Departamento

INGEVEC S.A.
Control de
Gestión
REF: PR-CG-04

N° Revisión: 02 Procedimiento de Ingreso de Subcontratos Pág. 1 de 6

REVISIONES:

Rev. Fecha Revisado Firma Aprobado Firma Descripción

00 12.03.04 N. Gumucio E. Besa
01 17-08-04 N. Gumucio E. Besa 9. Modifica anexo 1
5. Cambio de
02 14-10-04 N. Gumucio E. Besa
Terminología
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1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para el correcto ingreso de un subcontrato al

sistema de gestión SOLOMON IV.

2. ALCANCE

Este procedimiento cubre las áreas de Administración de obra (AO).

3. RESPONSABILIDADES

Las personas involucradas son el Administrativo, Profesional de Obra,

supervisor, representante legal subcontratista y representante legal Ingevec
(Figura 6.1).

4. DOCUMENTOS APLICABLES

Los documentos utilizados para este procedimiento son:

 Formulario de ingreso de subcontrato

 Contrato de subcontrato

5. TERMINOLOGÍA

OS : Administrativo Jefe
PO : Profesional de Obra
SU : Supervisor de Obra
RSUB : Representante legal subcontratista
RING : Representante legal Ingevec

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

Para un correcto funcionamiento de este procedimiento se necesita Un PC

conectado a una línea dedicada de al menos 256 KB y debe tener instalado
Terminal Server.
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7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

3 5
Creación de Ingreso de
proveedor en contrato a
SOLOMON Subcontrato
ADQ MC

4
Asignar
proveedor como
subcontratista
ADQ

1 2 6 7
Llenar formulario de Creación de Ingreso de Ingreso de
ingreso de Código de datos generales doc. en garantía
subcontrato Subcontrato (SUB) a subcontratos y retenciones
PO OS OS OS

12 11 10 9 8
Adjuntar formulario Impresión de Determinación de Ingreso de Ingreso
de ingreso dos contratos parametros de partidas del de anticipo
de subcontrato vía WEB las partidas subcontrato como partida
OS OS OS OS OS

13 14 15 16 17
Revisión de Aprobación de Firma de Firma de Archivo
contrato por de subcontratos representante legal representante legal de contrato
administrativo vía WEB subcontratista INGEVEC en obra
OS PO / SU / SO RSUB RING OS

Figura 6.1

ETAPA 1: Lo primero para ingresar un subcontrato es llenar un formulario que

indica datos generales y partidas del subcontrato. Este formulario no
es obligatorio pero se sugiere llenarlo para evitar futuros problemas.

ETAPA 2: Una vez recibida la información general del subcontrato se le deberá

crear el código correspondiente en SOLOMON IV. Los códigos se
crean con la siguiente estructura:

AAAA-B-CCC
AAAA = Número de Obra
B = 1 para subcontratos
2 para subcontratos Mano de Obra
CCC = Correlativo de Subcontrato
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La definición del código es fundamental ya que define la cuenta

contable del costo involucrado.

ETAPA 3: Si el subcontratista no fuese proveedor nuestro hay que informar a

adquisiciones para que sea creado e informar si es agente retenedor
de IVA o no.

ETAPA 4: Una vez creado el proveedor hay que asignarlo a la base de

subcontratistas de INGEVEC.

ETAPA 5: La obra tiene que tener un contrato (mandante) ya creado, si no

fuese así hay que informar a contabilidad para la creación del
contrato.

ETAPA 6: Se ingresan los datos generales del subcontrato; obra, código de

insumo (base de productos de Ingevec), descripción, proveedor,
contrato, etc.

ETAPA 7: Se ingresan los datos referidos a documentos en garantía y

anticipos.

ETAPA 8: Se define la partida anticipo, exista o no, como la partida Nº 001.

Esta se ingresa con el monto a pagar y cantidad cero. Para el caso
de que no tuviese anticipo se ingresa cantidad y monto cero.

ETAPA 9: Se ingresan el resto de las partidas determinadas en el formulario de

subcontrato. Se determinan las tareas SOLOMON de la obra que se
verán afectadas por dicho subcontrato. La glosa de estas partidas
podrá ser modificada de la manera que más acomode para un mejor
entendimiento de las partidas.

ETAPA 10: Se ingresan y revisan los parámetros de las partidas, tales como,
cantidades, precios unitarios y retenciones.

ETAPA 11: Impresión de dos contratos vía Internet para posterior legalización.

ETAPA 12: Adjuntar formulario de subcontrato para revisión de contrato.

ETAPA 13: Revisión del contrato legal.

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ETAPA 14: La aprobación del subcontrato se realiza desde la WEB en donde

deberán aprobar profesional, supervisor y socio dependiendo de los
montos:

Profesional : Todos
Supervisor : Sobre $100.000
Socio : Sobre $5.000.000

ETAPA 15: Firma del contrato realizado por parte del subcontratista.

ETAPA 16: Firma del contrato por parte de INGEVEC S.A.

ETAPA 17: Entrega de un contrato correctamente firmado al subcontratista y

archivo de copia correctamente firmada en obra.

8. REGISTROS

El registro de este procedimiento es el contrato realizado entre el

subcontratista e INGEVEC S.A.

9. ANEXOS

ANEXO 1: Formulario de ingreso de Subcontrato

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ANEXO 1

Fecha : / /

Formulario de Ingreso de Subcontrato

Descripción Subcontrato

Proveedor R.U.T.

Tipo contrato Normal Mano de obra

Fecha de inicio

fecha de término

Retenciones %
Monto Anticipo $ Porcentaje %

Partidas Tarea UNI Cant. PU Total

Monto contratado $