COBRO DE CONTRAPRESTACIN CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO GESTIN CIENTFICA EDUCACIN MDICA

Cdigo: PR -395-001

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. BASE LEGAL

5. VOCABULARIO

6. POLTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL

7. DESARROLLO

8. REGISTROS

9. ANEXOS

ELABOR:

REVIS:

APROB:

Educacin Mdica FECHA: Junio de 2011

Grupo Funcional de Calidad FECHA: Junio de 2011

Subgerencia Cientfica FECHA: Junio de 2011

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1. OBJETIVO: Gestionar los recursos que generan los Convenios Docencia servicio de conformidad con lo establecido en la Clusula de Contraprestacin de las minutas de los Convenios firmadas y vigentes y hacer seguimiento de estos recursos hasta que sean efectivos en la Institucin. 2. ALCANCE: En toda la Institucin. 3. RESPONSABLE: Subgerencia Cientfica Educacin Mdica - Subgerencia Financiera Cartera Facturacin. Subgerencia Administrativa 4. BASE LEGAL: Ley 100 de 1993: Seala que el Sistema General de Seguridad Social en Salud establecer mecanismos de control a los servicios para garantizar a los usuarios la calidad en la atencin oportuna , personalizada , humanizada, integral, continua y de acuerdo a los estndares aceptados en procedimientos y prctica profesional Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones" Decreto 1011 de 2006: Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Decreto 2376 de 2010: "Por medio del cual se regula la relacin docencia - servicio para los programas de formacin de talento humano del rea de la salud" Acuerdo 003/2003: Por el cual se adoptan los criterios de evaluacin y verificacin de los Convenios Docente Asistenciales necesarios para desarrollar los programas de pregrado y posgrado en el rea de salud.

Resolucin 1446 del 2006: Por la cual se define el Sistema de Informacin para la Calidad e Indicadores de monitorizacin. Resolucin 1445 del 2006: Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan otras disposiciones.

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Resolucin 1043 de 2006 Se establecen condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar sus servicios e implementar el componente de Auditoria. Norma ISO 9001-2008. 5. VOCABULARIO: Convenios Docencia Servicio: Es el vnculo para articular en forma armnica las acciones de Instituciones educativas e Instituciones que presten servicios de salud para cumplir con la funcin social, a travs de la atencin en salud de la comunidad y la formacin de recurso humano que se encuentre cursando un programa de pregrado o de postgrado en el rea de la salud. Contraprestacin: Prestacin que debe una parte contratante por razn de la que ha recibido o debe recibir de la otra. 6. POLTICAS GENERALES DE AUTOCONTROL: Preliquidacin: Es de obligatorio cumplimiento contar con el informe de preliquidacin de la Institucin Educativa, avalarla por Ed. Mdica y enva a oficina de Cartera para que realice trmite de cobro. La Of. Ed. Mdica entregar informe de liquidaciones a la Subgerencia Administrativa quien decidir la forma de cobro. En el momento del ingreso de bienes comprados a travs de los convenios, debe estar presente el lder del servicio para dar ingreso correcto a los inventarios 7. DESARROLLO 7.1. Generalidades Es necesario que la copia de la liquidacin del convenio respectivo se remita al rea del Almacn del Hospital con el fin de ingresar de cada elemento se descargue en el sistema Hipcrates. El estado de cuenta de las contraprestaciones de los Convenios Docencia Servicio se har semestralmente. Despus de haber realizado los cobros respectivos. Las Instituciones Educativas del Estado contraprestarn servicios con actividades Educativas como capacitaciones y de asesora, las actividades sern solicitadas y coordinadas por el Hospital durante el semestre y se dejar constancia en acta.

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7.2. Flujograma
INICIO

SOLICITAR PRELIQUIDACION

VERIFICAR Y AVALAR PRELIQUIDACION

REALIZAR CUENTA

REMITIR Y SOLICITAR TIPO DE COBRO

PRIORIZAR FORMA DE PAGO

INFORMAR OPCION DE PAGO

ES EN EFECTIVO? No TRAMITAR COMPRA (SI ES UN BIEN)

ORDENAR COBRO PERSUASIVO

ELABORAR FACTURA

COORDINAR CON ISTITUCIONES EDUCATIVAS

OBTENER PAGO

RECIBIR ELEMENTO

INGRESAR PAGO AL SISTEMA

INGRESAR ELEMENTO AL SISTEMA

DESCARGAR VALORES DE LA CUENTA

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A

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REALIZAR INFORME

REALIZAR Y ENTREGAR PAZ Y SALVO

DESCARGAR VALORES DE LAS CUENTAS

REALIZAR INFORME FINAL 1 FIN

7.3. Matriz ( Cuadro de Actividades y Responsabilidades)

N Actividad Explicacin de la Actividad Responsable Registro Observaciones Riesgos y Controles Oficio en La Institucin fsico o medio educativa tiene electrnico un tiempo lmite no mayor a 15 das hbiles para enviar la informacin

Solicitud Terminado el semestre Educacin preliquidacin se solicita a la Mdica Universidad la Cartera preliquidacin del mismo semestre de conformidad con el nmero de estudiantes, tiempo de rotacin y valor acordado en la clusula de Contraprestacin del convenio Verificar y avalar revisar de acuerdo con Educacin los documentos Mdica enviados por la Universidad al presentar estudiantes y los parmetros del convenio y har observaciones o

Se debe guardar soporte con el Vbo. de Ed. Mdica y el recibido de la Of. de Cartera La cuenta de

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Responsable Registro

Observaciones Riesgos y Controles cobro debe hacerse en un tiempo no mayor a 15 das hbiles.

Trminos de elaboracin de cuenta Remitir y solicitar tipo de cobro

La cuenta de cobro debe hacerse en un tiempo no mayor a 15 das hbiles. Se enva el resumen de las liquidaciones a la Subgerencia Administrativa para decidir el tipo de cobro

Cartera

Educacin Mdica

La Subgerencia Administrativa decidir por escrito en un tiempo no mayor a 15 das hbiles el tipo de cobro

Priorizar forma de pago

Informar opcin de pago

Ordenar cobro persuasivo

Elaborar factura

Recibido el resumen y de acuerdo a las necesidades del Hospital se prioriza la forma de pago Al realizar la seleccin del tipo de cobro se informar a las oficinas de: Compras, Ed.Mdica y cartera Si la forma de pago es en efectivo, se ordenar realizar el cobro persuasivo ante la entidad. Se realiza factura y se enva a la entidad para cobro y se obtiene pago que ingresa a la entidad con recibo de pago

Subgerente Administrativo

Subgerente Administrativo

Subgerente Administrativo

Grupo funcional de facturacin y cartera

Llamada, Acta de visita o carta de circularizacin de cobro persuasivo

9 Ingresar pago Ingresar pago al sistema Cartera 10 Tramitar Si la forma de pago es Subgerente comprar en bienes o servicios se Administrativo ordenara a la oficina de compras tramitar la

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Responsable Registro

Observaciones Riesgos y Controles

compra o el servicio a travs de la Institucin Educativa 11 Coordinacin En el caso de cobrar en con las bien o servicio debe Instituciones coordinarse con la Of. Educativas de Ed. Mdica quien har el contacto con la Institucin Educativa 12 Recibir Recepcionar los elementos elementos comprados con verificando la liquidacin y contraprestacin y la orden de liquidacin con el compra convenio Docencia Servicio y la orden de la gerencia

Compras y Ed. Mdica

Almacn y activos fijos

Formato de ingreso

En el momento de la recepcin debe estar presente el lder del servicio que requiere el elemento con el fin de legalizar correctamente el ingreso a los inventarios del Hospital

13 Ingresar elementos al sistema

Se ingresan los elementos en el sistema de informacin Hipcrates para que se refleje en los estados contables y enva soporte al rea contable y cartera 14 Descargar Descargo de la cuenta valores de las de cada Institucin cuentas Educativa generando una nota crdito 15 Hacer Informar los estados de informe cuenta de las contraprestaciones de cada Institucin educativa para Ed. Mdica y subgerencia Administrativa 16 Realizar y Generacin de paz y entregar paz salvos a cada Institucin y salvo Educativa

Almacn y contabilidad

Cartera

Nota crdito

Estado de cuenta

Cartera

Cartera

Paz y salvo

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Responsable Registro

Observaciones Riesgos y Controles

17 Descargar Las Oficinas de valores de las Compras, Ed. Mdica cuentas descargaran el valor pagado por cada Institucin Educativa de su respectiva cuenta. 18 Hacer Informes en la carpeta informe de cada universidad

Educacin Mdica Compras

Educacin Mdica

Carpeta de cada Universidad

8. REGISTROS: Oficio en fsico o medio electrnico Acta de visita o carta de circularizacin de cobro persuasivo Formato de ingreso Nota crdito Paz y salvo 9. ANEXOS: No Aplica

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