INFORMACIÓN DEL PUESTO

PARTIDA PUESTO UNIDAD GRADO

PROCESO PROVINCIA CIUDAD RMU
INDIVIDUAL INSTITUCIONAL ADMINISTRATIVA OCUPACIONAL
ANALISTA
ADMINISTRACIÓN DIRECCION SERVIDOR
365 ADMINISTRATIVO PICHINCHA QUITO 1676
CENTRAL ADMINISTRATIVA PUBLICO 7
3

BASE LEGAL

LA CONSTITUCIÓN DE LA REPUBLICA DEL 2008

Art. 233.- Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por
los actos realizados en el ejercicio de sus funciones o por omisiones, y serán responsables
administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o
recursos públicos.
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 1 define que: "Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que
actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas particulares, que
sean calificadas como tal (...)";
LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
Art. 10.- Custodia de la Información. - (…) Quienes administren, manejen, archiven o
conserven información pública, serán personalmente responsables, solidariamente con
la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha información y/o documentación,
por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que pudiera haber lugar, por
sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o desmembración de
documentación e información pública. Los documentos originales deberán permanecer
en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a los archivos
generales o Archivo Nacional.”

LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PÚBLICO (LOSEP)

El inciso final del artículo 22, de la Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el R.O
Suplemento N°.294 de 6 de octubre de 2010, indica que uno de los deberes de la o el servidor
público es “custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo,
cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso indebido, sustracción,
ocultamiento o inutilización”.

El inciso primero del artículo 42, Ibídem, indica, “La servidora o servidor público que
incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de esta Ley, sus reglamentos, así
como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será
sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el
mismo hecho.”
ACUERDO N°. SGPR-2019-0107 DE 10 DE ABRIL DE 2019, MEDIANTE EL
CUAL SE EXPIDE “LA REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
TÍTULO I
GENERALIDADES

“(…) Artículo 5.- Principios generales. - Los principios generales que rigen la función
archivística son:
2. Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante
las autoridades por el uso de dichos documentos.
7. Talento Humano: Las entidades públicas conformarán las unidades administrativas
relacionadas al archivo con personal que cumpla con los perfiles establecidos en el
manual de puestos.
8. Capacitación: Las entidades públicas que tengan la competencia de capacitar a
servidores públicos desarrollarán programas de actualización en materia archivística, para
lo cual deberán suscribir convenios de cooperación interinstitucional.

Artículo 7.- Política institucional en materia de gestión documental y archivo. -

“2. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán por la integridad y
adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la
dependencia, en cualquier soporte y época, apegándose a los principios generales
establecidos en la Declaración Universal sobre los Archivos y el Código de Ética
Profesional, emitidos por el Consejo Internacional de Archivos de la UNESCO.”

Artículo 10.- De la procuración de recursos. – “Las entidades públicas, de acuerdo con

su capacidad presupuestaria, contarán con el talento humano suficiente y calificado para
el desarrollo de las actividades de gestión documental y archivo, así como con los
espacios físicos, mobiliario y los recursos técnicos y tecnológicos necesarios.”

TÍTULO II
DE LAS CATEGORÍAS DE ARCHIVO

Artículo 14.- Atribuciones de la Unidad Productora. - Para cumplir con las

atribuciones que les corresponden, en materia de gestión documental y archivo, los
responsables de las unidades productoras deberán:

“(…) 1. Designar a los responsables de los Archivos de Gestión;

2. Asesorar, a través de los responsables de archivo de gestión, a su unidad en materia
de archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento
técnico de la documentación del Archivo de Gestión;
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO:
Las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, establecen la
responsabilidad respecto a la documentación:
“405-04 Documentación de respaldo y su archivo. - La máxima autoridad, deberá
implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y
mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y
jurídicas vigentes...”
EL ESTATUTO ORGÁNICO FUNCIONAL DEL MINISTERIO DE
TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS EN EL PUNTO 3.4.1.1 CONTIENE LA
GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, CON SUS 3
COORDINACIONES:

Bienes y Adquisiciones
Servicios Generales
Gestión Documental y archivo.

Dentro de los productos y servicios de la Coordinación de Gestión Interna de

Certificación, documentación y archivo, encontramos lo siguiente:

1. Plan Operativo Anual de la Unidad;

2. Registros de correspondencia oficial;
3. Registros de documentación receptada y enviada;
4. Base de datos de documentación organizada cronológicamente de acuerdo a sus
destinatarios y a las fechas de entrega y recepción;
5. Archivos físicos y virtuales actualizados y organizados cronológicamente;
6. Registros organizados de documentos recibidos y enviados en valijas;
7. Informes de administración del sistema de archivo;
8. Informes y actas de bajas de documentación y archivos;
9. Tablas de conservación documental;
10. Certificaciones de documentación y actos administrativos institucionales;
11. Informes de correspondencia enviada a otras instituciones públicas o privadas;
12. Informe de transferencias documentales al Archivo Nacional de la administración
Pública;
13. Registros y estadísticas actualizadas de acuerdos, oficios, memorandos, trámites
ingresados y enviados;
14. Informes mensuales dirigidos al Director Administrativo, respecto de los trámites de
recepción, archivo y certificación ejecutados en la Administración Central;
15. Informes de Mantenimiento y custodia de Ia base documental que ingresa y genera el
Ministerio de Transporte y Obras Públicas;
16. Instructivos de implementación de tablas de conservación documental;
17. Informes de administración del funcionamiento del archivo central;
18. Informes sobre custodia y distribución de las acuerdos y resoluciones emitidas por el
Ministerio de Transporte y Obras Públicas.;
19. Informes de registro y control del reparto y entrega de la documentación a nivel local,
nacional e internacional del Ministerio de Transporte y Obras Públicas;
20. Informes de recepción, certificación, registro, clasificación y distribución de la
documentación, a fin de obtener un eficiente control de la correspondencia que se
 tramita en la institución, para presentar un servicio ágil y oportuno a las unidades
administrativas internas y al cliente externo;
21. Informes de administraci6n de archivo, informaci6n y documentación interna y
externa.

JUSTIFICACIÓN

A través de los Decretos Ejecutivos 1057, 1058, 1061 y 1063, el Presidente de la

República del Ecuador dispuso la liquidación de las empresas públicas: ECUADOR
ESTRATEGICO, TAME, FERROCARRILES DEL ECUADOR y la supresión del
SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS (SECOB), una vez concluido el proceso
de eliminación de estas entidades todas las competencias, atribuciones, funciones,
representaciones y delegaciones serán asumidas por el Ministerio de Transporte y Obras
Públicas (MTOP).
En base a este contexto la Dirección Administrativa a través de la Unidad de
Certificación, Documentación y Archivo asumió las competencias de estas instituciones
en lo que respecta a la custodia documental.
La Unidad de Certificación, Documentación y Archivo de conformidad con lo establecido
en el marco legal precedente, tiene a cargo, conservar y administrar la documentación en
un espacio que garantice su conservación.
Actualmente, el acervo documental del Ministerio de Transporte y Obras Públicas requiere
mejorar su organización, lo cual bajo esta administración se lo está realizando, debido a eso y con
el fin de precautelar la memoria institucional, enfocados en el principio de transparencia y acceso
a la información, la Coordinación de Gestión Interna de Certificación, Documentación y Archivo,
perteneciente a la Dirección Administrativa, cumple este reto con recursos humanos insuficientes
para la tarea que esto exige, por lo que los tiempos de trabajo exceden los requerimientos que esto
conlleva.

De manera adicional, la supresión de las instituciones que fueron absorbidas por esta Cartera de
Estado, incrementó la cantidad de volumen documental, los cuales deben incorporarse a
nuestro archivo pasivo, y así evitar posibles observaciones por parte de los organismos de control
que regulan esta materia.

Las actividades que realiza la Analista Administrativa dentro de la Dirección Administrativa son:

 Diseña y efectúa las adecuaciones físicas en las áreas de las Unidades

Administrativas de la Institución.
Conforme lo dispone la Regla Técnica Nacional para el Mantenimiento de los Archivos Públicos
en su Artículo 54.- Preservación de archivos, todas las entidades públicas de acuerdo a su
capacidad presupuestaria, deberán contar con un espacio adecuado y dotación de mobiliario para
el almacenamiento documental.

Bajo esta premisa dentro de las actividades de la Analista Administrativa es cumplir con la
normativa legal vigente en materia de archivo, ya que es la encargada de buscar los mecanismos
necesarios para que esto se cumpla, actualmente la Dirección Administrativa ha dotado de dos
Bodegas en Calderón con un espacio de 2500 mts. aproximadamente en las cuales están alojados
los fondos documentales de las instituciones suprimidas y de las empresas liquidadas: SECOB,
ECUADOR ESTRATEGICO y TAME.
Se ha diseñado esta área considerando el volumen documental de cada una de las empresas que
fueron absorbidas por esta Cartera de Estado, en el primer galpón se custodia la documentación
de las siguientes empresas:

SERVICIO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS:

 Fondo documental del Ex SECOB" asciende a 10.000 cajas aproximadamente

(20’000.000 fojas) el mismo que esta organizo por sectores de acuerdo a lo que
constaba en su Inventario Documental, es menester señalar que esta institución
no contaba con mobiliario (estanterías) para la conservación documental, viendo
esta necesidad la mencionada institución adquirió pallets de madera para
conservar de mejor manera y organizar de manera virtual los archivos.

ECUADOR ESTRATEGICO:

 Fondo documental de la ex Empresa Ecuador Estratégico es de 3200 cajas

aproximadamente (6’400.000 fojas) las mismas que están organizadas la mayoría
en estanterías por acta y por área, debido a la falta de tiempo Ecuador Estratégico
no entrego al MTOP con procedimientos archivísticos, el cual debe ser validado
nuevamente por la Unidad de Certificación, Documentación y Archivo.
TAME
ARCHIVO PASIVO (SEGUNDO GALPÓN)

 Volumen documental asciende a 9000 cajas aproximadamente, las mismas que

están alojadas en un galpón de 1800 mts2.
 Gran parte de la documentación se encuentra alojada en estanterías y mobiliario
para su conservación.
 La mayor parte del acervo documental corresponde a documentación de la
Dirección Financiera (8.000 cajas) y las 1.000 cajas restantes a información
administrativas.
 Este fondo documental no ha sido recibido por la Unidad de Archivo MTOP hasta
la fecha en vista que no dispone de los procedimientos archivísticos, ni de las
Herramientas metodológicas contemplados en la Regla Técnica (expurgo,
foliación, inventario documental y tabla de plazos et.)

ARCHIVO TABABELA:
 Volumen documental asciende a 704 cajas aproximadamente, las mismas que
fueron recibidas por la Unidad de Certificación, Documentación y Archivo

ARCHIVO MATRIZ TAME

 El volumen documental asciende a 1,154 cajas aproximadamente las cuales han
sido receptado hasta la fecha 894 cajas (1’788.000 fojas) con la normativa vigente

El volumen documental de matriz asciende a 4.494 cajas aproximadamente, para lo cual

se requiere un espacio de 1.124 mts2.
DETALLE DEL VOLUMEN DOCUMENTAL PLANTA CENTRAL MTOP.

Con la finalidad de contar con un espacio adecuado para el resguardo documental de toda
la institución, esta Unidad realizó el levantamiento documental de los archivos de gestión
de cada unidad del edificio matriz MTOP, con el objetivo de conocer el espacio que se
requiere para su custodia en el Archivo Central de Calderón.
El volumen documental de matriz asciende a 4.494 cajas aproximadamente, para lo cual
se requiere un espacio de 1.124 mt2.
DOCUMENTACIÓN EN EL EDIFICIO DEL MTOP-MATRIZ
METROS
UBICACIÓN CUADRAD TIPO N° DE PESO
DEPARTAMENTO PISO CAJA OS DOCUMENTAL HOJAS Kg
DESPACHO MINISTERIAL PH 64 16 MEMOS -OFICIOS 128000 256
DESPACHO VICEMINISTRO PH 24 6 MEMOS -OFICIOS 48000 96

MEMOS -OFICIOS -
SUBSECRETARIA TRANSPORTE
17 244 61 DOCUMENTOS DE 488000 978
AÉREO
LOS AEROPUERTOS

SUBSECRETARIA DE
17 196 49 MEMOS - OFICIOS 392000 784
INFRAESTRUCTURA
SUBSECRETARIA DE
16 158 40 MEMOS - OFICIOS 316000 632
CONSECIONES
SUBSECRETARIA DE 16 180 45 MEMOS - OFICIOS 360000 720
TRANSPORTE TERRESTRE
DIRECCIÓN DE ASESORIA
15 650 163 MEMOS - OFICIOS 1300000 2600
JURIDICA
15 150 38 MEMOS - OFICIOS 300000 600
DIRECCIÓN CONTRATACIONES
CONSERVACIÓN DEL
14 132 33 MEMOS - OFICIOS 264000 528
TRANSPORTE
DIRECCIÓN DE
13 248 62 MEMOS - OFICIOS 496000 992
CONSTRUCCIONES
DIRECCIÓN DE JUSGADO DE
13 100 25 MEMOS - OFICIOS 200000 400
CAMINOS

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS 12 64 16 MEMOS -OFICIOS 128000 256

SOCIO AMBIENTAL 12 73 18 MEMOS - OFICIOS 146000 292
ARCHIVOS DE AUDITORIA
11 240 60 MEMOS - OFICIOS 480000 960
INTERNA
COORDINACIÓN 10 20 5 MEMOS - OFICIOS 40000 80
ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN FINANCIERA 9 150 38 MEMOS - OFICIOS 300000 600

9 70 18 MEMOS - OFICIOS 140000 280

CREDITOS INTERNACIONALES
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 8 85 21 MEMOS - OFICIOS 170000 340
AUDITORIA INTERNA 7 60 15 MEMOS - OFICIOS 120000 240
COMUNICACIÓN SOCIAL 7 20 5 MEMOS - OFICIOS 40000 80
CARPERTAS
6 178 45 356000 712
TALENTO HUMANO PERSONAL
DOCUMENTOS
SB-1 1026 257 2052000 4104
ARCHIVO CENTRAL INSTITUCIONALES
SB-1-
362 91 724000 1448
ARCHIVO CENTRAL COPIADORA
TOTAL 4494 1124 8988000 17978
4494 (CAJAS
APROX.)
1124 mt2.
 EMPRESA FERROCARRILES DEL ECUADOR

El fondo documental de esta empresa está pendiente del traspaso a la Institución

(MTOP), parte de esta documentación es histórica la cual debe dársele un
tratamiento especial en vista de su deterioro y falta de su preservación documental,
actualmente no se dispone de espacio físico para la recepción de este acervo
documental.

2. Emite informe de gestión, donación, comodato, permuta, compra-venta de

bienes muebles e inmuebles y otros.

Se ha emito informes sobre las gestiones y las actividades pendientes a cargo de loa
Unidad de Certificación, Documentación y Archivo, área que tiene a cargo también
la ventanilla de recepción documental y la recepción de usuarios de la institución.

3. Coordina la recepción, custodia y almacenamiento de materiales, suministros y

vehículos de la Institución.
La Dirección Administrativa a través de la Unidad de Certificación y Archivo en
cumplimiento de sus competencias, ha elaborado un cronograma de actividades con la
finalidad de recibir los fondos documentales de manera organizada y con los procedimientos
archivísticos establecidos en la normativa legal vigente, para lo cual se ha conformado grupos
de trabajo el mismo que ha trabajo con los responsables de la custodia documental de cada
una de las instituciones cerradas y suprimidas.

Así mismo al personal designado como responsable de los Archivos de Gestión MTOP se
los ha capacitado en temas archivísticos, esto con la finalidad de mantener la documentación
organizada garantizando que la información institucional sea recuperable ágil y accesible para
el uso de usuarios internos, externos y entes de control.

Se ha contemplado elaborar manuales y procedimientos archivísticos que sirvan de guía para

el manejo archivístico a nivel institucional.

Las actividades pendientes de ejecutarse a largo plazo posterior a la recepción y

constatación del Inventario Documental con las instituciones suprimidas y
empresas liquidadas son las siguientes:

SECOB

 Reubicación y ordenamiento de 3900 cajas T15 a las cuales se les dio un orden
numérico y se definió ubicaciones topográficas, que deben ser incorporadas a la base
de datos del archivo, conforme se registra en las actas de entrega recepción
respectivas.
 Se debe realizar el expurgo y baja documental.
 Rediseño del lugar de almacenamiento, ubicando las cajas contendedoras en
espacios adecuados y diseñados conforme lo dispone la Regla Técnica Nacional
de Archivos.

EMPRESA ECUADOR ESTRATEGICO:

  Reorganización de Actas Provisional.
 Levantamiento del inventario documental
 Ubicación de las cajas contenedoras por unidades productoras.

ARCHIVO SUBSUELO 1 MTOP:

 Reorganización de la documentación entregada por varas unidades MTOP

 Levantamiento del inventario documental por unidades.
 Responsable de la custodia documental.

ARCHIVO DE GESTIÓN MTOP

 Elaboración de tablas de plazos

 Elaboración de cronograma de transferencias primarias de los archivos de
Gestión
 Adecuación de espacios y mobiliario para la recepción de transferencias
primarias de los Archivos de Gestión MTOP, que cumplieron el plazo de
conservación.

En base a las actividades presentadas se pueden concluir que la partida Nro. 98, que
corresponde al Analista Administrativo 3, actualmente su carga laboral justifica la
permanecía de la partida dentro de la Dirección Administrativa en vista de todas las
actividades pendientes deben seguir ejecutándose con la finalidad de recibir de manera
organizada y de acuerdo a la normativa legal vigente todos los fondos documentales de
la instituciones y empresa absorbidos por el Ministerio de Transporte, lo que garantizara
que el acceso a la información pública sea ágil y oportuna para uso del ciudadano.
El personal que está a cargo de la Analista Administrativo, para desempeñar todas las
actividades concernientes a su puesto es el siguiente:

N° personas
DOS ARCHIVO CALDERON ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EE.PP

CUATRO RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN IN SITU TAME

DOS CONSTATACIÓN DE ARCHIVO PASIVO EMPRESA FERROCARRILES

UNA RECEPCIÓN DOCUMENTAL

UNA INFORMACIÓN USUARIOS

DOS ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

ANEXOS FOTOGRAFICOS ARCHIVO CENTRAL CALDERÓN