LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Y
GESTIÓN DOCUMENTAL

BLANCA ELENA REYES GARDUÑO

MATRICULA 421107823

QUINTO SEMESTRE

SEMESTRE 2023-1

MATERIA ARCHIVONOMETRÍA

MAESTRO SALVADOR LUNA

FECHA DE ENTREGA 04 SEPT. 2022

TEMA

ENSAYO SOBRE ALGÚN PROBLEMA ARCHIVÍSTICO

Y DE COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

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GESTION DOCUMENTAL (SUAYED)

SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Es una de las diecinueve secretarias de estado que junto con la Consejería Jurídica del Ejecutivo
Federal, conforman el gabinete legal del presidente de México. Es el despacho del poder
ejecutivo federal con funciones de contraloría.

La actual SFP se crea por reforma a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
(LOAPF) el 29 de diciembre de 1982, integrando en dicha dependencia las funciones de control
y evaluación global de la gestión pública, bajo el nombre de Secretaria de la Contraloría General
de la Federal (SECOGEF). Posteriormente, mediante Decreto publicado en el DOF, de fecha 28
de diciembre de 1994, se reformo nuevamente la LOAPF y cambia su denominación por la
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo, asimismo se le doto de nuevas
atribuciones en materia de desarrollo administrativo integral en la gestión de las dependencias y
entidades, normatividad en materia de adquisiciones, servicios, obra pública y bienes muebles,
administración de los bienes inmuebles y normatividad para la conservación de dichos bienes.

En abril de 2003, con motivo del decreto por el que se expide la Ley del Servicio Profesional de
Carrera en la Administración Pública Federal el cual reforma entre otros ordenamientos legales
la LOAPF, la entonces SECODAM cambia su denominación por el de Secretaria de la Función
Pública, confiriéndola la atribución de dirigir, organizar y operar el Sistema de Servicio
Profesional de Carrea de las dependencias de la Administración Pública Federal Centralizada.

A los diversos cambios realizados a la LOAPF, le sucedieron como es lógico las modificaciones
correspondientes al Reglamento Interior de la SFP, la ultima de dichas modificaciones ya no se
vincula directamente con un cambio a la LOAPF sino a un intento de alinear de manera diferente
el trabajo que llevaban a cabo las diversas unidades administrativas de la dependencia.

Este último Reglamento Interior fue publicado en el DOF el día 15de abril de 2009 y entro en
vigor al día siguiente. (Fócil Ortega, 2009)

Su misión “Procurar que lo público funcione con eficacia y probidad, con un enfoque en la
prevención de riesgos y en la gestión para resultados, a fin de que se atiendan los problemas

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públicos para lograr la satisfacción de la ciudadanía”. (SECRETARIA DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA, 2022)

La visión “Ser la institución garante y facilitadora de las condiciones para que la administración
pública cumpla con objetivos y produzca los resultados esperados, mediante el establecimiento
de normas, mecánicos, procesos y controles que aseguren razonablemente la eficiencia,
economía, transparencia y honradez del servicio público”. (SECRETARIA DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA, 2022)

El Objetivo “Atender en nombre del ejecutivo Federal,el despacho de los negocios del orden
administrativo de la Federación que estan a cargo de la Secretaria conforme a su esfera legal de
competencia, asi como planear y conducir sus actividades en forma programada y con sujeción a
lapolitica,que para el logro de los objetivos y prioridades de la planeación nacional del desarrollo
y de los programas que le correspondan,establezca el/la Presidente/a de la Republica,a finde
consolidar ungobierno honesto, eficiente y transparente”. (DIARIO OFICIAL DE LA
FEDERACION, 2018)

ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA (DIARIO OFICIAL DE LA

FEDERACION, 2018)

100 SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

110 UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

112 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

113 COORDINACIÓN GENERAL DE ÓRGANOS DE VIGILANCIA Y CONTROL

116 DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

117 UNIDAD DE POLÍTICAS DE APERTURA GUBERNAMENTAL Y

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

118 DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMACIÓN E INTEGRACIÓN

120 UNIDAD DE VINCULACIÓN CON EL SISTEMA NACIONAL ANTICORRUPCIÓN

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120.1 DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN CON EL SISTEMA NACIONAL

ANTICORRUPCIÓN

120.2 DIRECCIÓN GENERAL DE VINCULACIÓN CON EL SISTEMA NACIONAL DE

FISCALIZACIÓN.

120.3 DIRECCIÓN GENERAL DE ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y FORMULACIÓN DE

PROYECTOS EN MATERIA ANTICORRUPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FEDERAL.

121 DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPARENCIA

122 DIRECCIÓN GENERAL DE IGUALDAD DE GÉNERO

200 SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

208 UNIDAD DE CONTROL Y AUDITORÍA A OBRA PÚBLICA

209 UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

210 UNIDAD DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

211 UNIDAD DE OPERACIÓN REGIONAL Y CONTRALORÍA SOCIAL

212 DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍAS EXTERNAS

300 SUBSECRETARÍA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y

CONTRATACIONES PÚBLICAS

308 UNIDAD DE POLÍTICA DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

309 UNIDAD DE NORMATIVIDAD DE CONTRATACIONES PÚBLICAS

310 DIRECCIÓN GENERAL DE DENUNCIAS E INVESTIGACIONES

311DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL

312 DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROVERSIAS Y SANCIONES

EN CONTRATACIONES PÚBLICAS

400 SUBSECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

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408 UNIDAD DE POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

408.1 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO HUMANO Y SERVICIO PROFESIONAL

DE CARRERA

408.2 DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN Y REMUNERACIONES DE LA A.P.F.

409 UNIDAD DE GOBIERNO DIGITAL

411 UNIDAD DE POLÍTICAS DE MEJORA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

419 UNIDAD DE ÉTICA, INTEGRIDAD PÚBLICA Y PREVENCIÓN DE CONFLICTOS

DE INTERESES

500 OFICIALÍA MAYOR

510 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

511 DIRECCIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

512 DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

514 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

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Organigrama

http://www.dof.gob.mx/imagenes_diarios/2018/01/23/MAT/sfp3a11_Cimg_0.png

Marco Legal

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

 Código Civil Federal

 Código Penal Federal

 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal

 Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal

 Otras leyes https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5511119&fecha=23/01/2018#gsc.tab=0

La Secretaria de la Función Pública corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

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 Organizar y coordinar el sistema de control interno y la evaluación de la gestión

gubernamental y de sus resultados; inspeccionar el ejercicio del gasto público federal y su
congruencia con los Presupuestos de Egresos, así como concertar con las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal para validar los indicadores para la
evaluación de la gestión gubernamental, en los términos de las disposiciones aplicables;

 Expedir las normas que regulen los instrumentos y procedimientos de control interno de la
Administración Pública Federal, conforme a las bases y principios que al respecto emita el
Comité Coordinador del Sistema Nacional Anticorrupción, para lo cual podrá requerir de las
dependencias competentes la expedición de normas complementarias para el ejercicio del
control administrativo.

 Vigilar, en colaboración con las autoridades que integren el Comité Coordinador del Sistema
Nacional Anticorrupción, el cumplimiento de las normas de control interno y fiscalización,
así como asesorar y apoyar a los órganos internos de control de las dependencias y entidades
de la APF.

 Llevar y normar el registró de servidores públicos de la Administración Pública Federal,

recibir y registrar las declaraciones patrimoniales y de intereses que deban presentar, así
como verificar su contenido mediante las investigaciones que resulten pertinentes de
acuerdo con las disposiciones aplicables. También registrara la información sobre las
sanciones administrativas que, en su caso, le hayan sido impuestas;

 Atender las quejas que presenten los particulares con motivo de convenios o contratos que
celebren con las dependencias y entidades de la Administración Publica Federal, salvo los
casos en que otras leyes establezcan procedimientos de impugnación diferentes.

 Emitir el Código de Ética de los servidores públicos del gobierno federal y las Reglas de
Integridad para el ejercicio de la función pública. (Ley Organica de la Administración
Pública Federal "camara de diputados", 2022)

Ahora las funciones:

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 Emitir las disposiciones, reglas y bases de carácter general, normas y lineamientos para el
ejercicio de las atribuciones que las leyes otorgan a la Secretaria, asi como fijar, dirigir y
controlar las políticas competencia de la Secretaria de conformidad con los objetivos,
estrategias y prioridades del Plan Nacional de Desarrollo y las ordenes del Presidente de la
Republica.

 Encomendar a las Unidades Administrativas competentes de la Secretaria la ejecución y

acciones de los mismos, con la participación que corresponda, en su caso, a las
Dependencias, las Entidades y la Procuraduría. (DOF "Manual de Organización General
de la Secretaria de la función Pública", 2018).

 En la siguiente pagina pueden revisar mas funciones https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?

codigo=5511119&fecha=23/01/2018#gsc.tab=0

La comunicación en la dependencia:

 Los quejosos entregan su documento en ventanilla y se asigna un folio, se pasa al área de

correspondencia en donde se encargan de entregarlo al departamento que le corresponde.

 Pueden enviar las quejas vía correo electrónico y es el mismo procedimiento.

 Dentro de la dependencia se envía correo institucional a los empleados para avisarles los
oficios o memorándums, cuentan con una red Intranet en donde puedes verificar el proceso
de los expedientes que tiene cada dirección.

 Con otras dependencias de la administración pública por medio de oficios y los notificadores
las entregan en las oficialías de partes dependiendo del asunto a tratar.

 La Función cuenta con la Dirección Jurídica la cual da respuesta los juicios que tiene la
administración pública con los demandados, entre otras funciones que tiene.

El perfil de los trabajadores depende del área donde se tiene la vacante, se clasifican por niveles
y así los sueldos.

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Por ejemplo las secretarias se solicitan con preparatoria terminada y experiencia en el área, los
auxiliares de dirección la licenciatura, los directores con licenciatura o maestría. Cuando
entremos al área en la cual vamos a trabajar explicare los puestos y los estudios y requisitos que
se necesitan, debemos dejar claro que la administración pública hace muchos años las personas
no necesitaban tantos estudios para obtener un puesto alto solo con los conocimientos que
tenían, actualmente se necesita tener una licenciatura con titulo o maestría para mandos altos.

En relación a la infraestructura principal es un edificio de 10 pisos en donde el secretario se

encuentra en el ultimo, cuenta con tres niveles de estacionamiento, adicional tiene tres
instalaciones independientes: la primera es el estacionamiento abierto para algunos empleados
que tienen carro, la segunda es una estancia que se implemento como archivo de algunas
direcciones para almacenar la cantidad de expedientes y por último se encuentra el edificio de
recursos humanos de un solo piso, el área que vamos a estudiar se encuentra en el quinto piso
ala norte. La desventaja que encontré en relación a los archivos es que la “estancia” era un jardín
de niño de la colonia así que este se encuentra al aire libre y con humedad por el pasto y arboles,
provocando con el tiempo que los documentos se lleguen a dañar y tener plagas, ya lo detallare
más adelante.

La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Planeación,

Archivo e Inventarios; Coordinación del Centro de Información y Documentación; Área
Coordinadora de Archivo la cual es la encargada de todo el archivo de la Secretaria.

En este contexto institucional y en cumplimiento con las disposición emitida en el artículo 19

fracción II de ley Federal de Archivo y a lo establecido en los Lineamientos generales para la
organización y conservación de los archivos del Poder ejecutivo Federal, la SFP a través del
Área Coordinadora de Archivos, elaboró el Catalogo de disposición Documental, en
cumplimiento con la función establecida en el artículo 12 fracción III, con la finalidad de
regular de manera eficaz, eficiente y homogénea la producción, uso, circulación, organización,
conservación, transferencia y destino final de los documentos de archivo producidos y recibidos
por las unidades administrativas de la SFP.

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La SFP a través del Área Coordinadora de Archivos, pretende capacitar continuamente a los
responsables de archivo de tramite en seguimiento al Plan Anual de Desarrollo Archivístico
(PADA), el cual tiene como objetivo fomentar una cultura archivística, que coadyuve al
desarrollo de los procesos, que refleje archivos debidamente organizados y de esta manera,
obtener incuantificables beneficios que van desde el control y seguridad de la información hasta
utilidad en los antecedentes como parte medular de sus funciones, además de transparentar la
información de la institución y garantizar su disponibilidad.

Se clasifica en 12 secciones comunes y 5 secciones sustantivas, del área que vamos a trabajar es
la sección 2C Asuntos Jurídicos que cuenta con 9 series, en específico la sección 2C.10
Amparos.

Ahora bien ya tenemos los conceptos fundamentales de la Secretaria y vamos a trabajar en la

Dirección Jurídica en la sección de Amparo la cual se encarga de responder como su nombre lo
dice los amparo relacionados a las dependencias de la sunción publica junto con las que se
solicita o informa al Secretario de los juicios en proceso.

Esta Unidad es la que cuenta con más expedientes en toda la secretaria con un aproximado de
15,000 contando desde 1998 a 2021, por disposición de la Ley General de Archivo cada archivo
debe almacenar por seis años los expedientes. Con esta disposición solo deben almacenar 12
años de expedientes así que el proceso que deben realizar es dar de baja documental de 1998 a
2017, para este proceso es necesario realizar registro en Excel y posteriormente verificar si se
encuentran en el sistema de la Secretaria.

Para realizar esta tarea cuentan con siete personas para hacer todos los procesos desde el registro
en Excel hasta el envío de baja documental.

El titulo para este proyecto es el siguiente:

EXPEDIENTES REGISTRADOS Y VALIDADOS EN LA UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS

INGRESADOS CON FECHA ANTERIOR AL 15 DE FEBRERO DE 2022

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Las actividades a realizar son:

 Apoyo administrativo para la identificación de expedientes de la Unidad de Asuntos Jurídicos que

han concluido con su vigencia documental en los archivos de trámite, en materia de defensa jurídica y
consultoría respecto de los actos que eligen las Unidades Administrativas de la Secretaría en función de
inspección, control y vigilancia que las leyes de las materias encomiendan la Secretaría de la Función
Pública.

 Apoyo administrativo para la elaboración de los proyectos de listados de Documentos de

Comprobación Administrativa Inmediata y Transferencias Primarias de la Unidad de Asuntos Jurídicos en
materia de defensa jurídica y consultoría respecto de los actos que emiten las unidades administrativas de
la Secretaria en funciones de inspección, control y vigilancia que las leyes de las materias encomiendan a
la Secretaría de la Función Pública.

 Apoyo administrativo para la elaboración de proyectos de Inventarios de Baja Documental y

Notas de Valoración de la Unidad de Asuntos Jurídicos en materia de defensa jurídica y consultoría
respeto de los actos que emiten las unidades administrativas de la Secretaria en funciones de inspección,
control y vigilancia que las leyes de las materias encomiendan a la Secretaría de la Función Pública.

En los meses de Junio, Julio y Agosto se realiza el registro de Excel y verificando los que se
encuentran en el sistema; Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre se realizan cuatro
etapas importantes:

 En la primera etapa se da de baja los expedientes de 1998 a 2003, no se les quita nada ni
folean.

 En la segunda etapa se da de baja los expedientes de 2003 al 2010, se deben foliar, quitar
grapas y folders; para darse de baja documental.

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 En la tercera etapa foliar los expedientes del 2010 a 2017 se folean para mandar al
archivo de concentración

 Y última etapa de 2017 a 2021 solo folear.

Ya que tenemos ubicada el área y las actividades que se van a realizar con los expedientes, ahora
vamos a investigar ¿Porque la Secretaria dejo pasar tiempo para poder acomodar los expedientes
y que paso con los años anteriores?¿Porque algunos expedientes presentan deterioro y manchas
de humedad?¿Quien se hace cargo del área de archivo de amparo?¿Cuenta con la experiencia
para clasificar los expedientes y su manejo en el archivo?¿Cuenta con los materiales para hacer
el proceso de depuración?

Todas están interrogantes se resolverán en las siguientes unidades donde se presentaran las
entrevistas al área de archivo y las direcciones correspondientes, por lo cual este solo es la
introducción de los procesos del archivo.

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Bibliografía

DOF "Manual de Organización General de la Secretaria de la función Pública". (23 de 01 de

2018). Recuperado el 2022 de SEPTIEMBRE de 2022, de
https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5511119&fecha=23/01/2018#gsc.tab=0

Fócil Ortega, M. A. (09 del 2009). REVISTA BUEN GOBIERNO "DESAPARICIÓN DE LA

SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA". Recuperado el 03 de 09 de 2022, de
http://revistabuengobierno.org/home/wp-content/Documentos/BG7_4.pdf

Ley Organica de la Administración Pública Federal "camara de diputados". (05 de abril de

2022). Recuperado el 03 de septiembre de 2022, de
https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LOAPF.pdf

SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. (2022). Recuperado el 03 de SEPTIEMBRE de

2022, de https://www.gob.mx/sfp/que-hacemos