DAR DE BAJA A BIENES POR HURTO O CÓDIGO: AP-01.1.2.

06
ROBO FECHA: 29/07/13

CONTROL DE CAMBIOS

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ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................4
ALCANCE ....................................................................................................................4
NORMATIVA ................................................................................................................4
GLOSARIO...................................................................................................................5
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................6
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................8
PROCEDIMIENTO .....................................................................................................10
FLUJOGRAMA ...........................................................................................................13
FORMULARIOS .........................................................................................................16

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OBJETO
Describir el procedimiento para la baja de bienes reportados como perdidos por hurto
o robo.

ALCANCE
El procedimiento inicia con la notificación del bien perdido por parte del servidor y
culmina con la baja del mismo en el sistema correspondiente.

NORMATIVA
Legislación Vigente:
 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control.

Normativa de Origen Externo:

 Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y
de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos
Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado.
 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público.
 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas.

Normativa de Origen Interno:

 Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la
Superintendencia de Compañías.
 Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
 Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de
Compañías.
 Código de ética.

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GLOSARIO
 Administración de Bienes.- Custodia de activos fijos, bienes de control
administrativo y de existencias para consumo interno.
 Activos Fijos.- Bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone una
entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados
financieros.
 Bienes Inmuebles.- Activos de larga duración que se utilizan para las
actividades administrativas y operaciones de la entidad.
 Bienes Muebles.- Activos fijos de carácter relativamente perdurable que
pueden ser transportados de un lugar a otro y que se utilizan para las
actividades administrativas y operaciones de la entidad.
 Bienes no Depreciables (Control Administrativo).- Bienes cuyo valor de
adquisición es menor de 100 dólares.
 Suministros.- Materiales de consumo que facilitan el desarrollo de las
funciones de los servidores, por ejemplo: papel, plumas, etc.
 Custodio del Bien.- Funcionario de la Institución que tiene un bien a su cargo.
 Inventario.- Control de bienes que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en almacén, por medio de un registro detallado donde consten
tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas.
 Baja de Bienes.- Procedimiento por el cual los bienes de propiedad de la
Institución, que son inservibles o no son susceptibles de utilización, deben
cancelarse de los registros contables.
 Robo.- Apoderamiento de bienes ajenos, empleando para ello, fuerza en las
cosas o bien, violencia o intimidación en las personas.
 Hurto.- Apoderamiento ilegítimo de un bien, sin usar fuerza ni violencia.

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 CARACTERIZACIÓN

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 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 29/07/13
MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 02
PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Gabriela García
SUBPROCESO: Bienes y Suministros APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez
PROCEDIMIENTO: Dar de baja a bienes por hurto o robo

CONTROLES

INDICADORES: NORMATIVA:

- Provisión de suministros y - Legislación Vigente

materiales - Normativa de Origen Externo
- Normativa de Origen Interno

ENTRADAS SALIDAS

- Baja del bien en el sistema

- Notificación del bien perdido

PROVEEDORES CLIENTES

Servidores de la Jefatura de Bienes

DAR DE BAJA A
Institución
BIENES POR ROBO O
HURTO

TECNOLOGICOS: HUMANOS:

- Sistema de Control de Activos Fijos – - Superintendente de Compañías

Bienes de Control Administrativo - Intendente Nacional/Subintendente
- Sistema de Bienes de Consumo Interno Administrativo y Financiero
- Director Nacional/Coordinador Financiero
- Jefe de Bienes
- Servidor custodio del bien

RECURSOS
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RESPONSABILIDADES

SUPERINTENDENTE DE COMPAÑIAS
 Disponer a la Intendencia Nacional de Procuraduría y Asesoría que las
denuncias por pérdida de bienes se presenten ante el juez competente.
 Solicitar un examen especial a la Unidad de Auditoría Interna cuando se
presenten pérdidas de bienes.

INTENDENTE NACIONAL / SUBINTENDENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

 Asegurar la buena conservación y correcto uso de los bienes asignados a la
Institución.
 Participar, por sí o a través de su delegado, en los procedimientos de bajas de
bienes.

JEFE DE BIENES
 Administrar las actividades relacionadas con los bienes de la Institución de su
correspondiente oficina.
 Controlar la actualización de los registros de existencias de los bienes de la
Institución.
 Comunicar al área de Contabilidad para la apertura de cuentas por cobrar, en
caso de hurto o robo de bienes.
 Comunicar a la Compañía Aseguradora la pérdida del bien para la
recuperación del mismo.

DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO

 Participar, por si o a través de su delegado, en los procesos de baja de bienes,
y presentar los informes del caso al Intendente Nacional/Subintendente
Administrativo y Financiero.
 Autorizar y firmar las actas de baja de bienes por hurto o robo.

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INTENDENTE NACIONAL DE PROCURADURÍA Y ASESORÍA

 Presentar la denuncia ante las autoridades competentes por las pérdidas de
bienes.
 Entregar copia de la denuncia a la Jefatura de Bienes.
 Realizar el seguimiento del trámite legal hasta su resolución.

SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN

 Notificar la pérdida del bien, con todos los pormenores del caso, a las
autoridades competentes.
 Proporcionar información que le sea requerida para el esclarecimiento del
caso.
 Realizar seguimiento del trámite legal por la pérdida del bien hasta su
resolución.

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PROCEDIMIENTO

SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN

1. Comunica por escrito, dentro de los dos días hábiles siguientes, la pérdida del
bien al Superintendente de Compañías o su delegado con copia al Jefe Inmediato
y al Jefe de Bienes.
1.1. En el caso de las Intendencias Regionales:
1.1.1. Comunica la pérdida del bien al Intendente de Compañías con copia al
Jefe Inmediato y Responsable de Bienes.

SUPERINTENDENTE DE COMPAÑIAS O SU DELEGADO

2. Solicita al Intendente Nacional de Procuraduría y Asesoría o quien haga sus
veces, presente la denuncia ante las autoridades competentes.
3. Solicita al Auditor General realice un examen especial sobre la pérdida del bien.

INTENDENTE NACIONAL DE PROCURADURIA Y ASESORIA

4. Elabora la denuncia por la pérdida del bien.
5. Entrega copia de la denuncia al Jefe de Bienes o quien haga sus veces.

JEFE DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES

6. Recibe y revisa la denuncia.
7. Reporta siniestro a la compañía aseguradora mediante correo electrónico.
8. Remite oficio y documentación soporte a la Compañía de Seguro, solicitando el
pago o reposición del bien de iguales o similares características.
9. Remite memorando al área de Contabilidad, solicitando la apertura de la cuenta
por cobrar por el valor total del bien al servidor responsable directo del bien.
Nota: en caso de vehículos, o bienes que forman parte de los inmuebles,
corresponde ejecutar la póliza de seguros a la Jefatura de Servicios
Generales, así mismo los administradores de los bienes de las demás
Intendencias de Compañías.

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COMPAÑIA DE SEGURO
10. Remite el acta de finiquito con el cheque por el valor correspondiente o entrega el
bien de iguales o similares características.

DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO

11. Recibe, revisa y firma el acta de finiquito con el cheque por el valor
correspondiente o en la que consta la restitución del bien.
12. En caso de existir un valor deducible, dispone al área de Contabilidad que solicite
el pago del valor deducible al servidor responsable del bien perdido.
13. En caso de restitución económica, envía el cheque al Jefe de Caja para su
ingreso en el sistema. Continúa procedimiento AP-01.2.5.04 Recaudar Valores
de la Institución.

JEFE DE CAJA
13.1. Remite al Jefe de Bienes o quien haga sus veces, el comprobante de pago
y acta de finiquito. Continúa con la actividad 15.

DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO

14. En caso de restitución del bien:
14.1. Dispone al Jefe de Bienes o quien haga sus veces la revisión del bien y su
ingreso en el sistema respectivo. Continúa con la actividad 15.

JEFE DE BIENES O QUIEN HAGA SUS VECES

15. Recibe el comprobante de pago, el acta de finiquito y demás documentación
soporte.
16. Efectúa la baja del bien en el sistema Activos Fijos – Bienes de Control
Administrativo.
17. Elabora acta donde deja constancia de la baja del bien.
18. Remite el acta con documentación soporte al Auditor General y al Área de
Contabilidad que actualice los registros respectivos.

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AUDITOR GENERAL
19. Realiza un examen especial sobre los bienes desaparecidos.
20. Elabora informe y remite al Superintendente de Compañías o su delegado.

SUPERINTENDENTE DE COMPAÑÍAS O SU DELEGADO

20.1. Recibe y analiza el informe.
20.2. Solicita al Intendente Nacional/Subintendente Administrativo y Financiero se
de cumplimiento a los dispuesto en el informe de auditoría.

INTENDENTE NACIONAL DE PROCURADURIA Y ASESORIA

21. Notifica, una vez concluido el trámite legal, al Director Nacional/Coordinador
Financiero, para que proceda conforme a la sentencia.

DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO

22. Procede conforme a la sentencia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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 FLUJOGRAMA

13

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 FORMULARIOS

16

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No existen formularios definidos para este procedimiento.