Gestin por procesos

Ing. Percy Espino Menacho

MBA Auditor Lder de Calidad ISO 9001-2008
Antecedentes y conceptos de la gestin
por procesos
SESIN 1

S1.- Antecedentes y conceptos de la
gestin por procesos
1.1 Evolucin de las escuelas administrativas
1.2 La nueva gestin pblica
1.3 Los nuevos enfoques en el Per
1.4 Evolucin de los sistemas administrativos
1.5 Conceptos de la gestin por procesos
(Video 1)




09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA 3
Evolucin de la
Administracin
Precursores Escuela Clsica Escuela Conductista Escuela Cuantitativa
Escuela
Contempornea
Administracin Cientfica
Frederick W. Taylor
Frank y Lillian Gilbreth
Henry Gantt
Administracin Burocrtica
Max Weber
Administracin General e
Industrial
Henri Fayol
Chester Barnard
Precursores
Hugo Mnsterberg
Mary Parker Follet
Estudios Hawthorne
Elton Mayo
Humano Relacionismo
Abraham Maslow
Douglas McGregor
Administracin de
Operaciones
Administracin de
Sistemas de Informacin
Robert Owen
Charles Babbage
Henry Towne
Admn de la Calidad
Edward Deming
Joseph M. Juran
Kaoru Ishikawa
Teoras emergentes
Ashkenas: Org. sin Fronteras
Hock: Era Cardica
Senge: V Disciplina
Desarrollo Organizacional y
Ciencias de la Conducta
W. Bennis, R. Beckhard
Investigacin de
Operaciones
Teora Z
William Ouchi
Teora de Contingencia
Fred Fiedler
Hersey y Blanchard
Teora de Sistemas
Ludwig Von Bertalanffy
Jay Forrester
1.1 Evolucin de las escuelas administrativas
09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA 4
5
1.2 La nueva gestin pblica
La nueva gestin pblica consiste
en un movimiento de reforma del
sector pblico, basado en el
mercado como modelo de relacin
poltica y administrativa.
El gobierno y la empresa son
instituciones esencialmente
diversas porque, entre otras cosas,
los lideres empresariales estn
motivados por la ganancia, en
tanto que los dirigentes
gubernamentales tienen el deseo
de reelegirse.
Otra diferencia central es que las empresas obtienen la mayor parte de sus
recursos de su clientela, mientras que los gobiernos lo hacen de los
contribuyentes.
En suma, la empresa privada est animada por la competencia, mientras que los
gobiernos recurren a los monopolios. Sin embargo, no siendo el gobierno una
empresa, ello no le impide que se pueda transformar en ms empresarial.





09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA
6
Modelo tradicional de administracin pblica
1.Enfoque
burocr-
tico
3. Separa-
cin entre
poltica y
adminis-
tracin.
Modelo
tradicional
4. Establece estructuras
altamente jerarquizadas
y centralizadas.
2. Prepondera criterio
jurdico-tcnico en
toma de decisiones.
09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA
Nuevas Tendencias para
la Gestin Pblica
Modelo
Nueva
Gestin
Pblica
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F
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C
I
E
N
C
I
A
E
F
I
C
A
C
I
A
RESULTADOS USUARIOS
Rutinas Procesos
Estruc-turas
Recursos
NGP:
Conjunto de doctrinas
administrativas que buscan
establecer estructuras,
procesos y rutinas
administrativas orientadas
a satisfacer a los usuarios
(clientes).
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 7
Cambio de paradigmas
RECURSOS Y PROCESOS
RENDICIN DE CUENTAS
Y CONTROL
CULTURA
ORGANIZACIONAL
Cambio de paradigma en la administracin pblica
1.

R P
E R
C O
U C
R E
S S
O O
S S

y
Modelo tradicional
Modelo Nueva
Gestin Pblica
a) Asignacin de recursos
basada en justificacin de gastos.
b) Los procesos se apegan a
reglamentos
a) Asignacin de recursos con base
en mediciones de desempeo.
b) Rediseo de procesos
administrativos para la obtencin
de resultados.
c) Evaluacin agregada c) Evaluacin en base a resultados
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 9
Cambio de paradigma en administracin pblica

2
.


R
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I
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D
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C
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A
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y





















C
O
N
T
R
O
L

Modelo tradicional
Modelo Nueva
Gestin Pblica
a) Rendicin de cuentas en base
a recursos utilizados y metas
alcanzadas
b) Control basado en resultados.
c) Involucra ms a la ciudadana
en la toma de decisiones y en
la evaluacin de las polticas.
a) Rendicin de cuentas poltica
y jerrquica.
b) Control basado en insumos.
c) Involucra poco a la
ciudadana en el proceso de
polticas pblicas.
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 10
Cambio de paradigma en administracin pblica
Modelo tradicional
Modelo Nueva
Gestin Pblica
a) Burocrtica, apegada a
procedimientos y rutinas.
b) Poco flexible y resistente
al cambio.
a) Busca mejorar el desempeo
b) Otorga autonoma presupuestal y
de gestin a las agencias para
permitirles flexibilidad.
c) Respuesta ineficaz a la
cambiante demanda ciudadana.
c) Busca la satisfaccin del
ciudadano

3
.


C
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T
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A


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C
I
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A
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Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 11
Experiencias
internacionales de modernizacin
Pases Latinoamericanos
La NGP en Amrica Latina ha tenido poco impacto y su incorporacin ha sido
errtica
Primero se deben adoptar reformas del modelo tradicional como crear un servicio
civil y generar condiciones para modificar la cultura poltica (transparencia y
rendicin de cuentas
La falta de estabilidad macroeconmica y poltica son un fuerte obstculo para la
modernizacin administrativa.
Creacin de servicios civiles de carrera
Reduccin y simplificacin administrativa
Descentralizacin de funciones
Fortalecimiento de mecanismos de control
Reformas
Amrica
Latina

Estabilidad macroeconmica
Combate a corrupcin y transparencia
D
E
M
O
C
R
A
C
I
A
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 12
Quines se oponen a los cambios?
SERVIDORES
PBLICOS
CONTRATISTAS
DEL
GOBIERNO
Grupos que
se oponen a
transparencia
LEGISLADORES y
POLTICOS EN EL PODER
GRUPOS DE INTERS
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 13
1.3 Los nuevos enfoques en el Per
a. Ley Marco de la Modernizacin de gestin
del Estado
b. El control interno
c. El presupuesto por resultados
d. La modernizacin del estado
e. La Agenda Digital peruana
f. La ley de presupuesto 2011, etc

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 14
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado

Mediante la ley N 27658, en enero de 2002
se declara al Estado peruano en proceso de
modernizacin, con la finalidad de mejorar la
gestin pblica y construir un Estado
democrtico,
descentralizado y
al servicio del ciudadano
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado
La modernizacin del Estado es un proceso
permanente orientado a lograr una gestin
pblica ms eficiente y sobre todo eficaz,
enfocada en el logro de resultados concretos que
cambien positivamente la vida de la poblacin.

Ante un Estado con una administracin
tradicional, desactualizada, en la que la
ciudadana no confa o considera ineficaz, era
indispensable iniciar procesos de reforma
profundas.
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado
La modernizacin del Estado es un proceso
poltico tcnico de transformacin de
actitudes y de fortalecimiento de aptitudes,
de agilizacin de procesos, simplificacin de
procedimientos, sistemas funcionales y
administrativos, con el fin de hacerlos
compatibles con los nuevos roles de todos
los niveles de gobierno, as como con los
planes y programadas de desarrollo y dar al
Estado su capacidad protagnica.
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado
La modernizacin del Estado implica efectuar
cambios significativos en las estructuras
administrativas de cada una de sus
organizaciones en todos los niveles de gobierno,
en los sistemas administrativos existentes, en la
simplificacin de procesos, utilizacin de
Internet, medios electrnicos y simplificacin de
trmites, en tanto stos contribuyen a mejorar la
manera cmo el Estado desempea sus
funciones, y por lo tanto, mejora la percepcin
que los ciudadanos tienen en relacin a la
prestacin del servicio que brinda el Estado.
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado
Los principales avances en materia de
modernizacin del Estado han estado
vinculados a la mejora de la atencin de las
personas mediante procedimiento en lnea,
es decir, utilizando Internet para diversos
trmites, estos avances son impulsados por la
Secretara de Gestin Pblica de la PCM, la
SUNAT y RENIEC y seguidas por algunas
municipalidades.
Ley Marco de Modernizacin de la gestin
del Estado
El nfasis en modernizacin del Estado
actualmente est asociado a mejorar el nivel de
competitividad del pas y los indicadores clave,
como el otorgamiento de licencias de
funcionamiento de empresas y licencias de
construccin de manera ms expeditiva y a un
menor costo, en el marco de la Poltica Nacional
de Simplificacin administrativa impulsada por la
Secretara de Gestin Pblica de la PCM y el Plan
de incentivos para la mejora de la gestin
municipal y el Programa de Modernizacin
Municipal, impulsados por el Ministerio de
Economa y Finanzas.
Poltica Nacional de Simplificacin
Administrativa
La Poltica Nacional de Simplificacin
administrativa, aprobada mediante Decreto
Supremo 025-2010-PCM, requiere la
existencia de cinco pilares fundamentales
para lograr cambios trascendentales y
sostenibles:
Poltica Nacional de Simplificacin
Administrativa
D D. .S S. . 0 02 25 5- -2 20 01 10 0- -P PC CM M

Principios de la Poltica de
Simplificacin Administrativa
1. Orientacin a la ciudadana.
2. Integralidad de las soluciones
3. Focalizacin
4. Gestin basada en procesos
5. Rigor tcnico.
6. Transversalidad
7. Mejoramiento continuo
8. Competencia
9. Valoracin de la funcin de atencin a la
ciudadana
10.Participacin ciudadana
a. El control interno
Implementacin del SCI
R.C. N
458-
2008-CG
R.C. N
320-
2006-CG
Ley N
28716
Aprueba la Gua para
la Implementacin del
Sistema de Control
Interno de
las entidades del
Estado.
Aprueba Normas
de Control
Interno
Ley del Control
Interno
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 24
09/09/2012

25
Operaciones: relacionadas
con el uso efectivo, tico y eficiente
de los recursos de la entidad
Informacin Financiera:
Relacionada
con la preparacin
de EEFF pblicos confiables

Cumplimiento;
relacionado
con el cumplimiento
de la entidad con las
leyes y regulaciones
aplicable


a. Promover y optimizar la eficiencia, eficacia,
transparencia y economa en las operaciones de la
entidad, as como la calidad de los servicios pblicos
que presta.
b. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado
contra cualquier forma de prdida, deterioro, uso
indebido y actos ilegales, as como en general, contra
todo hecho irregular o situacin perjudicial que
pudiera afectarlos.
c. Fomentar e impulsar la prctica de valores
institucionales





a. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
informacin.

b. Promover el cumplimiento de los funcionarios o
servidores pblicos de rendir cuenta por los fondos
y bienes pblicos a su cargo y/o por una misin
u objetivo encargado y aceptado.




a. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus
operaciones
OBJETIVOS COSO
OBJETIVOS LEY 28716
(Art. 4)
Enfoque de
procesos
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 25
b. El presupuesto por resultados
Presupuesto Anterior Problemtica Presupuesto por resultados
a) Carcter incremental

No se da cuenta a la
poblacin.
Integra la programacin,
formulacin, aprobacin,
ejecucin y evaluacin del
presupuesto, en una visin de
logro de resultados a favor de la
poblacin.
b) Presupuesto inercial y
no articulaba el sistema
presupuestal con el
sistema de Planeamiento
La poblacin no percibe
resultados de la gestin
pblica
Retroalimenta los procesos
anuales para la reasignacin,
reprogramacin y ajustes de las
intervenciones (Directiva MEF)
c) Dificultades para la
evaluacin

El pas no siente que los
recursos que tributan
sean adecuadamente
utilizados
Desafo tico.

Enfocado
en el
cliente
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 26
c. Modernizacin del Estado -
Administracin Pblica
Carrera Pblica (Ley Marco del Empleo Pblico)
Funcionarios pblicos y empleados de confianza.
Sistema de remuneraciones del empleo pblico.
Gestin del empleo pblico.
Incompatibilidades y responsabilidades
Carrera Pblica Magisterial
Simplificacin Administrativa
Tercerizacin - outsourcing
Gobierno Electrnico
Sistema de Compras Estatales
Acceso a PYMEs
Compras Corporativas
Transparencia y acceso a informacin
Reformas parciales
Convenios de gestin
Mantener islas de eficiencia
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 27
Transformacin gradual y
ordenada del Estado
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 28
DS 090-2010-PCM: Aprueba el Consolidado de los Avances en Reforma del Estado y la
Estrategia de Modernizacin de la Gestin del Estado
Etapas del Sistema Nacional
de Modernizacin de la GPP
Ing. Percy Espino Menacho - MBA
09/09/2012 29
DS 090-2010-PCM: Aprueba el Consolidado de los Avances en Reforma del Estado y la
Estrategia de Modernizacin de la Gestin del Estado

d.La Agenda Digital Peruana
Plan de Desarrollo de la Sociedad de la
Informacin que establece los mecanismos
necesarios que posibiliten el acceso de las
personas a las ventajas que se deriva del
desarrollo de las comunicaciones y la
expansin de la tecnologa informtica y
sus consecuencias en el marco del
proceso de globalizacin imperante,
posibilitando el acceso a una sociedad
basada en la informacin y el
conocimiento, proceso que viene
revolucionando al estado, la economa y la
sociedad en general

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 30
PLAN DE DESARROLLO DE LA SOCIEDAD DE LA
INFORMACIN EN EL PER
LA AGENDA DIGITAL PERUANA
Objetivos Estratgicos


Objetivo 1: Infraestructura para el desarrollo de SI.
Disponer de infraestructura de telecomunicaciones adecuada para el
desarrollo de la Sociedad de la Informacin.
Objetivo 2: Desarrollo de las capacidades humanas
Promover el desarrollo de capacidades que permitan el acceso a la
Sociedad de la Informacin
Objetivo 3: Desarrollo y aplicaciones de las TIC en programas sociales
Desarrollar el sector social del Per garantizando el acceso a servicios
sociales de calidad, promoviendo nuevas formas de trabajo digno,
incentivando la investigacin cientfica e innovacin tecnolgica, as como
asegurando la inclusin social y el ejercicio pleno de la ciudadana.
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 31
PLAN DE DESARROLLO DE LA SOCIEDAD DE LA
INFORMACIN EN EL PER
LA AGENDA DIGITAL PERUANA
Objetivos Estratgicos

Objetivo 4: Desarrollo y aplicaciones en los sectores de Produccin y
Servicios
Realizar acciones de apoyo a los sectores de produccin y de servicios en el
desarrollo y aplicaciones de las TIC.

Objetivo 5: Gobierno Electrnico
Acercar la administracin del Estado y sus procesos a la ciudadana y a las empresas
en general, proveyendo servicios de calidad, accesibles, seguros y oportunos, a
travs

Objetivo 6: Cumbres Mundiales y Relaciones Internacionales
Preparar la participacin en las Cumbres Mundiales sobre Sociedad de la
Informacin y otras reuniones mundiales o regionales sobre el tema

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 32

Plan de Desarrollo de la Sociedad de la
Informacin en el Per
(Objetivo 5: Gobierno Electrnico)


Acercar a la Administracin del Estado y sus procesos a la ciudadana y a las
empresas en general, proveyendo de servicios de calidad, accesibles, seguros,
transparentes y oportunos, a travs del uso intensivo de las TIC.
Estrategia 5.2
Contribuir al desarrollo de la sociedad de la informacin mediante la
ejecucin de proyectos estratgicos.
5.2.1 DNI electrnico
5.2.2 Voto electrnico
5.2.3 Integracin y normalizacin de Datos Espaciales del Per.
5.2.4 Red transaccional del Estado y Cmara de Compensacin.
5.2.5 SEACE
5.2.6 Portal de servicios empresariales
5.2.7 Portal del servicio al Ciudadano
5.2.8 Firmas Electrnicas y Certificados Digitales del Estado.
5.2.9 Plataforma de medios de pago virtual del Estado.

d. Ley de Presupuesto 2011
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS
TERCERA.- Facltese a la Presidencia del Consejo de Ministros, a
travs de la Secretara de Gestin Pblica, a impulsar el enfoque de gestin de procesos en
entidades pblicas priorizadas, para el cumplimiento eficiente y eficaz de su misin
institucional y para la mejora de la competitividad del pas.
Para tal fin y en un plazo mximo de noventa (90) das calendario, mediante decreto supremo
refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros y el Ministro de Economa y Finanzas,
se aprobar un plan de accin que cuente como mnimo con un marco conceptual,
identificacin de acciones, cronograma y la relacin de entidades pblicas y procesos
priorizados.
Dicho plan ser elaborado en coordinacin con la Contralora General de la Repblica. Los
procedimientos que se analicen en este marco podrn ser eliminados o modificados en
cuanto a sus requisitos y plazos mediante resolucin ministerial o la norma pertinente, de
acuerdo al nivel de gobierno respectivo.
La implementacin de la presente disposicin, se financia con cargo al presupuesto de las
entidades respectivas sin demandar recursos adicionales del Tesoro Pblico.


Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 34
1.4 Evolucin en los
sistemas administrativos

La organizacin funcional fue la
estructura que prevaleci en casi todo el
siglo XX , con los cambios del mercado,
el entorno corporativo cambi
dramticamente.
El xito ahora depende de la
anticipacin de las tendencias y una
rpida respuesta a las necesidades de los
clientes.
En este entorno, la esencia de la
estrategia no es la estructura de los
productos y mercados de la compaa,
sino la dinmica de su conducta interna.
Un nuevo dilema surgi:
Cmo se puede manejar los sistemas
operativos de una firma de tal manera
que los procesos operativos, logsticos,
financieros e informativos sean
desempeados eficiente y eficazmente?

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 35
Aos
SISTEMAS DE PRODUCCION, COSTOS Y GESTION Autores
1911 Administracin Cientfica F.W.Taylor
1913 Produccin en Masa o en Serie Henry Ford
1914 Curva Normal en Procesos industriales J.J. Gosset
1915 Diagrama de Gantt Gantt
1920 Nueva Contabilidad de Costos
1922 Estudios de Tiempos y Movimientos Gilbreth
1900-1925
1923 Administracin Moderna Henry Fayol
1930 Diseo del Control Estadstico de la Calidad (SQC) W. Shewart
1938 Computadora
1925-1940
1940 Ergotecnologa
1941-1945 1945 Aplicacin de Tcnicas de Guerra a la Produccin Industrial
1946-1950 1947
Mtodo Simplex en la Programacin Lineal
G. Dantzig
1950
Ciclo PDCA , 14 Puntos de la Calidad, 07 enfermedades mortales y
sistema de profundo conocimiento W.E. Deming
1954
Triloga de la Calidad, 05 caractersticas de la calidad, cliente interno,
04 fases de resolucin de problemas, Consejo de calidad y espiral de
calidad. Juran
1954 Administracin por Objetivos Peter F. Drucker
Control de Calidad: Principio, Prcticas y Administracin A. Feigenbaum
1957 CPM (Critical Path Method) Dupont
1957 PERT-CPM
1960 Costeo Objetivo (Target Costing)
1960 Justo a Tiempo (JIT)
1960 Contabilidad de Gestin Japonesa
1950-1960 Diagrama Causa-Efecto, Crculos de Calidad, etc. K. Ishikawa
1950-1960
1960 MRP (Material Requirement Planning) Orlicky

Fuente: Extracto de: Costos ABC / Basados en Actividades, Bellido Snchez, Pedro, Lima Ao 2003
Elaboracin: Equipo de Trabajo
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 36
Aos SISTEMAS DE PRODUCCION, COSTOS Y GESTION Autores
1961
CWQC ( Company Wide Quality Control) en Empresas Japonesas

1963 Crculos de Calidad en Japn
1967 Mistake-Proofing (Poka Yoke) S. Shingo
1968 CAM-I (Computer aided manufacturing)
1961-1970
1970 CAD (Computer Aid for Design)
1972 CAM-I (Consorcium for advanced management international)
1975 FMS (Flexible Manufacturing Systems)
1980 MAP (Manufacturing Automatization Protocol)
1980 Cadena de Valor M. Porter
1980 MRP II (Manufacturing Resource Planning)
1980 Los 05 fundamentos de calidad, las ocho dimensiones de calidad D. Garvin
1971-1980
1960-1980 Robust Design Method for Quality G. Taguchi
1982 Contabilidad Gerencial Avanzada Kaplan
1982
Hacerlo bien desde la primera vez, Cero Defectos( 05 Absolutos de
calidad, 14 Puntos del Plan de calidad) P. Crosby
1983 Costeo Basado en Actividades (ABC) Cooper y Kaplan
1984 Teora de las Restricciones E. Goldratt
1984 ERP (Enterprise Resource Planning)
1986 Six Sigma Motorola (Bill Smith)
1990 APO (Advanced Planner and Optimizer)
1990 APS (Advanced Planning and Scheduling)
1990 CIM (Computerized Integrated Manufacturing)
1981-1990
1990 Medicin de Resultados en la Empresa del Futuro Kaplan y Norton
1991 Gerencia Basada en Actividades (ABM)
1993 Reingeniera Hammer y Champy
1996 Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral) Kaplan y Norton
1998 Gerencia Basada en Valor
1999 Gerencia del Conocimiento Nonaka y Takeuchi
1991-2000
2000 Empresa Virtual

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 37
Factory
Isla de tecnologa
Especializacin
Responsabilidad
por funciones
Centro de Costo
PRIMERA ERA
ORGANIZACIN
FUNCIONAL
1920 1980
SEGUNDA ERA
Empresa Integrada
Cadena de Valor
Responsabilidad
por resultados
Centro de utilidad
Procesos
1995
ORGANIZACIN
EN RED
TERCERA ERA
Empresa Ampliada
Red de Valor Agregado
Equipos autodirigidos
y de alto desempeo
Centro de Inversin
Procesos
ORGANIZACIN
CONECTADA
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 38
Organizacin
Inteligente
(Peter Senge)
Hacia donde vamos?
Organizacin
Burocrtica
(Max Weber)
Organizacin
basada en Desempeo
(Peter Drucker)
1900 1950 2000
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 39
UN POCO DE HISTORIA DE LA TQ
1799 Eli Whitney
Perfeccin del concepto de Partes
Intercambiables
1950 Ishikawa, Edwards Deming, Juran.
Control Estadstico de la Calidad
1896 Frederick Taylor
Estudio de Tiempos y
Estandarizacin de Trabajos
Control estadstico del Proceso
Frank Gilbreth
Estudio de Movimientos
Diagrama de Procesos
Shingo & Ohno
Toyota Production System o JIT
1910 Ford & Sorensen
Estrategia y Sistema de
Manufactura
(poca flexibilidad)
Toyota
Crculos de Calidad
Desarrollo de Equipos
Manufactura celular
1924 Shewhart, primer esbozo de un
cuadro de control moderno
1975 SMED : +++ Flexibilidad
1931 Walter Shewhart
Control de Calidad & Cuadros de
Control
1980 TQM
1940 Segunda Guerra Mundial 1986 Motorola acua el trmino 6 Sigma
1987 ISO 9000
1990 James Womack
"Lean Manufacturing
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 40
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 41
1.5 Conceptos de la Gestin por
procesos
Es un prototipo o modelo de estructura administrativa, vlido
para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado
modernamente para materializar el enfoque sistmico de las
organizaciones
La gestin por procesos se basa en la modelizacin de los
sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados
mediante vnculos causa-efecto.

PROCESO
B
PROCESO
C
PROCESO
D
PROCESO
E
PROCESO
A
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 42
Entender el proceso y las
actividades
P
PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE
PROCESO
C
P
ANALISIS
DEL
PROCESO
MEDICIONES
REALIMENTACION
CONTROL
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 43
Ejemplos de Procesos
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 44
MODELO ISO 9001:2008
6.0 - GESTIN DE
RECURSOS
5.0 - RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN
4.0
SGC
C
L
I
E
N
T
E
8.0 - MEDICIONES,
ANLISIS Y MEJORA
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I

N PRODUCTO
PEDIDOS
C
L
I
E
N
T
E
7.0 - REALIZACIN
DEL PRODUCTO
R
E
Q
U
E
R
I
M
I
E
T
O
S




MEJORA CONTINUA
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 45
DETERMINAR
REQUISITOS DEL CLIENTE
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
CLIENTES
PROCESOS INDUCTORES DE
SATISFACCIN
ORGANIZACIN
DEFINIR LOS PROCESOS, CONTROLARLOS, MEDIRLOS Y
MEJORARLOS DE MANERA DE ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y
AUMENTAR LA SATISFACCIN DEL CLIENTE
CUANDO EL CLIENTE ES EL CIUDADANO Y
EL SERVICIO ES DE ACCESO A LA INFORMACIN?
PRODUCTO
DETERMINAR
CARACTERSTICAS
DEL PRODUCTO
SATISFACTORES
DEFINIR
POLITICA DE
CALIDAD
Ejemplos de Procesos
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 47
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 48
Listado de procesos
MP1- PROCESO EDUCATIVO PASTORAL DE ANIMACIN Y GOBIERNO (DIRECTIVO INSTITUCIONAL)
1.1 GESTIONAR EL DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
1.2 DIRIGIR EL GOBIERNO ESCOLAR Y LIDERAZGO
1.3 ESTABLECER RELACIONES CON EL ENTORNO
1.4 LIDERAR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
MP2- DESARROLLO CURRICULAR EVANGELIAZADOR (ACADMICO TCNICO)
2.1 DIRECCIONAR EL DESARROLLO CURRICULAR
2.2 ORIENTAR EL COMPONENTE PEDAGGICO CON EL ESTILO DEL SISTEMA PREVENTIVO
2.3 DINAMIZAR EL PROCESO DE EVALUACIN
2.4 GESTIONAR EL SISTEMA DE INFORMACIN ACADMICA
2.5 LIDERAR EL PROYECTO DE FORMACIN PARA EL MUNDO DEL TRABAJO
MP3- SOCIAL COMUNITARIO
3.1 LIDERAR LA ATENCIN AL ESTUDIANTE
3.2 ORIENTAR EL PLAN DE CONVIVENCIA SOCIAL (AMBIENTE SALESIANO)
3.4 DINAMIZAR EL DESARROLLO DE LA CEP
MP4- APOYO INSTITUCIONAL (ADMINISTRATIVO)
4.1 DIRIGIR LA GESTIN ADMINISTRATIVA
4.2 DIRIGIR LA GESTIN HUMANA
4.3 GESTIONAR LOS RECURSOS FINACIEROS Y CONTABLES
4.4 DIRIGIR EL PLAN DE SALUD OCUPACIONAL, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y PREVENCIN DE RIESGOS
NATURALES Y SICOSOCIALES
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 49
Listado de Subprocesos y Actividades
SUBPROCESOS ACTIVIDADES (PHVA)
1.1.1 Presidir el Horizonte
Institucional
- Divulgar y evaluar la apropiacin del horizonte institucional
- Evaluar y ajustar el horizonte institucional
1.1.2 Implementar la cultura
institucional deseada
-Formular con el equipo directivo la cultura institucional deseada (perfiles, comportamientos,
actitudes, valores, trabajo en equipo, identificacin y divulgacin de buenas prcticas y desempeos,
participacin, ambiente fsico, induccin, motivacin)
- Hacer seguimiento a las evidencias de manifestacin de la cultura deseada. (Buen Cristiano
Honesto Ciudadano)
- Evaluar el impacto de la cultura institucional en el logro de los objetivos.
- Continuar el proyecto de recuperacin de la memoria histrica
1.1.3 Desarrollar la Planeacin
estratgica
- Desplegar e Implementar el plan estratgico
- Evaluar el plan estratgico y realizar ajustes
- Implementar el plan operativo institucional
- Hacer seguimiento y evaluar la implementacin de planes operativos
- Hacer ajustes a los planes operativo
1.1.4 Direccionar la Escuela en
Pastoral
- Orientar la elaboracin del PEPS
-Realizar seguimiento y evaluar la operativizacin de las cuatro dimensiones del PEPS (Educativo
cultural Evangelizadora catequtica Vocacional Asociativa.
- Proponer ajustes al desarrollo del PEPS ETC..
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 50
07 Etapas para el Proceso de Adquisiciones y
Contrataciones
1. Necesidad de
adquirir
2. Organizacin
de las
adquisiciones
3. Bases y
Convocatoria
4. Evaluacin de
propuestas y
otorgamiento de
buena pro
5. Suscripcin
del
contrato
6. Ejecucin
del
contrato
7. Conformidad
de la
prestacin
PROCESO DE C&A DEL ESTADO
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 51
El proceso de las C&A del Estado de una
entidad cualquiera



ACTIVIDADES DEL PROCESO

1.- Recepcin de las necesidades
de adquirir de las reas usuarias
2.- Organizacin de las
Adquisiciones
3.- Elaboracin de las Bases y
la Convocatoria
4.- Evaluacin de postores y
otorgamiento de la buena pro
5.- Suscripcin del contrato
6.- Ejecucin del Contrato
7.- Conformidad de la prestacin

INGRESO

Requerimientos del
rea usuaria dentro
de la Entidad
SALIDA O PRODUCTO

Obtencin del bien,
servicio o
contratacin
deseada
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 52
Modelacin de las etapas de las
adquisiciones y contrataciones del Estado
Necesidad
de Adquirir

Organizacin de
las Adquisiciones

Elaboracin
de las Bases
y la
Convocatoria

Evaluacin de
postores y
otorgamiento de
la buena pro

Suscripcin
del contrato

Ejecucin del
contrato

Conformidad
de la
prestacin

I
i

P
1

P
2

P
3

P
4

P
5

P
6

P
f

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 53
Etapas de la adquisicin
Sub-etapas genricas de la adquisicin y contratacin de bienes,
servicios y obras
I) Necesidad de adquirir
Definicin de Objetivos
Disposicin de Recursos Presupuestales
Identificacin de Necesidades
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC
II) Organizacin de las adquisiciones
Asignacin de responsabilidades
Organizacin y coordinacin de los procesos de seleccin
Libro de Actas y Expedientes de Contratacin
III ) Bases y Convocatoria
Elaboracin y Aprobacin de las Bases
Difusin de la convocatoria
Integracin de las Bases
IV) Evaluacin de propuestas y
otorgamiento de la buena pro
Evaluacin de Propuestas
Adjudicacin de la Buena Pro
Exoneracin de Procesos
V) Suscripcin del Contrato
Acciones previas a la suscripcin del contrato
Definicin de los Trminos del Contrato
Firma del Contrato
VI) Ejecucin del Contrato
Definicin del Plazo Contractual
Entrega de Recursos al Contratista
Pagos al Contratista
Supervisin de la Ejecucin del contrato
Seguimiento del cumplimiento del contrato
Prestaciones adicionales, complementarias y ampliaciones de plazo
Administracin de las Controversias
VII) Conformidad de la Prestacin Recepcin del Bien, Servicio u Obra
Liquidacin del contrato
Fuente: TUO de la Ley 26850 y su Reglamento aprobados por DS 083 y 084-PCM-2004
Elaboracin: Equipo de Trabajo
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 54
Etapas Sub etapas Actividades de la entidad
1. Necesidad de adquirir el
bien o contratar
servicio u obra
1.1 Definicin de objetivos 1.1.1 Planificacin de las contrataciones y adquisiciones
1.2 Disposicin de recursos
presupuestales
1.2.1 Disposicin de partidas presupuestales
1.3 Identificacin de necesidades 1.3.1 Requerimientos de adquisiciones y contrataciones de las reas usuarias
1.4 Plan anual de adquisiciones y
contrataciones-PAAC
1.4.1 Elaboracin del plan anual de adquisiciones y contrataciones
1.4.2 Aprobacin y difusin del plan anual de adquisiciones y contrataciones
2. Organizacin de las
adquisiciones
2.1 Asignacin de
responsabilidades
2.1.1 Designacin de la dependencia responsable de la planificacin y ejecucin de los
procesos de seleccin.
2.1.2 Designacin de los comits especiales para los procesos de seleccin
2.2. Organizacin y coordinacin
de los procesos de
seleccin
2.2.1 Elaboracin del cronograma detallado de los procesos de seleccin
2.2.2 Determinacin del Valor Referencial
2.3. Libro de Actas y Expedientes
de Contratacin
2.3.1 Registro del libro de actas y expedientes de contratacin
3. Bases y convocatoria
3.1. Elaboracin y aprobacin de
las Bases
3.1.1 Elaboracin de las bases de los procesos de seleccin
3.1.2 Aprobacin de las bases de los procesos de seleccin
3.2.Difusin de la Convocatoria 3.2.1 Convocatoria y difusin de los procesos de seleccin
3.3. Integracin de las bases
3.3.1 Formulacin y absolucin de consultas de las bases
3.3.2 Formulacin y absolucin de las observaciones a las bases
3.3.3 Integracin de las bases
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 55
Etapas Sub etapas Actividades de la entidad
4. Evaluacin de
propuestas y
otorgamiento de la
buena pro
4.1. Evaluacin de propuestas
4.1.1 Recepcin de propuestas
4.1.2 Evaluacin de las propuestas
4.2. Adjudicacin de la buena pro
4.2.1 Otorgamiento y difusin de la buena pro
4.2.2 Declaracin de nulidad de los procesos de seleccin
4.2.3 Declaracin de desierto del procesos de seleccin
4.2.4 Cancelacin del proceso de seleccin
4.3. Exoneracin de procesos
4.3.1 Aprobacin de las exoneraciones y las adquisiciones o contrataciones directas
4.3.2.-Sustentacin de las causales de la exoneracin
5. Suscripcin del contrato
5.1. Acciones previas a la
suscripcin del contrato
5.1.1 Citacin a la suscripcin del contrato
5.1.2 Revisin de los documentos legales para la suscripcin del contrato
5.2. Definicin de los trminos del
contrato
5.2.1 Definicin de trminos del contrato
5.2.2 Definicin de clusulas obligatorias
5.2.3 Evaluacin de las Garantas de fiel cumplimiento y del diferencial
5.3. Firma del contrato
5.3.1 Suscripcin del contrato
5.3.2 Procedimientos seguidos ante la no suscripcin del contrato por parte del
Contratista
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 56
Etapas Sub etapas Actividades de la entidad
6. Ejecucin del contrato
6.1. Definicin del plazo
contractual
6.1.1 Definicin del inicio y culminacin del plazo contractual
6.2. Entrega de recursos al
Contratista
6.2.1 Entrega de adelantos de materiales segn el contrato
6.2.2 Entrega de adelantos directos (en efectivo) segn el contrato
6.2.3 Amortizacin de adelantos
6.3 Pagos al Contratista 6.3.1 Pagos a cuenta / Valorizaciones
6.4. Supervisin de la ejecucin
del contrato
6.4.1 Designacin y actuacin del supervisor
6.5. Seguimiento del
cumplimiento del contrato
6.5.1 Cumplimiento de plazos
6.5.2 Cumplimientos de la calidad en la prestacin
6.5. Prestaciones adicionales y
complementarias, y
ampliaciones de plazo
6.6.1 Aprobacin de prestaciones adicionales
6.6.2 Aprobacin de prestaciones complementarias
6.6. Administracin de las
controversias
6.7.1 Cumplimiento de los procedimientos de administracin de controversias
6.7.2 Gestin legal de la defensa en el proceso de administracin de controversias
7. Conformidad del
contrato
7.1. Recepcin del bien, servicio
u obra
7.1.1 Conformidad de recepcin
7.2. Liquidacin del contrato 7.2.1 Formulacin y aprobacin de la liquidacin
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 57
Gestin por procesos
La gestin por procesos es una forma de
estructurar la organizacin para que cada una
de sus unidades se comporte como parte de
una cadena que busca la satisfaccin de sus
clientes externos e internos con el mximo de
eficiencia.
Adoptar una lgica de gestin por procesos
significa replantear ciertos aspectos frente a la
gestin por funciones, tales como estructura
administrativa, sistema de gestin,
operatividad y gestin de la mejora.
Su aplicacin supone implantar procesos
eficaces, eficientes, flexibles, capaces de
mejorar constantemente y adems estos
procesos deben estar documentados,
difundidos y conocidos por toda la
organizacin
Gestin por procesos
Objetivos
El propsito final de la gestin por
procesos es asegurar que todos los procesos
de una organizacin se desarrollan de forma
coordinada, mejorando la efectividad y la
satisfaccin de todas las partes interesadas
(clientes, interesados, personal, proveedores,
sociedad en general).



Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 59
Objetivos buscados de los procesos
Tambin es asegurar que la organizacin tenga
procesos que :
a. eliminen errores,
b. minimizen demoras,
c. maximizen el uso de activos,
d. promueven el entendimiento,
e. sean fciles de usar,
f. sean amigables,
g. estn adaptados a los cambios de gustos del
consumidor,
h. provean a la organizacin una ventaja
competitiva y reduzcan costos.[1]


[1] HARRINGTON, James: Mejoramiento de los Procesos de la Empresa, Ed.
MacGraw Hill, Inc. Colombia, 1993

4C
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 60
Enfoque de procesos
La Direccin debe dotar a la organizacin de una estructura
que permita cumplir con la misin y visin establecidas. La
implantacin de la gestin por procesos se ha revelado como
una de las herramientas de mejora de la gestin ms efectivas
para todos los tipos de organizaciones.

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 61
Enfoque de procesos
La identificacin y gestin sistemtica
de los procesos que se realizan en la
organizacin y en particular las
interacciones entre tales procesos se
conoce como enfoque basado en
procesos.
Todas las actividades de la
organizacin, desde la planificacin de
las compras hasta la atencin de una
reclamacin, pueden y deben
considerarse como procesos.
Para operar de manera eficaz, las
organizaciones tienen que identificar y
gestionar numerosos procesos
interrelacionados y que interactan.

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 62
Caractersticas
La gestin de procesos no va dirigida a la deteccin de errores
en el servicio, sino que la forma de concebir cada proceso ha
de permitir evaluar las desviaciones del mismo, con el fin de
corregir sus tendencias de que se produzca un resultado
defectuoso.
- Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de
causas no aleatorias (utilizar los grficos de control estadstico de
procesos para hacer predecibles calidad y costo=
- Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su
variabilidad comn
- Medir el grado de satisfaccin del usuario interno o externo y ponerlo
en relacin con la evaluacin del desempeo personal.

Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 63
PROCESOS
VALORES
Organizacin
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 64
Principios en la Gestin por Procesos
Los procesos existen
en cualquier
organizacin
Cualquier actividad
puede ser encuadrada
en algn proceso
No existen procesos
sin un producto o
servicio
No existe producto o
servicio sin un proceso
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 65
Qu es la gestin por procesos?
Es una forma diferente de coordinar y ejecutar las actividades
necesarias para el funcionamiento de la empresa teniendo en mente lo
siguientes principios:

Satisfaccin del cliente externo e interno: No tiene sentido un
proceso sin cliente y sin comprobar su satisfaccin.
Hechos y datos: Hay que recoger e interpretar los datos
Establecimiento de un sistema de mejora continua
Participacin de las personas: Todas pueden y deben contribuir al
sistemapara mejorar su trabajo.


Procesos
Proceso

Planta Trabajo
Tecnologa Knowhow
* Valor Agregado
Entradas Salidas
Insumos
Personas
Productos
Personas
* Delimitacin de fronteras
* Medir productividad
Mtodos
Cultura Organizacional
Maquinarias
Mat. Indirectos
Mano Obra
Ing. Percy Espino Menacho - MBA 09/09/2012 67
Caractersticas de los procesos
Definible
El proceso debe ser claramente establecido
Medible
Debe permitir establecer parmetros para verificar su
desempeo.
Repetible
Un proceso es una secuencia de actividades repetibles, de esta
manera puede ser comunicado, entendido y monitoreado
consistentemente.
Un conjunto de actividades no repetibles conviene gestionarlas
como un proyecto
Predecible y no variable
El proceso debe mantener un nivel de estabilidad que permitan
asegurar que los resultados deseados se alcancen.
La calidad de los productos no puede ser mayor que la calidad
de los procesos que los generan.
Qu debemos saber de nuestros procesos?
1. Cules son los clientes del proceso?

2. Cules son las salidas del proceso que ellos reciben?

3. Cules son las caractersticas de desempeo importantes de
estas salidas?

4. Cul es la importancia de cada caracterstica?

5. Cul es nuestro actual desempeo sobre cada caracterstica?

6. Cules son las medidas de desempeo que deberan usarse
para cada caracterstica? (ndices).

7. Cul es el nivel de desempeo que los clientes desearan ver en
cada caracterstica?

8. Cules son las reas prioritarias para mejoramiento?


Los Procesos como
modelos
Los procesos son modelos
que nos muestran: para quin
hacemos, qu hacemos y
cmo los hacemos.

El enfoque en los procesos
enfatiza la importancia de :

La comprensin y cumplimiento de los requisitos
La necesidad de considerar los procesos en trminos de valor agregado
La obtencin de resultados de desempeo y la eficacia de los procesos
La mejora continua de los procesos en base a mediciones objetivas

La gestin de procesos, es una herramienta til, un medio idneo para
enfocar y alcanzar los objetivos previstos.
Beneficios medibles Beneficios no cuantificables
Se pueden evaluar y reducir mejor
los RECURSOS que se utilizan
Resulta ms fcil reducir COSTOS
Resulta mucho ms sencillo medir y
reducir los TIEMPOS

Se establecen mucho mejor las
mediciones
Aporta una visin global de la
organizacin o departamento
Se favorece el trabajo en equipo
Permite orientar mejor la
organizacin hacia el cliente
Se definen mejor los objetivos
Se identifican ms claramente los
obstculos y problemas
09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA 71
Por qu trabajar con procesos?
La organizacin El proceso
Los empleados son el problema
Se piensa en empleados
Se piensa en hacer el trabajo
Evaluar los desempeos
Cambiar a las personas
Se controla a las personas
En quin se confa?
Se piensa en jefes funcionales
Se piensa en burocracia-
formalismo
Se piensa en cmo hacer mejor
las tareas


El proceso es el problema
Se piensa en compaeros
Se piensa en ayudar a que se
hagan las cosas
Evaluar el proceso
Cambiar el proceso
Se controla el proceso
Todos estamos en lo mismo
Se piensa en flexibilidad-
innovacin
Se piensa en que tareas hacer y
para qu

09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA 72
Mentalidad concentrada en :
Beneficios de la
implementacin de los procesos
Formulacin de la poltica y estrategia, utilizando los procesos
definidos en toda la organizacin se obtendrn resultados mas
previsibles, mejor uso de recursos, ciclos de tiempo mas cortos y
reduccin de costos
Establecimiento de objetivos y metas, el entender la capacidad real
de los procesos se facilita la formulacin de objetivos y metas
retadores
Gestin del RH, estableciendo procesos eficaces para la gestin del
recurso humano, tales como contratacin, educacin y formacin,
habilita la alineacin de estos procesos con las necesidades de la
organizacin y genera una fuerza de trabajo ms competente
Gestin operacional, adoptando el principio de enfoque de
procesos en todas las operaciones, resulta en disminucin de
costos, prevencin de errores, control de la variacin, ciclos de
tiempo ms cortos y salidas ms predecibles.
09/09/2012 Ing. Percy Espino Menacho - MBA 73