OTK 4132

PLANIFICACIÓN Y CONTROL
DE PARTIDAS
UNIDAD I
Contenidos:

 Uso de software Project.

 Elaboración de Carta Gantt.
PROJECT
USO DE SOFTWARE PROJECT

Microsoft Project es un software de administración de proyectos

diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
PROJECT
Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software,
de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo.
Sin embargo, aquí nombraremos las principales:

 Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están
ingresados. De esta forma se obtienen datos relevantes
como los tiempos de inicio y término más cercanos y más
lejano de cada actividad, o las holguras.
PROJECT
 Diagrama de Gantt: Se muestra por defecto. Esta gráfica
ilustra la programación de actividades en forma de
calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y
el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos
de inicio y término de la actividad, su duración y su
secuencia. La actividades críticas se muestra en rojo, las
otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias
dentro se muestran en color negro.
PROJECT
 Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de
información, como las fechas de inicio y término del proyecto
en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo,
los costos, el estado de las tareas y de los recursos.
PROJECT
ELEMENTOS DE PROJECT

Descripción del entorno de trabajo BARRA DE HERRAMIENTAS

VISTA DIAGRAMA GANTT

PANEL DE ACTIVIDADES
PROJECT
 Barra de Herramientas: Esta zona se puede apreciar que
está conformada de botones de acceso rápido como: Abrir ,
Guardar e Imprimir, entre otros.
 Panel de Actividades: Aquí es donde se debe comenzar a
confeccionar la Gantt completando datos tales como:
Nombre de la Tarea, Duración, Comienzo, Fin, %completado
y Nombre de los recursos.
 Vista Diagrama Gantt: En esta área se muestra en forma
gráfica el nombre de los recursos con sus respectivos
tiempos asignados en la Gantt.
PROJECT
COMENCEMOS A USAR PROJECT

Crear un nuevo archivo de Project:

 Ingresemos a Project.
 Seleccionar el menú de la parte superior izquierda
denominado “Archivo”.
 En las opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo”.
 Dentro de esta misma parte, la opción “Proyecto en blanco”,
y hacemos click con el puntero del mouse.
PROJECT
PROJECT
Una vez creado es conveniente chequear las opciones de
Project.
PROJECT
El submenú Mostrar:

Verificar la moneda y la cantidad de

decimales con los que se trabajará el
proyecto
PROJECT
El submenú Programación:

Si bien tenemos la opción de

seleccionar el calendario de trabajo en
este menú, esto lo haremos más
adelante cuando creemos nuestro
calendario personalizado.
PROJECT
El submenú Programación:

En la siguiente parte debemos

configurar el 1ro de los calendarios con
los que trabaja el programa, este debe
ser coherente con el calendario de
trabajo que crearemos para cada
proyecto.
PROJECT
Ej:

Si observan la configuración de Opciones/Programación es la misma que

la del calendario de trabajo creado para el proyecto, para todos los días
laborales normales.
La programación de este 2do calendario de trabajo se hace más
adelante.
PROJECT
Ej:

Esto se verá reflejado en que las

duraciones de las tareas nos figuraran
en valores enteros.
PROJECT
Antes de abandonar el submenú Programación:

Es conveniente cambiar esta opción a

Nuevas tareas creadas / Programadas
automáticamente.
PROJECT
Con esto evitaremos el siguiente problema:

La idea de que las tareas se programen automáticamente es que respeten

los tiempos de ejecución y las reglas de precedencia. En casos puntuales
podremos necesitar programar manualmente una tarea.
PROJECT
Una vez creado el proyecto, debemos definir algunas
propiedades para este, seleccionando en el menú “Proyecto” y
en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información
del Proyecto”:
PROJECT
Para que se defina entre otros:
 Fecha de inicio del proyecto o fecha de finalización del
proyecto.

Debemos elegir una de las dos opciones, o tenemos una restricción de inicio
para el proyecto, o tenemos una fecha limite de entrega, pero no se pueden
fijar ambas.
PROJECT
 Calendario: Donde tendremos 3 opciones preestablecidas
para seleccionar.
PROJECT
 Estándar: Este calendario base tiene un día laborable
estándar y una semana laboral de lunes a viernes, de 8:00
a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora de período no laborable entre
las 12:00 p.m. y la 1:00 p.m. (40 horas semanales)

 24 horas: Este calendario base no tiene tiempos de

descanso. Todo el tiempo, de domingo a sábado, de 12:00
a.m. a 12:00 a.m., está establecido como tiempo de trabajo.
(24x7, con 168 horas semanales)

 Turno de noche: Este calendario base está establecido para

un turno de noche. Los tiempos de trabajo van de la noche
del lunes al sábado por la mañana, de 11:00 p.m. a 8:00
a.m., con 1 hora de tiempo de descanso entre las 3:00 a.m.
y las 4:00 a.m.
PROJECT
En caso de que el calendario de trabajo no se ajuste a lo usado
por la empresa o por el proyecto en particular, se puede crear
un calendario personalizado ingresando desde la barra de
herramientas.
 PROJECT
En este nuevo menú, podemos ver la información de los
calendarios existentes para este proyecto:
Elección de
Calendario

Detalles del
Simbología Calendario
Calendario

Calendario
PROJECT
Desde esta parte también podremos acceder al submenú
Programación, que vimos en la configuración de Opciones:

Opciones
PROJECT

Nuevamente la idea es destacar que los calendarios deben ser coherentes

entre si, tal como lo señala la leyenda junto a las opciones.
PROJECT
Luego de verificar y/o modificar las Opciones, volviendo al
Calendario Laboral, seleccionamos “Crear calendario”.
PROJECT
Y después en el siguiente recuadro podremos seleccionar si
comenzamos desde cero nuestro calendario o hacemos una
copia de uno existente y le hacemos modificaciones, además
de darle nombre a este calendario.
PROJECT
Después de seleccionar una de las dos opciones (que son casi
idénticas), deberemos hacer las modificaciones pertinentes
para adecuarlo a nuestra jornada de trabajo.
PROJECT
Seleccionaremos “Semanas laborales”.
PROJECT
Y daremos click sobre el botón “Detalles…” con lo cual
podremos establecer la jornada predeterminada para todo el
calendario.
PROJECT
Ahora iremos día por día modificando la jornada laboral
predeterminada (o podemos seleccionarlos todos los iguales
con la tecla “shift”).
Cambiaremos la opción de
“Utilizar los…” a la última
opción.

Y podremos editar los

horarios.
Al modificar todos los días
necesarios, presionamos
ACEPTAR.
PROJECT
En esta parte podemos agregar también periodos distintos de
trabajo:
Ej: si durante el primer mes se podrá trabajar solo en jornada
AM, y el segundo mes solo en jornada PM.

Haremos click en la celda vacía siguiente e introduciremos el nombre a este

periodo (uno representativo), y a continuación fecha de comienzo y fin.
Luego podremos entrar a “Detalles…” y configurar este nuevo periodo de
trabajo. Estos nuevos parámetros sustituirán al predeterminado solo en ese
periodo.
PROJECT
En Excepciones, podemos modificar puntualmente días con
jornadas distintas y/o establecer excepciones que se repetirán
con cierta periodicidad, de la misma forma que modificamos las
Semanas laborales.

Por temas de orden es

recomendable usarlo
para los periodos no
laborales.
PROJECT
Una vez terminada la configuración del calendario, haremos
click en Aceptar, y continuaremos configurando nuestro
Proyecto, volviendo a Información de Proyecto.
PROJECT
Ahora podremos seleccionar nuestro calendario personalizado
en Información del Proyecto.
PROJECT
IMPORTANTE:

Todo lo anterior es necesario realizarlo ANTES de crear las

tareas de nuestro proyecto.

Si se realizan estas configuraciones de forma posterior a la

creación de tareas, puede ser más complicado que el proyecto
y sus tareas tomen la nueva configuración, por lo que si no lo
hacen deberemos borrarlas y volver a crearlas.
PROJECT
Ahora volveremos al Panel de Actividades y comenzaremos a
ingresar la información para confeccionar nuestro Proyecto.
Por defecto nuestra VISTA será la del Diagrama de Gantt, lo
cual podemos verificar a través de la barra de herramientas.
PROJECT
En el menú Tarea, en la barra de herramientas, encontraremos
las opciones que se utilizan con mayor frecuencia. A
continuación está el área de trabajo donde se crean y modifican
las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y por
último en la parte inferior está la barra de estado, que es donde
se informa como se programó esta actividad.
PROJECT
Para ingresar una tarea, comúnmente llamada en el ámbito de
proyectos una actividad, se deben ubicar en el área de trabajo y
digitar el nombre de la tarea, luego se puede completar la
información, ya sea digitándola directamente en los diferentes
espacios que tiene la tarea o también se puede dar doble click
sobre la tarea o presionar el botón “Información”.

Ingresar información directamente en cada campo

PROJECT

Seleccionar y hacer click sobre Información y llenar la siguiente ventana

PROJECT
Cada vez que ingresemos una nueva tarea o actividad, si
aplicamos la opción “Sangría” esta se vuelve una subactividad
de la anterior.
PROJECT
Seleccionamos la actividad y presionamos

Y se convierte en una subactividad

PROJECT
Para nuestro curso, llenaremos la información de forma directa
sobre los diferentes espacios, comenzando por:

1. Listado de partidas o actividades.

2. Duración (Comienzo y Fin no deben programarse
manualmente)
3. Predecesoras (Relación de inicio y termino respecto de las
otras actividades)

Con esta información básica del proyecto podremos construir

una programación o Carta Gantt del proyecto.
PROJECT
Ejemplo:
Veamos como se va viendo nuestro proyecto en la medida que
ingresamos información.
PROJECT
Debiese quedar de esta forma después de ingresar el
itemizado:

Es importante destacar que cuando se ingresa el itemizado debiésemos

crear una tarea que agrupe a todas las otras tareas, ésta será la primera y
debiésemos nombrarla con el nombre del proyecto.
Con esto conseguiremos que Project calcule y nos entregue la duración de
todo el proyecto en esta primera línea.
Crear subgrupos dentro del proyecto le entregará mayor orden y cálculo de
plazos parciales del proyecto, pero será opcional.
PROJECT
Una vez listo el itemizado completaremos la duración de las
partidas:
PROJECT
Posteriormente asignaremos la secuencia constructiva con la
selección de las actividades predecesoras

El número que se ingresa en la columna destacada, es el

correlativo que le corresponde en la izquierda de la pantalla
a la actividad predecesora de la cual depende.
Ej: La tarea “Limpieza, escarpado y …” depende de “Cierre
perimetral de sitios…” la cual tiene como índice el número
“4”, por lo cual ingresare ese valor.
PROJECT

Si solo ingresamos el índice de la tarea predecesora,

Project por defecto considerará que la relación entre las
actividades es Fin a Comienzo (FC), es decir, que debe
terminar la tarea predecesora para que comience la nueva
tarea.
PROJECT
Pero existen otros tipos de relaciones con las actividades predecesoras.

Éstas señalan otro tipo de relación con su predecesora, dentro de las

cuales tenemos:
- Fin a Comienzo (FC)
- Comienzo a Comienzo (CC)
- Fin a Fin (FF)
- Comienzo a Fin (CF)
PROJECT
Junto a lo anterior podemos agregar desfases de tiempo ya sea
antes o después, restando o sumando días respectivamente.

Una forma de acceder a estas opciones es:

1. Asignar el número de la partida predecesora.
2. Dar doble click a la celda recién llena para modificar la
relación establecida por defecto.
 PROJECT
Con esto nos saldrá la siguiente ventana, con la mayoría de los
datos ya completados:

Acá podremos modificar el tipo de relación Y desfase de días si es necesario

PROJECT
En este caso la tarea “Enfierradura 10mm”, se ejecutará 7 días
después de terminada la tarea 10.
PROJECT
Finalmente ya cargada la información básica, Project nos dice
que nuestro proyecto comenzará y terminará el:
PROJECT
Y ésta sería nuestra Carta Gantt inicial.