Manual de Procesos Seg 3,4,5 Vs 1

Cooperativa de Ahorro y Crédito………
Código: ……
(Logo de la cooperativa) Manual de Procesos (Mes y año de aprobación)
(Mes y año de actualización)
Manual de Procesos
Cooperativa de Ahorro y Crédito
…………………………………………………..
Página 1 de 30
Código: ……
ÍNDICE
1. CONTROL DEL DOCUMENTO................................................................................3
2. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................4
3. OBJETIVOS...................................................................................................................4
4. BASE LEGAL................................................................................................................4
5. ALCANCE......................................................................................................................4
6. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS..........................................4
7. DEFINICIONES............................................................................................................5
8. METODOLOGÍA..........................................................................................................6
8.1 MAPA DE PROCESOS.........................................................................................6
8.2 PORTAFOLIO DE PROCESOS............................................................................9
8.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS...............................................................11
8.4 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS............................................................12
8.5 FORMATOS PARA DOCUMENTOS................................................................12
Página 2 de 30
Código: ……
1. CONTROL DEL DOCUMENTO
REGISTRO DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
RUBRO NOMBRE/CARGO FIRMA FECHA
APROBADO XXXXX
POR: Consejo de Administración dd/mmm/aaaa
REVISADO XXXXX
POR: Gerencia dd/mmm/aaaa
CÓDIGO FECHA DE VIGENCIA VERSIÓN
REGISTRO DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
Versión Motivo Realizado por Firma Fecha
XXXX
1.0 Creación dd/mmm/aaaa
Analista
2.0 Actualización: XXX dd/mmm/aaaa
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Código: ……
1. Modificación
de…….(Ej.
Modificación de Analista
formatos)
2. Se incluyó…………
2. INTRODUCCIÓN
Para el manejo adecuado de los procesos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

……………………………..., es necesario contar con un manual que contenga las políticas
generales, responsabilidades, procesos, procedimientos y sirva como guía metodológica y
como una herramienta de trabajo que permita a las distintas áreas organizacionales, de manera
efectiva, sencilla y práctica, operar los diferentes procesos, con información consistente y
suficiente con el fin de mejorar la calidad del servicio al socio/cliente, cumpliendo con las
disposiciones de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera, y de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
3. OBJETIVOS
 Establecer los principios y directrices que permitan a la cooperativa adoptar de manera
efectiva un enfoque basado en procesos para la gestión de sus actividades y recursos,
así como la estandarización de los documentos que constituyen los lineamientos
principales para su administración.
 Identificar todos los procesos existentes y que requiera la cooperativa de acuerdo a sus
actividades.
 Estandarizar y documentar los procesos de la cooperativa, mismos que deberán ser

aplicados bajo los criterios del presente manual.
 Establecer políticas y procedimientos que mantengan coherencia y sean de fácil

comprensión para el personal de la cooperativa.
 Difundir y comunicar los procesos a toda la organización, buscando garantizar su total

aplicación.
4. BASE LEGAL
 Código Orgánico Monetario y Financiero
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Código: ……
 Ley de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento.
 Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y

Solidaria
 Estatuto social de la Cooperativa de Ahorro y Crédito …………………………..

 Código de Ética de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ………………(aplica para
segmentos 3 y 4)…………..
5. ALCANCE
Levantamiento de todos los procesos de las áreas de la cooperativa y de los procesos

transversales de la misma.
Las disposiciones emitidas en el presente manual son de cumplimiento obligatorio para todo
el personal involucrado en los procesos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
……………………………………
6. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

1. El (indicar el responsable, por ejemplo: Gerente, Área de Procesos) será el encargado
de documentar y difundir los procesos levantados, y en coordinación con el
responsable del área involucrada capacitar a los usuarios intervinientes, sobre los
procedimientos establecidos.
2. El Consejo de Administración será quien apruebe las políticas de la Institución, siendo
responsabilidad del (indicar el responsable, por ejemplo: Gerente) aprobar los
cambios a los procedimientos internos, en caso que fueren necesarios para mejorar un
proceso determinado.
3. El (indicar el responsable, por ejemplo: Gerente, Área de Procesos), será el
responsable de custodiar la documentación aprobada por el Consejo de
Administración y mantener todas las versiones actualizadas de este documento en un
repositorio.
4. Toda la documentación elaborada dentro de la entidad deber ser codificada de acuerdo
al proceso que pertenece y debe estandarizarse conforme a los formatos establecidos
en este manual.
5. Todas las áreas de la cooperativa son responsables de proporcionar al (indicar el
responsable, por ejemplo: Gerente, Área de Procesos), información clara y precisa de
las actividades que ejecutan para elaboración de la documentación.
6. Toda la documentación es de carácter confidencial y su uso es obligatorio para todo el
personal de la cooperativa.
7. DEFINICIONES
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Código: ……
Macro proceso.- Conjunto de procesos de la cooperativa agrupados en función de su

grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión.
Proceso.- Es el conjunto de actividades que transforman insumos en productos o servicios

con valor para el socio, cliente y/o usuario sea interno o externo.
Proceso crítico: Es el proceso indispensable para la continuidad del negocio y las

operaciones de la entidad, y cuya falta de identificación o aplicación deficiente puede
generarle un impacto operativo o financiero negativo.
Subproceso.- Están compuestas por un conjunto de actividades, las mismas que pueden
ser identificadas independientemente. Cada proceso es determinado con sus subprocesos.
Procedimiento.- Es el método que especifica los pasos a seguir para cumplir un propósito
determinado.
Actividad.- Es el conjunto de tareas, que de forma agregada contribuyen a generar

productos o servicios dentro de un proceso.
Tarea.- Es el conjunto de pasos o procedimientos que conducen a un resultado final visible

y mesurable.
Indicador.- Es un instrumento de evaluación, que refleja el desempeño y comportamiento

de un proceso, en un momento determinado, y se utiliza para realizar acciones preventivas
y correctivas para el mejoramiento del proceso.
8. METODOLOGÍA
Con el fin de elaborar y facilitar la interpretación del mapa de procesos es necesario que la
cooperativa identifique las posibles agrupaciones para los procesos señalados, para esto se ha
tomado como referencia la resolución No. SEPS-IGT-IR-ISF-IGJ-2018XXXX Norma de
control para la administración del riesgo operativo y riesgo legal en las entidades del Sector
Financiero Popular y Solidario emitida por el organismo de control, de tal forma, que la
entidad defina tres grandes grupos: procesos gobernantes, procesos productivos y procesos de
apoyo.
Procesos gobernantes o estratégicos.- Se considerarán a aquellos que proporcionan

directrices a los demás procesos y son realizados por el nivel administrativo con
aprobación de los anteriores, con el fin de cumplir con los objetivos y políticas
institucionales; se refieren a la planificación estratégica, los lineamientos de acción
básicos, definición de estructura organizacional, la administración integral de riesgos, entre
otros;
Procesos productivos, fundamentales u operativos.- Son los procesos propios de la

naturaleza de la entidad que permitan ejecutar efectivamente las políticas y estrategias
relacionadas con la calidad de los productos o servicios que ofrecen las entidades a sus
socios, clientes o usuarios; se refiere a todos los procesos referentes al giro del negocio.
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Código: ……
Procesos habilitantes, de soporte o apoyo.- Son aquellos que apoyan a los procesos
gobernantes y productivos, se encargan de proporcionar personal competente, reducir los
riesgos del trabajo, preservar los materiales y equipos, mantener las condiciones de
operatividad y funcionamiento, coordinar y controlar la eficacia del desempeño
administrativo, la calidad, y la optimización de los recursos; se refiere a los procesos
administrativos, financieros, tecnología de información, contabilidad, control interno y
talento humano.
8.1 MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos es una representación gráfica de los procesos de una organización,

permite tener una visión general de la entidad, cuya operación está enfocada en la gestión en
procesos. La Cooperativa de Ahorro y Crédito……………….................presenta en forma
gráfica, ordenada y secuencial las actividades que se realizan dentro de la misma para obtener
productos y servicios que satisfagan las necesidades de los socios y clientes.
(En esta sección se presenta un ejemplo de mapa de procesos, sin embargo la cooperativa
deberá ajustar los procesos conforme su realidad y debe nacer de una reflexión acerca de las
actividades que se desarrollan en la cooperativa, y como estas influyen y se orientan hacia la
consecución de resultados, estos procesos pueden ser complementados con información
adicional si la cooperativa lo estima necesario)
Principales factores para la identificación y selección de los procesos
 Influencia en la satisfacción del socio/cliente

 Los efectos en la calidad del producto/servicio.
 Influencia en Factores Claves de Éxito.
 Influencia en la misión y estrategia.
 Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.
 Los riesgos económicos y de insatisfacción.
 Utilización intensiva de recursos.
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Código: ……
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Código: ……
MAPA DE PROCESOS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO…………………………………….
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Código: ……
MAPA DE PROCESOS
G
G
O
O
P B ADMINISTRACIÓN
R
B
E GOBIERNO
E PLANIFICACIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INTERNO Y EXTERNO
INTEGRAL DE
O R COOPERATIVO
C
R
N RIESGOS SS
N E
N
A
I
A AA
E S N
N
N O T TT
C T
E
S E I I
E S
T SS
S
I S
P FF
I Ge s tión Técnica
AA
U
R Gesti ón Técnica de
T P Ge s tión Técnica Ges tión Técnica
D O
S de l Sistema Planificación
CC
R Nacional, Territorial y de I nve rsión de Se guimiento
U D
T Na ci onal de
AC O Políticas Públicas Públ ica y Eva lYuación
ATENCIÓN
U
A I nformación C
C C CAPTACIONES CRÉDITO SERVICIO AL C C
DI C E
N
C
CLIENTE/SOCIO I
I T I L
U
E S Ó
L
O I Ge s tión Té cnica
D O Ge s tión Técnica de ÓN I
S I
N S
V de Ca mbio
De s centralización
A O I ns titucional N E
E S
D N
D N
S
A DDT
E T
N E EE
I E
LS
P
S
A
Ú S
O P D GESTIÓN DE TALENTO GESTIÓN DE TECNOLOGÍA
B GESTIÓN DE ASESORÍA
FINANCIERA DE APOYO O
DE INFORMACIÓN
C R E HUMANO
C
L O
P
A
Asesoramiento para la C
I C D
A toma de decis iones en los Gesti ón de Comunicación L
I R
J I I
O E
O P directorios y Empresas Social
C S
C
E
O Públicas
GESTIÓN DE LAVADO DE
GESTIÓN DE
GESTIÓN DE OE
S A O
E
T
Y ACTIVOS
ASESORAMIENTO Gestión de Talento
Gesti ón Financiera MARKETING
S I
O
JURÍDICO Huma no SN
S S Gestión de Asesoramiento Gesti ón Estratégica de las
V Rela ciones Internacionales
O Jurídico T
Y S
O Gesti ón de Participación
S Gestión de Planificación
GESTIÓN DE RIESGOS Ciudadana, GESTIÓN DE CONTROL
GESTIÓN OPERATIVA YE
Insti tucional Intercurturalidad y INTERNO
Gesti ón Estratégica Plurinacionalidad
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Código: ……
8.2 PORTAFOLIO DE PROCESOS
El portafolio de procesos es un formato en el cual se registran todos los procesos y

procedimientos de la organización, conforme los siguientes campos:
 Tipo de proceso
 Macro proceso: Nivel 0
 Proceso: Nivel 1
 Subproceso: Nivel 2
 Procedimiento: Nivel 3
 Código
 Responsable
 Productos y servicios
 Descripción cliente interno/externo
 Fecha de aprobación
 Fecha de actualización
 Proceso Crítico
De acuerdo a los puntos expuestos, la Cooperativa realiza el levantamiento y clasificación de

los procesos identificados en gobernantes, productivos y apoyo, con una jerarquía hasta …..
(detallar el nivel de jerarquía de procesos que va abarcar la cooperativa Ej: subproceso) y
nivel…. (detallar el nivel de diagramación de procesos que va abarcar la cooperativa Ej:
nivel 2 ) de diagramación.
El portafolio de procesos se anexo al documento. (Cada cooperativa deberá analizar y

revisar los procesos del portafolio, y determinar los que apliquen en función de su
operatividad, y definir: responsables, productos y servicios, clientes internos/externos y sus
procesos críticos en función del impacto operativo o financiero dentro de la cooperativa)
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Código: ……
PORTAFOLIO DE PROCESOS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO…………………………………….
Cuadro referencial, el portafolio de procesos se anexa al documento.
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Código: ……
8.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Todos los documentos deberán estar codificados de acuerdo a la siguiente descripción:
1. Codificación por tipo de documento.- Corresponde al tipo de documento y consta de

2 letras mayúsculas, según se detalla en la siguiente tabla:
Tabla No. 1 Codificación por tipo de documento

Tipo de Documento Código
Proceso PR
Reglamento RE
Manual MA
Política PO
Instructivo IN
Registro RG
2. Codificación por Macroproceso.- Se refiere al macroproceso al que el documento

pertenece y se identifica con 3 letras mayúsculas, según se detalla en la siguiente tabla:
Tabla No. 2 Codificación por macroproceso

Macroproceso Código
Planificación PLA
Gobierno Cooperativo GOB
Administración Integral de Riesgos AIR
Captaciones CAP
Crédito CRE
Atención y Servicio al Socio ASS
Gestión de Talento Humano GTH
Gestión Financiera GFI
Gestión de Tecnología de Información GTI
Gestión de Lavado de Activos GLA
Gestión de Asesoramiento Jurídico GAJ
Gestión de Control Interno GCI
Gestión de Marketing GMK
Gestión Operativa GOP
3. Codificación por Número.- Indica el número de documento que pertenece a un tipo

de documento y macroproceso, consta de 2 dígitos desde 00 hasta 99.
Ejemplos de Codificación:
Manual de Prevención y Lavado de Activos: MA-GLA-01

Proceso de Captaciones: PR-CAP-01
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Código: ……
8.4 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
Es un formato que se utiliza para registrar, mantener y evidenciar los documentos

relacionados con la Gestión por Procesos. En esta lista, se detallan las siguientes
características con las que cumple el documento:
 Código del proceso

 Nombre del proceso
 Código del documento
 Nombre del documento
 Versión
 Estado
 Fecha solicitud de modificación
 Departamento responsable de custodia
 Responsable de aprobación
 Numero de acta
 Fecha de aprobación
 Fecha de actualización
La cooperativa definirá como responsable de la actualización de la lista maestra de

documentos al …… (indicar el responsable, por ejemplo: Gerente, Área de Procesos)
Fecha solicitud Departamento
Código del Código del Nombre del Responsable Fecha de Fecha
Proceso Versión Estado de Responsable No. de Acta
proceso documento documento de Aprobación aprobación actualización
modifIcación de Custodia
(Cada cooperativa deberá definir su lista maestra de documentos, utilizando el portafolio de

procesos de este documento y adaptar sus reglamentos, manuales, políticas, instructivos,
registros, etc., que se encuentren relacionados a los procesos de cada entidad, se adjunta
anexo del formato de lista maestra de documentos)
8.5 FORMATOS PARA DOCUMENTOS
DOCUMENTO CONTENIDO
Política 1. Encabezado
2. Instancia que expide la política
3. Considerando
4. Nombre de la política
5. Descripción de las políticas
6. Control del documento
Reglamento 1. Encabezado
2. Instancia que expide el reglamento
3. Considerando
4. Nombre del reglamento
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Código: ……
5. Nombre del capítulo

6. Descripción de los artículos
Manual 1. Portada
2. Encabezado y pie de página
4. Índice
5. Introducción
6. Objetivo
7. Base Legal
8. Alcance
9. Políticas
10. Definiciones
11. Descripción del documento
12. Anexos
Manual de Proceso 1. Portada
4. Índice
5. Introducción
6. Objetivo
7. Base legal
8. Alcance
9. Políticas
10. Definiciones
11. Descripción del proceso
12. Indicadores
13. Anexos
Instructivos 1. Portada
4. Índice
5. Introducción
6. Objetivo
7. Funcionalidades
8. Reportes
9. Anexos
Registros El responsable de cada proceso considerará
el formato y el contenido más adecuado que
permita verificar el cumplimiento de una
actividad.
Página 15 de 30
Código: ……
FORMATO MANUAL DE PROCESO
1. Portada
2. Encabezado de página y pie de página
En el recuadro de identificación se toma en cuenta los aspectos siguientes:
a) Logotipo de la institución.
b) Nombre del manual
c) Razón social de la cooperativa
d) Código
e) Mes y año de aprobación
f) Mes y año de actualización

(Logo de la cooperativa) Manual de Procesos Código: ……
(Mes y año de aprobación)
En las hojas del documento se considera como pie de página, al número de hojas del
documento.
Página 1 de 10
Página 16 de 30
Código: ……
CÓDIGO FECHA DE VIGENCIA VERSIÓN
REGISTRO DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
Versión Motivo Realizado por Firma Fecha
XXXX
1.0 Creación dd/mmm/aaaa
Analista
Actualización:
3. Modificación
de…….(Ej. XXX
dd/mmm/aaaa
2.0 Modificación de
Analista
procedimiento de
análisis de crédito)
Se incluyó…………
REGISTRO DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
RUBRO NOMBRE/CARGO FIRMA FECHA
APROBADO XXXXX
POR: Consejo de Administración dd/mmm/aaaa
REVISADO XXXXX
POR: Gerencia dd/mmm/aaaa
Página 17 de 30
Código: ……
4. Índice
Señalar el contenido ordenado del documento con el número de página.
5. Introducción
Narra una breve descripción del documento a tratar y se debe hacer énfasis en la
importancia de contar con un manual.
6. Objetivo
Es el resultado que debe ser alcanzado y mantenido con la aplicación del proceso, y
que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El objetivo debe redactarse en
forma breve y concisa; se especificará los resultados o condiciones que desean lograr,
e iniciará con un verbo en infinitivo.
7. Base Legal
Se enlista la normativa vigente para el desarrollo del proceso.
8. Alcance
En este apartado se describe el ámbito o aplicabilidad del documento, se expresa

brevemente el área, departamento u oficina de aplicación del proceso.
9. Políticas
Página 18 de 30
Código: ……
Son las directrices o lineamientos que deben ser seguidos por los involucrados de un
proceso y su cumplimiento es de carácter obligatorio. Una política tiene que ser
redactada en forma impositiva, no verbos en futuro.
10. Definiciones
Son los términos de uso frecuente que se emplean con sentido específico o restringido,
en el desarrollo del proceso.
11. Descripción del Proceso
11.1. Caracterización del proceso
Caracterizar un proceso implicará definir toda la información relevante para la gestión del
proceso. Dentro de estas definiciones se identificará el objetivo a ejecutar en el proceso
dentro de la entidad, el mismo deberá estar alineado con los objetivos estratégicos
determinados el plan estratégico, así como identificar los procedimientos necesarios para
ejecutar el proceso, quienes son clientes internos y externos del proceso, salidas o
servicios generados por el proceso y proveedores, también se identificarán los controles
que direccionan al proceso así como los recursos físicos, humanos y tecnológicos que se
requieren para su ejecución. Todo proceso que haya sido identificado deber ser
caracterizado.
Proveedores: Se coloca a la persona, áreas internas, instituciones externas que entregan

los insumos para el desarrollo de las actividades.
Entradas/Insumos
Se describe los recursos e insumos que proporcionan los proveedores y facilitan
desarrollar las operaciones o tareas del proceso, pueden ser tangibles (materiales) o
intangibles (no materiales).
Etapas del proceso

Se enuncia el procedimiento realizado para alcanzar el producto.
Salidas/Resultados
Se detalla los resultados o productos, que genera el proceso o subproceso, pueden
constituir entradas de un siguiente proceso.
Clientes
Los resultados o salidas de un proceso se dirigen a las personas, áreas o procesos, socios
clientes o usuarios. El término cliente denota a quien se atiende “una o más de una vez”.
El término usuario denota a quien “usa” o “se beneficia” del servicio o producto que
resulta del proceso.
Página 19 de 30
Código: ……
Recursos
Se enlista los elementos necesarios para llevar a cabo el subproceso, pueden ser: recursos
humanos, tecnológicos y materiales de oficina.
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Código: ……
Ejemplo: Caracterización del proceso
Proceso Nivel 0: Crédito Código: PR-CRE-01

(Logo de la cooperativa)
Proceso Nivel 1: Gestión de Crédito Fecha: Julio -2018
CARACTERIZACIÓN
Proceso Nivel 2:N/A
Insumos
Proveedores Etapas del Proceso Resultados Clientes
Solicitud de crédito Análisis capacidad de

pago
Asesor Legal
Socio Proceso Gestión de
Garantías Crédito Informe de verificación
de datos de solicitante y Jefe de Crédito
garante
Score Crediticio File de crédito
Recursos
 Equipos de cómputo
 Sistema…….
Nota: La caracterización se realizó en función del proceso levantado a continuación Gestión de Crédito
Página 21 de 30
Código: ……
11.2. Diagrama de flujo
Es una representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento.
Además para la representación gráfica de los procedimientos se debe considerar la

siguiente simbología:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Marcan el inicio o la finalización de un procedimiento
Forma utilizada en un diagrama de flujo para representar

una tarea o actividad.
Representa una actividad predefinida expresada en otro

diagrama.
Representa una actividad de decisión.
Conecta al flujo en un punto diferente
Conecta al flujo con una página diferente.
Documento que representa la información escrita pertinente

al proceso
Condición de almacenamiento o archivo.
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Código: ……
Ejemplo Diagrama de Flujo
(Logo de la cooperativa) Proceso Nivel 0: Crédito Código: PR-CRE-01

Proceso Nivel 1:Gestión de Crédito Fecha: Julio -2018
DIAGRAMA DE FLUJO Proceso Nivel 2: N/A
Página 23 de 30
Código: ……
11.3. Narrativa del procedimiento flujo
No ACTIVIDAD DEL
INSTRUCCIÓN ACLARATORIA RESPONSABLE
. FLUJO
Socio solicita
El socio solicita información del crédito al Oficial de
1 información del Oficial de crédito
Crédito.
crédito
Informa requisitos Informa los requisitos y condiciones según el tipo de
2 Oficial de crédito
para crédito crédito
Consulta la información del socio y de su cónyuge (si
aplica), en el score.
Consulta El score mostrará el nivel de endeudamiento y la
3 información del decisión final. Oficial de crédito
socio en score Con la decisión se evalúa si el cliente cumple las
políticas y condiciones establecidas por la Cooperativa.
Si no cumple las condiciones, finaliza el proceso
Comunica Si cumple las condiciones, comunica los requisitos de
requisitos, documentación necesarios, entrega la solicitud de
documentos y crédito para que sea llenada por el socio y las
garantías garantías necesarias.
Recibe la solicitud y los documentos del socio, cónyuge
y garantes (si aplica) y verifica que la documentación
Recibe
esté completa.
5 documentación del Oficial de crédito
socio
Si el crédito no es con garantía hipotecaria, pasa a
actividad 10.
Solicita Si el crédito es con garantía hipotecaria, solicita las
documentos de escrituras, el certificado de desgravamen y el avalúo
garantía realizado al bien a hipotecar.
hipotecaria
Si el avalúo no cubre el monto solicitado, notifica al
Notifica el monto socio/cliente el monto máximo que pude ser otorgado
máximo del crédito con la garantía presentada
Si el socio/cliente no acepta el monto, finaliza el

Envía documentos proceso.
8 al asesor legal para Si el avalúo cubre el monto solicitado y Si el Oficial de crédito
su comentario socio/cliente acepta el monto, envía toda la
documentación al asesor legal para que verifique si el
bien se puede hipotecar
Revisa Verifica la documentación de la garantía y valida si es
Asesor legal
9 documentación de factible constituir la hipoteca sobre ese bien, y el
garantía proceso continúa con el Subproceso “Constitución de
Garantías”.
Página 24 de 30
Código: ……
No ACTIVIDAD DEL
INSTRUCCIÓN ACLARATORIA RESPONSABLE
. FLUJO
Realiza la confirmación de referencias: laborales,
personales y familiares del titular, garante y cónyuges
de ser el caso.
Las confirmaciones mínimas tanto para el titular,

cónyuge y sus respectivos garantes, en los casos que
Realiza aplique, son:
10 verificación de  Función Judicial Oficial de crédito
datos  Registro Civil
 Agencia Nacional de Tránsito
 CNT
 SRI
 Municipios -Impuesto Predial
Captura las pantallas de las confirmaciones, y las pasa a
un archivo en formato PDF.
Solicita depósito de
Solicita realizar el depósito del valor fijado como
11 encaje en cuenta del Oficial de crédito
socio encaje, de acuerdo a las políticas de la cooperativa.
Analiza la información obtenida en la verificación y

levantamiento de información.
Analiza la capacidad de pago de acuerdo al formulario
No. XX (Anexo)
Elabora informe de verificación de datos del solicitante
Elabora file de y garante de ser el caso.
12 crédito Elabora file de crédito de acuerdo al Formulario No. Oficial de crédito
XX (Anexo).
Registra sello del oficial y firmas en documentación
correspondiente.
Y el proceso continua con el subproceso “Calificación y

aprobación del crédito
Página 25 de 30
Código: ……
12. Indicadores
Ejemplo de indicador:
FUENTE DE
NOMBRE DEL UNIDAD DE FÓRMULA DE CÁLCULO RESPONSABLE DE LA FRECUENCIA DE
No. DESCRIPCIÓN INFORMACIÓN /
INDICADOR MEDIDA MEDICIÓN MEDICIÓN
CAPTURA DE DATOS
Porcentaje de
Colocación de Monto colocado
1 créditos Porcentaje Jefe de Crédito Mensual Sistema
créditos x 100
colocados Monto planificado
Página 26 de 30
Código: ……
13. Anexos
Ejemplos de anexos:
(Cada cooperativa deberá adjuntar los documentos que se generan o se usan en el

desarrollo de su proceso).
Anexo No.1 Solicitud de crédito
Página 27 de 30
Código: ……
Anexo No.2 Análisis de capacidad de pago
Anexo No.3 Score crediticio
Página 28 de 30
Código: ……
Página 29 de 30
Código: ……
Anexo No.4 File de Crédito
Check List del contenido de files de crédito

Fecha
Documento Vigencia
1 SOLICITUD DEL CRÉDITO
2 COPIA DE C.I. Y PV
3 EVALUACIÓN DE MICROCRÉDITO (RESUMEN O ANÁLISIS DE VENTAS)
4 MATRIZ DE DECISIÓN
5 SCORE INFORME DE RIESGOS
6 PLANILLA DE SERVICISO BÁSICOS
7 CROQUIS DOMICILIO Y NEGOCIO
8 SEPARACIÓN DE BIENES (DISOLUCIÓN CONYUGAL)
9 MEDIO DE APROBACIÓN
10 TABLA DE AMORTIZACIÓN
11 LIQUIDACIÓN DE CRÉDITO
12 PAGARÉ A LA ORDEN
13 CONTRATO DE MUTUO
14 CONTRATO DE PRENDA
15 ANEXO DE MULTAS
16 FORMUALRIO DEL SEGURO
17 CARTA DE CONTRATO DEL SEGURO
18 AVALÚO
19 SEGURO (ANEXO BENEFICIARIO DE DESGRAVAMEN)
20 FIRMAS SUSCRITAS
21 CONTRATO SERVICIOS
22 ANEXO AL CONTRATO
23 RESPALDOS MICROEMPRESA
24 RESPALDOS FINACIEROS
25 RESPALDOS PATRIMONIALES
26 INFORMACIÓN DEL GARANTE PARA CRÉDITO
27 COPIAS CÉDULA, PAPELETA VOTACIÓN, SERVICIOS BÁSICOS
28 ANÁLISIS FINANCIERO
29 SCORE
30 CROQUIS
31 RESPALDOS MICROEMPRESA/ LABORALES (SI ES DEPENDIENTE)
32 EDAD 21 A 75 AÑOS
33 INGRESOS DE LA MICROEMPRESA MÍNIMO 51%
34 SOLICTUD DEBIDAMENTE LLENADA Y FIRMADA
35 ORDEN DE LA CARPETA
Página 30 de 30

Manual de Procesos Seg 3,4,5 Vs 1

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Cooperativa de Ahorro y Crédito………

(Mes y año de actualización)

(Mes y año de actualización)

1. CONTROL DEL DOCUMENTO................................................................................3

6. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS..........................................4

(Mes y año de actualización)

1. CONTROL DEL DOCUMENTO

REGISTRO DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

RUBRO NOMBRE/CARGO FIRMA FECHA

CÓDIGO FECHA DE VIGENCIA VERSIÓN

REGISTRO DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO

Versión Motivo Realizado por Firma Fecha

(Mes y año de actualización)

Para el manejo adecuado de los procesos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

 Estandarizar y documentar los procesos de la cooperativa, mismos que deberán ser

 Establecer políticas y procedimientos que mantengan coherencia y sean de fácil

 Difundir y comunicar los procesos a toda la organización, buscando garantizar su total

(Mes y año de actualización)

 Ley de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento.

 Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y

 Estatuto social de la Cooperativa de Ahorro y Crédito …………………………..

Levantamiento de todos los procesos de las áreas de la cooperativa y de los procesos

6. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

(Mes y año de actualización)

Macro proceso.- Conjunto de procesos de la cooperativa agrupados en función de su

Proceso.- Es el conjunto de actividades que transforman insumos en productos o servicios

Proceso crítico: Es el proceso indispensable para la continuidad del negocio y las

Actividad.- Es el conjunto de tareas, que de forma agregada contribuyen a generar

Tarea.- Es el conjunto de pasos o procedimientos que conducen a un resultado final visible

Indicador.- Es un instrumento de evaluación, que refleja el desempeño y comportamiento

Procesos gobernantes o estratégicos.- Se considerarán a aquellos que proporcionan

Procesos productivos, fundamentales u operativos.- Son los procesos propios de la

(Mes y año de actualización)

8.1 MAPA DE PROCESOS

El mapa de procesos es una representación gráfica de los procesos de una organización,

Principales factores para la identificación y selección de los procesos

 Influencia en la satisfacción del socio/cliente

(Mes y año de actualización)

(Mes y año de actualización)

MAPA DE PROCESOS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO…………………………………….

(Mes y año de actualización)

(Mes y año de actualización)

8.2 PORTAFOLIO DE PROCESOS

El portafolio de procesos es un formato en el cual se registran todos los procesos y

De acuerdo a los puntos expuestos, la Cooperativa realiza el levantamiento y clasificación de

El portafolio de procesos se anexo al documento. (Cada cooperativa deberá analizar y

(Mes y año de actualización)

PORTAFOLIO DE PROCESOS COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO…………………………………….

Cuadro referencial, el portafolio de procesos se anexa al documento.

(Mes y año de actualización)

8.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Todos los documentos deberán estar codificados de acuerdo a la siguiente descripción:

1. Codificación por tipo de documento.- Corresponde al tipo de documento y consta de

Tabla No. 1 Codificación por tipo de documento

2. Codificación por Macroproceso.- Se refiere al macroproceso al que el documento

Tabla No. 2 Codificación por macroproceso

3. Codificación por Número.- Indica el número de documento que pertenece a un tipo

Manual de Prevención y Lavado de Activos: MA-GLA-01

(Mes y año de actualización)

8.4 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

Es un formato que se utiliza para registrar, mantener y evidenciar los documentos

 Código del proceso