computadora. Los procesadores de texto brindan
una
amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, idiomáticas u organizativas.
Los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de
archivos, este tipo de programas también permiten incluir imágenes y gráficos diversos
dentro del texto, lo que da como resultado documentos más elaborados y profesionales.

Diseño y edición de documentos

1. La barra de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que se utilizan con más
frecuencia.
El primer botón no pertenece realmente a esta barra, y al pulsarlo abre un desplegable con
las opciones de Restaurar, Mover, Minimizar, Maximizar y Cerrar.
Los siguientes botones son Guardar, Deshacer y Rehacer.
El último botón abre el desplegable para personalizar los botones que aparecen en esta
barra.

2. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que estás visualizando y el
nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones Minimizar,
Maximizar/Restaurar y Cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.

3y4. La cinta de opciones es el elemento que contiene herramientas y utilidades necesarias

para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías
lógicas.

5. Los botones para obtener ayuda cambian la presentación de la cinta de opciones

Minimizar, Maximizar y Cerrar.

6. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido de forma vertical y

horizontal.

7. El zoom permite alejar o acercar detalles de un punto u obtener una vista general del
resultado.

8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento.

9 La barra de estado muestra información del estado del documento, como el Número de
páginas y palabras o el idioma en que se está redactando.

Banda de opciones
La pestaña de Inicio muestra todos los comandos que se utilizan para dar formato al texto.

En el grupo de Fuente podrás modificar el tipo de letra, el tamaño, mayúsculas y

minúsculas, negrita, subrayados, superíndices y color de letra, etcétera.

En el grupo Estilos encontrarás varias opciones predefinidas para darle formato a tu

documento con mayor rapidez.
Dando clic en la pestaña Diseño y después en el icono Temas puede cambiarse el diseño
general de todo el documento, incluyendo los colores, las fuentes y los efectos.

En el grupo de Configurar página encontrarás opciones para cambiar el margen del

documento con números específicos, cambiar la orientación de la página en forma
horizontal o vertical, convertir un texto en columnas e indicar saltos de página, etcétera.

Los saltos de sección te permiten dividir un documento en varias partes. Los datos que
agregues en estas partes aparecen en todas las páginas del documento.

Para insertar un salto de sección, posiciónate en el lugar donde deseas instalarlo, abre la
pestaña Diseño de página, y en el grupo Configurar página, seleccione Saltos y a
continuación la opción Salto de sección página siguiente.

La pestaña de Insertar Proporciona los comandos necesarios para agregar imágenes,

tablas, formas, organigramas,
portadas, encabezados, pie de página y más.

Tablas
Para insertar una tabla solo debes dar un clic sobre el comando Tablas y con el mouse
seleccionar la cantidad de columnas y filas que necesitas.
Al momento de crear la tabla, automáticamente aparecerán dos pestañas más en el menú
de opciones: Diseño y Presentación de tabla.

La pestaña de Presentación te muestra opciones para agregar o quitar filas o columnas

para cambiar tamaño de las celdas, alineaciones, etcétera.

Smart Art
Este comando muestra diferentes opciones para comunicar información visualmente.
Incluye listas, diagramas de procesos, organigramas, etcétera.
Para insertar un Smart Art, solo hay que dar un clic sobre su icono y se desplegarán todas
las opciones existentes. Selecciona la más conveniente según la información que incluirás.

Imágenes
Dentro de un documento de Word, es posible insertar imágenes prediseñadas por temas
específicos y agregar imágenes o fotografías guardadas en el equipo u otro dispositivo a
través del
comando Insertar y seleccionando la opción Imagen.

Al agregar una imagen se visualiza una pestaña llamada "Formato" Herramientas de

Imagen con algunos comandos que agregan margen o efecto diferente.

Índices
En el programa Word, un índice es una lista de palabras y el número de página donde se
encuentra cada una. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando
el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento, y a
continuación se genera el índice.
También es posible crear subentradas de la entrada principal. Las subentradas aparecerán
debajo de la entrada principal. Estas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relacionados con ella, que también aparecen en el documento.

Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etcétera,
de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la
configuración de números de página, cabeceras y pies de página.
Una plantilla puede ser útil cuando se utiliza repetidamente una cierta estructura para
elaborar documentos.
Word te ofrece una serie de plantillas predefinidas para la creación de currículos, cartas,
informes, etcétera.
Las plantillas se abrirán siempre con un mismo formato y solo deberás incluir la información
necesaria. Para ver las plantillas de Word, da un clic en el botón de Office y selecciona
Nuevo, y en el menú de la izquierda selecciona Plantillas instaladas.

Esquemas
Construir el esqueleto del documento llamado esquema ahorra tiempo y evita errores, ya
que cuentas con la visión general de
toda la información que debes incluir.
Mediante un esquema en Word, se genera un resumen de un documento estructurado por
niveles.
En la parte inferior de la pantalla de Word se encuentran las vistas del documento. También,
si seleccionas la pestaña Vistas, podrás encontrar la vista Esquema. Si la seleccionas,
verás cómo
cambia el documento. Verás los temas y subtemas por niveles.
En la imagen se muestra un documento en la vista de Esquema, y en la opción de mostrar
nivel se seleccionó Nivel 3. Observa cómo se muestran solo los temas y subtemas. Pero si
das doble clic en el símbolo de "más" (+), se expande y muestra el contenido de cada
subtítulo.
Un esquema se caracteriza por dividir el documento en niveles, lo que permite visualizar
toda la información en forma centralizada.
Se pueden definir los niveles aplicando los estilos que ofrece Word, ya que cada estilo tiene
un nivel. También lo puedes hacer de forma directa con las flechas, que encontrarás en el
grupo Herramientas de esquema en la vista Esquema.
Formas de crear un esquema:
• Si conoces bien el tema por desarrollar, lo puedes definir al momento de crear el archivo:
Paso 1: crear el archivo nuevo
Paso 2: abrir la vista de esquema y crear los títulos y subtítulos de tu tema
Paso 3: asignar un nivel a cada uno para tener una visión general de la información y, a
partir de ahí, desarrollar el resto del tema.

Documento de maestros
Un documento maestro es un documento que contiene lo que un documento normal y,
además, puede incluir enlaces a un conjunto de archivos separados que pueden ser
tratados independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se realicen en los subdocumentos se verán reflejadas
automáticamente en el documento maestro.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que, por sus
características, puede ser muy extenso o está programado para ser trabajado en equipo.
Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos
dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar.
Para crear un documento maestro debes abrir la Vista de esquema. Ahí encontrarás las
opciones para trabajar con documentos maestros.

Crear un esquema de un documento maestro

Puedes crear un esquema con todos los puntos que vas a incluir en el documento e ir
haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos
individuales. Por ejemplo, un proyecto final que incluye introducción, capítulo 1, capítulo 2,
capítulo 3, capítulo 4 y conclusión:
• Crea un archivo nuevo y abre la vista de Esquema.
• Redacta el esquema de tu documento.
• Ahora selecciona capítulo 1 y da un clic en Crear del grupo Documento maestro.
• Puedes desarrollar el capítulo 1 en Vista de Diseño de impresión o Vista de esquema.

Convertir documentos existentes en un documento maestro

Si ya has creado documentos de Word independientes y deseas agruparlos creando un
archivo maestro, hay que seguir los siguientes pasos:
• Crea un nuevo documento que será el documento maestro.
• Selecciona la vista Esquema.
• Escribe el título del proyecto y ponlo como nivel 1.
• Para insertar el primer subdocumento, selecciona la opción Insertar del grupo Documento
maestro.
• Selecciona el Archivo del capítulo 1 y da clic en Abrir.
• Repite el procedimiento con cada subdocumento.
• Al final, puedes ver el documento como Vista de diseño de impresión y ahí aparecerán
todos los archivos integrados en uno solo.

Macros
Una macro consiste en una serie de comandos o instrucciones que se agrupan en un solo
comando, de manera que la tarea pueda realizarse de forma automática. Por lo general, las
macros se utilizan para lo siguiente:
• Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.
• Combinar varios comandos. Por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y bordes
específicos y con un número determinado de filas y columnas.
• Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.
• Automatizar series de tareas complejas.

Pasos para crear un macro

• En la pestaña Vista, selecciona el comando Macros y después Grabar macro
• En el cuadro Nombre de macro, escribe el nombre correspondiente.
• En el cuadro Descripción, escribe un texto descriptivo de la macro. Sigue uno de estos
procedimientos para asignar la macro a
- Un botón de la barra de herramientas de acceso rápido:
a. Da un clic en Botón.
b. En el cuadro de diálogo Comandos disponibles, da un clic en la macro que vayas a
grabar y a continuación da un clic en Agregar.
c. Da un clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.
- Un método abreviado de teclado:
a. Da un clic en Teclado.
b. En el cuadro Comandos, da un clic en la macro que vas a grabar.
c. En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escribe la secuencia de teclas que
deseas utilizar y da un clic en Asignar.
d. Da un clic en Cerrar para comenzar a grabar la macro.
e. Realiza las acciones que desees incluir en la macro.

Seguridad
En Microsoft Office puedes utilizar contraseñas para impedir que otras personas abran o
modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Debes tomar en cuenta que Microsoft
no puede recuperar contraseñas olvidadas.
Agregar contraseña al documento
- Da un clic en el botón de Microsoft Office, elige la opción Preparar y a continuación da un
clic en Cifrar documento.
- Escribe la contraseña elegida y después confirma la contraseña.
- Para guardar la contraseña, solo deberás guardar el documento.
Abre de nuevo el botón de Office y elige la opción Preparar. Como verás, también puedes
restringir permisos para la edición de los documentos, agregar una firma digital o marcar un
documento como final indicando que solo será de lectura.

Páginas web con los procesos de textos

Sin necesidad de conocer el lenguaje de HTML. Tú podrás crear una página como si se
tratara de un documento normal .
Para crear una página web, solo hay que abrir el documento en la vista Diseño web, y
comenzar a trabajar. Word proporciona los comandos básicos que te serán de mucha
utilidad en la construcción de tu página web.

Hipervínculo
Un hipervínculo o enlace puede ser una palabra, frase o imagen que al darle clic abre una
página web o te lleva a otra parte del mismo documento o a otro documento diferente.

Agregar hipervínculo al documento

Para insertar un hipervínculo, abre la pestaña de insertar y en grupo de Vínculos selecciona
Hipervínculo y se abrirá una ventana. Puedes vincular a archivos existentes, a un lugar
específico del documento o incluso crear un nuevo documento. Solo debes saber dónde se
localiza el archivo.
Al seleccionar tu enlace, aparecerá en el cuadro Texto el nombre del documento
seleccionado.
También puedes vincularlo a través de marcadores que ya tienen el(los) documento(s)
creado(s).
Agregar marcador al documento
Para crear un marcador, solo posiciónate en el lugar donde deseas crearlo, abre la pestaña
Insertar, selecciona Marcador del grupo Vínculos y agrega el nombre que le asignarías.

Agregar referencias cruzadas

Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algún elemento que se encuentra en el
documento.
Las referencias cruzadas tienen, entre otras ventajas, la de actualizarse automáticamente.

PRESENTACIONES GRÁFICAS
Un generador de presentaciones te permite crear una serie de diapositivas para
utilizarse ante un público, pero también para ser vistas en una pantalla de
ordenadores locales o publicadas en Internet.

Sus funciones principales son

El editor que permite insertar y dar formato a textos
Métodos para insertar y editar imágenes y gráficas
Presentaciones para mostrar el contenido de manera fluida

Las formas en que se usan:

Una persona puede observar la presentación en su ordenador y oprime una tecla

para avanzar de una a otra diapositiva.
También otra persona puede proyectar las diapositivas a modo de presentación y
las diapositivas avanzan de forma automática después de un tiempo.
O una persona que se dirige a un público apoya su ponencia con el uso de
diapositivas utilizando dispositivos para destacar elementos en pantalla y avanzar
diapositivas de forma manual.

Características de presentaciones efectivas

Mostrar textos breves que contengan una idea general complementada con
información del expositor.
Visualizar imágenes o diagramas que apoyan la información.
Evitar saturación de texto o imágenes.

Tipos o modalidades

• Software privado:
• Software libre:

Específicamente, Microsoft PowerPoint es un programa generador de

presentaciones con una buena cantidad de comandos para facilitar su realización.
Además, brinda gran cantidad de diseños y temas, lo que hace posible una
presentación formal y profesional de forma fácil y rápida.

Pestaña inicio

En esta sección se encuentran los comandos que se utilizan para crear

presentaciones. Lo primero es definir el concepto empleado en la informática de
Diapositiva como todos los elementos que constituyen la presentación.
Cada una de las diapositivas se identifica con una lámina o número de página que
permite insertar datos como texto o imágenes. El número de diapositivas varía en
función del contenido de la presentación, pero, en general, se puede decir que es
aconsejable que cada diapositiva contenga una única idea o elemento de
información.
Al dar un clic en la parte superior del grupo de Diapositivas, se muestra con un
diseño predefinido por PowerPoint, pero dando clic en la parte inferior, puede
seleccionarse el diseño de diapositiva más adecuado.
Puedes agregar los objetos desde estos botones, pero también puedes hacerlo de
forma directa en la pestaña Insertar.
Es recomendable utilizar cuadros de texto predefinidos en el diseño de las
diapositivas por su formato de fuente legible y tamaño adecuado.
El comando Diseño del grupo de diapositiva permite cambiar el diseño de una
diapositiva, y otra opción es el comando Restablecer, para recuperar los formatos
predeterminados; la opción Eliminar suprime la diapositiva de la presentación.
En una presentación, es común incluir información en forma de lista; en otras
ocasiones, una imagen o diagrama dice más que muchas palabras. En estos casos,
en el grupo de Párrafo encontrarás la opción de convertir texto en SmartArt. Esta
función puede ser de mucha utilidad para dar dinamismo de forma fácil y rápida a
una diapositiva.
En el grupo de Dibujo es posible agregar formas como flechas, llaves y figuras
geométricas. La opción Organizar permite cambiar el orden y posición de los objetos
además de agruparlos para manipularlos de manera más simple.
Finalmente, la opción de Estilos rápidos posibilita varias alternativas de formato con
un solo clic en Cuadros de texto, Tipo de letra, Color, Fondo y demás. También en
este grupo se configura un estilo propio en cada cuadro de texto a través del relleno
de forma y contornos.

Pestañas diseño

En esta pestaña podrás cambiar la orientación de la página que, por lo general, en

PowerPoint, se utiliza en forma horizontal. En el grupo de Temas, encontrarás
herramientas para dar estilo a tu presentación, incluyendo el tipo de letra, color,
diseño, etcétera.
Estos temas dan un formato a toda la presentación utilizando una gama de colores
para resaltar y enfatizar los títulos y temas principales. Si eliges un determinado
tema, todas las diapositivas que agregues automáticamente tendrán el mismo
formato.

Pestañas animaciones

Esta pestaña muestra los comandos necesarios para hacer una presentación más
dinámica que le da movimiento, como muestra la imagen.

Personalizar Animaciones:
Este comando abre un panel de tareas para animar objetos individualmente en las
diapositivas.
Lo puedes encontrar en el grupo Animaciones. Por ejemplo, puedes hacer que el
título entre desplazándose hacia arriba o que una imagen aparezca con un destello,
entre otros efectos.

Da clic en el botón Personalizar animación, para abrir el panel que se muestra en el

lado derecho de la imagen.
Selecciona el objeto al que deseas dar efecto.
Da clic en Agregar efecto del panel y aparecerá un submenú en el que podrás
seleccionar diferentes efectos.
Da clic en Aceptar y observa en el panel el efecto que acabas de crear.
Al seleccionar un efecto en el Panel se activarán las opciones de Modificar para
definir si entra el efecto con un clic o se reproduce automáticamente. La dirección de
entrada, salida y velocidad pueden adecuarse también por el usuario. Dentro del
mismo grupo de Animaciones, están disponibles opciones para agregar efectos
rápidos a los objetos.

Existen tres distintas opciones para correr una presentación

Iniciar la presentación a partir de la primera diapositiva.

Iniciar la presentación a partir de la diapositiva activa con la que se está trabajando
en ese momento.
Presentación personalizada que únicamente muestra las diapositivas que tú
selecciones.

Grupo Configurar

Si deseas ocultar una diapositiva durante la proyección, seleccionas la diapositiva y

da un clic sobre Ocultar Diapositiva. También tienes la opción de guardar una
narración, si deseas incluir información en formato de audio en una diapositiva,
puedes grabarlo y reproducirlo durante la proyección. Al guardar estos valores,
podrás realizar la presentación en forma automática y sin necesidad de avanzar las
diapositivas manualmente.

Insertar películas y sonidos

En la pestaña Insertar existe la opción de agregar un video o canción en el grupo

Clip Multimedia.
Para hacerlo, debe crearse una carpeta que contenga tanto la presentación como el
video o canción. Una vez hecho esto, da un clic en el comando Película y selecciona
el video que guardaste dentro de la carpeta.