Gestión de Adquisiciones - Clase6 - pdf1

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Índice
1 Introducción a la Gestión de Adquisiciones ..................................................................... 6
1.1 Conceptos clave para la Gestión de Riesgos. ....................................................... 6
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Riesgos. .................... 7
1.3 Consideraciones de adaptación. ................................................................................. 9
2 Planificar la Gestión de Adquisición ................................................................................. 10
2.1 Entradas al proceso. ....................................................................................................... 12
2.1.1 Acta de constitución del proyecto. ............................................................... 12
2.1.2 Documentos de negocio. .................................................................................. 12
2.1.3 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 13
2.1.4 Documentos del proyecto. ............................................................................... 13
2.1.5 Factores ambientales de la empresa. ......................................................... 14
2.1.6 Activos de procesos de la organización. ................................................... 14
2.2 Herramientas y técnicas. .............................................................................................. 16
2.2.1 Juicio de expertos. .............................................................................................. 16
2.2.2 Recopilación de datos. ...................................................................................... 16
2.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................. 16
2.2.4 Análisis de selección de proveedores. ....................................................... 17
2.2.5 Reuniones. .............................................................................................................. 18
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reservados.
2.3 Salidas del proceso ......................................................................................................... 18
2.3.1 Plan de gestión de adquisiciones. ............................................................... 18
2.3.2 Estrategia de las adquisiciones. ................................................................... 18
2.3.3 Documentos de las licitaciones. ................................................................... 19
2.3.4 Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones (SOW). ............ 20
2.3.5 Criterios de selección de proveedores. ..................................................... 21
2.3.6 Decisiones de hacer o comprar. ................................................................... 22
2.3.7 Estimaciones de costos independientes. ................................................. 22
2.3.8 Solicitudes de cambio. ..................................................................................... 22
3 Efectuar las Adqusiciones ...................................................................................................... 22
3.1 Entradas al proceso. ...................................................................................................... 23
3.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 23
3.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................. 24
3.1.3 Documentación de las adquisiciones. ....................................................... 25
3.1.4 Propuestas de los vendedores. ..................................................................... 25
3.1.5 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 26
3.1.6 Activos de los procesos de la organización. ........................................... 26
3.2 Herramientas y técnicas. ............................................................................................. 26
3.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 26

reservados.
3.2.2 Publicidad. ............................................................................................................. 26
3.2.3 Conferencia de oferentes. ............................................................................... 26
3.2.4 Análisis de datos. ................................................................................................ 26
3.2.5 Habilidades interpersonales y de equipo. ................................................ 27
3.3 Salidas al proceso. ..................................................................................................... 27
3.3.1 Vendedores seleccionados. ............................................................................ 27
3.3.2 Acuerdos. ................................................................................................................ 27
4 Controlar las Adqusiciones .................................................................................................... 28
4.1 Entradas al proceso. ...................................................................................................... 29
4.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 29
4.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................. 30
4.1.3 Acuerdos. ................................................................................................................. 31
4.1.4 Documentación de las adquisiciones. ........................................................ 31
4.1.5 Solicitudes de cambio aprobadas. ............................................................... 31
4.1.6 Datos de desempeño del trabajo. ................................................................ 32
4.1.7 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 32
4.1.8 Activos de procesos de la organización. .................................................. 32
4.2 Herramientas y técnicas. ......................................................................................... 32
4.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 32

reservados.
4.2.2 Administración de reclamaciones. .............................................................. 32
4.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................ 33
4.2.4 Inspección. ............................................................................................................ 33
4.2.5 Auditorías. .............................................................................................................. 33
4.3 Salidas del proceso. ................................................................................................... 33
4.3.1 Adquisiciones cerradas. ................................................................................... 33
4.3.2 Información de desempeño del trabajo. .................................................. 34
4.3.3 Actualizaciones a la documentación de las adquisiciones. ............. 34
4.3.4 Solicitudes de cambio. ..................................................................................... 34
5 Conclusiones ................................................................................................................................ 34

reservados.
Objetivos
• Conocer los tipos de contratos que pueden utilizarse para la adquisición
de productos, resultados o servicios que sean necesarios adquirir fuera
del equipo del proyecto.
• Entender el carácter vinculante de los contratos.
• Conocer cómo se solucionan las reclamaciones que puedan surgir como
consecuencia del desarrollo de un contrato..
1 Introducción a la Gestión de Adquisiciones

La Gestión de Adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o
Los recursos de la organización son
adquirir productos, servicios o resultados que son precisos obtener fuera
limitados por lo que es habitual recurrir a
del equipo del proyecto. El personal autorizado para efectuar las adquisiciones
adquisiciones externas que necesita el proyecto pueden incluir miembros del departamento de compras
o legal de la organización.
Los procesos directivos que forman parte de la Gestión de Adquisiciones son los
siguientes:
• Planificar la Gestión de las Adquisiciones.
• Efectuar las Adquisiciones.
• Controlar las Adquisiciones.
1.1 Conceptos clave para la Gestión de Riesgos.
Existen muchas consideraciones a tener en cuenta en relación a los procesos de

adquisiciones para el proyecto, entre otras:
* Las adquisiciones se formalizan a través de acuerdos y contratos, que

vinculan legalmente, lo cual significa que existen obligaciones y podrían existir
sanciones legales por incumplir.
* El director del proyecto no tiene que ser un experto legal pero debe conocer con
el proceso de adquisiciones corporativo.
* El director del proyecto no tiene autoridad para firmar acuerdos legales

reservados.
vinculantes en nombre de la organización.
* Los contratos pueden ser tan simples o complejos como los productos o
servicios a adquirir.
* El contrato debe describir los entregables y los resultados esperados, lo que no

esté en el contrato no puede exigirse legalmente.
* Siempre hay que cumplir las leyes nacionales y locales al respecto.
* El contrato incluye términos y condiciones, es responsabilidad del equipo de

dirección del proyecto garantizar que se satisfacen las necesidades del proyecto.
* Las organizaciones disponen de procesos corporativos así como de un

departamento (legal, de compras, de contrataciones, etc.) que determinan las
autoridades para firmar contratos.
* Al ser legalmente vinculante, un contrato debe ser sujeto a un proceso de

gestión de cambio más detallado, en el que participa el departamento legal.
* Un proyecto complejo puede implicar la gestión de varios contratos al mismo

tiempo.
* Durante el ciclo de vida del contrato, el vendedor primero es considerado como

oferente, luego como fuente seleccionada y, finalmente, como
proveedor/vendedor contratado.
1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Riesgos.
Existe un avance en las herramientas de software para gestionar las

adquisiciones a través de un único punto donde pueden anunciarse las
adquisiciones, proporcionando a los vendedores una única fuente para encontrar
los documentos de las adquisiciones en línea.

reservados.
Otras tendencias o prácticas emergentes son las siguientes:
Gestión de riesgos más avanzada
La complejidad de gestionar todos los riesgos de un contrato por una sola de las
partes hace que se avance en el sentido de compartir los riesgos o que éstos
sean asumidos por las partes más capacitadas para hacerlo.
Cambios en los procesos de adquisición
La existencia de megaproyectos, los cuales involucran contratos de ámbito

internacional, ha aumentado el nivel de riesgo de los contratos, por lo que se han
desarrollado contratos estandarizados que sin reconocidos internacionalmente
para reducir los posibles conflictos.
Logística y gestión de la cadena de suministro
En proyectos en el ámbito de IT pueden existir elementos con plazos de entrega

largos, que son necesarios adquirir con 2-3 meses de antelación. Para proyectos
de ingeniería, los plazos de entrega largos hacen necesario la adquisición con 1 o
2 años de antelación, quizás antes de que el diseño final esté definido
completamente, haciendo e la gestión de la cadena de suministro un tema de
especial énfasis.
Tecnología y relaciones de los interesados
En algunos proyectos de infraestructuras y construcción se utilizan tecnologías

como las webcams para mejorar las comunicaciones y las relaciones entre los
interesados, pudiendo observar a tiempo real el avance de las obras y, al mismo
tiempo, reduciendo la posibilidad de conflicto entre contratistas al quedar
grabado el desarrollo de las obras.
Contratación a prueba
No todos los vendedores son apropiados para el entorno de una organización. En

ocasiones se contrata a varios candidatos a vendedores para hacer pequeñas
partes del trabajo antes de comprometerse plenamente con el mayor alcance del
proyecto.

reservados.
1.3 Consideraciones de adaptación.
Teniendo en cuenta que cada proyecto es único por naturaleza, es necesario

adaptar la forma en la que se gestionarán las adquisiciones del proyecto en base
a los siguientes términos:
Complejidad de las adquisiciones
¿Existe una adquisición principal o múltiples adquisiciones?
¿Las adquisiciones tienen lugar en un único momento o en momentos diferentes?
Ubicación física
¿Compradores y vendedores se encuentran en la misma ubicación o relativamente

cerca o en diferentes zonas horarias, países o continentes?
Gobernanza y entorno regulatorio
¿La política de la organización está alineada con las normas y leyes locales y
nacionales?
Disponibilidad de contratistas
¿Existen contratistas disponibles cualificados capaces de desarrollar el trabajo?
.1.4 Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos.
Algunos vendedores específicos pueden formar parte del equipo, en una relación
Preferencia por las relaciones colaborativas
colaborativa que puede derivar en un modelo de adquisiciones de riesgo
compartido, tanto para amenazas como oportunidades.
entre comprador y vendedor.
En proyectos grandes se puede utilizar un enfoque ágil para algunas
adquisiciones y un enfoque más estables para otras. Se utiliza un acuerdo
maestro de servicios (MSA) para el compromiso general, mientras que el
trabajo adaptativo es objeto de apéndices o suplementos al acuerdo.

reservados.
2 Planificar la Gestión de Adquisición
A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ®1 Guide) - Sixth
Definir qué adquirir, cómo y cuándo Edition, Project Management Institute, Inc., 2017 del Project Management
hacerlo. Institute (PMI) ® 2, que se encuentra como anexo disponible en PMIstandards+ 3,
indica que Planificar la Gestión de las Adquisiciones4 consiste en determinar
las adquisiciones necesarias para el proyecto, especificar el enfoque a
utilizar (qué tipo de contrato utilizar) e identificar a proveedores
potenciales. El beneficio principal del proceso es que determina si es preciso
adquirir bienes o servicios fuera del proyecto, de qué manera adquirirlos y cuándo
adquirirlos.
Los bienes y servicios pueden adquirirse de otras partes de la organización
ejecutante o de fuentes externas.
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
2
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
3
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK®
Guide – Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.
4
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) – Sixth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 466.

reservados.
Imagen 1. Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 5: Entradas,
Herramientas y Técnicas, y Salidas. Disponible en PMIstandar+6
El director del proyecto debe asegurar que el equipo del proyecto tiene
experiencia adecuada en gestión de adquisiciones, pudiendo formar parte del
equipo miembros del departamento de compras, adquisiciones o legal.
Algunas actividades específicas que conlleva este proceso son, por ejemplo, las
siguientes:
* Preparar los enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones
5
6

reservados.
* Preparar una estimación de costos de alto nivel para determinar el presupuesto.
* Anunciar la oportunidad.
* Identificar a vendedores calificados.
* desarrollar y enviar los documentos de la licitación.
* Preparar y enviar las propuestas por parte de los vendedores.
* Elaborar una evaluación técnica de las propuestas recibidas, incluyendo la

calidad.
* Elaborar una evaluación de costos de las propuestas recibidas.
* Elaborar una evaluación final combinada (técnica y costos) para seleccionar la

ganadora.
* Finalizar las negociaciones y firmar el acuerdo entre las partes.
2.1 Entradas al proceso.
2.1.1 Acta de constitución del proyecto.
Contiene los objetivos, descripción del proyecto, resumen de hitos y presupuesto

preaprobado.
2.1.2 Documentos de negocio.
Incluyen los siguientes:

• Caso de negocio: debe estar alineado con las estrategias de adquisiciones
para asegurar la validez de ambos.
• Plan de gestión de beneficios: describe cuándo se espera disponer de
ciertos beneficios del proyecto, determinando las fechas de adquisiciones.

reservados.
2.1.3 Plan para la dirección del proyecto.
Entre otros:
Plan de gestión de alcance
Describe cómo gestionar el alcance del trabajo e los contratistas durante la

ejecución.
Plan de gestión de la calidad
Incluye los estándares y códigos de la industria que debe cumplir el proyecto, lo

cual se incluye en los documentos de licitación como la RFP y se incluirá en el
contrato final. La información puede utilizarse como un criterio de evaluación de
las propuestas de los proveedores.
Plan de gestión de recursos
Contiene información sobre los recursos que serán adquiridos o alquilados,

además de tener en consideración posibles restricciones que puedan influir en las
adquisiciones.
Línea base del alcance
Los elementos del alcance que son conocidos se utilizan para desarrollar el
enunciado del trabajo (SOW) de las adquisiciones y los términos de referencia
(TOR).
2.1.4 Documentos del proyecto.
Como, por ejemplo, los siguientes:
Lista de hitos
Muestra el momento en el que los vendedores deben entregar sus resultados.
Asignaciones del equipo del proyecto
Contiene información sobre las habilidades y capacidades del equipo del proyecto
y su disponibilidad para apoyar a las actividades de adquisición. Si el equipo no

reservados.
tuviera habilidades deberán adquirirse recursos adicionales o brindar
capacitación.
Documentación de requisitos
Incluye tanto los requisitos técnicos que el vendedor debe satisfacer como los
requisitos con implicaciones legales y contractuales.
Matriz de trazabilidad de requisitos
Vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables en los
que participan.
Requisitos de recursos
Contienen información sobre necesidades de recursos físicos y del equipo.
Registro de riesgos
Identifica los riesgos individuales del proyecto con la respuesta/s planificadas

para cada uno, en algunos casos habrá que firmar acuerdos para transferir un
riesgo.
Registro de interesados
Proporciona información sobre los interesados del proyecto como agencias

reguladoras.
2.1.5 Factores ambientales de la empresa.
Por ejemplo, las condiciones de mercado; asesoramiento jurídico relacionado con

las adquisiciones; requisitos regulatorios locales; el sistema de contabilidad
financiera o los propios vendedores, con su desempeño pasado.
2.1.6 Activos de procesos de la organización.
Incluyen:
• Lista de vendedores preaprobados: vendedores que han sido evaluados y
aprobados, pueden reducir el tiempo del proceso de selección de
vendedores.

reservados.
• Políticas, procedimientos y pautas formales de la organización: las
Hay que elegir el tipo de contrato organizaciones disponen de procesos corporativos para la gestión de
cuidadosamente, teniendo en cuenta adquisiciones. En caso de no disponer de los mismos, el equipo del
qué se necesita adquirir.
proyecto debe aportar ese conocimiento y pericia al proyecto.
• Tipos de contrato: las adquisiciones pueden encuadrarse dentro de la
categoría de contratos de precio fijo, costos reembolsables o tiempo y
materiales, aunque es habitual que se puedan combinar entre ellos.
Contratos de precio fijo
Se establece un precio total fijo para un producto, resultado o servicio.

Recomendado cuando los requisitos están bien definidos y no se prevén cambios
de alcance del trabajo.
Precio fijo cerrado (FFP)
* El precio de los bienes se fija al inicio y no está sujeto a cambios, salvo que
tenga lugar un cambio del alcance del trabajo.
Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF)
* Proporciona cierta flexibilidad al comprador y vendedor, puesto que permite

ciertas desviaciones en el desempeño, con incentivos financieros en el supuesto
de cumplimiento de ciertas métricas asociadas a costos, cronograma o
desempeño técnico del vendedor.
* Se fija un precio tope y el vendedor asume los costos que superen dicho tope.
Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA)
* Recomendado cuando la relación contractual abarca un largo periodo de tiempo

o cuando los pagos se efectúan en moneda extranjera.
* Se determina un precio fijo pero se permite ajustar dicho precio en base a

ajustes de precio predefinidos debido a cambios inflacionarios o
aumento/disminución de los costos.

reservados.
Contratos por tiempo y materiales (T&M)
* También denominados por tiempo y medios.
* Tipo híbrido de contrato, con aspectos similares a los contratos de precio fijo
(se conoce el costo de los recursos a utilizar) y de los contratos de costos
reembolsables (se desconoce el número exacto de recursos o unidades a utilizar).
* Recomendados para aumentos de personal o la adquisición de expertos.
2.2 Herramientas y técnicas.
2.2.1 Juicio de expertos.
Considerar la pericia de los individuos o grupos que tengan conocimientos

especializados o capacitación en adquisiciones y compras, tipos de contratos y
regulaciones aplicables.
2.2.2 Recopilación de datos.
Entre otras, la investigación de mercado, que incluye un estudio de capacidades

de la industria y otros vendedores específicos.
2.2.3 Análisis de datos.
Principalmente, el análisis de hacer o comprar, mediante el cual se determina si

el trabajo o los entregables pueden ser realizados por el equipo del proyecto o si,
por el contrario, deben ser adquiridos de fuentes externas. ¿Qué es necesario
tener en cuenta para tomar una decisión a partir del análisis?

reservados.
Para el análisis de hacer o comprar se pueden utilizar el plazo de retorno de la
inversión, la tasa interna de retorno, al valor actual neto o el análisis costo -
beneficio para tomar una decisión.
2.2.4 Análisis de selección de proveedores.
Para evaluar las propuestas que serán recibidas por parte de los proveedores, es
¿Cómo van a evaluarse las necesario desarrollar el método de evaluación que se utilizará, el cual suele
propuestas de los proveedores? formar parte de los documentos de adquisición. Los métodos de selección más
utilizados son, entre otros, los siguientes:
Menor costo
Adecuado para adquisiciones rutinarias en las que existen prácticas bien

definidas y de las que se espera un resultado específico y bien definido, que
puede ejecutarse a distintos costos.
Sólo por calificaciones
Adecuado cuando el tiempo y costo de un proceso de selección no tendría

sentido ya que el valor de adquisición es relativamente bajo. Se establece una
lista breve y se selecciona al oferente con mejor credibilidad, calificaciones,
experiencia y/o referencias.
Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidad
Las propuestas técnicas se evalúan primero en base a la calidad de la solución

propuesta. Se selecciona al vendedor con la propuesta técnica con mayor
puntuación, siempre que su propuesta financiera pueda ser negociada.
Basado en costos y calidad
Cuando el riesgo y la incertidumbre del proyecto son mayores, la calidad debe ser
un elemento clave en relación con el costo.
Proveedor único
En el supuesto de que no exista competencia, este método debe entenderse

como una excepción y esté debidamente justificado.

reservados.
Presupuesto fijo
Se comunica el presupuesto disponible a los vendedores invitados y se selecciona

la propuesta técnica mejor cualificada dentro del límite de costo. El comprador
deberá asegurarse de que el presupuesto es compatible con el enunciado del
trabajo de la adquisición (SOW) y que el vendedor será capaz de completar todo
el trabajo dentro del presupuesto. Recomendado cuando no se prevén cambios.
2.2.5 Reuniones.
Se utilizan con la finalidad de determinar las estrategias para gestionar y

monitorear las adquisiciones.
2.3 Salidas del proceso
2.3.1 Plan de gestión de adquisiciones.
Documenta el tipo de licitación a utilizar así como la disponibilidad de la

financiación, los cuales deben estar alienados con el cronograma del proyecto. El
plan puede incluir, por ejemplo, el siguiente contenido: cronograma de
adquisiciones clave; métricas de adquisiciones empleadas para gestionar los
contratos; roles y responsabilidades relacionadas con adquisiciones; restricciones
y supuestos que podrían afectar a las adquisiciones planificadas; jurisdicción
aplicable; moneda legal en la que se harán los pagos y una lista de vendedores
precalificados, si fueran necesarios.
2.3.2 Estrategia de las adquisiciones.
Finalizado el análisis de hacer o comprar y tomada la decisión de adquirir fuera

del proyecto, debe identificarse una estrategia de adquisición con el objetivo de
determinar el método de entrega, el tipo de acuerdo vinculante y el modo en el
que avanzarán las adquisiciones. Por ejemplo:
Métodos de entrega
* Para servicios profesionales: comprador/vendedor de servicios con y sin

subcontratacione permitidas; unión temporal de empresas o comprador/vendedor
de servicios que actúa como representante.

reservados.
* Para construcción industrial: llave en mano; diseño construcción (DB); diseño
licitación construcción (DBB); diseño construcción operación (DBO) o
construcción propiedad operación transferencia (BOOT).
Formas de pago de los contratos
* Contratos de precio fijo: adecuados cuando el tipo de trabajo es predecible,

los requisitos están bien definidos y son poco propensos a los cambios.
* Contratos de costos más márgen: adecuado para trabajos que evolucionan, no

están bien definidos o son propensos al cambio.
* Incentivos y bonos por cumplimiento de objetivos: utilizados para alinear

los objetivos del comprador y vendedor.
Fases de la adquisición
* Secuencia de las fases de la adquisición: descripción y objetivos de cada fase.
* Indicadores e hitos de desempeño de las adquisiciones.
* Criterios para pasar de una fase a otra.
* Proceso de transferencia de conocimientos a utilizar en fases posteriores.
2.3.3 Documentos de las licitaciones.
Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores:

• Licitación, oferta o cotización: la decisión de selección del vendedor se
basa en el precio.
• Propuesta: la decisión de selección del vendedor se basa en la capacidad
técnica.
Los documentos para licitaciones pueden adoptar diversas modalidades, por
ejemplo, las siguientes:
Solicitud de información (RFI)
Utilizada cuando se necesita información de los vendedores sobre los bienes o

reservados.
servicios a adquirir. Generalmente, va seguida de una RFQ o RFP.
Solicitud de cotización (RFQ)
Utilizada cuando se necesita mayor información acerca de cómo los proveedores

pueden satisfacer los requisitos y/o cuánto costará.
Solicitud de propuesta (RFP)
Utilizada cuando existe un problema en el proyecto que no es fácil de determinar.

Es el más formal de los documentos de adquisición y está sujeto a estrictas reglas
en cuanto al contenido, tiempo y las respuestas de los vendedores.
El comprador estructura estos documentos con el objetivo de facilitar la

elaboración de la respuesta por parte de los posibles vendedores al mismo
tiempo de hacer más sencilla la evaluación de las propuestas. Los documentos de
adquisiciones deben ser detallados para facilitar respuestas precisas por parte
de los vendedores pero también flexibles para poder incorporar posibles
recomendaciones o sugerencias por parte de los posibles vendedores.
La complejidad y el nivel de detalle de los documentos debe estar en consonancia
con el valor de la adquisición planificada y los riesgos asociados a la misma.
2.3.4 Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones (SOW).
Describe el artículo que se necesita adquirir con el nivel de detalle suficiente

El SOW debe ser claro, completo y
para permitir a los posibles vendedores determinar si están en disposición de
proporcionar el producto, servicio o resultado requerido.
conciso pero, a la vez, flexible.
Se elabora a partir de la línea base de alcance y sólo define la parte de alcance
del proyecto que será objeto del contrato en cuestión. Puede incluir:
especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de desempeño,
periodo de desempeño y lugar de trabajo.
Debe ser claro, conciso y completo, pudiendo revisarse, si fuera necesario,
hasta que sea incorporado a un acuerdo firmado.
Por otro lado, los términos de referencia (TOR), se utilizan en la adquisición de
servicios, incluyendo los siguientes elementos:
• Tareas que el contratista debe realizar.
• Estándares aplicables al proyecto que el contratista debe cumplir.

reservados.
• Datos que deben presentarse para su aprobación.
• Definición del cronograma inicial.
• Lista detallada de datos y servicios que el comprador proporcionará al
contratista para su uso en la ejecución del contrato.
2.3.5 Criterios de selección de proveedores.
Pueden incluir, entre otros, los siguientes:
* Competencia y capacidad. * Estabilidad financiera de la empresa.
* Costo del producto. * Experiencia en gestión.
* Costo del ciclo de vida. * Disponibilidad y competencia del personal.
* Experiencia y enfoque técnicos. * Transferencia de conocimiento.
* Experiencia específica relevante. * Adecuación al SOW.
Estos criterios pueden ponderarse y documentarse en una tabla como la

siguiente:

reservados.
2.3.6 Decisiones de hacer o comprar.
El análisis de hacer o comprar concluye con una decisión sobre si el trabajo

puede completarse satisfactoriamente por el equipo del proyecto o si, por el
contrario, debe ser adquirido de fuentes externas.
2.3.7 Estimaciones de costos independientes.
Para grandes adquisiciones, la organización compradora puede elegir entre

En ocasiones se requiere la desarrollar su propia estimación independiente o contratar a un experto externo
participación de un perito profesional (perito profesional externo) para desarrollar una estimación que puede utilizarse
externo que desarrolle una estimación.
como comparación de las respuestas propuestas.
2.3.8 Solicitudes de cambio.
Decisiones que se tomen durante la planificación de las adquisiciones pueden

generar la necesidad de solicitar un cambio, el cual deberá gestionarse de
acuerdo al proceso formalmente establecido al efecto.
3 Efectuar las Adqusiciones

Según PMBOK®7 Guide 6th edition efectuar las adquisiciones 8 consiste en
Las adquisiciones se formalizan mediante recibir las propuestas de los proveedores, seleccionar al más adecuado y
contratos, que es un documento formal por adjudicarles un contrato. El beneficio principal es que selecciona a un vendedor
escrito. calificado y se implementa un acuerdo legal para la entrega. El resultado del
proceso son los acuerdos, incluyendo los contratos formales.
7
PMBOK y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
8

reservados.
Imagen 2. Efectuar las Adquisiciones9: Entradas, Herramientas y Técnicas, y
Salidas. Disponible en PMIstandar+10
Incluyen, entre otros:
Plan de gestión del alcance
Describe cómo se gestionará el alcance global, incluido el realizado por los

vendedores.
Plan de gestión de los requisitos
Puede incluir cómo los vendedores gestionarán los requisitos que deben
satisfacer en virtud de un acuerdo existente.
9
10

reservados.
Plan de gestión de comunicaciones
Describe cómo se gestionarán las comunicaciones entre compradores y

vendedores.
Plan de gestión de riesgos
Describe cómo se gestionarán los riesgos y las actividades relacionadas con

riesgos.
Plan de gestión de adquisiciones
Contiene las actividades a emprender durante el proceso de efectuar las

adquisiciones.
Plan de gestión de la configuración
Incluye formatos y procesos que los vendedores deben considerar para la

configuración.
Línea base de costos
Describe los costos asociados a los procesos de adquisición y a las adquisiciones

en sí.
Incluyen, entre otros:
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en etapas tempranas del proyecto pueden utilizarse en

etapas posteriores para mejorar la eficiencia de este proceso.
Cronograma del proyecto
Incluye tanto las actividades de adquisición y cuándo se prevén los entregables

del contratista.

reservados.
Incluye los requisitos técnicos que el vendedor debe cumplir y los requisitos
contractuales y legales que apliquen.
Registro de riesgos
Incluye los riesgos individuales asociados a cada vendedor aprobado

dependiendo del tipo de contrato utilizado, la duración del contrato, el entorno
externo o el método de entrega.
Registro de interesado
Incluye los detalles de los interesados identificados, entre ellos los vendedores.
3.1.3 Documentación de las adquisiciones.
Puede incluir:
• Documentos de las licitaciones: incluyen RFI, RFP, RFP u otros
documentos enviados a los vendedores previamente.
• Enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones: proporciona a los
vendedores objetivos, requisitos y resultados claramente definidos para
desarrollar una propuesta competitiva.
• Estimaciones de costos independientes: proporcionan un control de la
razonabilidad frente a las propuestas presentadas por los oferentes.
• Criterios de selección de proveedores: describen cómo serán evaluadas
las propuestas de los oferentes.
3.1.4 Propuestas de los vendedores.
Es la respuesta que elaboran los vendedores a los documentos de adquisición del

comprador, que será evaluada para seleccionar uno o más adjudicatarios
(vendedores). Es una buena práctica que la propuesta de precio se encuentre
separada de la propuesta técnica.

reservados.
Pueden influir, entre otros, los siguientes: leyes y regulaciones locales;

condiciones de mercado; acuerdos previos existentes; sistemas de gestión de
contratos y el entorno económico externo que pueda limitar los procesos de
adquisición.
3.1.6 Activos de los procesos de la organización.
Entre otros, los siguientes: lista de vendedores preferidos que han sido
precalificados; políticas de la organización sobre selección de proveedores y
plantillas o guías específicas.
Considerar la pericia de individuos o grupos que tengan conocimientos

especializados en, por ejemplo, evaluación de propuestas; entorno regulatorio de
la industria; leyes y regulaciones así como negociación.
3.2.2 Publicidad.
La lista de vendedores potenciales puede ampliarse mediante la colocación en

medios de amplia difusión, como periódicos o publicaciones profesionales
especializadas, del producto, servicio o resultado deseado. El habitual que las
adquisiciones con organismos gubernamentales exijan el requisito de publicidad.
3.2.3 Conferencia de oferentes.
Denominadas también conferencias de contratistas, conferencias de

Se aclaran dudas de los proveedores y
proveedores o conferencias previas a la licitación, son reuniones entre el
comprador y los posibles vendedores que tiene lugar antes de presentar las
se mejora el entendimiento sobre el
propuestas con el objetivo de que todos los oferentes comprendan de manera
trabajo de la adquisición.
clara la adquisición en cuestión al tiempo que asegura que ninguno obtiene un
trato preferencial.
Principalmente, el análisis de propuestas, mediante el cual se evalúan las

propuestas para asegurar que son completas y respondan adecuadamente a los
documentos de adquisición y a los criterios de selección establecidos.

reservados.
3.2.5 Habilidades interpersonales y de equipo.
Sobre todo, la negociación, con el objetivo de llegar a un acuerdo. Está liderada

por un gestor autorizado de compras, miembro del equipo de adquisiciones, el
cual tiene autoridad para firmar contratos.
Mediante la negociación se aclaran los derechos y obligaciones de las partes y
El director del proyecto puede participar otros términos relativos a las adquisiciones. La negociación se cierra con un
en la negoción pero es liderada por el documento contractual firmado por ambas partes, compradora y vendedora.
administrador de compras del proyecto.
3.3 Salidas al proceso.
3.3.1 Vendedores seleccionados.
Son aquellos cuya propuesta se encuentra en un rango competitivo. La

aprobación final de aquellas adquisiciones que se consideran complejas, por su
alto valor o nivel de riesgo, requieren habitualmente la aprobación de directivos
de alto nivel antes de la adjudicación.
3.3.2 Acuerdos.
Un contrato es un acuerdo que vincula legalmente al vendedor a entregar los

Los contratos vinculan legalmente, es productos, servicios o resultados especificados mientras que obliga al comprador
decir, las partes están obligadas a cumplir a pagar el precio estipulado. Un contrato obliga legalmente a las partes a su
sus obligaciones correspondientes para
cumplimiento, pudiendo ser sujeto de reclamación en tribunales su
incumplimiento.
no incurrir en incumplimiento.
Un contrato puede incluir, entre otro, el siguiente contenido:
* Principales entregables. * Incentivos y sanciones.
* Cronograma e hitos de las * Seguros y garantías de

adquisiciones. cumplimiento.
* Informes de desempeño. * Aprobación de subcontratistas.
* Precios y condiciones de pago. * Términos y condiciones generales.
* Criterios de inspección y aceptación. * Manejo de las solicitudes de cambio.
* Garantía y soporte futuro del producto. * Cláusula de finalización del contrato.

reservados.
4 Controlar las Adqusiciones
Según PMBOK®11 Guide 6th edition controlar las adquisiciones 12 Consiste en
gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los
contratos y efectuar cambios y correcciones así como proceder al cierre de los
contratos. El proceso garantiza que el desempeño tanto del vendedor como del
comprador satisface los términos del contrato.
Imagen 3. Controlar las Adquisiciones 13: Entradas, Herramientas y Técnicas, y

Salidas. Disponible en PMIstandar+14
11
PMBOK y PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
12
13

reservados.
Algunos aspectos a considerar en relación al control de adquisiciones son los
siguientes:
* Comprador y vendedor administran el contrato pero con finalidades diferentes.
* Ambas partes tienen derechos y obligaciones que deben satisfacer.
* Debido al aspecto legal, algunas organizaciones administran los contratos como

una función independiente del proyecto, aunque el equipo del proyecto cuente
con un administrador de adquisiciones, el cual suele rendir cuentas al supervisor
de un departamento diferente.
*Este proceso implica recopilar datos y gestionar los registros del proyecto;
refinamiento de los cronogramas de adquisiciones; facilitar los ajustes necesarios
y pagar las facturas.
* En el control de adquisiciones entra en juego el código de ética de la

organización y del asesor jurídico para aplicar medidas anticorrupción.
* Se paga al vendedor el trabajo completado, lo cual es necesario verificar antes

de pagar cada factura.
* Los acuerdos pueden modificarse de mutuo acuerdo con anterioridad al cierre

del contrato, siempre respetando los términos del contrato relacionado con la
gestión de cambios.
Incluye, entre otros:
Plan de gestión de requisitos
Describe cómo analizar, documentar y gestionar los requisitos de los contratistas.
14

reservados.
Plan de gestión de riesgos
Describe cómo gestionar los riesgos derivados de los vendedores.
Plan de gestión de adquisiciones
Describe las actividades necesarias para completar durante el control de

adquisiciones.
Plan de gestión de cambios
Describe el proceso formal para gestionar los cambios derivados del control de
adquisiciones.
Línea base del cronograma
Si el proyecto se retrasa debido a los vendedores, se necesita actualizar y aprobar

el nuevo cronograma para reflejar la situación actual.
Entre otros, los siguientes:
Registro de supuestos
Documenta los supuestos realizados durante los procesos de adquisición.
Registro de lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas en etapas tempranas del proyecto pueden aplicarse en

etapas posteriores para mejorar el desempeño de los contratistas.
Lista de hitos
Muestra cuándo se prevé que los vendedores entreguen sus resultados.
Informes de calidad
Identifica los procesos, procedimientos o producto de los vendedores que no

reservados.
cumplen.
Incluye tanto los requisitos que el vendedor de cumplir como aquéllos derivados
de aspectos legales o contractuales como seguridad, salud, medio ambiente o
licencias.
Matriz de trazabilidad de requisitos
Vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que lo
satisfacen.
Registro de riesgos
Existen riesgos individuales específicos de cada vendedor debido a la duración

del contrato, el entorno externo, la entrega o el precio final acordado.
Registro de interesados
Incluye información detallada de los interesados del proyecto, incluidos aquellos

miembros que han sido contratados, vendedores seleccionados y otros
involucrados en las adquisiciones.
4.1.3 Acuerdos.
Son convenios entre las partes, los que son relevantes son revisados para verificar
el cumplimiento de términos y condiciones.
4.1.4 Documentación de las adquisiciones.
Incluye los registros completos que sirven de apoyo para administrar las
adquisiciones como, por ejemplo, el enunciado del trabajo de las adquisiciones,
de los pagos y del desempeño del trabajo de contratistas.
4.1.5 Solicitudes de cambio aprobadas.
Pueden incluir modificaciones a los términos y condiciones de los contratos, ya

sea sobre el trabajo a completar, el precio o el plazo. Los cambios necesitan ser
aprobados antes de ser implementados

reservados.
4.1.6 Datos de desempeño del trabajo.
Contiene datos de los vendedores relacionados con el desempeño técnico,

actividades que han comenzado, están en curso o han finalizado, así como los
costos incurridos o comprometidos y las facturas ya abonadas.
Por ejemplo, las condiciones de mercado, el sistema de control de cambios del

contrato o el código de ética de la organización compradora.
4.1.8 Activos de procesos de la organización.
Principalmente, las políticas corporativas de adquisiciones.
Tomar en consideración la pericia de individuos o grupos que aporten

conocimiento especializado en leyes, regulaciones o administración de
reclamaciones.
4.2.2 Administración de reclamaciones.
Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son

El contrato debe incluir una cláusula aquellos cambios solicitados sobre los que vendedor/comprador no alcanzan un
para gestionar los cambios, que deben acuerdo sobre la compensación por el cambio o si un cambio ha tenido lugar. Si
aprobarse de mutuo acuerdo por no pueden resolverse se convierten en conflictos y, finalmente, en apelaciones,
ambas partes. que deben documentarse y gestionarse durante el ciclo de vida del contrato.
¿Cómo se solucionan las reclamaciones?
• De mutuo acuerdo a través de la negociación.
• Procedimientos de resolución alternativa de conflictos (ADR), como la
mediación y el arbitraje.

reservados.
Entre otros, los siguientes:
Revisiones del desempeño
Las revisiones miden, comparan y analizan el desempeño de calidad, recursos,

cronograma y costos en relación al acuerdo.
Análisis del valor ganado
Pueden utilizarse las fórmulas de la desviación del cronograma y de costos para

determinar el grado de desviación con respecto al objetivo definido.
Análisis de tendencias
Puede desarrollar un pronóstico de la estimación a la conclusión (EAC) para el

desempeño del costo, para concluir si el desempeño está mejorando o
empeorando.
4.2.4 Inspección.
Es una revisión estructurada del trabajo que está siendo completado por el
contratista, pudiendo incluir una revisión simple de los entregables o una revisión
física del trabajo en sí mismo.
4.2.5 Auditorías.
Son una revisión estructurada del proceso de adquisición, los derechos y

obligaciones que dimanan de la auditoría deben quedar documentados en el
contrato. Si fuera necesario hacer ajustes, deben ponerse de acuerdo el director
del proyecto por parte del vendedor y del comprador.
4.3 Salidas del proceso.
4.3.1 Adquisiciones cerradas.
El comprador, a través de su administrador de adquisiciones autorizado,

La finalización del contrato necesita proporciona al vendedor una notificación formal por escrito notificando que se ha
una notificación formal por escrito.
completado el contrato. Los requisitos de cierre del contrato se incluyen en el
propio contrato y habitualmente son, entre otros, los siguientes:

reservados.
* Los entregables deben haberse suministrado a tiempo y de conformidad con los
requisitos técnicos y de calidad.
* No deben existir reclamaciones o facturas pendientes.
* Todos los pagos finales han debido realizarse.
* El equipo de dirección del proyecto debe aprobar los entregables antes del
cierre.
4.3.2 Información de desempeño del trabajo.
Incluye información en relación al desempeño real del vendedor en comparación

con el desempeño planificado.
4.3.3 Actualizaciones a la documentación de las adquisiciones.
Como consecuencia de controlar las adquisiciones, podrían actualizarse los

cronogramas de las adquisiciones, la información técnica incluida en los
contratos, las garantías y otro tipo de registros.
4.3.4 Solicitudes de cambio.
Los cambios solicitados pero no resueltos pueden incluir instrucciones

proporcionadas por el comprador o medidas adoptadas por el vendedor que la
otra parte considere un cambio constructivo en el contrato.
5 Conclusiones
• Las organizaciones disponen de recursos limitados, tanto humanos como
materiales, por lo que es habitual que, para desarrollar parte del trabajo del
proyecto, se adquieran externamente los recursos necesarios.
• Las adquisiciones se formalizan a través de contratos, que vinculan
legalmente a las partes. Por ello, el director del proyecto carece de la
autoridad de obligarse legalmente en nombre de su organización.
• Aparece un interesado nuevo como un departamento de adquisiciones,
de compras o legal (sea cual sea la denominación que aplique) que asume
una elevada responsabilidad mediante un administrador autorizado de
compras.

reservados.

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© Asturias Corporación Universitaria

1 Introducción a la Gestión de Adquisiciones ..................................................................... 6

1.1 Conceptos clave para la Gestión de Riesgos. ....................................................... 6

1.2 Tendencias y prácticas emergentes en la Gestión de Riesgos. .................... 7

1.3 Consideraciones de adaptación. ................................................................................. 9

2 Planificar la Gestión de Adquisición ................................................................................. 10

2.1 Entradas al proceso. ....................................................................................................... 12

2.1.1 Acta de constitución del proyecto. ............................................................... 12

2.1.2 Documentos de negocio. .................................................................................. 12

2.1.3 Plan para la dirección del proyecto. ............................................................ 13

2.1.4 Documentos del proyecto. ............................................................................... 13

2.1.5 Factores ambientales de la empresa. ......................................................... 14

2.1.6 Activos de procesos de la organización. ................................................... 14

2.2 Herramientas y técnicas. .............................................................................................. 16

2.2.1 Juicio de expertos. .............................................................................................. 16

2.2.2 Recopilación de datos. ...................................................................................... 16

2.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................. 16

2.2.4 Análisis de selección de proveedores. ....................................................... 17

2.2.5 Reuniones. .............................................................................................................. 18

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

2.3.1 Plan de gestión de adquisiciones. ............................................................... 18

2.3.2 Estrategia de las adquisiciones. ................................................................... 18

2.3.3 Documentos de las licitaciones. ................................................................... 19

2.3.4 Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones (SOW). ............ 20

2.3.5 Criterios de selección de proveedores. ..................................................... 21

2.3.6 Decisiones de hacer o comprar. ................................................................... 22

2.3.7 Estimaciones de costos independientes. ................................................. 22

2.3.8 Solicitudes de cambio. ..................................................................................... 22

3 Efectuar las Adqusiciones ...................................................................................................... 22

3.1 Entradas al proceso. ...................................................................................................... 23

3.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 23

3.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................. 24

3.1.3 Documentación de las adquisiciones. ....................................................... 25

3.1.4 Propuestas de los vendedores. ..................................................................... 25

3.1.5 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 26

3.1.6 Activos de los procesos de la organización. ........................................... 26

3.2 Herramientas y técnicas. ............................................................................................. 26

3.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 26

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

3.2.3 Conferencia de oferentes. ............................................................................... 26

3.2.4 Análisis de datos. ................................................................................................ 26

3.2.5 Habilidades interpersonales y de equipo. ................................................ 27

3.3 Salidas al proceso. ..................................................................................................... 27

3.3.1 Vendedores seleccionados. ............................................................................ 27

3.3.2 Acuerdos. ................................................................................................................ 27

4 Controlar las Adqusiciones .................................................................................................... 28

4.1 Entradas al proceso. ...................................................................................................... 29

4.1.1 Plan para la dirección del proyecto. ........................................................... 29

4.1.2 Documentos del proyecto. .............................................................................. 30

4.1.3 Acuerdos. ................................................................................................................. 31

4.1.4 Documentación de las adquisiciones. ........................................................ 31

4.1.5 Solicitudes de cambio aprobadas. ............................................................... 31

4.1.6 Datos de desempeño del trabajo. ................................................................ 32

4.1.7 Factores ambientales de la empresa. ........................................................ 32

4.1.8 Activos de procesos de la organización. .................................................. 32

4.2 Herramientas y técnicas. ......................................................................................... 32

4.2.1 Juicio de expertos. ............................................................................................. 32

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®

4.2.3 Análisis de datos. ................................................................................................ 33

4.2.4 Inspección. ............................................................................................................ 33

4.2.5 Auditorías. .............................................................................................................. 33

4.3 Salidas del proceso. ................................................................................................... 33