MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILCABAMBA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA “AÑO

DE LA
LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

INFORME Nº 1016-2019-MCHC-UAL/OGAF-MDV

A : Cpcc. GEORGE LOUIS HUAMAN SARMIENTO

JEFE DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
CC : Econ. ABEL RODRÍGUEZ RIMACHI
JEFE DE LA OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
DE : Cpc. MARIO CHAMPI CONDORI
JEFE DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA
ASUNTO : INFORMACIÓN PARA MEMORIA INSTITUCIONAL 2019.
REFERENCIA : a) Memorándum Múltiple de la Dirección de Planeamiento y
Presupuesto.
b) Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley N°
28708.
FECHA : VILCABAMBA, 27 DE DICIEMBRE DEL 2019

Visto los documentos de referencia los mismos que se refieren a la solicitud de información
para elaborar la memoria institucional de la entidad del año 2019.

I. ANTECEDENTES:
1.1 La Unidad de Abastecimiento y Logística, es el órgano de apoyo de tercer nivel
organizacional, que depende de la Oficina General de Administración y Finanzas, es
responsable de promover la unidad, racionalidad. eficiencia y eficacia en el suministro de
bienes y prestación de los servicios que requieren las unidades orgánicas de la
Municipalidad para el cumplimiento de los objetivos de la gestión municipal, preservando
las condiciones de calidad oportunidad y costo, de acuerdo a las normas del Sistema
Nacional de Abastecimiento
1.2 La Unidad de Abastecimiento y Logística, es el órgano encargado de la provisión de
necesidades de bienes y servicios, del almacenamiento, custodia y distribución y registro
de los bienes de la municipalidad, en forma oportuna y a costos adecuados. Asimismo, se
encarga del almacenamiento, custodia, distribución y registro de bienes de la
municipalidad.

II. ANÁLISIS:
2.1 El Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Municipalidad Distrital de Vilcabamba fue
aprobada según resolución de alcaldía N° 023-2019-MDV-LC, la misma fue modificada
diecisiete (17) veces durante el año 2019, y se define como un documento de gestión que
contiene todas las compras que realizará la entidad durante el periodo del 2019. Incluye
tanto las que se encuentran bajo el ámbito de aplicación de la Ley como las que no. El
PAC además debe estar vinculado con el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el
Plan Operativo Institucional (POI).

ANEXO 01:

pág. 1
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES POR PROCESOS PROGRAMADOS

(PAC) - 2019

Pl an A nual de Cont r at ac i one s por Pr oce s os

Pr ogr amados (PA C) - 2 0 1 9
44

34

13

1
1

2.2 La Unidad de Abastecimiento y Logística ha ejecutado de su totalidad de procedimientos

de selección programados en el año 2019, con un indicador de avance de 87.57%, e
indicador de Cumplimiento es de 87.57% según indicadores de ejecución del SEACE y se
tiene lo siguiente.

ANEXO 02:
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN EJECUTADOS - 2019

pág. 2
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

p ro c e d imie n to s d e s e le c c io n E J E CUT ADOS -

2019

41

33

13
0

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A
Su

2.3 De los 93 procedimiento de selección programados en el PAC, se observa que durante el

ejercicio fiscal 2019 se han convocado 87 procedimientos de selección, en conformidad a
los procedimientos establecidos por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
(OSCE), a través de su plataforma SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del
Estado), lo que implica la supervisión permanente del órgano rector de las contrataciones.

2.4 LAS CONTRATACIONES DE MÉTODO ESPECIAL DE CONTRATACIÓN A

TRAVÉS DE LOS CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS DE ACUERDOS MARCO.

ANEXO 03:
ÓRDENES DE COMPRA.

ORDENES DE COMPRA - MÉTODO ESPECIAL DE CONTRATACIÓN A TRAVÉS DE LOS

CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS DE ACUERDOS MARCO

ITEM ÓRDENES DE COMPRA -2019 MONTO BIENES

S/.1´302,636.42. UN MILLÓN TRESCIENTOS DOS

1 585 ÓRDENES DE COMPRA MIL SEISCIENTOS TREINTA Y SEIS CON
CUARENTA Y DOS CON 00/100 SOLES.

2 ÓRDENE DE SERVICIO - 2019 MONTO SERVICIO

S/. 1,664.92. MIL SEISCIENTOS SESENTA Y

3 01 ÓRDENES DE SERVICIO CUATRO CON NOVENTA Y DOS CON 00/100
SOLES.

pág. 3
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILCABAMBA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

S/.1,304301.34 UN MILLÓN TRESCIENTOS CUATRO

4 MONTO TOTAL MIL TRESCIENTOS UNO CON TREINTA Y
CUATRO CON 00/100 SOLES.

ANEXO 04:
REPORTE DE ÓRDENES DE COMPRA POR MESES Y MONTOS DEL AÑO 2019

ORDENES DE COMPRA - PERU COMPRAS

S/.53,184.00

S/.5,327.70
S/.3,983.68
S/.3,052.19
S/.2,029.60
S/.1,588.32

S/.1,593.28

S/.949.85

S/.715.08
S/.390.00

S/.210.00
S/.66.42

9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
-1 -1 1 1 1 -1 -1 -1 1 -1 1 1 -1 -1 -1 1 -1 1 1 -1 -1 -1 1 -1 1 -1 1 -1 1 -1 1 -1 1 -1 -1
a n p r n - u l - ep - ec ec ep ep - p r c t - ar - o v p r ar o v - ar ar - ay - eb ar n ep - ep n - c t c t - ec ep - c t u l - o v c t - o v ec
J A Ju J S D D S S A O M N A M N M M M F M Ju S S Ju O O D S O J N O N D

Respecto a las ordenes ejecutadas durante del ejercicio 2019 se observa que en el mes
de Noviembre hay un incremento en la variacion a los demas meses.

pág. 4
 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILCABAMBA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA 2.5

2.5
ESTADÍSTICAS, MÉTODO ESPECIAL DE CONTRATACIÓN A TRAVÉS DE LOS
CATÁLOGOS ELECTRÓNICOS DE ACUERDOS MARCO PERÚ COMPRAS.

ANEXO 05:
REPORTE DE PERÚ COMPRAS DEL AÑO 2019

2.6 Asimismo, en el ejercicio fiscal 2019 se han generado un total de 1,834 órdenes de
compra y 1,058 órdenes de servicio por un total de 25´591,412.30 soles.

ANEXO 06:
CANTIDAD DE ÓRDENES DE COMPRA QUE SE HA REALIZADO DURANTE EL AÑO
2019

pág. 5
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

ORDENES DE COMPRA
300 253
250 204 201
179 188 173 186
200 171
135
150 117
100
29
50 1
0
RO RO ZO IL O O LIO O E E E E
E E R AY NI ST BR U B R BR BR
EN BR AR AB M JU JU O M T M M
M AG PTIE IE IE
FE OC OV D IC
S E N

ANEXO 07:

CANTIDAD DE ÓRDENES DE SERVICIO QUE SE HA REALIZADO DURANTE EL AÑO

2019

ORDENES DE SERVICIO 168

180 156
160
140
112
120 103
100 77 83 78 82 79 82
80
60 39
40
20 1
0
RO RO ZO IL O IO LIO O E E E E
E E AR
R AY N ST BR BR BR BR
EN BR AB M JU JU GO M T U EM M
M IE VI IE
FE A PT OC O D IC
S E N

2.7 También se tiene la siguiente información sobre requerimientos, cotizaciones, cuadro

comparativos y actas de buena pro, etc.

ANEXO 08:

COTIZACIONES DE BIENES EJECUTADAS DURANTE EL EJERCICIO 2019

pág. 6
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

COTIZACIONES EJECUTADAS
1600 1455
1400
1200
1000
800
600
400
165 157 165 195
200 100 125 126 118 132 106
16 50
0
L RE RE RE RE L
RO RO Z O RI O
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IO LIO TO TA
EN
E
BR
E AR AB M J JU G OS EMB TUB EMB EMB TO
M I I CI
FE A PT OC OV DI
SE N

Respecto a las cotizaciones ejecutadas durante del ejercicio 2019 se verifica que en
el mes de Noviembre hay un incremento en la variacion a los demas meses.

ANEXO 09:

COTIZACIONES DE BIENES ANULADOS DURANTE EL EJERCICIO 2019

CZ ANULADOS
250

200 194

150

100

50 30
17 18 24 21 23 16
11 11 10 13
0
0
L RE RE RE RE AL
RO RO ZO RI O
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IO LIO TO T
EN
E
BR
E AR AB M J JU G OS EMB TUB EMB EMB TO
M I I CI
FE A PT OC OV DI
SE N
Obteniendo el resumen de anulados podemos visualizar que el mes de Julio tenemos
anulaciones durante el ejercicio 2019.

ANEXO 10:
CUADROS COMPARATIVOS EJECUTADOS DURANTE EL EJERCICIO 2019.

pág. 7
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

CUADRO COMPARATIVO
2000 1885
1800
1600
1400
1200
1000
800
600
400 249
200 138 147 171 186 156 172 202 201 144 88
0 31
0
O O O IL O IO IO O E E E E L
E R R E R AR Z AB R AY UN JUL OS T BR UB R BR BR TA
EN B M J M T M M TO
FE
M AG PTIE OC VI
E
CI
E
SE NO DI

Con respecto a los cuadros comparativos ejecutados en el año 2019, tenemos un

incremento en el mes de noviembre del presente ejercicio.
Por lo cual durante todo el año 2019 tenemos una diferencia de 236 cotizacion que no
fueron anuladas con informe respectivo por la parte usuaria.
2.8 Se recomienda incorporar una pestaña de observacion y anulacion en los cuadros
comparativos porque solo existe la pestaña de borrar, asi perdiendo por completo la
informacion no quedando ningun registro en la numeracion correlativa de los cuadros
comparativos.
En ese sentido adjunto gráficos sobre las cotizaciones y cuadros comparativos de servicios
generados durante el año 2019.

ANEXO 11:
COTIZACIONES DE SERVICIOS EJECUTADAS DURANTE EL AÑO 2019.

COTIZACIONES EJECUTADAS
1000 930
900
800
700
600
500
400
300
200 110 115 131
64 62 93 70 72 93
100 25 52 43
0
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o ro zo ril ay
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br
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br
e
br
e ES
en re ar ab m ju ju os m tu m m AL
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b m ag tie oc
vi e ci e T
se no di TO

2.9 Interpretacion:
 El Total de cotizaciones ejecutadas durante el año 2019 es de 930 cotizaciones.
 Según el reporte se puede visualizar que en los meses de enero y diciembre , hubo

pág. 8
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

poco cantidad de cotizaciones generadas.

 En los meses de setiembre, octubre y noviembre hubo mayor cantidad de cotizacones
generadas.
 El reporte adjunto es netamente de cotizaciones ejecutadas y/o generadas por meses.

ANEXO 12:
COTIZACIONES DE SERVICIOS ANULADOS DURANTE EL AÑO 2019

COTIZACIONES ANULADOS
450 418
400
350
300
250
200
150
100
51 37 35 49 38 48 51
50 19 18 31 28 13
0
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o o zo ril ay
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er ar ab ju ju os ub
en ebr m m g m t m m T A
f a tie oc vie cie TO
se no di

 En este grafico se detalle en forma mensual la cantidad de cotizaciones generadas y posterior

anulación, esto a solicitud de las áreas usuarias.
 Se puede visualizar que hubo anulaciones de enero a diciembre por un total de 418
cotizaciones.

ANEXO 13:
CUADROS COMPARATIVOS EJECUTADAS DURANTE EL AÑO 2019.

CUADROS EJECUTADOS
1000
877
900
800
700
600
500
400
300
200 104 141
63 75 69 80 81 86 83 69
100 5 21
0
er
o ro zo ril ay
o
ni
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b m ag tie oc
vi e ci e T
se no di TO

 La cantidad total de cuadros comparativos y actas de buena pro generados durante al

año 2019 fue por un total de 877.
 En los meses que hubo mayor cantidad de cuadros generados fueron en los meses de
setiembre, octubre y noviembre respectivamente.
 En los meses de enero y marzo hubo poca cantidad de cuadros generados.

pág. 9
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA 2.10

2.10
LOGROS EN LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN:
 De los 93 procedimiento de selección programados en el PAC, se observa que durante
el ejercicio fiscal 2019 se han convocado 87 procedimientos de selección, en
conformidad a los procedimientos establecidos por el Organismo Supervisor de
Contrataciones del Estado (OSCE), a través de su plataforma SEACE (Sistema
Electrónico de Contrataciones del Estado), lo que implica la supervisión permanente
del órgano rector de las contrataciones
 La Unidad de Abastecimiento y Logística ha ejecutado de su totalidad de
procedimientos de selección programados en el año 2019, con un indicador de avance
de 87.57%, e indicador de Cumplimiento es de 87.57% según indicadores de ejecución
del SEACE.
2.11 LOGROS POR ACUERDOS MARCO CATALOGO DE PERU COMPRAS
 Se Redujo los costos vinculados con la realización de procedimientos de selección.
 Posibilito acceder a múltiples oportunidades de venta mediante la participación en una
sola convocatoria.
 Permitió la promoción permanente de los productos que son ofertados.
 Posibilito la autogestión del registro de mejoras de condiciones comerciales de sus
ofertas.
 Propicio mayores oportunidades de acceso a las micro y pequeñas empresas para que
contraten con las entidades públicas a nivel nacional.
2.12 DIFICULTADES:
La Municipalidad no ha realizado una programación eficiente en las contrataciones que se
realizó en el año presente, es decir en el mes de enero o anteriores; entonces la Unidad de
Abastecimiento y Logística convocó en los últimos cuatro meses del año, inclusive
realizando 17 modificaciones al PAC, la misma que tuvo deficiencias al momento del
requerimiento, por lo tanto no se contrató a tiempo la contratación de bienes y servicios y
si salió a tiempo, los ganadores de la buena pro no suscribieron contrato en el primer
trimestre; y después, se dio sucesiones de modificaciones del PAC, que la norma no
prohíbe solamente que por más que se trate un documento dinámico no se puede tener
tantos versiones del PAC en un mismo año, porque eso tiene dos lecturas: uno, que no se
programa adecuadamente o simplemente se puso cualquier cosa, como quiera verse en
ambos supuestos existe un problema deficiente y se debe corregirse en el año 2020,
primero aceptarlo pero corregirlo.
2.13 DIFICULTADES:
 Requerimientos mal elaborados en sus Especificaciones Técnicas, los cuales dificulta el
estudio de mercado.
 Requerimientos mal elaborados en sus Términos de Referencia, los cuales dificulta el
estudio de mercado.
 Demora en firmas de cuadros comparativos y actas de buenas pros por las áreas
usuarias.
 Observaciones posteriores a la adjudicación de la pro por parte del área usuaria,
generando anulaciones y modificaciones a los documentos iniciales.
 No existe coordinación entre el área usuaria y Dirección de Planeamiento y Presupuesto
en el otorgamiento de certificación de crédito presupuestal o simplemente existe
desconocimiento de ambos.
2.14 DIFICULTADES:
 Falta de coordinación de la parte asistentes administrativos con los almaceneros de
obra.
 Falta de coordinación de la parte usuaria con la unidad de Control Patrimonial, sobre el
clasificador de los bienes patrimoniales.

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 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE VILCABAMBA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA

 Falta de seguimiento de la parte usuaria de las órdenes de compra y servicios para su

respectiva conformidad.
2.15 DEFICIENCIAS EXTERNAS POR ACUERDOS MARCO CATÁLOGO DE PERÚ
COMPRAS
 Costos elevados de envió de entrega a la Entidad.
 Incrementos de los Costos del IGV.
 Propicia rechazo de órdenes de compras por el lugar de entrega.
 Falta de proveedores locales del Distrito de Vilcabamba que estén inscritos mediante el
método especial de contratación a través de los catálogos electrónicos de acuerdos
marco.
 Rechazo por el lugar ubicado a la entrega del bien adquirido por acuerdos marcos.
2.16 DEFICIENCIAS INTERNAS POR ACUERDOS MARCO CATÁLOGO DE PERÚ
COMPRAS.
 Estandarización de productos en bienes consumibles, impresoras, papel bond.
 Sobre la certificación presupuestal, modificación de clasificadores según el bien.
 Áreas usuarias desconocen el procedimiento el método especial de contratación a través
de los catálogos electrónicos de acuerdos marco.
 Entrega del bien debe ser en almacén central.
 Debe ser propicio requerir el área usuaria en un solo requerimiento todo lo que está
catalogado en Perú compras.
 Desconocimiento de parte de las autoridades y funcionarios del procedimiento el
método especial de contratación a través de los catálogos electrónicos de acuerdos
marco.
2.17 DEFICIENCIAS EN RECURSO HUMANOS Y OTROS.
 Insuficiente personal profesional
 Deficiencia en la contratación del personal
 Falta de incentivos de capacitación orientada a los servidores públicos
 Servicio internet lento
 Requerimiento de las áreas usuarias inoportunas y sin planificación.
 Personal sin certificación por la OSCE
 Instrumentos de gestión desactualizados y con inconsistencia (CAP, MOF y ROF).
 No se cuenta con una Oficina de la OSCE en la Provincia de La Convención
 Equipos de cómputo desfasado y carente de programas adecuados
 Presupuesto reducido para la Unidad
 Reducido espacio para estacionamiento de vehículos
 Falta de almacén de combustible.
 Inadecuado lugar de almacenamiento.
Nota:
 El responsable de la unidad de CONTROL PATRIMONIAL no alcanzo información
para elaborar memoria anual.
 El responsable de ALMACÉN CENTRAL no alcanzo información para elaborar
memoria anual.
 El encargado de ASESORÍA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES no
alcanzo información para elaborar memoria anual.
Es todo cuanto informo a Ud. Para sus fines y acciones que vea por conveniente, y aprovecho la
oportunidad para expresar las muestras de mi deferencia y estima personal.

Atentamente.
CC.
Archivo

pág. 11
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UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y LOGÍSTICA Adjunto

pág. 12