REGISTROS DE CORRESPONDENCIA

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger
el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
No existe una norma legal que obligue a llevar una anotación de las comunicaciones que entran y salen de la empresa,
pero es conveniente establecer un registro, ya que:
Permite mayor rapidez en su localización.
los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra.
constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen 3 tipos de registros: 
Registro de entrada.
Registro de salida.
Correspondencia interna (comunicación interna).

1. Registro de entrada:
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información
a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de
Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden de Fecha de entrada

entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

REGISTRO DE ENTRADA

Nº 4351

RECIBIDO: 26-5-20__

DESTINATARIO: Contabilidad

2. Registro de salida:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. 
En el sello debe aparecer:
el número de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación 
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

          SALIDA

Referencia Fecha  Nº orden de  Clase  Anexos  Destinatario Asunto

 salida

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones
internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)