Combinar Correspondencia

Con combinar correspondencia nos referimos a combinar un documento principal con una
fuente de datos, es decir, para utilizar la herramienta combinar correspondencia se necesita:

1. Tener la tarea de enviar un mismo documento a distintos destinos (documento

principal)
2. Tener una lista de destinatarios (fuente de datos)

Puede utilizar combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o
catálogos. Combinar correspondencia le guía en el proceso de organizar los datos de
direcciones, combinarlos en un documento genérico e imprimir los documentos personalizados
obtenidos.

Puede utilizar prácticamente cualquier tipo de origen de datos que desee, incluidos una tabla
de Word, una lista de contactos de Microsoft Outlook, hojas de cálculo de Excel, una base de
datos de Microsoft Access o un archivo de texto ASCII. Si aún no ha almacenado información
en un origen de datos, Word guía paso a paso al usuario en el proceso de configurar una tabla
de Word que contenga los nombres, direcciones y otros datos.

6.1.1 Pasos para combinar correspondencia

1. Desplegar el menú Herramientas – Combinar correspondencia.

2. Hacer clic en el botón Crear del (1 punto de la ventana) y seleccionar cartas modelo.

Le aparecerá la siguiente ventana, preguntando que documento va a utilizar.

3. Procedemos a dar clic en el botón a obtener datos de los destinatarios (2 puntos de la

ventana), seleccionamos abrir origen de datos... si el archivo se ha hecho con anterioridad ó
crear origen de datos... si apenas vamos a ingresar la lista de los destinatarios.

4. Después de tener el documento en que se va a trabajar y los datos de los destinatarios, nos
aparecerá la barra de herramientas Combinar correspondencia; donde con el botón Insertar
campo de combinación le diremos al programa en que parte del documento irán los campos de
la base de datos de los destinatarios.

5. A continuación damos clic en el botón combinar correspondencia de esta barra y pulsamos el

botón combinar (3 punto de la ventana).
Por último Word nos preguntará como queremos que se combine nuestro documento (un
documento nuevo, en la impresora, como correo electrónico ó como fax electrónico).

6.2 Sobres y Etiquetas

Una más de las herramientas con que dispone MS Word es la de SOBRES Y ETIQUETAS.

Con ayuda de esta función el usuario puede crear documentos que le permiten llevar a cabo la
impresión de Etiquetas y/o Sobres del tipo y tamaño deseado, indicando las características y
texto que requiere aparezca en los mismos.

De manera similar que al emplear la herramienta Combinación de Correspondencia, Word guía

al usuario en la elaboración de documentos de este tipo, presentándole los diferentes aspectos
que debe indicar y cubriendo así sus requerimientos.

Para crear documento de este tipo, el usuario lo puede hacer de dos formas:

1. Acceder al menú HERRAMIENTAS, opción SOBRES Y ETIQUETAS, esta opción

corresponde a la explicación anterior

1. Haciendo uso de la herramienta Combinar Correspondecia mediante el siguiente

procedimiento:

 En una ventana de documento nuevo elige Herramientas/Combinar correspondencia,

en el documento principal Haz clic en Crear (Sobres o Etiquetas) y selecciona Ventana
Activa.
 En Fuente de datos (Obtener datos) selecciona Abrir fuente de datos y elige la que
quieres combinar.
 En el siguiente cuadro de diálogo Haz clic en Establecer y en Opciones para sobres
elige el tipo, fuentes, etc. y haz clic en Aceptar.

6.3 Herramientas de Dibujo, Imágenes, Objetos y Texto Artístico

Las herramientas de dibujo como su nombre lo dice, permiten al usuario elebarorar dibujos
sencillos como diagramas, cuadros, tablas e inserción de imágenes, utilizando los diferentes
comandos o funciones que contiene la barra de herramienta dibujo, la cual se sitúa en la parte
inferior de la pantalla.

Los objetos de dibujo incluyen Autoformas, Curvas, Líneas, Objetos de dibujo de WordArt e
Imágenes prediseñadas, mismos que pueden ser mejorados con las herramientas de colores,
tramas, bordes y otros efectos que presenta la barra de herramientas de dibujo.

Además de lo anterior, Word nos permite insertar documentos y objetos de otras aplicaciones
desplegando el menú INSERTAR – OBJETO.

Basta con seleccionar el tipo de objeto que vamos a insertar dar clic en aceptar, hacer el objeto
en la aplicación correspondiente y para regresar a Word, haga clic en el documento de Word.
Pero Word tiene por defecto unos accesos a los objetos más comunes, estos son:

 Imágenes Prediseñadas
Abre la aplicación de Galería de Imágenes de Microsoft el cual contiene una serie de
 imágenes ya hechas en forma de dibujo, fotos, sonido y vídeos para ser utilizados en
nuestro documento.
 Desde Archivo
Abre un cuadro de dialogo con el cual podemos insertar una imagen que este
contenida en un archivo, en este cuadro de dialogo podemos visualizar el archivo antes
de insertarlo.
? Autoformas
Visualiza la barra de herramientas Autoformas con la cual podemos insertar una forma
ya definida por el programa.
 WordArt
Abre la aplicación de WordArt. Con WordArt podemos hacer texto en distintos modelos
en 2 y 3 dimensiones.
 Desde Escáner
En caso de tener un escáner esta opción abre parte del programa del escáner.
 Gráfico
Abre la aplicación Microsoft Graph 97 para insertar un gráfico a nuestro documento, al
hacer esta acción Microsoft Graph nos muestra un ejemplo el cual lo podemos
modificar y al terminarlo basta con escoger la opción Salir y volver a C:\... (Path donde
se encuentra el documento) para regresar a nuestro documento con el gráfico.

6.4 Símbolos y Caracteres Especiales

Existen algunos simbolos y caracteres especiales que el usuario puede llegar a requerir cuando
está elaborando su documento. Word proporciona un cuadro de diálogo llamado SIMBOLO, el
cual contiene una lista de símbolos y caracteres que se pueden insertar.

 Insertar un símbolo: por ej., uede insertar símbolos como ¼ y ©. Los tipos de símbolos
que se pueden insertar dependen de las fuentes disponibles. Por ej., la fuente de
símbolos predeterminada (texto normal) incluye fracciones (1/4)m caracteres
ubterbacuibakes (Ç y ë) y símbolos monetarios internacionales (£ y ¥). La fuente
integrada Symbol incluye flechas, viñetas y símbolos científicos. También puede tener
fuentes de símbolos adicionales, como Wingdings, que incluye símbolos decorativos.
 Insertar un carácter especial: para mejorar el aspecto del texto, puede insertar
caracteres especiales como un guión largo (-), puntos suspensivos (...) o un espacio de
no separación.

6.5 Creación de un Barra de Herramientas

Siguiendo estos pasos puede crear una barra de herramientas:

1. Despliega el menú VER, sitúe el puntero en la Barra de Herramientas y haga clic en

personalizar. Le aparecerá una ventana igual a esta.
2. Haga clic sobre el botón Nueva... Aparecerá el cuadro de dialogo Nueva barra de
herramientas.
En el colocamos el nombre de la nueva barra de herramientas.
Ya con esto la barra de herramientas esta creada, hacemos clic en aceptar.
Para agregar botones a la nueva barra de herramientas damos clic en la ficha comandos y
arrastramos el comando que deseamos a nuestra nueva barra de herramientas. Cuando
hallamos acabado de colocar los botones damos clic en cerrar.

De esta forma hemos creado y agregado botones a nuestra barra de herramientas.

Cuando deseemos visualizar una barra en especial desplegamos el menú ver situamos el
puntero en la barra de herramientas y damos clic en la barra que deseemos visualizar. Cuando
la barra de herramientas este visible en este menú aparecerá un chulito al lado izquierdo,
mostrando que la barra esta visible.