CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

CUN
PROGRAMA
ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS
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PLAN DE MEJORAMIENTO

ALCALDIA DE NEIVA

PRÁCTICA:
PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ALUMNO:
LEIDY DANIELA ROMERO VEGA, FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.
CURSO (10509)

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NEIVA-HUILA
2022A
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PLAN DE MEJORAMIENTO

ALCALDIA DE NEIVA

PRÁCTICA:
PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DOCENTE:
LUZ ANGELA DEL CARMEN RODRÍGUEZ DE CASTRO

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Propósito de la Práctica Ciclo Profesional

Permitir a los estudiantes del nivel profesional ejercer roles desde lo gerencial
donde planifique, desarrolle, analice, y evalúe desde las diferentes herramientas de la
evaluación gerencial, los diferentes procesos y objetivos estratégicos propuestos en la
consecución de los resultados mediante una eficiente toma de decisiones.
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INTRODUCCIÓN

La Alcaldía de Neiva, en cumplimiento de su misión institucional y en la búsqueda del

mejoramiento continuo del servicio que presta, presenta el Código de Integridad, en el

cual se busca orientar el comportamiento humano, que debe representar la conducta de

los Servidores Públicos en el desarrollo de sus actividades diarias. Compromiso con el

deber ético y moral que también se verá reflejado en nuestro diario vivir como miembros

de una familia y de la sociedad neivana. Por tal motivo, y por la responsabilidad que

tenemos como servidores públicos, debemos llevar a cabo las directrices emanadas de

este código y mostrar con el ejemplo, la aplicación y adopción de nuestros valores

institucionales.
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DEDICATORIA

Este proyecto va dedicado a Dios, a mi familia y a las personas que me han influenciado
en mi vida de manera positiva, residiéndome a las diversas adversidades, apoyo
incondicional y ayudándome ser cada día mejor como persona (calidad Humana),
también quiero agradecer la oportunidad que me brindo esta entidad por hacerme parte de
su equipo de trabajo.
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1. CARACTERIZACIÓN DE LA ENTIDAD

1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

1.2 NOMBRE DE LA EMPRESA: Alcaldía de Neiva

1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA TRABAJADA:

Departamento administrativa de planeación- oficina sisbén.
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1.4 OBJETO SOCIAL:

El objetivo de este programa es Incrementar la productividad y la competitividad del
tejido empresarial (Natural o jurídico) mediante la orientación y/o formación de su capital
humano. Hemos realizado alianzas con prestigiosos centros de estudio, los cuales cuentan
con herramientas de aprendizaje académicas e innovadoras y personal certificado, para
apoyar las necesidades empresariales y permitir que nuestros empresarios alcancen sus
objetivos. Es un área dedicada a la creación y ejecución de programas y servicios que
fortalezcan a las empresas del sector privado en general. Además, representa al sector en
diversos ámbitos estratégicos para su desarrollo y trabaja con gremios empresariales.
Asesoramos y potenciamos empresas y sectores de acuerdo a nuestros servicios prestados

✔ por sobre el particular.

✔ Ser responsable de sus actos durante el desempeño de la función pública.
✔ Ser honesto en cada una de sus tareas de servicio público.
✔ Capacitarse y perfeccionarse en su área de trabajo.
✔ Velar por los intereses del Estado, orientados a satisfacer el bienestar general y
público

1.5 OBJETIVOS DE CALIDAD:

- Prestar los servicios sociales de competencia de la Alcaldía en forma oportuna y con

calidad.
- Asegurar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos. Mejorar la
calidad de vida de sus habitantes.
- Mejorar continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.
-Desarrollar las competencias laborales del talento humano, para alcanzar niveles
óptimos de desempeño.
- Mantener a la comunidad Neivana informada de la gestión desarrollada por la Alcaldía,
fortaleciendo espacios de comunicación y participación ciudadana.
- Satisfacer la demanda y necesidades de la comunidad.
- Mantener la articulación de programas y planes de desarrollo municipal acorde con las
directrices departamentales y nacionales.

1.6 MISIÓN:
Los habitantes del Municipio de Neiva construyen un territorio sostenible y sustentable
que permite desarrollar sus habilidades, talentos y capacidades de emprendimiento para
mejorar su calidad de vida y la dignidad humana.
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1.7 VISIÓN:
El municipio soñado se construye entre todos desde el territorio, mejorando las
condiciones de vida para el progreso, de manera ordenada, sostenible, sustentable, que
dignifique al ser
humano, fomentando la participación ciudadana como una herramienta fundamental en el
desarrollo.

1.8 POLITICA DE CALIDAD:

La ALCALDÍA DE NEIVA está comprometida en la prestación eficiente, eficaz y
efectiva de sus servicios sociales, para mejorar la calidad de vida de sus habitantes.
mejoramiento continuo de los Mediante el proceso del Sistema de Gestión, del personal
calificado y de la gestión transparente, compromete a satisfacer la Alcaldía se la demanda
y necesidades de la comunidad, en coherencia con las directrices nacionales,
departamentales y el plan de desarrollo de Neiva.

1.9 POLITICA DE INTEGRIDAD

La política de integridad pública fue adoptada en el Decreto 1499 de 2017 que actualiza
el MIPG como una de las políticas de Gestión y Desempeño. Esta política pública busca
la coherencia de los servidores públicos y entidades en el cumplimiento de la promesa
que hace al Estado a la ciudadanía para garantizar el interés general en el servicio
público. Por ello, fue necesario adoptar la Política de Integridad para la Alcaldía de
Neiva, como un mecanismo para implementar estrategias y acciones que le permitan a la
entidad fortalecer una cultura organizacional, orientada a actuar con valores.
1.10 VALORES ÉTICOS:
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1.11 TIPO DE CULTURA ORGANIZACIONAL: Territorial Neiva-Huila

1.12 SECTOR PRODUCTIVO AL QUE PERTENECE: Sector terciario

1.3 NATURALEZA DE LA EMPRESA:

La expedición del Decreto N° 1499 de 11/09/2017, llevó a la administración municipal a

que se planteara la necesidad de crear un Código de Integridad que dé continuidad al
trabajo que venía haciendo el Equipo de Talento Humano frente a la ética pública y la
promoción de la transparencia, pero ahora desde una óptica más práctica, pedagógica y
preventiva, proponiendo un lenguaje común entre la entidad y sus funcionarios.
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1.14 DEBERES: ADMINISTRACIÓN
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Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y
abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación
injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función.

Alcalde: Gorky Muñoz Calderón

1.15 ENTES DE CONTROL EXTERNOS:

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Concejo Municipal de Neiva

en el Dpto. del Huila
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 En la alcaldía de Neiva, en el departamento de planeación- en las oficinas del

sisbén se ha evidenciado inconsistencias en los procesos que lleva a cabo
(remoto), para la gestión de los diferentes tramites que ofrece esta entidad para el
beneficio de la comunidad Neivana, por tal motivo los usuarios no se sienten
satisfechos al recibir el servicio por la falta de agilización y instrumentos
estratégicas, en los procesos de acuerdo a las políticas de la entidad prestadora del
servicio, por ente se ha evidenciado usuarios afectados; en la salud, social y
económicamente por la falta de eficacia, eficiencia y responsabilidad de los
funcionarios y el mal uso de las herramientas ofimáticas, Por lo tanto, se pretende
buscar herramientas estratégicas administrativas para contribuir al mejoramiento
de esta situación.

2.1 DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO

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2.2 PROPUESTA PLAN DE MEJORAMIENTO

3. Este plan de mejoramiento está elaborado de las siguientes propuestas.

 Ejecución de un área especializada en asesorías SISBEN tanto tecnológico y

manual al usuario, partiendo de la contratación de personas capacitadas y de
carácter vocacional que ayuden fortalecer la falta de información antes, durante y
después de dicho proceso para el cumplimiento y satisfacción del trámite deseado
por los usuarios.

 Implementación de capacitaciones cada tres semanas los días viernes, temas

relacionados al servicio al cliente, como aprender a manejar las emociones y
cómo actuar a las diferentes situaciones cuando se presentan problemas.

 Implementación de capacitaciones cada dos semanas los sábados, temas

relacionados con el ambiente laboral, la importancia de las relaciones
interpersonales y el comportamiento entre compañeros de trabajo para afianzar
los valores organizacionales, la divulgación del respeto, la tolerancia y sentido de
pertenencia y la responsabilidad que debe tener los funcionarios para actuar de
manera profesionalmente y éticamente, por lo tanto, en la capacidad de ser todos
unos exitosos líderes.
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 Implementación de una herramienta estratégica de control llamada asana (
ADMINISTRACIÓN
https://asana.com/es), DE EMPRESAS
permite a todos tus colaboradores visibilizar todos
los proyectos de tu organización, con lo que es posible monitorear y
evaluar cada uno de los pasos que se están llevando a cabo en las
estrategias. Además, esta herramienta permite tener una referencia visible
de los objetivos para que todos los colaboradores sepan lo que tienen que
hacer para alcanzarlos. Ya que permite identificar si las suposiciones que
se realiza al planificar tus estrategias empresariales coinciden con el
desempeño de las mismas, y lo más importante, ayuda a rectificar en
cualquier momento la dirección para cumplir tus objetivos.

Este proceso se desarrolla de manera continua, lo que te permite tomar las

mejores decisiones en beneficio de la entidad en todo momento.

 Implementación de evaluación de riesgos, su función se basa en la

descripción del proceso que sirve a los ejecutivos para identificar, analizar
y administrar los riesgos de la entidad que puede enfrentar una empresa y
el resultado de ellos. Todas las instituciones, independientemente de su
tamaño, estructura, naturaleza o clase de industria, enfrentan riesgos en
todos los niveles. Estos afectan su destreza para sobrevivir, por lo que la
identificación es una condición previa para su valoración. Así, deben
definirse los objetivos con el fin de que la administración pueda
identificarlos y determinar las acciones necesarias para manejarlos.
- Según Whittington y Pany (2005), los siguientes factores podrían
indicar un mayor riesgo para la empresa:

" Cambios en el ambiente de operaciones.

" Personal nuevo.
" Sistemas de información nuevos o reconstruidos.
" Crecimiento rápido.
" Tecnología nueva.
" Líneas de productos o actividades nuevas.
" Reestructuración corporativa.
" Operaciones en el extranjero.
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 PROGRAMA
Implementación de auditorías internas
 ADMINISTRACIÓN
Plantear un sistema de monitoreo al usuario (llamadas telefónicas), donde
DE EMPRESAS
el encuestador antes de ir a hacer la visita, tenga la certeza de no encontrar
falencia por las diferentes circunstancias que el usuario se le pueda
presentar al no encontrarse en su vivienda a la hora de realizar la encuesta,
para minimizar el tiempo, movilidad y agilizar las encuestas, para cumplir
con los tramites deseados en su debido tiempo.
 Capacitaciones para el área de sistemas, la actualización de nuevos
programas he información útil para el control de la información.

3.1 JUSTIFICACIÓN

En la actualidad, la calidad en el servicio al cliente y el control interno en los

tramites a solicitudes de los usuarios de las oficinas del sisbén es muy vital para
llevar un orden y clasificación de los documentos en el departamento de
planeación, que permita agilizar el proceso de verificación de las solicitudes de
usuarios. Es importante mencionar que se debe gestionar una buena comunicación
interna dentro de la empresa, capacitar y realizar un seguimiento de desempeño en
la calidad del servicio al cliente, convivencia laboral, orden y cumplimientos en
los procesos de trámites que demanda las oficinas del sisbén, una vez expandida
esta información, el personal al estar consciente de esto, será más fácil y más
efectivo aplicarla, debido a la gran competitividad y exigencias.

Cuando se brinda calidad en el servicio al cliente y buen manejo en el control

interno de los tramites de solicitudes de usuarios se pueden ofrecer beneficios
esenciales para ser más competitivo, entre los más importantes esta la lealtad y el
cumplimiento de los valores éticos y morales, lo cual se logra a largo plazo para
dar un valor agregado de distinción al Sisben lo cual ayuda a que este cumpla con
sus objetivos, misión, visión y valores que demanda La expedición del Decreto
N° 1499 de 11/09/2017.
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ADMINISTRACIÓN
Se propone un plan de mejoramiento con base a lo aprendido en la Universidad
DE EMPRESAS
CUN para obtener mejores resultados mediante el diagnóstico en el departamento
de planeación- sisbén lo cual encontremos el factor clave de éxito y así lograr una
mejora en los procesos.

La metodología utilizada para el desarrollo de este trabajo se basa en la

observación de procesos y elaboración de diagrama de chikiwa propuestas
tendientes a corregir problemas y mejorar la gestión.

El aporte a la Universidad CUN es dejar un documento que sirva a los diferentes

grupos de interés para tomar ideas acerca de los procesos de diagnóstico e
intervención en el Departamento de Planeación el Sisben.

3.2 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un plan de mejoramiento para el Departamento de Planeación el Sisben

con base en un modelo de capacitación y seguimiento de desempeño al servicio al
cliente y control interno, para minizar los riesgos y agilizar los procesos para
satisfacer las necesidades de los Neivanos.

3.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Realizar un diagnóstico general del Departamento de planeación el sisben

basados en los decretos y diagrama de chikiwa.
 Plantear un plan de intervención para el servicio al cliente y control
interno.
 Formular un plan de Intervención para Cultura Organizacional
 Recomendar un plan de intervención para la comunicación e información
dentro del Sisben.
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4. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

SCELO- cofín habana El control interno y sus herramientas de aplicación entre COSO y
COCO ( Junio-2018) http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2073-
60612018000100018