ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
MÁXIMAS CÉLEBRES..................................................................................................... 1
TODO EXIGE TIEMPO ................................................................................................. 2
SÍNTOMAS DE UN MAL EMPLEO DEL TIEMPO ................................................ 2
EMPLEO DEL TIEMPO.................................................................................................. 3
PRINCIPIOS UNIVERSALES ........................................................................................ 4
PRIMERO LO PRIMERO ................................................................................................ 7
GESTIÓN DE IMPREVISTOS ....................................................................................... 8
LADRONES DEL TIEMPO: CRONÓFAGOS ........................................................... 9
INTERNET ....................................................................................................................... 12
CONCENTRACIÓN Y PRODUCTIVIDAD............................................................. 14
TÉCNICA POMODORO ............................................................................................... 14
LA MATRIZ EISENHOWER........................................................................................ 16
CONCLUSIÓN ................................................................................................................. 20
 INTRODUCCIÓN

Tienes delante de ti una guía práctica que quiere ayudarte a gestionar de

forma efectiva y eficaz el tiempo que dispones. Tiempo que se traduce en 24
horas al día o 144 minutos o 86 400 segundos. Tiempo que debes repartirlo
entre las tres vidas que vives a la vez:
- Vida personal
- Vida laboral
- Vida familiar – social
El secreto de tener tiempo para el trabajo, para estar con la familia y los
amigos, practicar deporte, leer, ir al cine, estudiar, relajarse uno mismo…, es
determinar Primero, lo Primero.

MÁXIMAS CÉLEBRES

Hay una clase de ladrón a quien la ley deja impune, y que roba lo que es
más valioso para el hombre: el Tiempo. (Napoleón Bonaparte)
Uno de estos días, es ninguno de estos días (Proverbio inglés)
Si deseo que algo suceda, debo asignarle una fecha y una duración
(Proverbio chino)
Cada hora es la misma para un reloj, pero cada hora es distinta para mí.
Una puede ser larga, otra puede ser corta (Finley Peter Dunne)

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 TODO EXIGE TIEMPO

La queja más común a todos los niveles es la sensación de que el tiempo

de que disponemos no nos resulta suficiente para hacer todo lo que
desearíamos hacer. Sin embargo, todo el mundo dispone de este recurso, que
escaso y limitado, siempre nos parece insuficiente y resulta imprescindible para
cualquier aspiración humana.
Trabajar, descansar, divertirse, comer…, todo nos exige tiempo. En
buena parte, triunfar profesionalmente o, simplemente, tratar de ser feliz acaba
siendo cuestión de tiempo.
Más tiempo del que tenemos la
sensación de poseer.
Trabajas a tope pero no llegas. Trabajas a
tope pero no ves a tu familia. Trabajas a tope y
sigues sin leer “ese libro”. Trabajas a tope y no tienes tiempo para tus amigos.
Sensación constante de no tener tiempo y no saber qué hacer para poner
solución.
Pregúntate:
- ¿Necesito más tiempo? .
- ¿Necesito otro reloj?
- ¿Estoy sobrecargado?
- ¿O lo que de verdad necesito es decidir mejor y elegir mejor en qué
cosas invierto mi tiempo y mi vida?

SÍNTOMAS DE UN MAL EMPLEO DEL TIEMPO

Una forma de saber si padeces una mala organización del trabajo y

empleo del tiempo es a través de la manifestación de los siguientes síntomas:
o Jornadas cada vez más largas
o No saber decir “no”
o El perfeccionismo
o No negociar plazos de respuesta
o Emplear mal el tiempo de entrevistas (escuchar, preguntar,
argumentar)

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 o Tener objetivos personales confusos o cambiantes
o Falta de un plan de trabajo diario
o No dejar “sitio” (tiempo) para imprevistos.
o Utilizar mal las comunicaciones (móvil, correo, visitas…)
o Razonar por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que se quiere
obtener (objetivos)
o Desconocimiento de las personas que influyen en una decisión
o Abordar las tareas en tiempo real, hacerlo deprisa, uno mismo.
o Estrés
o Resfriados permanentes
o Humor irritable
o Cansancio permanente
Seguro que tienes en principio, la convicción de que son los demás los
culpables de tus problemas. Cuando examinas cómo utilizas tu tiempo, te
sorprenderá descubrir que son tus propios hábitos los que te permiten o no un
aprovechamiento adecuado de este recurso.

EMPLEO DEL TIEMPO

Para hacer un buen empleo del tiempo es necesario tener en cuenta el

significado de eficiencia, eficacia y el tiempo requerido para la realización de
cada una de las tareas de nuestra jornada.
La eficiencia consiste en hacer las cosas bien. Es positiva, por supuesto,
pero no garantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace.
La eficacia consiste en hacer lo que realmente hay que hacer. La persona
eficaz sabe, ante todo, qué es lo que debe hacer. Tiene en mente los resultados
que desea alcanzar. Hace lo que le acerca a ellos.
La eficiencia se centra en el método, en el cómo. La eficacia, en el fin. La
persona que hace un buen empleo del tiempo es capaz de equilibrar eficiencia
y eficacia.
Por otro lado, para determinar el tiempo que se dedica a cada una de las
tareas que realizamos es necesario la medición.
¿Por qué realizas y finalizas unas tareas y otras no? Por razones muy
simples, el ser humano tiene la tendencia de anteponer ciertas actividades y
dejar otras para después; un después que fácilmente se convierte en nunca.

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 Las cosas que reciben más fácilmente nuestra atención son las que son o
nos parecen:
o Cortas, Fáciles
o Agradables, Conocidas
o Urgentes
o Interesantes
o Programadas
o O las que nos llegan del jefe o de las personas a los que apreciamos.

PRINCIPIOS UNIVERSALES

Principio de Pareto
“Los elementos críticos de cualquier conjunto
constituyen, por lo general, solo una minoría”.
El 20% del tiempo de trabajo de una persona
contribuye al 80% de los resultados.

Ley de Parkinson
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo
disponible para su completa realización”.
Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas
que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una
hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla. Pero, si se asigna
solo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora.

Leyes de eficacia
Primera ley: Las tareas se alargan al interrumpirlas
“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número
de veces que la hemos interrumpido y reanudado”
Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para
obtener unos resultados o calidad deseados. Esta es, al menos, la
impresión subjetiva que tenemos. Pero la realidad es muy distinta.
Porque no nos es posible prácticamente nunca realizar de un tirón tareas
medianamente complejas.

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 Esta ley puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que cortemos,
para empalmarla será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud.
La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe retomar una
tarea en el punto en que se interrumpió; siempre hay que hacer un
“nudo” mental, e incluso físico. Y cada nudo implica pérdida de tiempo.
Otra pérdida de tiempo que añadir al que directamente nos ha costado
la interrupción.
El tiempo que requiere una tarea larga puede, así, alargarse de un
modo que resultaría aterrador si percibiéramos claramente la diferencia.

Segunda ley: Es difícil aparcar camiones

“Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy
superiores a las que plantea una corta”.
Nos resulta difícil programar tareas de envergadura. Nos
sentimos, literalmente, sin tiempo para ellas. Y cuando las intentamos,
su ejecución tropieza con mil dificultades y parece no avanzar.
Es una consecuencia lógica de lo expuesto en la ley anterior. Y
responde a una ley puramente física: es más difícil aparcar un camión que
una moto. Para una de estas, cualquier hueco
entre coches proporciona espacio suficiente.
Pero un camión…
En cualquier momento podemos
firmar una carta o hacer una llamada
telefónica. Siempre es fácil encontrar un
especio para ello; aunque no sea importante.
Pero nos resulta bien difícil encontrar una semana para ese
seminario de formación que se nos antoja tan interesante.
O para llevar a buen fin esa negociación, al que vamos a pedir -
¡otra vez!- que nos la retrase un par de semanas. O para diseñar un nuevo
plan de estudio. Aparcar camiones es otra cuestión. Bien difícil, por
cierto. No caben en ningún sitio.
El problema resulta, ordinariamente, muy serio, porque las tareas
importantes requieren con frecuencia, períodos de tiempo importantes.
Y lo que es peor, no suelen parecer urgentes.
Una y otra circunstancia facilita el que se dejen una y otra vez para
más tarde. Y que se caiga en el riesgo que señala la tercera ley.

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Tercera ley: De la chapuza al perfeccionismo
“El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que
se le dedica, sino que forma una curva en S”.
La experiencia nos permite establecer un
gráfico que recoja –siquiera de modo intuitivo-
cómo varía el valor de un trabajo cualquiera en
función del tiempo que se le dedica. El gráfico es
aplicable lo mismo a un trabajo sencillo –por
ejemplo, hacer una taza de café o lavar nuestro
coche- que a una tarea más compleja –levantar una
nueva fábrica o preparar una oposición-.
Veamos cómo evoluciona el valor de una tarea al ir invirtiendo
tiempo en ella. Inicialmente, la tarea va consumiendo tiempo, sin variar,
prácticamente, su valor, que sigue siendo nulo: el coche de nuestro
ejemplo sigue sucio y no hay café que beber por ninguna parte. Del plan
de la oposición no existe sino la solicitud o la recogida de apuntes.
De modo progresivo, en una segunda etapa, va apareciendo un
valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque
falten cosas. El coche empieza a verse limpio, y el plan de oposición va
tomando forma, aunque le falten determinadas concreciones.
Pero llega un momento en que visiblemente, a un determinado
aumento de tiempo dedicado a la tarea no corresponde otro
proporcional del valor de lo realizado. Seguimos lustrando una carrocería
ya brillante y podemos añadir pocos resúmenes que mejoren nuestro
plan de oposición.
Si damos la tarea por terminada en un estado inicial, es evidente
que el trabajo queda incompleto. Es lo que se conoce habitualmente por
“chapuza”. Resulta poco rentable, porque hemos obtenido poco valor
del trabajo realizado. El cociente Valor/Tiempo es bajo. Pero la presión
de un tiempo puede llevarnos a esta situación.
La última parte de la curva donde tiende de nuevo a buscar la
horizontal, es una zona que cabría denominar de “perfeccionismo”: el
producto es cada vez mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta
mejoría vuelve a resultar claramente poco rentable. El cociente
Valor/Tiempo es, nuevamente, bajo. Esta situación responde a la Ley de
Parkinson.
Entre una y otra zona se encuentra lo que podríamos denominar
Zona de Eficiencia. Es la que buscamos de manera espontánea –e
intuitiva- cuando realizamos un trabajo con afán de calidad pero somos
conscientes de que tenemos otros en espera. El punto de rentabilidad
máxima vendría definido, matemáticamente, por la tangente a la curva

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 desde el origen. Para ese punto se hace máximo el cociente
Valor/Tiempo entre Valor de la tarea y Tiempo invertido en ella. El
razonamiento seguiría siendo válido si en lugar de tiempo computáramos
otro recurso, como el dinero o el esfuerzo humano.
Habitualmente, no estamos en condiciones de dibujar esa curva.
Sin embargo, todos sabemos más o menos cuando hay chapuza o
perfeccionamiento en una tarea (especialmente cuando se trata de los
demás)

PRIMERO LO PRIMERO

La esencia de administrar el tiempo es organizar y ejecutar según tus

prioridades. La satisfacción que tengamos respecto al uso del tiempo depende
de la expectativa inicial y del nivel de realización. No obstante, la expectativa y,
por tanto el nivel de satisfacción tendrá que depender de nosotros, es decir, debe
estar bajo nuestra influencia. Para ello, es necesario incorporar en nuestro día a
día, el hábito de la planificación y la programación. Existe una metodología
sencilla para identificar Primero lo Primero

Planificación
La planificación es una de las técnicas – o buenas
costumbres – que todo el mundo recomienda a los demás y
pocas personas utilizan correctamente. Probablemente porque se identifica con
un sistema de cálculo engorroso. Además, hay una cierta mala prensa en
relación a la planificación.
“¿Para qué vamos a hacer previsiones, si luego no se cumplen porque
siempre aparece algún imprevisto que lo fastidia todo?”
Sin embargo, la planificación nunca ha tratado de hacer imposibles. La
finalidad de la Planificación es la de reducir el campo de la incertidumbre. La
planificación supone, por otra parte, una nueva paradoja: no se planifica porque
no se tiene tiempo; pero no se tendrá más tiempo si no se planifica.

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Decálogo para programar el tiempo
1. Ten siempre preparado tu programa/agenda antes de iniciar tu jornada. La
forma más cómoda de hacerlo es dedicar a esta actividad los últimos
minutos de la jornada precedente.
2. Programa tus actividades en función de los objetivos que quieras alcanzar.
NO cuentan las actividades, sino los resultados obtenidos. Termina lo que
empiezas.
3. Elabora tu programa en torno a los temas esenciales. Respétalos. Mímalos.
4. Trata de acompasar tus actividades en la medida de lo posible a los ciclos
corporales. No se puede ser eficaz todo el día. Programa lo más importante
para tus horas de mayor eficacia.
5. Programa siempre tu horario por escrito, aumenta, además, la implicación
personal.
6. Mantén a la vista tu programa de actividades diarias. Ver reiteradamente
objetivos, prioridades y actividades programadas ayudará a mantenerte en
la línea previamente elegida.
7. No vaciles en tomarte largos periodos de tiempo para tareas importantes.
No estés para nadie mientras las realizas.
8. Asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no
excesivo.
9. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no
previstos, pero que resulten de su interés. Cuando decidas abordar algo
nuevo e importante, debes poder hacerlo sin destrozar tu programa, sin
sentirte culpable.
10. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días. Necesita
hacerlo. Y no puede esperar a “tener tiempo”.

GESTIÓN DE IMPREVISTOS

Gran parte de nuestra jornada laboral está sometida a lo que acontece en

el día a día. Para gestionar estos imprevistos, es decir, hechos no planificados y
a los que debemos atender inicialmente, debemos saber si:
- Se necesitan resolver a corto o largo plazo
- Si es poco o muy importante
- Si es importante que lo haga yo o lo puede hacer otro.

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 No obstante, a veces las circunstancias nos obligan algunas veces a tener
que actuar de manera forzada. Peor hay que esforzarse para ser dueño del
tiempo de uno mismo para no ser “zarandeado” continuamente. Pocas cosas
se resuelven bien sin análisis previo. ¡Pregunte y Analice!.

LADRONES DEL TIEMPO: CRONÓFAGOS

Además de los imprevistos, existen los llamados ladrones del tiempo. A

continuación te ponemos en alerta sobre ellos y cómo evitarlos.

Visitas inoportunas
Evítelas mediante un “filtro”.
No trabaje con la puerta abierta y
mirando al pasillo.
Diga NO, amable, pero firmemente,
a quien solicite “un minuto” que no le
interesa conceder. Pídale que venga en un
momento que a usted le venga mejor.
Muéstrese ocupado. Sea amable, pero sincero.
Para acortar una visita inevitable, acuda al despacho de su colega.
Manténgase de pie; las conversaciones serán más cortas
Ponga límite de tiempo al comienzo de cada visita
Acostúmbrese a ser franco con la gente diciéndole, sencillamente, que
está ocupado
No divague. Céntrese en lo esencial. Y retómelo cuando su interlocutor
se vaya del tema.
Si se le ha colado un pelmazo, haga que su secretaria le interrumpa a
una señal previamente convenida
Si algunos miembros de su equipo salen y entran constantemente de su
despacho, pídales que acumulen varios temas cada vez que vengan para
tratarlos conjuntamente.

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Teléfono
Para las llamadas recibidas: establezca un filtro adecuado, dé instrucciones
específicas para atender y/o desviar llamadas y establezca periodos preferentes.
Para las llamadas que realiza: agrupe las llamadas que ha decidido hacer.
Prepárelas y anote lo que desea comunicar o preguntar. Establezca un resumen
nada más colgar y anote las cifras, fechas y los temas acordados.
Cuando te vayas a poner con una tarea importante, silencia tu móvil y
ponlo boca abajo. ¡No estás para nadie!.

Reuniones
Las reuniones deben ser celebradas siempre y cuando: tenga objetivos
claros, sirva para intercambiar o transmitir información y sirva para analizar o
resolver problemas.
Puntos importantes para dirigir de forma exitosa las reuniones:
 Establezca objetivos y un orden del día
 Convoque solo a aquellos cuya presencia es necesaria y
hágales saber lo que se espera de ellos
 Comience a la hora prevista
 Lleve preparada la reunión. Evite interrupciones. No tolere
entradas y salidas.
 Permítales incorporarse o marcharse una vez terminada su
aportación
 Mantenga su rumbo de acuerdo con el orden del día
 Fije un límite de tiempo. Termine a la hora prevista
 Resuma las conclusiones
 Asegúrese de que cada uno conoce exactamente lo que se ha
acordado que haga y para cuándo
 Levante acta y cerciórese de que se distribuye antes de las 48
horas de celebrada la reunión.
 Analice periódicamente sus reuniones y saque conclusiones
para mejorar su eficacia.

Viajes
Establezca los objetivos a alcanzar con el viaje
Revise si el viaje resulta imprescindible o existe otra alternativa (por ejemplo,
hacer viajar a su interlocutor)
Programe de modo realista el tiempo necesario para cada tema
Prepare los detalles de tipo logístico. Reserve tiempo para los temas
esenciales.

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 Prevea el uso de los tiempos muertos y lo que vaya a hacer durante
el tiempo de viaje.
Informe de sus propósitos a las personas con las que piense
entrevistarse. Envíeles por anticipado una nota, con objeto de que sepan
qué temas desea discutir con ellos y que información deben prepararle.
Prepare o haga carpetas con la información a utilizar
Tener en cuenta los ritmos corporales y sus necesidades (sueños,
descansos, comidas…)
Tome anotaciones que le faciliten anticipar conclusiones antes de la
vuelta a la oficina.

Informes, Papeleo.
Date de baja de las relaciones de documentos que no precises
recibir
Filtra los papeles que recibas (por alguien del equipo)
Da instrucciones precisas sobre lo que se ha de: tirar a la papelera,
reencaminar a otra persona, archivar o entregarle a usted.
Maneja papel una sola vez, en lo posible
Utiliza el escritorio para procesar papeles, no para almacenarlos
Trabaja en un solo asunto cada vez
Mantén sobre tu mesa solo lo referente al asunto en que estás
trabajando. Despéjalo de retratos, regalos y adornos.
Cambia de ubicación para realizar tareas como atender a las visitas,
celebrar reuniones, dictar. Parte de estas cosas puedes hacerlas incluso
de pie
Utiliza los cajones solo para tener a mano aquello que usas con
frecuencia.
Reduce al mínimo el flujo de papel
No guardes todo lo que te llega
No manejes nunca un papel sin hacer algo o tomar una decisión
Utiliza generosamente tu papelera.

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 INTERNET

Es el cronófago más nocivo.

Blogs y noticias
Utiliza siempre una herramienta para leer feeds. Una que te permita leer
cómodamente, que esté sincronizada y en la que puedas gestionar fácilmente
tus suscripciones.
Destina un momento del día para leer blogs. Como es una tarea de
importancia insignificante (salvo que tu trabajo sea precisamente estar al tanto
de todo), no lo hagas al comienzo del día.
Fija también un tiempo máximo para leer blogs. Si tu trabajo no es estar
informado, no pasa nada porque te dejes blogs sin leer.
Antes de suscribirte a un nuevo blog pregúntate si de verdad te va a
aportar algo. Un nuevo blog es una tarea más.
Mucha atención a los comentarios en los blogs. Leer las cadenas
interminables de comentarios consume más tiempo que el propio artículo.
¿Esos comentarios te están aportando algo o solo te están calentando la cabeza
y desgastándote?

Notificadores, avisadores y navegación inconsciente

Para los notificadores de mensajes, avisadores de actividad, solo puede
haber una recomendación posible: desinstálalos todos.
Mucho ojo con webs y redes dedicadas al ocio y contenidos de
entretenimiento (vídeos, juegos…)
Ver vídeos y fotos sin parar, saltando de una a otra en una cadena
interminable, es un hábito malísimo en el que muchos caen.

Mensajería instantánea
Valora la posibilidad de desinstalar y eliminar estas app de tu vida. Busca
otras formas de comunicación menos intrusivas con tu Productividad
Ciérrala siempre que puedas porque es una ventana abierta a todo tipo
de interrupciones
Cuando vayas a hacer una tarea Clave es imperativo cerrarla por
completo.

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 Si estás chateando, sé consciente de lo que haces. Con cada tecleo hay
una consecuencia. Los minutos pasan y te estás dejando tu “yo diario” por el
camino.

Redes sociales
Dales un sentido. Ni te apartes ni entres ni las utilices porque sí o porque
están de moda. ¿Para qué te sirve de verdad Twitter o Facebook o la red que
sea? Actúa siempre en tu propio beneficio.
Entrar en las conversaciones es divertido, te enriquece pero también te
roba. Te roba tiempo, concentración, ritmo de trabajo, ideas… ¿Estás
dispuesto a entregar todo eso?
Si a diario entras en ellas entonces son una tarea Periódica. Controla
mucho el tiempo que le dedicas porque cuando estás ahí no estás haciendo otra
cosa. Tú decides.
¿En cuántas redes estás? ¿Las utilizas todas? ¿Todas de sirven para algo?
Si no es así, no lo dudes. Quítalas de en medio ya, elimina tu cuenta.
Recuerda siempre esto: hace pocos años ninguna de estas redes existía y
el mundo giraba igual. Tú vivías bien y hacías tu trabajo. Que siempre sean una
ayuda y jamás un problema.
La tecnología e Internet están ahí para facilitarte las cosas. Para ayudarte
a hacer tus tareas, para simplificar tus obligaciones y aligerar tu vida. Son
herramientas y SIEMPRE deben estar a tu servicio.

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 CONCENTRACIÓN Y PRODUCTIVIDAD

TÉCNICA POMODORO
Esta técnica se utiliza para evitar las distracciones y aumentar la productividad
ya que la concentración en el trabajo se ha convertido en un auténtico desafío en
muchos sectores: la lista de tareas pendientes crece cada hora, llamadas, reuniones,
avisos constantes de nuevos correos electrónicos y la tentación continua de consultar
las últimas novedades de las redes sociales o de compartir los comentarios que
escuchamos en la cocina. Son muchos los motivos que nos llevan a interrumpir
nuestro trabajo una y otra vez. No obstante, el resultado es siempre el mismo: la
productividad se resiente
Si deseas aumentar tu nivel de concentración para hacer más trabajo en menos
tiempo, debes probar la técnica pomodoro. Este método de gestión de tiempo ha
ganado muchos adeptos en los últimos años y no sin razón.

¿Cómo funciona la técnica

pomodoro?
El italiano Francesco
Cirillo desarrolló la técnica
pomodoro a principios de
los años 80, de ahí que se
utilice para su denominación
una palabra italiana,
pomodoro, que significa
tomate. Con este término,
Cirillo hace referencia al
reloj de cocina con la forma del fruto rojo que utilizó en sus primeros ensayos con el
método de gestión de tiempo.
La técnica pomodoro es un método de gestión de tiempo en la que las tareas
se dividen en unidades de 25 minutos. La realización de descansos regulares entre los
intervalos de trabajo tiene un impacto positivo sobre la capacidad de rendimiento
mental y permite mantener la concentración incluso durante varias horas.
Es muy fácil describir la técnica: debes dividir tus tareas en unidades de 25
minutos. Entre cada uno de los primeros cuatro intervalos de trabajo debes realizar
una pausa de 5 minutos, tras la cuarta unidad de trabajo, haz una pausa un poco más
larga, de entre 20 y 30 minutos. Cada unidad de trabajo se denomina “pomodoro”.
Hoy en día, existen variantes que proponen unidades de trabajo de 50 minutos.
No obstante, la técnica original siempre indica cuatro pomodoros de 25 minutos.

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Ventajas: ¿cuál es la utilidad del método pomodoro?
El aumento de popularidad de la técnica pomodoro en los últimos años
también viene motivado por su sencillez. Solo necesitas un despertador o un
reloj para utilizarla. En un mundo cada vez más enrevesado, las soluciones
sencillas siempre tienen muy buena acogida.
No obstante, el principal motivo por el que gana seguidores se debe a su
capacidad para cambiar la forma de trabajar: cada vez hay una exposición mayor
a distracciones internas y externas, por lo que cada vez también es más difícil
concentrarse en una sola tarea. Así es casi imposible iniciar un proceso de trabajo
sin interrupciones, si bien la ausencia de distracciones es lo que necesitamos para
obtener resultados eficientes a largo plazo. El método pomodoro promete
ayudarnos con este problema.
El método pomodoro ayuda a controlar las distracciones, interrupciones
y la realización de varias tareas a la vez para aumentar la productividad.
Pero eso no es todo, tiene un impacto positivo en muchos aspectos de la
vida cotidiana en el trabajo.
- Mayor autodisciplina: Si aplicas la técnica pomodoro regularmente,
entrenarás tu capacidad de concentración y tu capacidad para controlar tus
impulsos, que constituyen como las dos mejores condiciones para trabajar
de forma productiva.
- Mejores resultados: Las probabilidades de dar con una solución
innovadora aumentan de forma notable si somos capaces de estar
concentrados durante un periodo de tiempo prolongado en un asunto.
- Curva de rendimiento más larga: Si intercalamos de manera inteligente
la concentración y el descanso, la capacidad de rendimiento se mantiene
en un nivel alto. El cerebro tiene ocasión para recuperarse y, de esta forma,
serás capaz de trabajar de forma productiva durante varias horas
consecutivas.
- Mayor tiempo libre: Debido a que la productividad aumenta al
concentrarnos en una sola tarea, se consigue terminar antes el trabajo y, en
consecuencia, abandonar antes la oficina y disponer de más tiempo libre.
Si la empresa no te permite irte antes, al menos tendrás más tiempo para
descansar.
- Valoración objetiva: Si anotamos el número de intervalos por cada día de
trabajo, tendremos una visión general sobre nuestra productividad. En
función del nivel de detalle de la estadística, podremos averiguar también
qué tareas nos cuestan menos esfuerzo y qué condiciones tienen un
impacto positivo o negativo sobre nuestra productividad. Toda esta
información la podemos usar para organizar mejor nuestro día de trabajo
y obtener mejores resultados.

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 Otra razón a favor de la técnica de gestión de tiempo es que, al dividir la
jornada en unidades de 25 minutos, el esfuerzo inicial es menor: con un poco de
fuerza de voluntad, hasta los más adictos a las redes sociales consiguen
mantenerse alejados de estas durante 25 minutos.

Inconvenientes: ¿en qué casos no funciona la técnica pomodoro?

La técnica pomodoro no tiene desventajas como tales. No obstante,
plantea un auténtico desafío a más de una persona: debes aprender a saber
estimar cuánto trabajo puedes hacer en 25 minutos y dividir el trabajo de manera
que cuando suene el reloj no estés justo en medio de una tarea importante, ya
que en ese caso, la técnica pomodoro interrumpiría tu ritmo de trabajo y
conseguiría justo lo contrario de lo que se pretende
Cuando tienes que lidiar con muchas tareas pequeñas, es recomendable
que las agrupes, es decir que, por ejemplo, reserves un intervalo solo para
contestar los correos electrónicos pendientes. En el caso de las tareas más
grandes casi siempre se pueden subdividir en varias tareas parciales. Así, por
ejemplo, podemos considerar una tarea parcial la evaluación de determinadas
cifras de un informe mensual, la lectura de un tema de la oposición o el resumen
del mismo tema.

LA MATRIZ EISENHOWER
En una empresa es de vital importancia que las tareas se ejecuten lo más rápido
posible. En este sentido, establecer prioridades juega un papel fundamental si se quiere
evitar que los asuntos urgentes se queden atrás. En el día a día, ya sea en el trabajo o
en casa, las tareas menos urgentes a menudo suponen un tiempo innecesario, tiempo
que se echará en falta cuando haya que centrarse en las tareas decisivas.

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 Con el llamado principio Eisenhower tendrás una base para establecer con
sensatez cuáles son las prioridades y optimizar la gestión de tu propio tiempo. Esto te
permitirá alcanzar las metas más rápidamente.
El principio de Pareto establece que el 80 % de los resultados previstos pueden
lograrse con el 20 % del total del esfuerzo. Pero el problema aquí es que los empleados,
a menudo, se ocupan del 80 % de las tareas que solo conducirán al 20 % de los
resultados.
Este problema también fue reconocido por el general y presidente
estadounidense Dwight D. Eisenhower, que desarrolló un método de gestión del
tiempo en el que se utiliza una matriz para clasificar las tareas a realizar. Eisenhower
distingue entre la importancia y la urgencia de las tareas.

¿Cómo funciona el método Eisenhower?

El uso de esta sencilla matriz,
que consta de un total de cuatro
cuadrantes, garantiza una mayor
productividad a largo plazo. Si sigues
el método de Eisenhower, primero
realizarás aquellas tareas que son
importantes y urgentes, y luego le
dedicarás tiempo a aquellos
proyectos que son importantes, pero
menos urgentes. Con respecto a las
tareas catalogadas como menos
importantes, la matriz Eisenhower
señala que estas deberán delegarse o incluso podrían llegar a descartarse. Estos son
los cuatro cuadrantes que componen la matriz:
A- Importante y urgente: estas tareas tienen la prioridad más alta y deben
completarse inmediatamente. De lo contrario, no podrán alcanzarse los
objetivos fijados
B- Importante, pero no urgente: estas tareas también deben realizarse para que
uno pueda alcanzar sus propias metas. Sin embargo, es posible posponer el
momento en el que se llevarán a cabo.
C- Urgente, pero no importante: estas tareas deben completarse a tiempo. Sin
embargo, su importancia es menor, por lo que Eisenhower recomienda
delegar estas tareas en la medida de lo posible.
D- Ni importante ni urgente: estas tareas se encuentran al final de la lista de
prioridades, porque no son relevantes o porque su importancia, para el logro
de los objetivos marcados, es menor y, en consecuencia, no necesitan
completarse con especial urgencia. Si se dispone de poco tiempo, estas
tareas a menudo pueden permanecer inacabadas.

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Plantilla método Eisenhower

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Ventajas y desventajas del método Eisenhower
El principio de Eisenhower te ayuda a mejorar la gestión de tu tiempo.
Una priorización clara y correctamente definida permite que los proyectos más
importantes se concluyan en primer lugar. El modelo es especialmente práctico
para personas que tienen un tiempo especialmente limitado y este método les
permite, de forma sencilla, delegar tareas menos importantes en sus empleados.
Esto presenta la ventaja de que los empleados estarán más involucrados en los
procesos de trabajo de la empresa.
Sin embargo, el modelo cuenta con algunas desventajas. A menudo es
difícil evaluar correctamente la importancia de una tarea y, como consecuencia
de ello, puede ocurrir que se deleguen tareas importantes a los empleados
equivocados y que, por lo tanto, no se cumplan satisfactoriamente. Por norma
general, la urgencia se determina en función de los plazos establecidos para cada
tarea. Esto supone que, si la tarea no cuenta con un plazo determinado para su
realización, el empleado debe resolver por sí mismo qué es lo que debe
considerarse como urgente.
Otro problema que puede darse es la distribución desigual de las tareas.
Ya que los quehaceres importantes suelen ser urgentes y las tareas urgentes rara
vez carecen de importancia, estos suelen concentrarse en pocas personas o
departamentos. Es decir, estas tareas no pueden delegarse ni dejarse de lado.

¿Qué hacer con las tareas que no son urgentes ni importantes?

El cuadrante con las tareas D causa problemas a muchas personas, pues
aquí es donde se recogen las tareas no urgentes y, al mismo tiempo, sin
importancia. Para liberar el escritorio de estas ocupaciones, existen las siguientes
posibilidades:
- Montaña de abono: todos aquellos documentos que no tengan valor
informativo para el trabajo diario deben colocarse en un montón, conocido
como montaña de abono. Este conjunto de documentos solo se procesará
cuando realmente haya tiempo para ello, es decir, cuando no haya tareas
más urgentes en este momento. Cada cierto tiempo, el empleado tirará al
menos una quinta parte de la pila a la papelera sin volver a ojearla. De
todos modos, es posible que algunas tareas ya se hayan solucionado por sí
solas para entonces.
- A la basura: el material que no es importante ni urgente se puede desechar
inmediatamente. Esto puede requerir algo de valor, pero el empleado se
siente mucho más libre después de hacerlo y ahorrará tiempo.
- Archivado: la tercera opción es archivar los documentos en una carpeta.
A diferencia de lo que ocurre con la pila de abono, el empleado verifica los
documentos cada cierto tiempo y luego decide si los recoge, los procesa o
los tira a la basura.

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 CONCLUSIÓN

La gestión del tiempo es el proceso de planear y ejercitar el control consciente

del tiempo empleado en actividades concretas, especialmente para aumentar la
eficacia, la eficiencia o la productividad. Supone para la persona el manejo simultáneo
y la acomodación de actividades laborales, sociales, familiares, compromisos e
intereses personales con la finitud del tiempo.
Utilizar el tiempo eficientemente guía a la persona entre las diferentes
actividades que lo consumen. Numerosas habilidades, herramientas y técnicas ayudan
a gestionar el tiempo cumpliendo tareas, proyectos y objetivos en los plazos fijados.
La gestión del tiempo se considera entre los buenos hábitos de trabajo y entre las
habilidades directivas
Inicialmente el término “gestión del tiempo” solo se refería al ámbito laboral y
empresarial, pero ha ampliado su alcance para incluir también actividades personales.
Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos,
herramientas, técnicas y métodos con esta finalidad.

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