Herramientas

para una
comunicación
efectiva
 Introducción
El presente documento detalla acciones de relaciones públicas señalando, ésto con el proósi-
to de contextualizar la correcta utilización de los recursos para una efectiva difusión de los
mensajes organizacionales.

El forjar relaciones más profundas con los periodistas y medios de comunicación, permitirá
mantenerse bien posicionado a nivel mediático, fortalecer la imagen positiva de la orga-
nización ante sus públicos objetivos con el apoyo de los medios de comunicación y lograr la
réplica de nuestros mensajes claves, sin costo alguno.
 Herramientas
A continuación, se enlistan acciones de relaciones públicas detallando su conceptuacilización y
su fin fundamental de comunicación.

Conferencia de prensa
La conferencia de prensa es un acto informativo convocado por la organización, al que están
invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda. Esta herramien-
ta está diseñada para reunir a los periodistas en un mismo espacio para que todos tengan
acceso simultáneo a ciertos datos y luego puedan reproducirlos en los diarios, revistas, progra-
mas de televisión, emisiones radiales o sitios de Internet.
¿Cuándo convocar a una conferencia de prensa?
Puede relizarse una conferencia de prensa siempre que haya un acontecimiento
acerca del cual se desea informar a la población. Sin embargo, en algunos casos,
se debería hacer para anunciar una posición o exigencia de último minuto.

Es necesario recordar que no se debería realizar una conferencia de prensa muy

a menudo. Es un acontecimiento especial y debe ser tratado como tal. Sin embar-
go, a continuación, detallamos algunos casos en los que una conferencia de
prensa podría ser una buena idea:

Cuando el acontecimiento incluye a un individuo destacado a quien los

medios deberían tener acceso;

cuando la organización tiene avisos significativos que hacer, por ejemplo, el

inicio de una campaña o para dar a conocer resultados positivos producto
de una acción de incidencia;

cuando hay una emergencia o una crisis alrededor de su grupo o de los

asuntos que éste trata;

cuando un número de grupos están participando en una acción y la

demostración de apoyo enfatizará que esta acción es noticia;

cuando se desea expresar una reacción ante un acontecimiento relaciona-

do con la causa de la organización.

Posterior a una conferencia de

prensa, se debe investigar la
reacción pública y lo que opinan
los líderes de opinión, periodistas y
demás actores claves.
Posicionamientos
H
Los posicionamientos son conocidos también como comunicados de prensa; esto no es más
que una herramienta de comunicación que es utilizada cuando la organización quiere hacer
público su opinión o posición sobre algún tema muy concreto.

¿Cuándo emitir un posicionamiento?

Los posicionamientos se recomiendan usar solo en ocasiones muy específicas,
como por ejemplo:
Cuando la organización quiere dejar clara su opinión sobre un tema polémico;

cuando quiere darse a conocer un cambio importante dentro de la organización;

cuando se busca posicionar a la organización sobre un tema concreto;

para ofrecer una información importante institucional con vínculo directo.

Hay que tener presente que el contenido del posicionamiento, deberá ser presentado con
formato informativo – oficial, este deberá contener algunos elementos imprescindibles, como
por ejemplo logo institucional o bien del programa que emite el posicionamiento.

H
Dossier de prensa
Ofrece información básica y resumida sobre las generalidades de la organización, incluye:
historia, visión, misión, proyectos, correo electrónico, teléfono, así como los contactos (nomb-
re, teléfono y correo) de los coordinadores de cada proyecto de la organización.

¿Cuándo enviar un dossier de prensa?

Generalmente se envía por correo acompañados de una nota de prensa permi-
tiendo ofrecer un contexto global de la organización sobre todo cuando se desea
comunicar una novedad.

Boletín
Con la finalidad de mantener informado al público objetivo ya sea dentro o fuera de la orga-
nización de realizan boletines informativos con un diseño distintivo con un período de tiempo
establecido ya sea semanal o mensual.

¿Cuándo enviar un boletín?

El boletín debe ser emitido en el tiempo prestablecido por la organizarción para
detallar todas las actividades realizadas ya sea en la última semana o el último
mes.
Nota de prensa
Las notas de prensa, serán documentos que ofrezcan a los medios de comunicación infor-
mación con interés periodístico con la finalidad de anunciar o compartir información clave
que la organización busque posicionar en la agenda mediática.

Las notas de prensa deberán ser redactadas por los encargados de las Comunicaciones, quie-
nes tendrán la tarea de su redacción, publicación en la página web de la orga-
nización/proyecto, así como su posterior distribución con los medios de comunicación.

Se recomienda que las notas de prensa cuenten con:

Logo organizacional y/o proyecto que desarrolle la actividad o evento;
fecha;
ciudad;
información de contacto de la Unidad de Comunicaciones (esto es funda-
mental para que el periodista pueda ponerse en contacto con la orga-
nización y así acceder a más información sobre la misma, resolver dudas,
etc.);
faldón con información institucional.

Recomendaciones
Antes de comenzar a redactar la nota de prensa se recomienda tener en mente
solo los datos relevantes de interés público lo que aseguraría que los medios de
comunicación la difundan.

El periodista debe de contar con la nota de prensa ya sea física o digitalmente,

sumandole a eso recursos de soporte como fotografías o videos. Esto reforzará el
valor noticiable de la información.

Toda la información que sea enviada a los correos electrónicos de los periodistas
se sugiere sea breve y concisa. Asimismo, enviarla en un documento editable para
que sea información de fácil extracción para el periodista.

Eventos
Con el propósito de posicionar temas en la agenda mediática e incidir con la filosofía institucio-
nal se pueden recurrir a ciertos esquemas de eventos. Utilizar el esquema adecuado para una
temática en específico marcará el fundamento de una mayor masificación del mensaje a trans-
mitir.
Algunos de los recursos en las relaciones públicas son:

Panel Conferencias Mesas de Firma de

magistrales trabajo convenio

Foro Lanzamientos Talleres/

Capacitaciones Rueda
de prensa
 Panel
La función principal de los paneles de discusión es
ofrecer información de valor con relación a un
tema que interesa a la comunidad que es testigo
de la actividad. El hecho de que los panelistas
sean especialistas en dicho tema permite que la
discusión sea de alto nivel.

Características El tema es aborda-

do por los panelis-
tas desde distintos
Los paneles de discusión suelen estar formados enfoques.
por de tres a cinco integrantes, siendo siete el
Cada panelista es
máximo aceptable para que el debate sea
una autoridad en
operativo y no se desorganice.
su campo de
conocimientos.
Tiene una duración
definida, que
puede ir de una a
dos horas.
Es abordado un
tema polémico o Se estima que un panel de discusión dure alre-
de interés general. dedor de dos horas, en las que cada panelista
tiene una misma cantidad de tiempo disponib-
Está conformado le (entre 10 y 15 minutos), para exponer su pers-
por los panelistas, pectiva lo mejor posible. Para ello, deben evitar
un moderador y desvíos y divagaciones.
el público.

Foro
Un foro de discusión es un espacio de encuentro
entre diversos participantes, con el objetivo de
intercambiar opiniones sobre un tema de interés
común. La organización de un foro de discusión
puede realizarse en un espacio físico o en uno de
naturaleza virtual.

El objetivo principal de un foro es intercambiar opi-

niones o adquirir conocimiento sobre un determi-
nado tema.

Características
Libre expresión de ideas y opiniones de los integrantes

Por la cantidad de participantes, cada intervención ha de ser

breve, no debe superar los dos minutos en promedio.
 Recomendaciones
Todos los integrantes del curso deben conocer el tema previamente, para que puedan
discutir con fundamentos.

Es importante que los diferentes participantes aporten con distintos puntos de vista acerca
del tema. Si todos piensan igual, no hay intercambio de ideas.

Es conveniente designar un coordinador que regule las intervenciones y que sintetice las
ideas claves del tema.

Recuerden poner atención a las distintas dimensiones de la comunicación: en lo verbal,

cuiden expresarse con claridad y en un lenguaje adecuado; en lo paraverbal, manejen las
pausas y la intensidad de la voz de acuerdo a las ideas que quieren enfatizar; y en lo no
verbal, miren a los ojos a los demás participantes del foro, demuestren interés al escuchar y
procuren no realizar movimientos mecánicos que distraigan a los interlocutores o a la
audiencia.

Como en todo ejercicio de comunicación oral, la tolerancia, el respeto a las personas, opi-
niones y tiempos, son claves.

Conferencias magistrales
Este recurso propone una reflexión teórica sobre
los alcances de enfoques dada por una sola per-
sona. Este tipo de conversatorios propicia
espacios de reflexión sobre temas de interés
colectivo visualizandolo desde una perspectiva
institucional.

Se realiza con fines académicos y el objetivo es

que el conferencista (idealmente con un alto
grado de especialización) brinde una disertación
sobre un tema que ya ha sido estudiado previa-
mente por los asistentes.

Este recurso propone una reflexión teórica sobre los alcances de enfoques. Este tipo de conver-
satorios propicia espacios de reflexión sobre temas de interés colectivo que podrían ser visua-
lizado desde una perspectiva institucional.

Lanzamientos
Este tipo de eventos concentran su notoriedad en
la innovación de la idea promovida. Realizar un
lanzamiento de una proyecto institucional exige de
una argua labor de expectativa colectiva para
generar el mayor impacto posible.

Tomar nota
La fase de prelanzamiento define el éxito
del contacto con las audiencias despertando el interés.
Posteriormente, los mensajes claves transmitidos podrán
generar confianza en las personas.
 Mesa redonda
Una mesa redonda es una acción de relaciones
públicas que confirma a nivel público las colabo-
raciones brindadas en conjunto con otras orga-
nizaciones proyectando la filosofía institucional en
el manejo del trabajo colectivo.

Talleres o capacitaciones
La capacitación busca que una persona adquie-
ra capacidades o habilidades para el desarrollo
de determinadas acciones.

Firma de convenios
La firma de convenios constituye otro de los actos
clásicos en el protocolo actual. Se entiende como
tal, el acto en el que dos o más partes suscriben y
hacen suyo un documento mediante firma priva-
da o pública, es decir, con presencia de otros invi-
tados o sin ella.

Generalmente, se hace pública la firma para

contribuir a su difusión general y dar cuenta del
resultado final. Por ello, estos actos suelen ser de
tono positivo, amable y afable, distendidos y, por
lo general, muy diseñados para los medios de
comunicación o para un sector de público reduci-
Estructura do.

Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la institución anfitriona
o persona designada al efecto por las partes;
firma de los documentos con o sin internambio de carpetas;
palabras de los fimantes establecido en el orden designado en la mesa;
posible rueda de prensa.
 Rueda de prensa
Se trata de un acto informativo que convoca una
entidad, organismo o persona, al cual se invitan a los
medios de comunicación para que informen de lo
que allí ocurra. Con otras palabras, se trata de reunir
a periodistas para transmitirles una determinada
información.

Mediante ellas, se ofrece información a los periodis-

tas atrayendo su atención y permitiendo que formen
parte del evento con sus preguntas.

Para este tipo de eventos se recomienda una

duración entre 15-25 minutos.

¿Cuándo confocar a una conferencia de prensa?

Generalmente, suele ser en ocasiones puntuales para presentar informes de interés de cara a la
opinión pública, o hacer demostraciones de reacciones en directo.

Por ello, para el resto de las noticias, es recomendable enviar mejor una nota de prensa. Aqui
radica la importancia de categorizar el nivel de relevancia de cada una de las herramientas de
relaciones públicas, así conforme al nivel de categoría lde las acciones para la organización
estarán inclinadas a optimizar la difusión del mensaje.

Tomar nota
Tan importante como dar a conocer la información es medir los resultados obteni-
dos del acto. El objetivo es conocer si el mensaje ha sido eficaz y si los medios lo han
interpretado bien, ya que estos darán a conocerlo a la opinión pública. En el caso
contrario, se debe evaluar si el mensaje fue transmitido correctamente.

Recomendaciones
Nunca debe atenderse a los medios de comunicación antes de la rueda de
prensa, a no ser que esté gestionado, con el compromiso de que estas conver-
saciones no sean emitidas o publicadas antes de la convocatoria.

Es fundamental pedir en la invitación confirmación de asistencia a los periodistas

para facilitar la organización.

Hay que crear un material informativo para repartir a los medios de comunicación
existentes, con la posibilidad de ofrecerlo también en formato digital para aquellos
periodistas que no hayan podido acudir al evento.
“Detener la
publicidad y
las relaciones públicas
para ahorrar dinero
es como detener tu reloj
para ahorrar tiempo”.
Henry Ford