CARTA DE REPRESENTACIÓN A LA GERENCIA

Aspectos generales
La carta de representación viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de
Auditoría, a través del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial
competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce
haber puesto a disposición de la comisión de auditoría toda información requerida,
así como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido
durante el período del examen realizado.
La carta de control interno, llamada también Carta de Recomendaciones o Carta
a la Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a
la alta dirección de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus
respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y
administrativos, detectadas con motivo de la evaluación del control interno y como
resultado de la auditoria practicada.
Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la
administración adopte las acciones necesarias para superar las observaciones
reveladas.
La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen,
que se emite generalmente en las auditorias realizadas a entidades privadas.
Características y cualidades de la carta de control interno
La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la
empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leída por el
Directorio y la Gerencia.
La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideración los
siguientes aspectos:
 Debe tener un Tono constructivo:
No obstante, que la carta de control interno contiene básicamente observaciones,
es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su
redacción, enfatizando mmás en la necesidad de mejorar los sistemas y
procedimientos. Asimismo, debería evitarse mencionar los nombres de las
personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo
que se trate de irregularidades ( apropiación de fondos, pérdida de activos fijos,
etc), donde si se requiere la precisión de los nombres de las personas
involucradas.
  Debe tener Precisión:
Cuando más preciso sea el mensaje, será mejor entendido por los ejecutivos de la
empresa para la adopción de medidas correctivas. Sin embargo, también tenemos
que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear
observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisión
de sus problemas.
 No usar lenguaje muy técnico:
El auditor debería en lo posible evitar el uso de términos muy técnicos. Piense que
los usuarios no necesariamente son contadores públicos o auditores que
entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.
 Considerar los elementos de la observaci ón y los comentarios de los
ejecutivos:
Es recomendable que en la narración de los hallazgos para la carta de control
interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales
como:
 
 Describir la OBSERVACIÓN (situación encontrada) : Lo que se está
incumpliendo o desarrollando deficientemente.
 Señalar el CRITERIO: Revelar el criterio o parámetro en que se basa el
auditor para señalar que la situación descrita es una observación
  Identificar los EFECTOS: Describir los efectos que está originando la
observación o los que podría ocasionar.
 Revelar la CAUSA: Indicar cual o cuales son las causas que están
originando la observación, para formular las recomendaciones en forma
apropiada.
 Plantear la RECOMENDACIÓN: para eliminar la causa u origen y superar
la observación - tener en cuenta que el costo debe ser menor que el
beneficio.
Importancia
Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el
auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son
confirmadas por escrito por la administración. Por otro lado, las manifestaciones
vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de
evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan
verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes
y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario
discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para
reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar
información y documentación.

Objetivos
 Obtener el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la
responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos
considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los
Estados Financieros.
 Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos
dentro y fuera de la entidad.3.
 Ratificar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad
examinada.
 Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración
son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo
otras afirmaciones.
 Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad
pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de
la auditoría.
 
Requisito Formal de la Carta de Representación
La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel
membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado
(Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen
pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.
Contenido de la Carta de Gerencia
El alcance y contenido de la Carta de Representación debe reflejar las
manifestaciones reales, debiéndose ajustar a las circunstancias específicas de
cada auditoría. Por lo general, debe contener los siguientes aspectos:
 Declaración de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la
preparación de los Estados Financieros.
 Reconocimiento de la disponibilidad y entrega de todos los registros,
documentos y libros de contabilidad.
 Declaración formal, que no existan errores significativos en los Estados
Financieros ni en las transacciones no registradas.
 Declaración de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier con trato
que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
 Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores
después del balance.
 Declaración de que no existen irregularidades o actos ilegales.
 Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos.
 Reconocimiento de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance
General.
 Declaración sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser
defendibles.
 Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se
limitan a la entidad o gerencia.
Fecha de emisión
La fecha de la carta debe ser la misma fecha con la que se emite el dictamen y
opinión de auditoria sobre la razonabilidad de los estados financieros, no puede
ser una fecha anterior, ni posterior a esa fecha. El período cubierto debe ser el
mismo periodo de los estados financieros que se acompañan con el dictamen del
auditor, todo esto tiene sentido por cuanto la carta de representación está
cubriendo el mismo periodo de auditoria.
La carta debe ser firmada por el nivel apropiado y en papel con el logotipo de la
Compañía, siempre se debe recibir en documento físico original.