Reunión de Apertura de la auditoria

Llamada también reunión inicial o pre-audit meeting, es el inicio de la auditoria adecuadamente

establecida.

Objetivo.

La reunión de apertura de la auditoría tiene principalmente tres funciones que son:

a) confirmar el acuerdo de todos los participantes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el plan
de auditoría;

b) presentar al equipo auditor y sus roles.

c) asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas.

Alcance.

La reunión de apertura es el inicio de todas las actividades correspondientes a la realización de la

auditoria, esta reunión es la primera interacción entre el equipo auditado y los auditores.

Responsables.

El auditor o auditor líder en el caso de que haya mas de uno, será el encargado de presidir la reunión, dar
a conocer la metodología a aplicar y dar a conocer el plan de auditoria propuesto para la empresa así
como sus objetivos y alcances.

Documento Propuesto
Desarrollo de la reunión de apertura de la auditoria.

La reunión como se había mencionado será presidida por el auditor líder quien durante el desarrollo de
la misma será el responsable de definir la metodología de la auditoria.

La reunión se desarrollaría basada en la interacción entre los auditores y el equipo auditado siguiendo un
orden indicado.

1. Confirmar plan de auditoría (PAA) y canales de comunicación.

2. Explicar las actividades de la auditoría.

3. Resolver dudas e inquietudes del auditado.

Así como establecer las directrices que se tomaran en cuenta para la realización de la auditoria.

Organizar a los integrantes de las actividades durante la auditoria.

Dar a conocer la metodología que se llevara a cabo para la realización de la auditoria.

 1. Presentación del equipo auditor.

El quipo auditor se presenta saludando a los presentes, dando nombres completos, experiencia definida,
sus responsabilidades dentro del proceso de auditoria, así como también se permite conocer al equipo
auditado.

2. Definir objetivos, alcances y criterios de la Auditoria.

El principal objetivo será definir el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión además de
informar tantos los procesos y lugares que van a ser evaluados.

3. Explicar y confirmar las Fechas de la Auditoria.

Se debe definir las fechas y horarios durante la auditoria, así como los recesos además se verifica si hay la
disponibilidad del personal del equipo auditado en las fechas establecidas.

4. Explicar el procedimiento de recolección de información.

Los métodos utilizados son los descriptos en la Norma ISO 9011 Directrices para la Auditoría de Sistemas
de Calidad y Ambiental, y son: la entrevista, observación de actividades además se llevará a cabo un
muestreo estadístico o aleatorio de información, así como la revisión de documentos.

5. Definir los tipos de hallazgo.

Los hallazgos que se pueden detectar corresponden:

Fortalezas: Cuando se identifican buenas practicas

Oportunidades: cuando se evidencian oportunidades de mejoramiento.

No conformidades: cuando se incumple un requisito preestablecido

6. Confirmar los canales de comunicación.

Es importante definir esto debido a que el auditor líder previamente debe establecer los canales de
comunicación con el equipo auditado sobre los hallazgos y solo el auditor líder podría realizar algún
cambio en esta directriz, así también toda la información será notificada formalmente a través del informe
de cierre.

7. Resaltar los principios de confidencialidad.

Es importante recalcar que toda la información obtenida será manejada con sigilo y bajo estricto secreto
profesional.
 8. Confirmar requisitos de logística y requisitos de seguridad.

Antes de finalizar la reunión es necesario definir el ingreso a áreas que podrían ser restringidas o de difícil
acceso, así como áreas que por su naturaleza requieran previo a la entrada una inducción de seguridad
especial (alturas, o sitios confinados) de acuerdo al caso.

9. Dar la oportunidad de hacer preguntas.

Es necesario esclarecer cualquier duda que tenga el equipo auditado previo a la realización de la auditoria.

Justificación de la propuesta de modelo de reunión inicial

Una vez hecha la revisión del modelo propuesto, considero que es una lista que abarca la mayoría de los
escenarios posibles para la realización de una auditoria, algo que considero un tema poco abordado es el
acceso a áreas especiales dentro de las empresas, es decir, una persona con influenza debería ingresar a
un área de procesamiento de alimentos, o una persona con acrofobia debería subir a un edificación alta,
por lo demás considero que esta lista aborda la gran mayoría de temas que pueden surgir al inicio de una
auditoria.

Bibliografía

Norma ISO 19011:2018. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión.

Recuperado de https://www.cecep.edu.co/documentos/calidad/norma-iso-19011-2018.pdf