Reunión Previa

Código: COG-001-SS-SE-PR-0002
Version: 3

Revisado por: GD COGA Seguridad REVISOR (Mansilla

28/05/2021
Pimentel, Dennis José)
GD COGA Seguridad - Formato, instructivo,
Aprobado por: instructivo esp., procedimiento op., 28/05/2021
APROBADOR (Mansilla Pimentel, Dennis
José)
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ÍNDICE

1 OBJETIVO .............................................................................................................................. 3
2 ALCANCE ............................................................................................................................... 3
3 DEFINICIONES ....................................................................................................................... 3
4 DOCUMENTOS A CONSULTAR ............................................................................................ 3
5 RESPONSABILIDADES.......................................................................................................... 4
6 DESARROLLO........................................................................................................................ 4
6.1 Antes de la Reunión ........................................................................................................ 4
6.2 Plan de Aislación............................................................................................................. 5
6.3 Aislación de los Peligros ................................................................................................ 5
6.4 Visita al Lugar de Trabajo ............................................................................................... 5
6.5 Actividades en la Reunión .............................................................................................. 6
7 REGISTROS............................................................................................................................ 7
8 CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR ..................................................... 7
9 PARTICIPANTES DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS ........................................................... 7
10 ANEXOS ........................................................................................................................... 8

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1 OBJETIVO

Asegurar que los trabajos sean adecuadamente planificados y organizados en reuniones previas al
comienzo de los mismos, con el propósito de identificar peligros y controlar todo riesgo para la Salud y
la Seguridad que pueda resultar como consecuencia de dicho trabajo.

2 ALCANCE

Se realizará una Reunión Previa a los trabajos en los siguientes casos:

• Cuando los trabajos a realizar no son parte de operaciones regulares.
• Cuando más de un grupo de trabajo participe en el lugar de trabajo o en un proyecto.
• Se necesita permiso de trabajo seguro para verificar una o más actividades del trabajo (Ejem.:
Trabajo en Caliente, Ingreso a Espacios Confinados, etc.).
• Existe un riesgo especial o de potencial elevado en alguna tarea.
• Antes que un contratista dé un servicio regular periódico, comience a trabajar por primera vez y
cada que se renueve contrato (desmalezado, servicio de limpieza, etc.).

3 DEFINICIONES

3.1. Aislación
Se refiere al proceso por medio del cual se asegura que un área esté completamente protegida
respecto de fugas accidentales de materiales o energía.

3.2. Coordinador de Aislación

Se refiere a la persona a cargo de conducir las actividades de aislación en el lugar y de colocar
los rótulos y bloqueos en los equipos y sistemas donde se está realizando el servicio de
mantenimiento.

3.3. Representante Designado

Persona designada por el Supervisor / Responsable de Mantenimiento Integral / Gerencias,
como responsable de planificar y conducir las actividades de un trabajo.

3.4. Reunión Previa al Trabajo

Reunión para planificar y coordinar todas las actividades relacionadas con un trabajo propuesto,
a los fines de asegurar que el trabajo sea realizado en forma segura.

4 DOCUMENTOS A CONSULTAR

4.1 Manual de Seguridad y Salud Ocupacional de Coga.

4.2 Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud DS 009-97-SA Anexo 5.
4.3 D.S. 043-2007-EM, Reglamento de Seguridad para las actividades de Hidrocarburos; sus
modificatorias y complementarias.
4.4 D.S. 081-2007-EM, Reglamento de Transporte de Hidrocarburos por Ductos, sus modificatorias
y complementarias.
4.5 Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4.6 D.S. 005-2012-TR, Reglamento de la Ley 29783-Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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5 RESPONSABILIDADES

5.1 Empleados / Contratistas

• Trabajar de acuerdo con los procedimientos indicados y permisos de trabajo.

5.2 Representante Designado

• Organizar y conducir la Reunión Previa al Trabajo.
• Completar y distribuir el Formulario de Registro de Reunión Previa al Trabajo.
• Custodiar el Formulario de Registro de Reunión Previa al Trabajo.
• Definir el alcance del trabajo e identificar los grupos de trabajo involucrados.
• Definir necesidades de personal y equipos y designar al Coordinador de Aislación, si fuera
necesario.
• Identificar las necesidades de permisos de trabajo seguro, de aislación y procedimientos.
• Asegurar que se han planeado todas las actividades del trabajo y que serán supervisadas y
ejecutadas de manera segura.
• Coordinar todas las actividades para asegurar el cumplimiento de todos los requerimientos
de salud y de seguridad.
• Asegurar la coordinación de todas las actividades dentro del lugar de trabajo (Ejem.:
operaciones, trabajos de otros grupos, etc.), para asegurar que el trabajo sea ejecutado de
manera segura.
• Asegurar que los cambios dentro del marco del trabajo sean adecuadamente incluidos en
los planes de trabajo, revisando y reformulando o reemplazando el formulario de reunión
previa al trabajo.

5.3 Supervisor / Responsable de Mantenimiento Integral / Gerencias

• Asegurar que todo trabajo sea planeado, organizado y conducido de manera de garantizar
que todos los riesgos para la salud y de seguridad sean identificados y controlados.
• Asegurar que las Reuniones Previas al Trabajo sean conducidas y orientadas a planificar,
organizar y documentar el trabajo de acuerdo con los procedimientos aprobados. Así mismo
asegurar que todos los empleados conocen y comprenden los métodos de trabajo que se
utilizarán.
• Asegurar que todo el personal y equipo apropiado se encuentran disponibles para efectuar
el trabajo de acuerdo con los métodos de trabajo establecidos por Coga y en el tiempo
asignado.
• Asegurar el nombramiento de una persona como Representante Designado con la
responsabilidad de planificar y organizar el trabajo y asegurar su ejecución en condiciones
seguras.

6 DESARROLLO

6.1 Antes de la Reunión

Para la reunión previa al trabajo, el Representante Designado deberá:

• Determinar quiénes deben participar en la reunión, incluyendo:

o Personal de supervisión (incluye contratistas).

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o Supervisor, Responsable de Mantenimiento Integral, Coordinador de SSO,

Inspectores, etc.
o Soldadores, operarios de equipos.
o Todo otro personal que fuera necesario para asegurar que todos los requisitos de salud
y seguridad están identificados e incluidos en los planes de trabajo.
• Fijar fecha para la realización de la reunión previa al trabajo y comunicar debidamente a
todo el personal involucrado.
• Reunir información para la reunión, incluyendo:
o Planos (conforme a obra y actualizados, del área, esquemas, etc.).
o Procedimientos (Ejem.: Salud, Seguridad, Higiene y Medio Ambiente, equipamiento,
calibración, respuesta para casos de emergencia).
o Especificaciones del fabricante sobre el equipamiento.
o Toda otra información necesaria para planificar y organizar el trabajo (Permisos de
pasos, autorización de salida de servicio, etc.).
o Información detallada respecto a los productos que se manejan (Ejem.: Información de
Salud y Seguridad de productos químicos).

6.2 Plan de Aislación

El Representante Designado nombrará al Coordinación de Aislación (ver Procedimientos:
“Aislación, Bloqueo y Rotulado” y “Aislación de Cañerías”).

El Representante Designado y el Coordinador de Aislación establecerán el Plan de Aislación

para proteger a todo el personal de riesgos de salud y de seguridad que incluirá:
• Identificar equipos, cañerías e instalaciones que deben ser aisladas.
• Identificar todos los puntos de aislación.
• Establecer los métodos de aislación aprobados que se utilizarán (ver procedimientos:
“Aislación, Bloqueo y Rotulado” y “Aislación de Cañerías”).

6.3 Aislación de los Peligros

La aislación de las áreas de trabajo incluye:
• Limitar el acceso al área de trabajo sólo al personal autorizado.
• Colocar barreras y carteles de advertencia alrededor de las excavaciones o en apertura de
suelos, etc.
• Aislación de todos los ductos presurizados en el sistema, de acuerdo con el procedimiento
de Aislación de Cañerías.
• Cerrar, identificar y señalizar todos los sistemas de acuerdo con el procedimiento de
Aislación, Bloqueo y Rotulado.
• Ubicación y señalización visible de los peligros de Salud y de Seguridad (Ejem.: Líneas
eléctricas aéreas, subterráneas, poliductos, gaseoductos, etc.).
• Toda otra actividad necesaria para proteger al personal de riesgos existentes o potenciales
para la Salud o Seguridad.

6.4 Visita al Lugar de Trabajo

El Representante Designado visitará el lugar de trabajo para:
• Definir el área física necesaria para el trabajo.
• Identificar todo peligro para la salud, seguridad y las instalaciones (Ejem.: Fuentes de
Incendio, peligros subterráneos, líneas aéreas, etc.).
• Determinar los métodos para reconocer fácilmente cada peligro.

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6.5 Actividades en la Reunión

En la Reunión Previa al Trabajo, el Responsable Designado presidirá la reunión y junto con los
participantes:

• Desarrollará un plan de trabajo para:

o Definir las actividades necesarias para efectuar el trabajo.
o Determinar los grupos de trabajo y personal responsable de cada actividad.
o Estimar el personal y tiempo requerido para cada actividad.
• Desarrollará un programa para el trabajo que:
o Incluya y coordine todas las actividades.
o Identifique los procedimientos de salud y de seguridad relacionados con cada actividad
(Ejem.: Aislación, bloqueo y rotulado, excavación manual, uso de eyectores, etc.).
• Identificar los permisos de trabajo seguro necesarios (Ejem.: Trabajo en Caliente,
Excavaciones, Ingreso a Espacios Confinados, etc.), y las personas a cargo de su ejecución
en la zona de trabajo.
• Establecer las responsabilidades y procesos para realizar cambios dentro del ámbito de los
trabajos o actividades en el lugar de trabajo con el fin de incluir todos los requisitos
adicionales de Salud y Seguridad.
• Designar una persona en el lugar de trabajo que sea responsable del trabajo, incluyendo:
o Coordinación de todas las actividades (Ejem.: Actividades del proyecto, operacionales,
etc.).
o Supervisión del Trabajo.
o Asegurar que se cumpla con la totalidad de requerimientos de Seguridad y Salud.
• Revisar el Plan de Aislación para asegurar que se hayan controlado todos los peligros de
Salud y de Seguridad.
o Definir un Plan específico de Respuesta para enfrentar potenciales Emergencias, que
incluya:
o Procedimiento en caso de emergencia.
o Contactos (incluyendo números de teléfono, etc.).
o Personal de emergencia (incluyendo conocimientos especiales).
o Equipos de emergencia.
o Procedimientos de Evacuación.

Líneas Eléctricas Aéreas

Cuando se realizan trabajos en zonas próximos a líneas eléctricas aéreas y existe el peligro de
un contacto potencial con las mismas, se deberán seguir las pautas del procedimiento de
Permisos de Trabajo con Líneas Eléctricas Aéreas.

Trabajos en Caliente
Cuando se realizan trabajos en caliente se deberán considerar los controles indicados en el
procedimiento de Permiso de Trabajo Seguro y/o controles que por la naturaleza de los trabajos
sean necesarios, los mismos que deben quedar registrados en el formulario “Registro de
Reuniones Previas a los Trabajos”.

Transferencia de Autoridad
Cuando el responsable de los trabajos de Aislación o los líderes de los grupos de trabajo deben
alejarse del lugar, ya sea en forma temporaria o permanente, se deben nombrar a otras personas

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asignándole autoridad para desarrollar los trabajos previstos, la transferencia quedará

documentada a través del Formulario para el Plan de Aislación – Transferencia.

7 REGISTROS
7.1 Formulario “Registro de Reuniones Previas a los Trabajos (En Sitio).

Cuando el Formulario “Registro de Reuniones Previas a los Trabajos” se genere como consecuencia
de trabajos realizados por un Área, se guardará el formulario original en los archivos de la misma Área
y/o Zona por un periodo mínimo de un (1) año a partir de la fecha de finalización del trabajo, obra o
servicio. Los registros podrán ser almacenados en forma física o digital.

NOTA: Lo anterior también es aplicable cuando los trabajos son generados por Sectores Externos a la
Zona / Área, tales como: Mantenimiento Integral, Tecnología Informática, Proyectos u otros similares.

8 CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR

N° de
Ubicación del Cambio Descripción del Cambio
Página

Se retira la referencia de normas legales no aplicables:

3 4. Documentos a Consultar
Reglamento de Seguridad para Transporte de
Hidrocarburos por Ductos DS 041-99-EM, Reglamento
de Distribución por Red de Ductos DS 042-99-EM,
Reglamento de Seguridad para el Transporte de
Hidrocarburos DS 026-94-EM.
Se incluyen normas legales de referencia: D.S. 043-
2007-EM, Reglamento de Seguridad para las
actividades de Hidrocarburos; sus modificatorias y
complementarias, D.S. 081-2007-EM, Reglamento de
Transporte de Hidrocarburos por Ductos, sus
modificatorias y complementarias, Ley 29783, Ley de
Seguridad y Salud en el Trabajo, D.S. 005-2012-TR,
Reglamento de la Ley 29783-Ley de Seguridad y Salud
en el Trabajo.

5.2. Representante Se incluye la responsabilidad de custodiar los registros

4
Designado de Reuniones Previas a los Trabajos.

Se cambia la referencia de las áreas de Ductos, Equipos

- Todo el Documento Rotantes e Instalaciones de Superficie por
Mantenimiento Integral.

6.5. Actividades en la Se incluye consideraciones respecto de la ejecución de

6
Reunión Trabajos en Caliente.

Se incluye a aclaración respecto de la forma de

7 7. Registros
almacenamiento de los registros.

9 PARTICIPANTES DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS

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Nombre Área Función

Nilton Saravia Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador de SSO

José Reluz Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador de SSO

Manolo Rivera Seguridad y Salud Ocupacional Supervisor de SSO

Miguel Valles Seguridad y Salud Ocupacional Supervisor de SSO

Peter López Seguridad y Salud Ocupacional Coordinador de SSO

Dennis Mansilla Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de SSO

10 ANEXOS
Anexo 01: Diagrama de Flujo de Actividades de Reuniones Previas a los Trabajos.
Anexo 02: Check List para Revisión de Cumplimiento del Procedimiento de Reunión Previa a los
Trabajo.

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Anexo 01: Diagrama de Flujo de Actividades de Reuniones Previas a los Trabajos

TAREAS QUE REQUIEREN

REUNIÓN PREVIA
1. Operación no Regular.
2. Obras.
3. Actividades Complejas.
4. Trabajos con Riesgos Especiales.

PLANIFICACIÓN
1. Identificación/Señalización de Ductos.
2. Identificación de peligros.
3. Conformación de Grupos de Trabajo.
4. Equipos y materiales a utilizar.
5. Plan de Aislación.
6. Impacto sobre le Medio Ambiente.
7. Comunicación propietarios/comuneros.

REUNIÓN PREVIA
1. Identificar al responsable de tareas.
2. Identificar al Coordinador del
Trabajo..
3. Procedimientos de Trabajo.
4. Cronograma de Actividades.
5. Identificar el Área de Trabajo.
6. Establecer medio de comunicación.
7. Monitoreo permanente.

COMPLETAR FORMULARIO

Realizar los Trabajos

Detener Tareas y Revisión

Responsable Responsable Responsable
completa de los Planos de
Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3
Trabajo

Coordinador de trabajo evalúa:

SI Hay cambios
Importantes
en el trabajo

NO

Terminar el Trabajo

ARCHIVAR FORMULARIO

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Anexo 02: Check List para Revisión de Cumplimiento del Procedimiento de Reunión Previa a
los Trabajo

SE DIO CUMPLIMIENTO A LOS SIGUIENTES PUNTOS DEL

SI NO NA
PROCEDIMIENTO DE REUNIÓN PREVIA A LOS TRABAJOS.
Se celebra una reunión previa a los trabajos porque se presentan los siguientes
casos:
a) Trabajos a realizar que no son parte de operaciones regulares.
b) Cuando participe más de un grupo en el lugar de trabajo.
c) Cuando se necesita permisos de trabajo seguro para verificar uno o más
actividades (Ejem.: Ingreso a Espacios Confinados, Trabajo en Caliente).
d) Existe un Riesgo potencial o elevado en alguna tarea especial.
Se designo un responsable para organizar la Reunión Previa a los Trabajos
El Representante Designado preparó la Reunión Previa teniendo en cuenta:
a) Quienes participan de la reunión (personal de inspección, operadores,
contratistas, soldadores, terceros, etc.).
b) Fijó fecha para la realización de la Reunión Previa.
c) Cuenta con planos u otra información necesaria para planificar y organizar
el trabajo, así como información de los productos que se manipularán.
Cuando se deban aislar los equipos o ductos, se observó el procedimiento de:
a) “Aislación de Cañerías”.
b) “Aislación, Bloqueo y Rotulado”.
Cuando dentro de las tareas planificadas existan trabajos de venteo/vaciado de
ductos o equipos, se observó el procedimiento de “Venteo/Vaciado”.
En el lugar de trabajo el Representante Designado:
a) Definió el área física necesaria para la ejecución de las tareas planificadas.
b) Identificó todo peligro presente (fuentes de incendios, peligros
subterráneos, líneas aéreas, etc.).
c) Determinó acciones para controlar los riesgos.
En la Reunión Previa a los Trabajos se ha desarrollado un Plan para:
a) Definir actividades.
b) Determinar grupos de trabajo y personal responsable.
c) Estimar el personal y tiempo requeridos para cada actividad.
Se ha desarrollado un Programa de Trabajo que:
a) Incluya y coordine todas las actividades.
b) Identifique los procedimientos de seguridad que se aplicarán en cada caso
(Ejem.: Aislación, Venteo/Vaciado, Excavación Manual, izamiento, etc.).

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Se identificaron todos los Permisos de Trabajo Seguro y las personas a cargo

de su ejecución en el lugar de trabajo.
Se designó una persona en el lugar de trabajo que sea responsable de:
a) La coordinación de todas las actividades (actividades del proyecto,
operacionales, etc.).
b) Supervisión de los trabajos.
c) Del cumplimiento de la totalidad de los requerimientos de salud y
seguridad.
Se ha definido un Plan específico de respuesta a emergencias que incluya:
procedimientos, contactos (N° telefónicos), personal y equipos necesarios para
enfrentar potenciales emergencias.
Se ha previsto procedimientos de evacuación.
Se ha completado el formulario “Registro de Reuniones Previas” y firmado por
todos los participantes como prueba de conformidad.
Copias de este formulario serán enviados al:
a) Archivo local.
b) Coordinador de Seguridad y Salud de la zona.
c) A todo el personal de Supervisión involucrado en el trabajo.

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