REUNION DE APERTURA DE AUDITORIA

El propósito de la reunión de apertura será:

• Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditoría.

• Presentar al equipo auditor.
• Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de
auditoría planificadas.

Se tiene que celebrar una reunión de apertura con la dirección del auditado y, en
el momento apropiado, con todos los responsables de los diferentes procesos
que se quieren auditar. Durante la reunión se debe proporcionar la oportunidad de
realizar preguntas.

El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el
proceso de auditoría. En muchos casos, la auditoría interna en una empresa
pequeña, la reunión de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se
está realizando una auditoría y se debe explicar la naturaleza de la auditoría.

la reunión puede que se realice de manera formal y se debe mantener el registro

de los asistentes. El líder del equipo auditor debe llevar la reunión, y debe
considerarse los diferentes puntos, en el momento en el que sea apropiado:

• Presentar a los participantes, incluyendo todos los observadores y

las guías, además de realizar una descripción general de sus funciones.
• Confirmación de los objetivos, alcanzar los criterios de la auditoría.
• Confirmación del plan de auditoría y de otras disposiciones pertinentes
con el auditado, como la fecha y la hora en la que se produzca la reunión de
cierre, cualquier reunión intermedia y con la alta dirección.
• Presentar los métodos que se van a utilizar para realizar la auditoría,
incluyendo la aclaración del auditado, ya que es evidente que la auditoría se
basa en una muestra de toda la información disponible.
• Presentar los métodos para gestionar los riesgos para que la empresa
pueda comprobar los resultados de la presencia de sus miembros en el
equipo auditor.
• Confirmar todos los canales de comunicación entre el equipo auditor y
el auditado.
• Confirmar el idioma que se quiere utilizar durante la auditoría.
• Confirmar que el auditado será informado de todo el progreso de la misma.
• Confirmar que existen los recursos necesarios parar el equipo auditor.
• Confirmar todo los temas que se relacionan con la confidencialidad y
la seguridad de la información.
• Confirmar los diferentes procedimientos pertinentes para el equipo
auditor que se encuentran relacionados con la protección y la salud.
• Información del método de presentación de la información sobre
hallazgos de la auditoría incluyendo la categorización.
• Información sobre las condiciones bajo las cuales la auditoría puede
darse por terminada.
•

Información sobre la reunión de cierre.

• Información sobre cómo tratar los diferentes hallazgos encontrados
durante la auditoría.

Ejemplo:

Buenos días, hoy nos encontramos en la sala de juntas de la empresa Chocolatín

S.A., donde realizaremos la reunión de apertura para la auditoria que iniciara el
día 1 de noviembre de 2011 al proceso de producción.

Nos acompañaran:

Paula Andrea Jiménez y Carlos López quienes componen el equipo auditor, ellos
serán los encargados de la validación y verificación las listas de chequeo,
aplicaran las técnicas de auditoria tales como la entrevista, revisión de
documentos y muestreo, también registraran los hallazgos y evidencia que se
encuentren dentro de la realización las actividades que componen la auditoria.
El Ingeniero Andrés Quintero jefe de producción como auditado, quien tendrá la
responsabilidad de mostrar las evidencias de lo solicitado y responderá a las
preguntas realizadas en la auditoria.

Y yo Sandra Patricia Roldan como Auditor Líder realizare el acompañamiento que

requiere el desarrollo de la auditoria.

Confirmar objetivos, alcance y criterios de la Auditoria.

Para este paso tendremos como herramienta El plan de auditoria, de donde se

extraerá la información necesaria, como los objetivos, alcance y criterios, para
darlos a conocer en esta reunión a todos los que intervienen y que se despejen las
dudas que puedan presentarse.

Ejemplo:

Para esta auditoria tendremos como objetivo: Evaluar la eficacia del sistema de
gestión para lograr los objetivos especificados frente al proceso de Producción del
producto terminado, basados en la Norma ISO 9001:2008 como criterio de la
auditoria.

El alcance para la auditoria será: La auditoria se realizara el mes de noviembre,

los días 1,2 y 3, con una duración total de la auditoria de 24 horas (3 días), en la
planta de producción de la empresa.

El criterio que se manejara para esta auditoria será: La Norma ISO 9001:2008.

Explicar y confirmar la agenda de la auditoria.

En este paso se dará detalle de cada actividad, horas de realización, lugar y

responsable con el fin de informar a las personas que intervienen y así lograr
claridad sobre lo que se realizara durante la auditoria.
Ejemplo:

Se realizara entrevista a Fabián López, encargado del proceso de producción, el

día 1 de Noviembre de 2011, iniciara a las 9:00 a.m. y terminara a las 10:00 a.m.
Auditor (responsable): Paula Andrea Jiménez, se realizara en la oficina de
apoyo

de producción.

De la anterior manera se debe detallar cada una de las actividades planteadas en

la agenda de la auditoria, para luego de conocerse todas las actividades sean
confirmadas o despejada cualquier inquietud sobre dicha información.

Explicar las técnicas de auditoria.

Este punto también le corresponde al auditor Líder darle una explicación clara y
despejar dudas, pero también puede delegar esta explicación al auditor equipo
auditor quienes serán los que le darán realización a dichas actividades.

Ejemplo:

A continuación explicaremos las técnicas que serán utilizadas durante la auditoria:

Entre ellas están el muestro: selección al azar de una muestra en la producción
realizada, donde se revisará detenidamente los requerimientos del producto y
exigencias de los clientes, determinando como punto final si el producto cumple
con lo especificado.

Así mismo se debe dar explicación minuciosa de cada una de las técnicas a
utilizar.

Explicar los canales de comunicación.

En este punto es indispensable dar claridad sobre a través de quien se manejara

la información obtenida en la auditoria y quien dará respuesta a las inquietudes
que puedan presentarse.
Ejemplo:

El auditado podrá dirigir sus inquietudes a través del auditor equipo auditor, nunca
directamente al auditor líder, la respuesta al auditado si podrá darse directamente
por el auditor líder.

En este punto al igual que en los demás, luego de informarse el orden del canal de
comunicación que se dará en la auditoria, este deberá ser confirmado con el
auditado.

Confirmar que los recursos y logística estén disponibles para la auditoria.

Los recursos y la logística que se requieren son solicitados por el auditor líder en
el plan de auditoria, pero es en este punto donde el auditado confirma que todo
este dispuesto para la auditoria.

Ejemplo:

Buenos días soy el Ingeniero Andrés Quintero jefe de producción, en esta

auditoria ocupare el papel de auditado, y les informo que las condiciones,
logística y recursos expuestos por el auditor líder están dispuestos de maneara
positiva para la realización de la auditoria.

Si el auditor líder así lo solicita, entonces el auditado podría dar un informe mas
detallado de lo que se solicito para la auditoria en este punto y confirmando a su
vez la disponibilidad del mismo.

7. Confirmar las condiciones bajo las cuales la auditoria no podría ser viable.

En este punto hablamos de condiciones tales como:

Evacuación
Incendio

Accidente
No asistencia de auditados.

Ejemplo:

Yo Sandra Patricia Roldan como Auditor Líder doy confirmación a que la auditoria
es viable y no existen condiciones que en el momento impidan su desarrollo.