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PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN DE EMMCO-PR-07-2

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y FECHA DE
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1. OBJETIVO:

Documentar el procedimiento de Planificación de acciones para abordar riesgos y

oportunidades que permita asegurar que el Sistema de Gestión logre los resultados
previstos, aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir efectos no deseados y
lograr la mejora continua, en PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S cuando se generen
cambios, se desarrolle un proyecto, se ejecute una mejora, una idea se ponga en
marcha y toda situación, que de acuerdo con los criterios del comité de calidad,
requiere el análisis e identificación de Riesgos y/o Oportunidades.

1. ALCANCE:

Aplica en toda la estructura organizacional, donde se requiera Establecer y Planificar

Acciones para Abordar los Riesgos y Oportunidades del Sistema de Gestión de
PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.

2. DEFINICIONES:

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla PDEACERO

ZONA FRANCA S.A.S. al más alto nivel.

 Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un

servicio destinado a esa persona u organización o requerido por ella.

 Contexto de PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.: Combinación de cuestiones

internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de PDEACERO ZONA
FRANCA S.A.S. para el desarrollo y logro de sus objetivos.

 Contexto Externo: Ambiente externo en el cual PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.

busca alcanzar sus objetivos. Puede incluir el ambiente cultural, social, político, legal,
reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural, competitivo, bien sea
internacional, nacional, regional o local. Impulsadores clave y tendencias, relaciones
con las partes involucradas.

 Contexto Interno: Ambiente interno en el cual PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.

busca alcanzar sus objetivos. Puede incluir gobierno, estructura organizacional,
políticas, objetivos y estrategias implementadas para lograrlo, las capacidades
entendidas en términos de recursos y conocimiento, sistemas de información y
procesos para la toma de decisiones, relación con las partes involucradas internas,
cultura organizacional.

 Control: Medida que modifica al riesgo.

 Desempeño: resultado Medible.

 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos Utilizados.
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 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los

resultados planificados.

 Evaluación Del Riesgo: Proceso de comparación de los resultados del análisis de

riesgos con los criterios del riesgo, para determinar si el riesgo, su magnitud o ambos
son aceptables o intolerables.

 Evento: Presencia o cambio de un conjunto particular de circunstancias

 Factor De Riesgo: Elemento que encierra una capacidad potencial de producir daños
materiales o al producto.

 Fuente De Riesgo: Elemento que solo o en combinación tiene el potencial intrínseco

de originar un riesgo.

 Riesgo: Definición Norma NTC ISO 9000:2015

 Efecto: Cosa producida por una causa

 Incertidumbre: Falta de certeza, Falta de seguridad o de confianza sobre algo

 Tratamiento Del Riesgo: Proceso para modificar el riesgo.

 Valoración Del Riesgo: Proceso global de identificación del riesgo, análisis del riesgo
y evaluación del riesgo.

 Gestión Del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar PDEACERO

ZONA FRANCA S.A.S. con respecto al riesgo.
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 Identificación Del Riesgo: Proceso para encontrar, reconocer y describir el riesgo.

 Nivel de Riesgo: Magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos, expresada

en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad.

 Objetivo: Resultado a lograr

 Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.

 Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o

percibirse como afectada por una decisión o actividad.

 Probabilidad: Oportunidad de que algo suceda.

 Proyecto: Proceso único, consistente en un conjunto de actividades coordinadas,

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un
objetivo conforme con requisitos específicos, Incluyendo las limitaciones de tiempo,
costo y recursos.

3. CONDICIONES GENERALES

 Para todos los casos siempre se debe diligenciar el formato de planificación de

acciones para abordar riesgos u oportunidades (EMMCO-FM-34 y EMMCO-FM-35) y
debe ser actualizado anualmente o cada vez que una cuestión o parte interesada
cambie, o que una situación lleve a PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S. a identificar
un Riesgo u Oportunidad nueva.

 El comité de Calidad es quien debe determinar si la situación (proyectos, cambios,

mejoras, ideas, otros) deben ser analizados y evaluados para identificar los Riesgos
Positivos/Negativos.

 Se debe realizar la identificación y valoración de riesgos asociados a los cambios y

las acciones propuestas en los planes de acción antes de introducir tales cambios,
para evitar mayores riesgos en la implementación de las acciones.

 Con el objeto de determinar las cuestiones internas y externas pertinentes EMMCO-

FM-32 (DOFA), PDEACERO ZONAFRANCA S.A.S. ha definido que dicha actividad
debe realizarse con la participación todos los líderes de proceso en el primer trimestre
de cada año.

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4. DETERMINACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Los riesgos son inherentes a las diferentes actividades, productos, servicios y demás
elementos de todas las empresas, por lo tanto, hay que crear conciencia que, en
diferentes momentos de acuerdo con las necesidades, los procesos tienen o pueden tener
cambios en las actividades, productos, servicios u otros elementos, los cuales deben ser
analizados para establecer si son un riesgo o una oportunidad.

De acuerdo con lo anterior y considerando la Política de Calidad, la Misión y la Visión de

PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S., se considera procedente, establecer los
mecanismos que permita hacer medición optimizada de los riegos y oportunidades.

La actividad para determinar Riesgos y Oportunidades debe irse interiorizando y creando

conciencia para realizarla, una vez se identifica la situación o factor de riesgos u
oportunidad.

Procedimiento:

Inicialmente se debe convocar a los Líderes que conozcan los Procesos internos de
PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S., y/o los cambios de esos procesos, teniendo en
cuenta:

 El líder del cambio, proyecto o mejora (quien lidera su ejecución) debe exponer con
precisión ante el equipo de Calidad, el cambio que se espera desarrollar:

Qué: Nombre del Cambio o Proyecto, mejora, idea, otro.

¿Paraqué?: Objetivos y Metas
¿Cómo?: El Paso a paso para lograrlo
¿Quiénes?: Procesos involucrados interna - externa
¿Con qué?: Todos los recursos disponibles y requeridos (tangibles – intangibles)
¿Cuándo?: Cuándo se espera ponerlo en marcha y cuándo se espera los resultados
¿Duración? Durante cuanto tiempo, a corto, mediano o largo plazo.
 Mapa de Procesos DE-MN-06: Identificar exactamente donde se dará el cambio,
proyecto, la mejora, idea, otros (área de impacto o influencia).
 Evaluar las cuestiones internas y externas que intervienen en todos los Procesos y las
cuales serán afectadas o estarán involucradas en el cambio.

 Cuando se tenga duda en cuanto a calificar una cuestión interna o externa, analizar la
situación y decidirse por el valor más alto, para disminuir la probabilidad de que ese
tema no sea tenido en cuenta.

 Determinar las partes Interesadas, se debe realizar la comprensión de las necesidades

y expectativas de las partes interesadas.

Una Parte Interesada es: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o
percibirse como afectada por una decisión o actividad. Son aquellas que generan
riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y
expectativas no se cumplen.
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Ejemplo de partes interesadas para Pdeacero Z.F.:

Clientes y consumidores
Colaboradores
Proveedores y contratistas
Competencia y mercados
Gobierno o Administración local, Regional o departamental y Gobierno Nacional.
Comunidad
Entidades financieras
Accionistas
Aliado Estratégico (Consorcio, Cooperativa, Cooperación, Organización Certificadora,
Institución Educativa por temas de practicantes u otros).

 Hacer un listado de los Riesgos y/o Oportunidades, de acuerdo con cada proceso
(Lluvia de Ideas).

 Tener en cuenta el radio de influencia de los productos y servicios nuevos o del

impacto que se dará.

 Todos los elementos derivados de la determinación y análisis de Cuestiones Internas y

Externas y los necesidades y expectativas de las Partes Interesadas, deben ser
registrados haciendo uso del Formato de Planificación de Acciones para Abordar
Oportunidades y Riesgos (EMMCO-FM-34 y 35), permitiendo determinar cómo hacerle
frente para evitar resultados no deseados.

En el caso de los riesgos, podremos determinar:

 Cuál es el Riesgo: actividad(es), producto, servicio, elemento(s) u otro(s)

 Dónde (sitio(s) o lugar(es) donde se presenta o se puede presentar) y/o ¿cuándo se
presenta?
 Efectos del riesgo preguntas claves para la identificación del riesgo. ¿qué puede
suceder? ¿cómo puede suceder?
 Causa(s) (¿por qué se genera? Tener en cuenta personas, actividades, elementos u
otros que generan el riesgo)
 Control(es) existente(s)
 Probabilidad de ocurrencia
 Impacto sobre los Objetivos de la organización o Sobre la satisfacción del cliente
 Nivel de Riesgo y las Acciones a desarrollar buscando la Eficacia como resultado.

Y en las Oportunidades podremos identificar:

 El Proceso donde existe la oportunidad

 Cuál es el propósito de la oportunidad,
 ¿Qué se busca? y qué beneficio
 Acciones, actividades o estrategias
 Fecha, cuándo o frecuencia de hacer
 Tipo recursos requeridos

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 Inversión o presupuesto requerido y todos los seguimientos que se realizaran para que
sea ejecutado.

5. FUENTES QUE CONLLEVAN A DETERMINAR RIESGOS y/o

OPORTUNIDADES:

Es importante primero especificar que los Riesgos y Oportunidades se originan o se

pueden originar de los cambios, proyectos, mejoras, innovación, ideas, otros.

 Cambios en las cuestiones internas y externas.

 Cambios en las partes interesadas.
 Cambios en la estructura de los procesos.
 Cambios en el contexto externo legales, tecnológicos, competitivo, de mercado,
cultural, social, y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.
 Cambios en el contexto Interno, los valores organizacionales, la cultura, los
conocimientos organizacionales y el desempeño de la compañía.
 Cambios de líderes de proceso o de personal.
 Cambios en las exigencias particulares de clientes, plasmadas en las órdenes de
compra.
 Cambios en el direccionamiento estratégico, o en los objetivos, metas o indicadores.
 Cambios en las funciones o responsabilidades de algunos cargos.
 Cuando como resultado de la verificación del proceso se identifique riesgo de producto
No conforme o falta de control y se considere adoptar planes de acción.
 Modificaciones en las instalaciones.
 Cambios que puedan producir situaciones sociales, discriminatorias, psicológicas,
estrés, agotamiento, o físicos por alteraciones en la temperatura, humedad,
iluminación, circulación de aire, higiene o ruido.
 Introducción de nuevas prácticas o procedimientos de trabajo para los productos y/o
Servicios.
 Ingreso de quejas por parte de los clientes.
 Otros.

6. VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN.

 Valoración de los Riesgos:

La valoración de los riesgos se debe hacer multiplicando la Probabilidad por el Impacto.

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PROBABILIDAD
Bajo el criterio de Probabilidad, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:
Nivel Descriptor Descripción Frecuencia
El evento puede ocurrir solo en circunstancias No se ha presentado
1 Raro
excepcionales. en los últimos 2 años.
Al menos de 1 vez en
2 Improbable El evento puede ocurrir en algún momento.
el último año
Al menos de 1 vez en
3 Posible El evento podría ocurrir en algún momento
los últimos 6 meses.
El evento probablemente ocurrirá en la Al menos de 1 vez en
4 Probable
mayoría de las circunstancias el último trimestre
Se espera que el evento ocurra en la mayoría
5 Casi Seguro Más de 1 vez al mes
de las circunstancias

IMPACTO
Bajo el criterio de Impacto, el riesgo se debe medir a partir de las siguientes especificaciones:
Nivel Descriptor Descripción
Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectos
2 Insignificante
mínimos sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efecto sobre
4 Menor
PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas consecuencias o
6 Moderado
efectos sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o efectos
8 Mayor
sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas consecuencias o
10 Catastrófico
efectos sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.

 Priorización:
Consiste en multiplicar la Probabilidad por el Impacto y se determina la criticidad del
riesgo.
RIESGO RIESGO RIESGO
BAJO MODERADO CRÍTICO

 Nivel de Riesgo:

De acuerdo con la PRIORIZACIÓN definimos los niveles de riesgo, que para el SGC son:
Bajo entre 2 y 12
Medio >16 y <=20
Critico > 24
PROBABILIDAD
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Casi
5 10 20 30 40 50
Seguro
Probable 4 8 16 24 32 40
Posible 3 6 12 18 24 30
Improbable 2 4 8 12 16 20
Raro 1 2 4 6 8 10
2 4 6 8 10
Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

 Valoración de las Oportunidades:

Probabilidad de las Impacto de las

Oportunidades Oportunidades
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Extraordinario
Insignificante
Casi Seguro
Improbable

Moderado
Probable
Posible

Menor

Mayor
Raro

PROBABILIDAD
Bajo el criterio de Probabilidad, la Oportunidad se debe medir a partir de las siguientes
especificaciones:
Nivel Descriptor Descripción Frecuencia
El evento puede ocurrir solo en circunstancias No se ha presentado
1 Raro
excepcionales. en los últimos 2 años.
Al menos de 1 vez en
2 Improbable El evento puede ocurrir en algún momento.
el último año
Al menos de 1 vez en
3 Posible El evento podría ocurrir en algún momento
los últimos 6 meses.
El evento probablemente ocurrirá en la Al menos de 1 vez en
4 Probable
mayoría de las circunstancias el último trimestre
Se espera que el evento ocurra en la mayoría
5 Casi Seguro Más de 1 vez al mes
de las circunstancias

IMPACTO
Bajo el criterio de Impacto, la oportunidad se debe medir a partir de las siguientes
especificaciones:
Nivel Descriptor Descripción
Si el hecho llegara a presentarse, tendría efectos positivos mínimos
1 Insignificante
sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría un impacto o efectos
2 Menor
positivos leves sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría un impacto o efectos
3 Moderado
positivos sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría un impacto o efectos
4 Mayor
positivos mayores sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría un impacto o efectos
5 Extraordinario
positivos extraordinarios sobre PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S.
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 Priorización:
Consiste en multiplicar la Probabilidad por el Impacto y se determina la viabilidad de las
oportunidades.

BAJA MODERADA EXTRAORDINARIA

 Nivel de Oportunidad:

De acuerdo con la PRIORIZACIÓN definimos los niveles de Oportunidades, que para el

SGC son:
Baja entre 1 y 9
Moderada >10 y <= 12
Extraordinario > 15

PROBABILIDAD
Casi
5 5 10 15 20 25
Seguro
Probable 4 4 8 12 16 20
Posible 3 3 6 9 12 15
Improbabl
2 2 4 6 8 10
e
Raro 1 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Insignificant Extraordinari
Menor Moderado Mayor
e oIMPACTO

7. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES:

Una vez realizado el análisis anterior, se relaciona toda la información pertinente en el

Formato EMMCO-FM-35 (riesgos) o Formato EMMCO-FM-34 (oportunidades).

 Formato para Riesgos:

Plan de Acción para Abordar Riesgos:

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Es necesario que el plan de acción permita darle el tratamiento adecuado al riesgo según
sea el caso:

 Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es

siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los
procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o
eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Por
ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de
los equipos, desarrollo tecnológico, etc.

 Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la

probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección).
La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico
para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Por
ejemplo: a través de la optimización de los procedimientos y la implementación de
controles.

 Compartir o transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las

pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a
través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra
entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Por ejemplo, la información de
gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación
segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar, la tercerización.

 Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede

quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso
simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia
para su manejo

Una vez identificado, analizado, valorado y priorizado el riesgo, se debe:

 Generar las acciones, que permitan evitar, asumir, eliminar, cambiar, compartir o
mantener el riesgo.

 Establecer los controles necesarios que, al ser monitoreados, al hacer seguimiento y

vigilancia, permitan determinar la eficacia en evitar, asumir, eliminar, cambiar,
compartir o mantener el riesgo.

 Se debe asignar el o los responsables del plan de acción hasta que se logre evitar,
asumir, eliminar, cambiar, compartir o mantener el riesgo.

 Asignar los recursos necesarios para llevar a acabo el plan de acción (tangibles e
intangibles).

 Definir una fecha de ejecución del plan de acción y la fecha en la que se evaluará que
el riesgo ha sido evitado, asumido, eliminado, cambiado, compartido o mantenido.

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 Concluir mediante la eficacia del plan de acción, un acta, informe, procedimiento u otro
reporte donde se apruebe o rechace el plan de acción, definiendo el Estado del
Riesgo. Si no es efectivo el plan de acción, se debe volver a valorar el riesgo e iniciar
de nuevo el proceso.

Análisis y Planificación de Comprobación de Aprender de la

Identificación de
priorización de Acciones para la eficacia de las experiencia
Riesgos y
Riesgos y tratar Riesgos y acciones Mejora Continua
Oportunidades
Oportunidades Oportunidades

 Formato para Oportunidades:

Una vez identificadas las Oportunidades que genera el cambio, proyecto, mejora, idea,
entre otros, se plasma toda la información correspondiente que permita documentar la
Oportunidad e iniciar el plan de acción sobre las que, mediante la valoración, sean
prioritarias debido a su impacto extraordinario.

 Se plantean las actividades o estrategias que permitirán hacer el mayor

aprovechamiento de la oportunidad.

 Se define una fecha de ejecución en la cual se espera materializar la oportunidad.

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 Se determinan los recursos necesarios para materializar la oportunidad.

 De igual forma se debe considerar el monto de la inversión.

Se debe considerar en principio, que todo cambio o situación nueva, genera un Riesgo u
Oportunidad, Pensamiento basado en riesgos, y debe analizarse bajo el ciclo PHVA:

Planificar:

Definir el Contexto de la Organización

Definir el alcance, políticas y objetivos de la organización
Determinar los procesos de la organización
Determinar la secuencia de los procesos
Definir quién tiene la propiedad y responsabilidad del proceso
Definir la necesidad de información documentada
Definir interfases, riesgos y actividades del proceso
Definir requisitos de medición y seguimiento

Hacer:

Implementar el proceso
Definir y asignar los recursos necesarios

Verificar:

Revisar, analizar y concluir sobre el proceso y los resultados esperados – objetivos

planificados.

Actuar:

Mejora
1.Resultado
previsto
(deseado)

7.Aprender de la 2.Identificación
experiencia-Mejora de Riesgos

6.Comprobar la eficacia
de la Acción
¿funciona?
Cambio 3.Conocer los
riesgos

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5.Implementar el Plan 4.Planificación de

Tomar Acciones Acciones para abordar
riesgos

CONTROLES PARA ABORDAR RIESGOS

Tipos de control:
Controles de Gestión Controles Legales Controles Operativos
Normas claras y
Políticas claras aplicadas Conciliaciones Custodia apropiada
aplicadas
Seguimiento al plan Procedimientos
Control de términos Consecutivos
estratégico y operativo formales aplicados
Verificación de
Indicadores de gestión Pólizas
firmas
Tableros de control Listas de chequeo Seguridad física
Contingencias y
Seguimiento a cronograma Registro controlado
respaldo
Segregación de
Evaluación del desempeño Personal capacitado
funciones
Niveles de Aseguramiento y
Informes de gestión
autorización calidad
Monitoreo de riesgos

Teniendo en cuenta que los riesgos son inherentes a las diferentes actividades,
productos, servicios y procesos, PDEACERO ZONA FRANCA S.A.S. ha decidido que
cada vez que se considere pertinente, se realice este procedimiento.

FUENTES:

 NTC ISO 9000:2015

 NTC ISO 9001:2015
 NTC ISO 31000:2011 Gestión del Riesgo. Principios y Directrices.
 GTC 137 Gestión del Riesgo. Vocabulario.
 Guía de Administración del riesgo DAFP. 4 sept. 2011, Quinta edición - Tipos de
Riesgos - La Guía Menciona Que Lo Tomó de La Superintendencia

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