Enfoque de los sistemas de Costos y su Contabilidad Lic.

Erwin Durán Callaú

TEMA Nº III
CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

1. INTRODUCCIÓN
Toda empresa u organización social, realiza una serie de actividades y para ello utiliza una variedad
de recursos como: financieros, tecnológicos y humanos, para lograr sus objetivos. De manera que
también la organización de la contabilidad de costos, varía según las características de las distintas
compañías; la contabilidad de costos no se opera completamente por separado del sistema de
contabilidad comercial y financiera, sino más bien es una extensión o sub-división de esta última.
Por ejemplo:

Contab. De costos
Contab. Contab. Financiera
Gral. Contab. Tributaria
Otras.

Como se puede observar en el diagrama, la contabilidad de costos es un híbrido de la contabilidad

financiera, ya que ofrece información sobre la forma en que se puede usar los costos de una empresa
con fines internos y externos. Cuando se emplea con fines de contabilidad financiera, mide los costos
de producción y ventas de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA); cuando se aplica para fines internos, brinda las bases para la planeación, control y toma de
decisiones.

2. CONCEPTOS BÁSICOS:
Pasaremos a ilustrar con algunos conceptos:

 “La contabilidad de costos” es un proceso ordenado que usa los principios generales de
contabilidad para registrar, clasificar, resumir e informar sobre los costos de operación pasadas y
futuras de un negocio y su rentabilidad. Se trata de un instrumento de análisis y de control de
gestión relativo de aquello que cuesta adquirir, producir un producto o un artículo en los distintos
centros operativos de una empresa, de tal manera que con datos de producción y ventas, la
gerencia pueda usar las cuentas para averiguar los costos de producción y los costos de
distribución, ambos por unidad y en total de uno o de todos los productos fabricados o servicios
prestados.
 La contabilidad de costos es: “Una especialidad de la contabilidad general que comprende la
pre-determinación, acumulación, registro, distribución, análisis e interpretación de los costos de
producción; consiste en un conjunto de técnicas cuyo principal objetivo es determinar cuál es el
resultado interno de la empresa, con el objeto de obtener la información necesaria para facilitar
y mejorar la toma de decisiones”.
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Se trata de un instrumento de análisis y de control dentro de las empresas industriales o de aquellas
cuyo rubro es dedicado a la actividad de transformación de algo, y la información que genera, está
dirigida a los gestores de las unidades económicas de las mismas.

3. SU IMPORTANCIA
La naturaleza de los negocios modernos es tal que todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas,
manufactureras o no, públicas o privadas, rentables o sin ánimos de lucros, requieren de una gran
variedad de información sobre “COSTOS” para la toma de decisiones operativas diarias. Por esto,
el contador de costos moderno deberá hacer hincapié en el análisis interpretación de los mismos
(Contabilidad de Costos para el uso de la gerencia), por tanto requiere su participación en la fase
dinámica de los negocios, o sea, en el presente y en el futuro; esta fase dinámica está relacionada
fundamentalmente con:

 “La Planeación”: (la selección de objetivos y los medios para alcanzarlos).

 “El Control”: (lograr concordancia con los planes establecidos).

4. USO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

El uso de la contabilidad de costos, permite proporcionar a la alta gerencia información sobre los
costos de productos, costo de ventas, costo de distribución, inventarios, ventas y ganancias,
operaciones o funciones de cada una de las diversas líneas de los productos manufacturados, además
que permite comparar las cifras reales con las predeterminadas.

Esta variedad de información que ofrece la contabilidad de costos, ayuda a tomar muchas decisiones
diarias a la vez que presenta la información esencial para las decisiones a más largo plazo. Además
decimos que estos datos informativos son útiles, porque muestran lo que se ha hecho, la forma en que
se lo hizo, lo que costó hacerlo, en cuanto se vendió y la utilidad que se obtuvo, por esta razón la
contabilidad de costos ayuda a aumentar y acelerar la producción e implantar cada vez métodos más
eficientes para reducir costos.

5. SU APLICACIÓN
La “Contabilidad de Costos” no sólo es aplicable a las industrias, sino que se aplica a todas las
empresas ya sean estas industriales, comerciales y de servicios, adecuados lógicamente a las
particularidades de cada una de ellas, dependiendo del objetivo que se requiera alcanzar, por ejemplo:
con la aplicación de la “Contabilidad de Costos Industriales”, primero se procuraron evitar los
recuentos físicos de las existencias de materiales y productos terminados al final de cada período de
costos, esto mediante información analítica, oportuna, eficaz y frecuente, dando lugar a los sistemas
de inventarios PERPETUOS o permanentes para el control de estos inventarios; de tal manera que
se facilite conocer: el costo del material consumido, el costo de la producción vendida y el margen
bruto de su utilidad por cada artículo.

Con estos datos de Costos, permite a los ejecutivos de una empresa efectuar estudios de mercado
sobre la base de “Costos Reales de Producción” y fijar sus precios de venta al público con mayor
precisión. Está claro que cada organización diseña o adapta su propio sistema de administración que
más conviene a sus necesidades.
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La contabilidad general entrega la información a la contabilidad de costo para que ésta procese la
información. Cabe distinguir que la información que da la contabilidad general de una empresa es
global, en cambio la contabilidad de costo, entrega información por cada producto o líneas de
productos que tenga la empresa.

6. DIFERENCIA ENTRE CONTAB. DE COSTOS Y FINANCIERA

Desde el punto de vista de la circulación económica, cabe distinguir dos clases de contabilidad:

a) Contabilidad de costos ( interna o de gestión)

b) Contabilidad financiera (externa)

a) La contabilidad de costes.- Podemos decir que la contabilidad de costes, tiene por objeto conocer
e interpretar aquellos hechos que tienen lugar en el seno de la unidad económica sin relación con el
exterior, tales como la formación de costes y la valoración de productos o servicios. De manera que
los datos que necesiten los usuarios, se pueden encontrar en un “pool” de información de costos y se
pueden clasificar en diferentes categorías según:

 Los elementos de un producto.

 La relación con la producción.
 La relación con el volumen.
 La capacidad para asociarlos.
 El departamento donde se incurrieron.
 Las actividades realizadas.
 El período en que se van a cargar los costos al ingreso.
 La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.

b) La contabilidad financiera.- Llamada también contabilidad externa; se ocupa de las operaciones

que relacionan a la empresa con el mundo exterior como ser operaciones de inversión, financiación,
gastos e ingresos, cobros y pagos, etc., y que están respaldadas de un documento como ser: facturas,
recibos contratos, nóminas, etc. Sus características son:

 Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la

empresa.
 Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y
cronológica.
 Debe implantarse necesariamente en compañía, para informar oportunamente de los
hechos desarrollados.
 Se utiliza de lenguaje en los negocios.
 Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las
operaciones financieras de un negocio.
 Describe las operaciones en el campo analítico de la teneduría de libros por partida
doble.

Considerando los conceptos vertidos sobre estos subsistemas de información contable, se puede
establecer diferencias notablemente marcadas y que han sido resumidas de la manera siguiente:
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CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE COSTOS

Produce información para uso externo.
Genera información histórica.
Está regulada por los PCGA.
Sistema de información obligatorio.
Determina correctamente la Ut. Del periodo.
Informa lo ocurrido en la empresa.
Tiene poca relación con otras ciencias.
El análisis de la empresa es global.
Las reglas son rígidas.
La información es precisa y formal.
Respecto a la Ley es obligatoria .
Produce información para uso interno.
Está enfocada al presente y futuro.
No la regula P.C.G.A. (requerimiento de ejecutivos).
Sistema de información opcional.
Planifica las Utilidades.
Informa para la toma de decisiones.
Tiene relación con muchas ciencias.
El análisis de la empresa es detallado.
Las reglas son flexibles.
La información es rápida y aproximada.
Es voluntaria.

Sin embargo, la contabilidad de costos tiene relación con la contabilidad financiera en la forma
como se integra con ella de la manera siguiente:

 En el Balance General, los costos van a formar parte del activo corriente por medio de la
cuenta “Inventario de productos terminados”.
 En el Estado de Resultado, el costo de los productos terminados y vendidos se presentan
restando a los ingresos operacionales, y de esta manera se halla “la utilidad bruta en
ventas”.

7. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS.

Sus objetivos fundamentales y básicos son:

 Información amplia, oportuna y detallada.

 Mejor control de operaciones y de costos.
 Contribuir a la planeación de utilidades y elección de alternativas por la empresa.
 Técnica presupuestal en sus dos aspectos: “planeación y control”.
 Determinación correcta del costo unitario.
 Fijación de precios y de ventas.
 Valuación de productos en proceso.
 Valuación de productos terminados.
 Determinación del costo de producción de lo vendido.
 Sirve de base para cambios de políticas.
 Mantener un estricto control sobre las actividades y funciones que tenga la empresa.
 Finalmente, suministrar información a la gerencia de lo que cuesta comprar o producir bienes
y servicios.
.
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8. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Sus características fundamentales de la contabilidad de costos, son las siguientes:

 Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobres su total.
 Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos.
 Los movimientos de las cuentas principales son en unidades.
 Sólo registra operaciones internas.
 Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y cargas
sociales.
 Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercadería
vendida y el de las existencias.

Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad de costes
se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de
información de las unidades de producción. El concepto ha evolucionado de sobremanera, de modo
que cada vez es mayor el grado de especialización de ésta disciplina dentro del entorno empresarial,
puesto que no sólo comprende y abarca la evolución de las técnicas contables, sino también el de
organización y las técnicas de gestión y control empresarial que forman un todo con la organización
contable instrumentada, así como el de las operaciones reflejadas en los registros de cuentas.
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TEMA Nº IV
PAPEL QUE DESEMPEÑA LA CONTABILIDAD DE
COSTOS

1. SU LUGAR EN LA EMPRESA
La contabilidad de Costos le proporciona a la gerencia información sobre costos de productos,
inventarios, operaciones o funciones, y permite comparar las cifras reales con las predeterminadas.
La variedad de datos que ofrece, ayuda a tomar muchas de las decisiones a más largo plazo.

El papel que desempeña la contabilidad de costos en la empresa es fundamental, puesto que

proporciona información útil para la toma de decisiones, constituyéndose así en un instrumento
importante de información principalmente a partir de la década de los años 1960 con el bum de la
Revolución Industrial, la competitividad de mercado y como consecuencia de la creación e
innovación de nuevos productos, obligaron a los inversionistas y dueños de las empresas a diseñar
nuevos sistemas contables que les permita tener información específica, clara y oportuna, para la toma
de decisiones y, para poder competir en el mercado con productos nuevos.

Ahora bien, un sistema de información viene a ser un sistema de conjuntos de información necesarios
para la decisión y el señalamiento en un sistema mucho más amplio, que contiene subsistemas para:
recolectar, almacenar, procesar y distribuir conjuntos de información (según Langerfors, Borje en su
libro “Teoría de los sistemas de información” (1976). En tal sentido la información sería: “cualquier
clase de conocimiento o mensaje que puede usarse para mejorar o posibilitar una decisión o acción”.
En el proceso contable se pueden establecer las siguientes etapas:

 Recoger los hechos, que afectan a la realidad económica y financiera de la empresa y que
constituirán las entradas en el sistema contable.
 Selección de los mismos, ya que no todos van a ser objeto de representación contable, entre
estos últimos cabe destacar: las variaciones en el nivel general de los precios, los recursos
humanos, etc.
 Interpretación y medición de los hechos; es la fase más dificultosa pues no todos serán
fácilmente medibles y habrá que recurrir a una serie de hipótesis. La elección de la más
adecuada depende de la formación que tengan los responsables de dicha elección, y de eso
dependerá de la mala o buena información final que suministren.
 Registro de las operaciones; es la parte más sencilla y suele hacerse manualmente y/o
electrónicamente. Esta última es la más frecuente en empresas con gran volumen de
operaciones similares.
 Resumen y comunicación de la información procesada; este resumen se presenta en los
estados contables, que constituyen la salida de la información contable, útil para los usuarios
de la misma.
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2. PROCESO PRODUCTIVO
Para la obtención de una serie de productos necesitamos el proceso productivo, que se caracteriza
principalmente por una larga cadena de actividades cuya orientación final es precisamente elaborar
estos productos. En este sentido, para comenzar el proceso productivo necesitamos seguir los
siguientes pasos:

a) Captar recursos financieros.- Este es el primer paso a seguir, pues sin ellos no podríamos
realizar ninguna inversión. Estos recursos financieros pueden proceder de la propia empresa
a través de las aportaciones de los socios, o caso contrario del exterior, solicitando créditos
bancarios a las entidades financieras o préstamos a los propios proveedores.
b) Se procede a la inversión.- Una vez obtenidos los recursos financieros procedemos a la
inversión, esto quiere decir que con estos recursos económicos podemos adquirir maquinarias
necesarias para llevar a cabo el proceso productivo, las instalaciones o sea la fábrica, los
edificios, los almacenes, etc.
c) La compra de materiales.- Una vez obtenida las instalaciones, pasamos a comprar las materias
primas, o los productos semi-terminados o semi- elaborados, (dependiendo del estudio
realizado sobre el proceso de producción).
d) Mano de obra y energía.- Finalmente se necesita la mano de obra y la energía, aspectos que
sufrirán una transformación en el caso de las materias primas o de valor si se trata de mano
de obra.
e) Producto acabado.- Una vez obtenidos los productos, procedemos a la venta de los mismos a
nuestros clientes y/o mercado quienes a su vez nos proporcionarán recursos financieros
constituyéndose de esta manera “el ciclo productivo”.
f) El cliente.- Es el principal elemento a tomar en cuenta, pues a través de él se reactiva el
proceso productivo como fuente generadora de recursos económicos. Sin el cliente no existiría
ninguna actividad comercial o negocio de tipo alguno.

El resumen de este proceso, queda reflejado en el siguiente gráfico:

CICLO PRODUCTIVO DE LA EMPRESA

CAPTACION DE
RECURSOS FINANCIEROS

VENTA A PAGOS, GASTOS, COBROS ADQUISICION DE

CLIENTES E INGRESOS FACTORES PROD.

ALMACENAM. DE COSTOS ALMACENAM. DE

PROD. TERM. FACTORES PROD.

TRANSFORMACION
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Por lo expuesto, se trata de informar sobre cada una de las actividades que se van desarrollando en
distintos momentos del tiempo, en función de la importancia de cada fase del ciclo, se prestará mayor
o menor atención de acuerdo a la información obtenida o proporcionada con la contabilidad de costos.
Pero no sólo vamos a informar, sino que además podemos medir la eficacia de la actividad productiva,
la relación entre la cantidad de los factores empleados y los productos obtenidos.

Finalmente, a través de la contabilidad de costos, vamos a tener un conocimiento más detallado de

los costos ocasionados por cada producto, permitiéndonos tomar decisiones precisas o más acertadas
que en definitiva asegurarán la continuidad de la empresa y permitirá con eficacia y economía un
mayor empleo de nuestros recursos. También la contabilidad de costos nos permite:

a) ELEGIMOS ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS:

La dirección o gerencia se enfrenta diariamente con una serie de alternativas y opciones para resolver
los problemas de la empresa. El adoptar una u otra forma, no debe ser un acto al azar, sino el resultado
de un análisis minucioso de cada una de las posibles alternativas que se nos presentan. Y como
conseguimos este análisis?, consiguiendo una información seria y detallada que nos proporciona la
contabilidad analítica, como por ejemplo, las siguientes interrogantes en términos generales:

 En una industria donde se elaboran las materias primas para la producción, nos podemos
preguntar ¿sería más rentable comprarlas directamente a un proveedor?
 Transportamos con personal propio los productos fabricados, ¿no sería más rentable contratar
los servicios de una agencia?
 Dentro de las distintas secciones en que se divide la empresa, tenemos la de mantenimiento,
cuya función es reparar y tener siempre a punto el equipo industrial, ¿nos ahorraríamos costos
si este servicio lo realizara una empresa diferente a la nuestra?
 En el taller de transformación el 80% de los trabajos se realizan manualmente, ¿sería más
ventajoso realizarlo mediante la mecanización del taller, o la inversión mecanizada sería
siempre un costo más elevado que el actual?
 Contamos con un equipo que se encuentra en perfectas condiciones de uso, pero técnicamente
está desfasado, ¿nos convendría reponerlo anticipadamente?
 No sólo nos planteamos en comprar las materias primas en el exterior si no, que también
puede darse el caso en la elaboración del producto semi-terminado. ¿sería más económico
comprarlo a un tercero?

Estas interrogantes pueden ser tan diversas y numerosas como la propia dinámica de una empresa o
industria y el mercado donde se desarrolla.

b) CONTROLAMOS LA EXPLOTACION:
La contabilidad analítica proporciona la información base para la planificación interna de la empresa
y esto implica el conocimiento de los costos, el rendimiento de las secciones y de los productos
elaborados. También podemos hallar los márgenes industriales y comerciales de los productos, como
ser:
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 Nos permite calcular los resultados analíticos por productos, por grupos y por familias de
productos.
 Nos indica con toda clase de detalles las unidades productivas que nos proporcionan mayor
economicidad, además de aquellas que nos reflejan una actuación deficiente, de manera que
nos permita adoptar medidas adecuadas en la aplicación de costos para mejorar la gestión de
la empresa.
 El control interno de la explotación se puede realizar diariamente, semanalmente, de mes en
mes, o bien al finalizar cada ejercicio económico. El período a elegir depende del tipo de
empresa, del tamaño de la misma y por supuesto del grado de información y control que
necesitemos.

c) OBTENEMOS RAPIDEZ EN GENERAR INFORMACION:

Es importante generar información con cierta fluidez, con el propósito de que la dirección o gerencia
pueda actuar en la mayor brevedad posible y adoptar medidas a tiempo, para así evitar que continúe
tal vez una gestión deficiente. Esta capacidad de actuar y de reacción te lo facilita el obtener a tiempo
una información detallada.

La contabilidad de costos se basa en la propia política del empresario, puesto que este la diseña de
acuerdo a sus propias necesidades. Vivimos en un mercado de gran competitividad, donde es
necesario reaccionar constantemente a la evolución de la competencia, pues en base a ello
establecemos una serie de objetivos cuyo cumplimiento debe ser seguido muy de cerca, evaluando en
el momento en que se produzcan las desviaciones más significativas.

Esta agilidad que transmite la contabilidad analítica, también se refleja en la contabilidad externa
viéndose esta última favorecida en trabajos tan complejos como ser el recuento y valoración de las
existencias (necesario para el cierre del ejercicio contable) mediante la elaboración del inventario
permanente que nos proporciona la contabilidad interna.

d) REALIZAMOS EL INVENTARIO PERMANENTE:

Cuando finaliza el período administrativo necesitamos conocer las existencias, y el recuento físico es
uno de los procedimientos a realizar, siendo este laborioso y en algunos casos nos vemos obligados
a cerrar nuestros negocios para llevarlo a cabo. Mediante la contabilidad de costos, debido a que
determina costos y precios de costos, podemos utilizar procedimientos contables de permanencia en
inventarios. Este tipo de inventario se lo puede llevar bien en base a costo real o estándar.

e) NOS PERMITE ANALIZAR LAS CARGAS:

En la contabilidad externa, clasificamos las cargas en función de su origen y naturaleza, como ser:
gastos de personal, trabajos, suministros y servicios exteriores, transportes y fletes, etc., y nos
servimos para ellos de facturas, nominas, recibos, etc. Nos limitamos a clasificar basándonos en la
documentación que tenemos pero no podemos llevar a cabo un análisis más profundo sobre el control
de estas cargas.

Sin embargo en la contabilidad de costos (analítica), si podemos realizar este estudio en profundidad
mediante el conocimiento del destino o aplicación de estas cargas. De tal manera que tenemos que
averiguar que parte de gastos se debe aplicar en un determinado producto, puesto que el punto final
de aplicación de las cargas es el producto terminado y en su base final de venta al cliente.
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Esto quiere decir que hay que evaluar paso a paso, todo el proceso de transformación que sufre la
materia prima hasta convertirse en producto final. En cada una de las fases de la elaboración del
producto, intervienen personal especializado, que trabajan en talleres, fábricas, oficinas, etc., por tanto
se hace necesario controlar cada una de estas etapas puesto que en cada una se generan costos de
diferentes orígenes.

A continuación veamos la clasificación de cargas en función de su variabilidad:

Cargas por su naturaleza Cargas por su variabilidad Cargas según su destino

Y origen en relación c/. su actividad o aplicación
- Materias primas: - Proporcionales - Secciones:
 Materia prima A - Semi - proporcionales . Principales
 Materia prima B - De estructura . Auxiliares
- Sueldos y salarios . Complementarias
- Cargas sociales - Por cada producto en su
- Seguros fase final de ventas
- Suministros
- Etc.