Manual de usuario

Office 365
CONCEPTOS BASICOS

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Tabla de contenido
Objetivo........................................................................................................... 2
¿Qué es Office 365?......................................................................................... 2
Uso de correo electrónico desde la web........................................................... 3
Otras funciones de Outlook ............................................................................. 6
Crear, modificar o eliminar una convocatoria de reunión en Outlook web ...... 7
OneDrive ....................................................................................................... 10
Desde la Web ............................................................................................. 10
¿Cómo crear o subir un archivo a OneDrive? .......................................... 11
¿Cómo compartir un archivo? ................................................................. 12
Desde la aplicación de escritorio. ............................................................... 15
Objetivo
El presente manual pretende dar una introducción a los conceptos básicos de la nueva suite
ofimática online de Microsoft, nos referimos a Office 365. Para ello se dará una breve introducción
acerca de que es esta plataforma y que es lo que la hace diferente de las paqueterías convencionales
de Office.

¿Qué es Office 365?

Se trata de la suite ofimática online de Microsoft que nos permite crear, acceder y compartir
documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint, entre otros servicios. La gran diferencia con
un paquete de office tradicional es que puedes acceder a todos los archivos en tiempo real siempre
que tengas acceso a internet y OneDrive.

Con Office 365 puedes editar documentos en cualquier explorador con Web Apps, revisar correo
electrónico en cualquier dispositivo, realizar reuniones en línea para ver y escuchar a socios y
clientes, además de que se pueden editar documentos de manera simultánea, para así tener un
negocio más eficiente y productivo y lo mejor, todo esto desde la nube. De esta manera, estés donde
estés, vas a tener acceso a tus documentos o a los archivos que se hayan almacenado en la nube de
una manera muy cómoda. Además, en cuanto a correo tenemos la posibilidad de adjuntar archivos
de hasta 25 MB y tenemos protección ante correos spam o maliciosos.

Ahora que sabes que es Office 365 vamos a aprender cómo utilizar algunas herramientas.
Uso de correo electrónico desde la web.

Supongamos que está utilizando una computadora que no tiene instalada la versión completa de
Outlook 2016 o que Outlook no está disponible por una u otra razón. Puede usar Outlook en la web
para leer, redactar y enviar correos electrónicos rápidamente.

Inicie sesión en Outlook en la web para empresas

1. Abra su navegador web.

2. Vaya al inicio de sesión de Office 365.

3. Ingrese su dirección de correo electrónico completa (por ejemplo, homero@example.com).

Si no conoce su dirección de correo electrónico y contraseña, comuníquese con la persona
de su empresa que administra su cuenta de correo electrónico.
4. Ingresa tu contraseña.
5. Seleccione Iniciar sesión.
6. En la página principal de Office 365 da clic en el icono de Outlook en la sección de
aplicaciones.
 O bien en el icono de inicio ubicado en el extremo superior izquierdo seleccione
Outlook.

7. Cuando abre Outlook en la web para empresas, su Bandeja de entrada (1) es lo primero que
ve. Su bandeja de entrada es donde llegan los mensajes recibe y donde probablemente
pasará la mayor parte del tiempo leyendo y respondiendo a los mensajes. Obtendrá una
vista rápida de las carpetas predeterminadas (2) y cualquier carpeta personalizada, una lista
de mensajes recibidos (3) y un panel de lectura (4) que le permite revisar instantáneamente
el contenido de cualquier mensaje que elija.
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8. Para crear un nuevo correo seleccione “+Mensaje Nuevo” en la parte superior de la pantalla.
Se abre un nuevo formulario de mensaje en el panel de lectura.

9. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro Para o

CC. Separe los múltiples destinatarios con un punto y coma.

NOTA: La primera vez que ingresa el nombre de una persona, Outlook en la web busca la dirección
de esa persona. El nombre se guarda para que, en el futuro, la búsqueda encuentre el nombre
rápidamente.

10. Escriba el asunto del mensaje.

11. Escriba el cuerpo del mensaje, puede editarlo y configurarlo según sus necesidades.
 12. Puede adjuntar archivos desde la parte superior en la opción Adjuntar o en la parte inferior
en el icono “adjuntar”

13. Cuando su mensaje esté listo, seleccione Enviar, puede hacerlo en cualquiera de las dos
opciones (superior o inferior).

Otras funciones de Outlook

En el panel izquierdo de la página principal encontramos tres menús desplegables los cuales son:

 Favoritos: te permite organizar carpetas, contactos o grupos para

acceder rápidamente o si son los que utilices con mayor frecuencia,
estas las puedes agregar o eliminar según tus preferencias.

Carpetas: te muestra las carpetas predeterminadas de Outlook como

lo son Bandeja de entrada, Correo no deseado, Borradores, Elementos
enviados, Elementos eliminados, etc. Además te permite crear carpetas
nuevas y organizarlas.

Grupos: crea grupos de trabajo, administra los que tengas existentes y

descubre nuevos en esta sección.

En la parte inferior del mismo panel encontraremos otros iconos los cuales nos direccionan a
diferentes herramientas de Outlook para aprovechar al máximo este programa.

Correo que es en el que estamos trabajando actualmente.

Calendario el cual te permite crear eventos, citas y que te recuerda de esos compromisos
importantes en tu vida personal y laboral.

Contactos, para mantener tu agenda actualizada, Puedes importar contactos de otras

aplicaciones de correo electrónico con un archivo de valores separados por comas (CSV). Al igual
que puedes exportar tus contactos de Outlook e importarlos en otras aplicaciones de correo
electrónico, como Gmail y Yahoo.

Tareas esta herramienta te permite crear tareas y poner plazos para cumplirlas, fecha de inicio y
termino, prioridad, estado etc.
Crear, modificar o eliminar una convocatoria de reunión en Outlook web
Una cita es para algo como un almuerzo, práctica de deportes o una cita médica que desea incluir
en el calendario. Una reunión es un evento de calendario que envía a otras personas. Una reunión
se crea del mismo modo que una cita, pero debe invitar a los asistentes.

Para hacer alguna de estas acciones siga los siguientes pasos:

1. En la página principal de Office 365 da clic en el icono de Outlook en la sección de

aplicaciones.

O bien en el icono de inicio ubicado en el extremo superior izquierdo seleccione

Outlook.

2.
En la parte inferior de la página principal de Outlook seleccione el icono
3. Haga clic en el calendario en el día y hora en que desea que se produzca el evento. O bien,
seleccione Nuevo evento en la parte superior de la página.

4. En el cuadro de texto, escriba una breve descripción del evento, incluyendo un título y una
ubicación.
Outlook en la web ofrecerá puntos de contenido sugeridos en función de lo que hayas
escrito. Seleccione una ubicación si es preciso. Si no lo es, puede especificar la ubicación
correcta en la página de detalles del evento.
5. También puede seleccionar estos elementos opcionales:
Todo el día: seleccione esta opción si es un evento que dura todo el día.
Repetición: marque una de las opciones de la lista para que la reunión o cita se haga
periódica y luego establezca las fechas en las que quiere que empiece y termine la serie.
Recordármelo: elija cuándo desea que se le recuerde el evento. De forma
predeterminada, se establece en 15 min antes del evento.

Puedes establecer otros elementos opcionales en el formulario completo del evento.

Seleccione Ocupado para elegir cómo se mostrara el estado durante el evento.

Seleccione Categorizar para elegir una categoría para el evento, puede crear nueva
categoría o utilizar un código de colores según sea su organización personal.
6. Si desea invitar a personas al evento, escriba los nombres o direcciones de correo
electrónico en el cuadro Invitar a los asistentes. Puede ver las horas en las que están
disponibles en color verde en el panel derecho de fecha y hora.

7. Seleccione Guardar si se trata de una cita que ha creado para usted, o Enviar si es una
reunión con asistentes.
OneDrive
OneDrive le proporciona 1 Terabyte de capacidad de almacenamiento en la nube a cada usuario
para almacenar, compartir y sincronizar sus archivos profesionales o educativos. Como parte de su
suscripción a Office 365, puede guardar sus archivos en OneDrive y después trabajar con ellos desde
prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet.

Ahora vamos a ver cómo utilizar esta herramienta.

Desde la Web
En la página principal de Office 365 da clic en el icono de OneDrive en la sección de aplicaciones.

O bien en el icono de inicio ubicado en el extremo superior izquierdo seleccione

OneDrive
 En la página principal de OneDrive usted podrá usar el panel de navegación (1), la lista de
archivos (2) y la barra de herramientas (3) para ver sus archivos y trabajar con ellos.

Panel de Navegación (1): En este panel usted podrá acceder a sus documentos guardados en la
sección Archivos, puede visualizar los últimos documentos que ha trabajado en la sección Recientes,
visualizar y organizar los documentos que tiene en colaboración con algún otro usuario o un grupo
de trabajo en la sección Compartido y por ultimo restaurar o eliminar definitivamente los archivos
eliminados en la sección Papelera de reciclaje.

También puede acceder a sus grupos o bibliotecas compartidas en este panel.

Lista de Archivos (2): o también llamado panel de lectura es la ventana donde se visualizan los
archivos y carpetas seleccionados en el panel de navegación.

Barra de herramientas (3): use la barra de herramientas para buscar, cargar o sincronizar archivos,
o bien para crear archivos y carpetas. Seleccione ordenar para cambiar la forma en la que le gustaría
ver sus archivos. Seleccione vista para cambiar la vista. Seleccione un archivo y elija que acción desea
realizar: Abrir, Compartir, Copiar vínculo, Descargar, Eliminar, Mover a o Copiar a.

¿Cómo crear o subir un archivo a OneDrive?

Dentro de OneDrive web puede crear archivos nuevos o subir un archivo existente que tenga en su
ordenador para posteriormente poder acceder y editar en casi cualquier dispositivo con conexión a
internet.

Para crear un archivo nuevo seleccione en la barra de herramientas la

pestaña “+Nuevo” donde le desplegara un menú de opciones con los
diferentes tipos de documentos que puede crear (Word, Excel,
PowerPoint, OneNote e incluso vínculos a páginas web) así como
también carpetas.

Guarde el archivo con un nombre y su documento estará listo para

trabajar en cualquier lugar.
Ahora bien si usted ya tiene un documento en el cual está trabajando y quiere
almacenarlo en OneDrive lo que tiene que hacer es seleccione en la barra de
herramientas la pestaña “Cargar”, donde le desplegara dos opciones, cargar
archivos o carpeta.

Seleccione la opción que requiera y le abrirá una ventana donde debe seleccionar el archivo o
carpeta y dar clic en abrir o cargar según sea el caso.

Una vez hecho esto aparecerá un letrero en la parte derecha de la barra de herramientas con el
mensaje “cargando 1 elemento” puede ver el progreso dando clic. Una vez terminado el tiempo de
carga el archivo o carpeta aparecerá en la lista de archivos.

¿Cómo compartir un archivo?

Para compartir un archivo o una carpeta con un usuario o grupo de trabajo puede hacerlo de
diferentes formas, para cualquiera lo primero que tenemos que hacer es seleccionar nuestra
carpeta o archivo, la primera manera es mediante la barra de herramientas en la opción de
compartir, la segunda manera es seleccionando el icono de compartir que se encuentra
inmediatamente después del nombre del archivo o carpeta y la tercera opción es seleccionando el
icono mostrar acciones y después seleccionamos compartir.

También puede dar clic derecho en el archivo o carpeta y seleccionar la opción compartir.

Barra de herramientas:
Icono de compartir:

Icono mostrar acciones:

No importa qué manera elijas para compartir un archivo o carpeta,

todas te llevan a la siguiente ventana que es donde especificaras
que tipo de permisos y con quien quieres compartir tu archivo o
carpeta. Selecciona la flecha para desplegar las opciones de
configuración.
En esta configuración usted podrá seleccionar con quien quiere
compartir su archivo o carpeta.

Puede seleccionar entre:

 Cualquier persona que tenga el vínculo.

 Usuarios únicamente de su compañía de trabajo que
tengan el vínculo.
 Personas que tienen acceso.
 Personas determinadas.

También puede bloquear la edición del documento y bloquear la

descarga para que sea un documento de “solo lectura”.

Establezca una fecha de expiración del vínculo en caso de que

quiera compartir el documento solo por un periodo de tiempo
determinado.

Una vez terminada esta configuración de clic en el botón aplicar y regresara a la ventana anterior
donde tiene que escribir el nombre o dirección de correo electrónico de la persona o grupo de
personas con las que quiere compartir el documento.

También puede agregar un mensaje (opcional) en el recuadro inferior.

Al dar clic en el botón enviar se enviara un link para poder ingresar al documento a las personas
seleccionadas y usted podrá ver el estado de su documento en la lista de archivos.

El estatus del archivo cambio de Privado a Compartido.

Desde la aplicación de escritorio.
 Abra la aplicación de escritorio OneDrive, puede hacerlo desde la barra de herramientas
ubicada en la parte inferior dando clic en el icono de OneDrive y después en el botón Iniciar
Sesión. O desde el menú de inicio de Windows buscando “OneDrive”.

 Inicie sesión con su cuenta de correo electrónico y de clic en Iniciar Sesión.

 Introduzca su contraseña y de clic en iniciar sesión.

 OneDrive creara una carpeta para almacenar tus documentos que estarán en la nube sin
embargo puedes cambiar la ubicación de tu carpeta de OneDrive si así lo deseas, dando clic
en “cambiar ubicación”. De lo contrario da clic en “Siguiente”.
Si ya tienes archivos en tu carpeta OneDrive web elige cuales quieres descargar en tu carpeta
OneDrive en tu ordenador y dando clic en siguiente. Podrás obtener acceso a estos elementos
incluso cuando trabajes sin conexión.

 Listo ya puedes empezar a compartir y almacenar tus documentos con tus compañeros de
trabajo y amigos. Solo da clic en el botón abrir mi carpeta de OneDrive y listo.
 Para guardar archivos en tu carpeta de OneDrive puedes solo arrastrar los archivos
directamente a la carpeta o desde algún documento en la opción guardar como seleccione
la opción OneDrive-Nombre de su compañía y después de clic en Examinar y finalmente en
Guardar.

 Una vez que tenga sus archivos en su carpeta OneDrive puede compartirlos con quien usted
elija dando clic derecho sobre el documento y seleccionando la opción Compartir.
 La configuración para compartir es igual que en la versión web de OneDrive.

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