Plan de Gestión de Comunicaciones

Plan de Gestión de Comunicaciones

versión 1.0

Proyecto: Renovación de recubrimientos protectores en planta de licuefacción de

gas natural de Perú LNG en la provincia de Cañete
Patrocinador: Francisco Gálvez

Preparado por: Pedro Lleras Fecha 21 11 22

(planificador)

Revisado por: Martín Villegas (Coordinador SIG) Fecha

Aprobado por: Patrocinador(es) Francisco Gálvez Fecha

Revisión Descripción (realizada por) Fecha

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la (de la revisión)
realizó)
01

02

Las comunicaciones claras y directas son claves para generar relaciones de confianza y
de colaboración entre todos los grupos de interés del proyecto. Para ello es de capital
importancia que se garantice un flujo de información oportuno y veraz a través del
desarrollo de herramientas de comunicación.
COMUNICACIONES DEL PROYECTO:
Renovación de recubrimientos protectores en planta de licuefacción de gas natural de Perú LNG en la
provincia de Cañete
Ver Matriz de Comunicaciones del Proyecto – versión 1.0
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVER LAS POLÉMICAS ,
ESPECIFICANDO LA FORMA DE CAPTURARLAS Y REGISTRARLAS , EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO Y
RESOLUCIÓN, LA FORMA DE CONTROLARLAS Y HACERLES SEGUIMIENTO , Y EL MÉTODO DE
ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODER RESOLVERLAS .

1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o

grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas:
3.

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobado por Fecha Motivo

LOG DE CONTROL DE POLÉMICAS

Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto

Renovación de recubrimientos protectores PERULNG
en planta de licuefacción de gas natural de
Perú LNG en la provincia de Cañete

Código de Descripción Involucrados Enfoque de Acciones de Responsable Fecha Resultado

polémica Solución Solución Obtenido
 LOG DE CONTROL DE POLEMICAS

Las polémicas son problemas comunes que cumplen con criterios específicos. Un incidente
es un problema que puede impedir el progreso del proyecto, y por ejemplo no puede ser
resuelto por el Director del Proyecto y su equipo de trabajo, y requiere de participación
externa.

4. Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar
un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de
estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán
acciones correctivas al respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta,
de no ser así se diseñarán nuevas soluciones (continuar en el paso ‘a’).

5. En caso de que una polémica no pueda ser resuelta o en caso de que haya evolucionado
hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de
escalamiento:
a. En primera instancia será tratada de resolver por el Director de proyecto y el Equipo
de Gestión de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas
(Descripción del problema, análisis de causa, soluciones opcionales, toma de
decisiones y plan de acción).
b. En segunda instancia será tratada de resolver por el Director de Proyecto, el Equipo
de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto,
utilizando el método estándar de resolución de problemas.
c. En tercera instancia será tratada de resolver por el Patrocinador, el Director de
proyecto, y los miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociación y/o la
solución de conflictos.
d. En última instancia será resuelta por el Patrocinador o el Comité de Control de
Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES:

DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES.

La Matriz de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1.Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan para la Dirección del Proyecto.
2.Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información
de los interesados.
3.Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4.Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5.Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.
6.Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.
7.Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no
satisfechos.
8.Hay evidencias de resistencia al cambio.
9.Hay evidencia de deficiencias de comunicación dentro del equipo o con los interesados.

La actualización de la Matriz de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:

1.Identificación y clasificación de stakeholders.

2.Determinación de requerimientos de información.
3.Actualización de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4.Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5.Aprobación de la Matriz de las Comunicaciones.
6.Difusión de la nueva Matriz de las Comunicaciones.
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PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS,

CORREO ELECTRÓNICO, ETC.

Guías para Reuniones- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

1.Debe fijarse la agenda con anterioridad.

2.Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3.Se debe empezar puntual.
4.Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el
anotador), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.
5.Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y
de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).
6.Se debe terminar puntual.
7.Se debe emitir un Acta de Reunión, la cual se debe repartir a los participantes (previa
revisión por parte de ellos).

Guías para Correo Electrónico.

- Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:

1.Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el cliente deberán ser enviados por
el Project Manager con copia al Patrocinador, para establecer una sola vía formal de
comunicación con el Área Cliente.
2.Los enviados por el cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de
deberán ser copiados al Project Manager (si es que éstos no han sido considerados en el
reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los
responsables de la parte contractual.
3.El Project Manager deberá de crear el grupo del equipo del proyecto, donde estén
incorporados los correos electrónicos de todos los miembros del equipo.
4.Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser copiados a la
lista que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente
informados de lo que sucede en el proyecto.
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PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN, ALMACENAMIENTO,
RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

Guías para Codificación de Documentos

La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:

AAAA_BBBBBBBBBB_CCC.DDD

Dónde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PERULNG’

BBBBBBBBBB = Abreviatura del Título del Documento Max. 10 caracteres =
PGCALIDAD, PGCOMUN, etc.
CCC = Versión del Documento=’v1.0’, ‘v2.0’, etc.
DDD = Formato del Archivo=docx, xlsx, pdf, mpp, etc.

Guías para Almacenamiento de Documentos.

- El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes pautas:

1.Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina
una carpeta con la misma estructura que el EDT del proyecto, donde guardará en las
subcarpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.

2.Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá eliminar los
archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedará con las versiones
controladas y numeradas (ver guías para el control de versiones), las cuales se enviarán al
Project Manager.

3.El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los
documentos, en un archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la misma
estructura del EDT, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos
finales del proyecto. Esta carpeta se archivará en el DRIVE del proyecto el cual tendrá acceso
restringido solo al equipo del proyecto y solo tendrá permisos de lectura.

4.Se publicará una Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.

5.Los miembros de equipo borrarán sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de
información y multiplicidad de versiones.
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Guías para Recuperación y Reparto de Documentos.

1.La recuperación de documentos desde el DRIVE de PERULNG es libre para todos los
integrantes del Equipo de Proyecto.

2.La recuperación de documentos desde el DRIVE de PERULNG para otros miembros que no
sean del Proyecto requiere autorización del Project Manager.

3.El acceso a la información del proyecto por parte de personas que no son de PERULNG
requiere autorización de Gerencia General, pues esta información se considera confidencial,
tanto para proyectista como para el cliente.

4.El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.

5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DE LAS VERSIONES
DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.

1. Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones,

el cual se hace insertando una cabecera estándar con el siguiente diseño:

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobado por Fecha Motivo

2.Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera,
anotando la versión, quien emitió el documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que
fecha corresponde la versión, y por qué motivo se emitió dicha versión.

3.Debe haber correspondencia entre el código de versión del documento que figura en esta
cabecera de Control de Versiones y el código de versión del documento que figura en el
nombre del archivo (ver Guía para Codificación de Documentos).
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Línea base de las comunicaciones

Línea Base de las Comunicaciones

versión 1.0

Proyecto: Renovación de recubrimientos protectores en planta de licuefacción de

gas natural de Perú LNG en la provincia de Cañete - PERULNG
Patrocinador: Francisco Gálvez

Preparado por: Pedro Lleras Fecha 21 11 22

(planificador)

Revisado por: Martín Villegas (Coordinador SIG) Fecha

Aprobado por: Patrocinador(es) Francisco Gálvez Fecha

Revisión Descripción (realizada por) Fecha

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la (de la revisión)
realizó)
01

02
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Requerimientos de Información por interesados

Contenido Emisor Receptor Método de Descripción de la Frecuencia Comentarios

comunicación comunicación
Acta de Patrocinado Director de Formal escrita Una sola vez Inicio de
Constitución r Proyecto Reunión acuerdo con lo
del Proyecto Plantilla de Constitución del Inicio de estipulado en el
Equipo de proyecto proyecto acta.
Adjunto a carta
proyecto

Interesados
Enunciado del Director de Patrocinador E-mail Formal escrita Una sola vez, Incentivar el
alcance del proyecto luego se cumplimiento
proyecto Equipo de Adjunto a carta Plantilla de declaración del comunican los de los objetivos
proyecto alcance cambios generales
mediante la
Inicio del trazabilidad de
Justificación, descripción,
proyecto y los requisitos.
entregables y objetivos del
proyecto (costo, cuando
cronograma, calidad). sucedan
actualizaciones
.
Formal verbal y escrita
Director de Interesados Reunión kick- Una sola vez Se busca la
proyecto off Incluye las tres líneas base reducción de
Equipo de y los planes de gestión Inicio del costos y
proyecto Email (Plan de gestión de proyecto y adquisiciones
requisitos, Plan de gestión cuando haya respetando
de Tiempos, Plan de actualizaciones patrimonio de
Incluido en la
gestión de costos, Plan de egresos e
documentación
gestión de riesgos, Plan de ingresos
del proyecto
gestión de calidad, Plan de requeridos
gestión de recursos
humanos, Plan de gestión
Plan para la de comunicaciones, Plan
dirección de de gestión del alcance del
proyecto proyecto, Plan de gestión
de Adquisidores.
Solicitud de Solicitante Director de Adjunto a carta Formato solicitud de Cada vez que De acuerdo con
Cambios autorizado proyecto cambios se considere la importancia y
necesario una celeridad
solicitud

Director de Patrocinador Adjunto a carta Descripción detallada del Cada vez que De acuerdo con
Aprobación de proyecto cambio autorizado y los se considere la importancia y
Solicitud de Solicitante motivos de aprobación. necesario una celeridad
Cambios solicitud
Equipo de
proyecto
Director de Equipo de Email Hitos del proyecto Inicio del Cumplir
Cronograma proyecto proyecto proyecto y tiempos según
del proyecto Diagrama de Gantt cuando haya lo señalado
Patrocinador actualizaciones
Adjunto a carta
Tiempo de las actividades Planificar
tareas
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PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Contenido Emisor Receptor Método de Descripción de la Frecuencia Comentarios

comunicación comunicación

Calendario de Director de Patrocinador Calendario de recursos Inicio del Todos los

recursos proyecto Email parcial: proyecto y recursos
Recurso -Personal cuando haya críticos deben
importante y -Materiales y equipos actualizaciones estar
critico informados en
dentro del el calendario.
proyecto.
Registro de Director de Adjunto a carta Lista de riesgos Inicio del Cumplimiento
riesgos proyecto Patrocinador identificados proyecto y de normas y
cuando haya regulaciones
Plantilla de registro de actualizaciones
riesgos

Acciones

Presupuesto Director de Inicio del Respetar

proyectado proyecto Patrocinador Adjunto a carta Presupuesto comparativo proyecto y presupuesto sin
con el costo real y el valor cuando haya excedentes no
ganado actualizaciones pertinentes

Acciones Director de Equipo de Email Lista de acciones Inicio de Realizar

correctivas y proyecto trabajo recomendadas. proyecto y acciones
preventivas cuando haya preventivas del
recomendada Plantilla de acciones actualizaciones proyecto.
s correctivas y preventivas. .
Contrato de Directo de Proveedores Adjunto a carta Contrato de proveedores En cada hito Previo visto
proveedores proyecto del proyecto bueno de
interesados

Informe de Jefe de Director de Escrito Avance de trabajo Revisión de

avance de Equipo proyecto Semanal atrasos y
trabajo Email Situación del proyecto. planes de
acción.
Porcentaje de cumplimiento
real por actividad.
Informe de Equipo del Director de Excel Evitar retrasos
Estado de proyecto proyecto Indicadores de gestión Semanal en el avance
Proyecto Formal escrita del proyecto.
para el
Avances semanales
Equipo de Revisión de
Presentación
Proyecto fechas de
Comparativo del avance
cronograma
Email semanal real con el
proyectado.

Informe de Director de Patrocinador Reunión Cumplir con

Estado de proyecto Reporte comparativo del Mensual cronograma de
Proyecto al Formal escrita costo proyectado con el proyecto.
cliente y verbal costo real.
Levantar
Presentación Indicadores de gestión. observaciones
del cliente
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Email

Contenido Emisor Receptor Método de Descripción de la Frecuencia Comentarios

comunicación comunicación

Actividades Director de Equipo de Reunión E- Incidencias de proyecto. 1 vez por Desarrollo de

programadas proyecto proyecto mail semana avances y
Formal verbal Acuerdo de actas cumplimientos
anteriores. de objetivos
meta.
Avances del proyecto.

Cambios solicitados
Charla de Equipo del Personal Reunión Informal verbal Diario 08:00 am
seguridad proyecto operativo
Mantener al equipo de
proyecto con medidas de
seguridad necesarias en la
ejecución del proyecto.
Informe de E-mail
finalización Director de Patrocinador adjuntado Una sola vez
de proyecto proyecto reporte fotos.
Debe ser explícita para el
público al cual está dirigido
Forma escrita el informe.

.
Solicitud de
validación de Director de Gerente de E-mail No debe dejar dudas sobre Una sola vez
alcance de proyecto proyecto los resultados obtenidos en
obra el proyecto.
Forma escrita

Notificación Director de Gerente de

de fin de proyecto proyecto e E-mail Tiene que utilizar un Una sola vez
proyecto interesados lenguaje formal. Tiene que
Forma escrita sintetizar los puntos más
relevantes del proyecto

Agenda de Director de Equipo de Formal Semanal No

Reuniones proyecto proyecto verbal y
escrita.
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Registro de incidentes
Ante un incidente, este se aclara y se enuncia a manera que pueda resolverse. Se asignará un
propietario y se establece una fecha objetivo para el cierre. Los incidentes no resueltos pueden
ser una importante fuente de conflictos y retrasos en el proyecto.

# Fecha en Fecha
Incidente Incident Fecha Reportado Persona que se Estado de Solución
e por asignada soluciono solución
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Plan de Gestión de Adquisiciones

Plan de Gestión de Adquisiciones

versión 1.0

Proyecto: Renovación de recubrimientos protectores en planta de licuefacción de

gas natural de Perú LNG en la provincia de Cañete
Patrocinador: Francisco Gálvez

Preparado por: Pedro Lleras Fecha 21 11 22

(planificador)

Revisado por: Martín Villegas (Coordinador SIG) Fecha

Aprobado por: Patrocinador(es) Francisco Gálvez Fecha

Revisión Descripción (realizada por) Fecha

(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la (de la revisión)
realizó)
01

02
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

LAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

versión 001.0

PREPARADO POR: Pedro Lleras (planificador) FECHA

REVISADO POR: Martín Villegas (Coordinador SIG) FECHA

APROBADO POR: Patrocinador(es) Francisco Gálvez FECHA

PRODUCTOS/BIENES/SERVICIOS A SER ADQUIRIDOS

Decisiones de compras

TIPO LÍMITES
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO SUPUESTOS RESTRICCIONES
CONTRATACIÓN Lo que debe o no incluirse
No se considera gastos de
desplazamiento en transporte
La empresa contratada a cargo del La empresa contratante es la
de materiales, uniformes para
Renovación de proyecto tendrá la solvencia necesaria que dispone de material: el personal, guantes,
recubrimientos protectores en recursos humanos y también los pintura, brochas, lijas, respiradores, guantes, botas,
Suma Alzada
en planta de licuefacción equipos adecuados para la ejecución de productos de limpieza, sacos, arneses, vehículos,
PERU LNG las tareas encomendadas, con abrasivos, disolventes utilizados compresoras de aire, equipos
experiencia en proyectos similares. en el proyecto. de pintado y restauración del
pintado.

Material físico del proyecto Costo Fijo La empresa contratante gestionara la Los productos deben estar en la La entrega de los productos
(pintura, brochas, lijas, adquisición de los insumos con sus obra a más tardar para el 01 será en la dirección de la obra
productos de limpieza, proveedores locales. enero del 2023. en construcción previa solicitud
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PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

TIPO LÍMITES
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO SUPUESTOS RESTRICCIONES
CONTRATACIÓN Lo que debe o no incluirse
abrasivos, disolventes) de una semana de anticipación.
La empresa contratada a cargo tendrá la La empresa que mejor se
Desplazamientos de transporte solvencia necesaria y los equipos adecua al proyecto deberá Incluye servicios de peaje y
Suma Alzada
de materiales adecuados para la ejecución de las tener oficinas cercanas al material de seguridad.
tareas encomendadas. proyecto.
Ingenieros y arquitectos con experiencia
Los profesionales en su
mínima en tres proyectos similares. Preparan informe del estado
Revisión Arquitectura, totalidad serán habilitados por
Suma Alzada La empresa contratada seleccionara al previo al inicio de las
ambiental y civil sus respectivos gremios
personal asignado al proyecto. actividades del proyecto.
profesionales

RECURSOS PARA LAS ADQUISICIONES

Miembros del equipo involucrados en los procesos de adquisiciones

ROL/CARGO FUNCION/RESPONSABILIDAD
PRODUCTO/BIEN/SERVICIO
(Rol en el proyecto/Cargo en la organización) (Aquellas que correspondan al proceso de adquisiciones)

Renovación de recubrimientos protectores, Validar disponibilidad de los insumos / DIRECTOR DE Aprobación del stock necesario de los materiales para la ejecución
Acabados de pintura PROYECTO del proyecto.

Coordinar con el abogado la revisión del contrato de adquisiciones,

Renovación de recubrimientos protectores, Dar trámite a la gestión de adquisiciones/ DIRECTOR
para su firma correspondiente por parte del DIRECTOR DE
Acabados de pintura DE PROYECTO.
PROYECTO.

Renovación de recubrimientos protectores, Asesor de Adquisiciones Elabora el SOW y solicita su aprobación. Convoca a proveedores.
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Acabados de pintura Revisa propuesta de proveedores. Evalúa proveedores. Selecciona

Ingeniería y planeamiento proveedor.

Renovación de recubrimientos protectores,

Acabados de pintura Abogados Participan en la elaboración del contrato.
Ingeniería y planeamiento

Renovación de recubrimientos protectores,

Coordinador SIG Valida que el producto cumpla con las especificaciones técnicas
Acabados de pintura
establecidas en el SOW.
Director de calidad
Ingeniería y planeamiento

Renovación de recubrimientos protectores, Aprueba el SOW elaborado.

Acabados de pintura Director de proyecto Aprueba el proceso de selección del personal.
Ingeniería y planeamiento Da conformidad del producto terminado.

PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES

 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Definición de los procedimientos que se usarán en el proyecto y los que procedimientos se usarán en el Área Logística (o equivalente) de la empresa que ejecuta (el comprador)

EN EL PROYECTO EN LA ORGANIZACIÓN

El responsable de Adquisiciones elabora los SOW de adquisiciones para el inicio de

operaciones del proyecto definido a adquirir en función a la información
proporcionada por el Director de Proyecto. Estos documentos deben contener
principalmente y para cada caso la descripción del elemento a contratar, las
condiciones de contratación (modalidad de pago), fechas importantes a considerar
durante el proceso de adquisición, precio máximo autorizado, y fecha de entrega
requerida.
El Director de Proyectos verifica que la Solicitud de Adquisición contenga las
descripciones adecuadas correspondientes de la modalidad de contratación, los
montos asignados a la contratación, las fechas e hitos importantes de la contratación
y las condiciones de acuerdo al cronograma del proyecto.

El Responsable de Adquisiciones, presenta al Director de Proyecto el SOW de El Director de Proyectos comunica al Gerente de Administración y Finanzas, para su
adquisición quien valida que la documentación considera las características y procesamiento en el sistema de adquisiciones, e ingreso al sistema, para la
funcionalidades técnicas que el equipo debe cumplir con los estándares de calidad programación de los pagos correspondientes conforme al sistema de aprobación de
requeridos (The Society for Protective Coatings -SSPC). pagos para este proyecto.

Aprobado el SOW, el Responsable de Adquisiciones, contacta a la empresa

contratante mediante correo electrónico y/o telefónicamente, pidiendo el El Gerente de Administración y Finanzas, verifica que la solicitud de adquisición
abastecimiento de materias primas para el inicio de operaciones, para lo cual contenga la descripción del bien o servicio a adquirir, el número requerido y la fecha
enviará el SOW del equipo solicitado y los criterios para el presente proceso de en que se necesita que se entregue el bien o servicio y el lugar.
adquisición, informándoles que el plazo máximo de entrega es de 15 días.

Una vez cerrado el proceso de solicitud de material, el Responsable de

Una vez registrada la Orden de Compra, se debe aprobar en el sistema, esta
Adquisiciones, evalúa y coordina la entrega según lo especificado en el SOW,
aprobación es realizada por el Gerente de Administración y Finanzas.
además de considerar los criterios de evaluación definidos.

Una vez seleccionado el proveedor por parte de la empresa contratante, el proceso El responsable de Adquisiciones dispone de 5 días útiles para el envío de la Orden de
es aprobado por el Gerente de Proyecto, quien debe indicar el número de orden de Compra al proveedor, para lo cual debe coordinar con la Gerencia de Administración
 PROGRAMA ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

EN EL PROYECTO EN LA ORGANIZACIÓN

inversión habilitada en la que se va a imputar el monto de la compra. La falta de

y Finanzas para ejecutar el primer pago vía transferencia electrónica.
insumos podría afectar la continuidad del proyecto.

Una vez que la Gerencia de Administración y Finanzas recibe los documentos

El Responsable de Adquisiciones, envía la Solicitud de Adquisición a la Gerencia de
necesarios, así como la factura, consignando la lista de empaque y certificado de
Administración y Finanzas para su validación antes de su ingreso al Sistema.
origen se efectúa el segundo pago vía transferencia electrónica.

Para la construcción de casco y acabados particularmente: Durante la ejecución de

El Responsable de Adquisiciones genera la Orden de Compra en el Sistema, obras el supervisor validará cada uno de los entregables programados para cada
consignando los aspectos técnicos del SOW. proceso de adquisiciones correspondientemente, previamente al pago de la
valorización respectiva presentada.

Para la adquisición de los insumos el Responsable de Adquisiciones informa al

El director de proyecto enviara de manera mensual, el informe de desempeño de
Gerente de Proyecto la llegada de los insumos procediendo a coordinar la recepción
los expertos, hasta la finalización de las actividades.
de los mismos en la obra.

Para la renovación de recubrimiento en planta de Licuefacción de gas y acabados

El Asistente del Proyecto apoyará al Supervisor de Obras durante toda la fase de
particularmente, el Gerente de Proyectos estará pendiente de revisar cada una de
Adquisiciones del Proyecto, en forma prioritaria, hasta el cierre de la última
las valorizaciones hasta la finalización de los bienes adquiridos mediante contrato.
adquisición efectuada.
Hasta la etapa de cierre de la última adquisición realizada.