2. Planificación del proceso de elaboración de informes.

Planificar la historia a contar

Las historias son, realmente, la mejor forma de presentar la visualización de los

datos. Darles a tus datos una voz puede ser difícil. 
Una visualización eficaz cuenta una historia y resalta la información útil. Una
buena historia es capaz de reducir la confusión que genera la acumulación de
una enorme cantidad y variedad de datos que es a lo que nos enfrentamos hoy
en día. 
Una cosa es tener un gráfico, un informe o un panel de control y otra cosa es
tener una historia de datos con una buena definición de sus tres
partes: principio, medio y final. 
Antes de trabajar en un proyecto, se define el titular para saber realmente lo
que estamos intentando comunicar. Un buen título atraerá al interés de tu
audiencia. A veces, el uso de un subtítulo está bien. Que no se trate de una
idea nueva, solo un complemento. Luego, prepara la introducción. Quizás, sea
el planteamiento del problema o de dónde venimos y adónde queremos llegar. 
Establece la premisa y el contexto antes de que nos sumerjamos en los datos. La
mitad de la historia es como esa tabla que solemos tener en los informes con
todos los detalles: la interactividad y las imágenes en las que el usuario pasa la
mayor parte del tiempo. 
Es la fase del conflicto, donde se producen los interrogantes, y se realiza el
trabajo de búsqueda de respuestas, de pesquisas de información. Aquí entran
las opciones de obtención de detalle, análisis por niveles jerárquicos o tener
todo tipo de botones de clasificación y filtrado para que la historia salga a la luz
en el orden en que queremos contarla. 
Es más probable que el público recuerde el conflicto, por ello, pones el mayor
esfuerzo. 
Y para finalizar, las conclusiones. Llegar a descubrir aquello que nos cuentan los
datos. Se trata de crear esta conexión para ayudar a la audiencia a encontrar
algún significado en los datos. 
Cuando hayas hecho un buen trabajo la audiencia habrá encontrado algo del
significado que intentabas comunicar. 
Esta es la fase de la acción final, del resultado del trabajo saldrá una buena
historia con la que se podrán armar los diferentes equipos de trabajo para
impulsar las tareas hasta conseguir las mejoras del negocio o proceso en
cuestión. 
La estructura que definas es muy importante y para ello, has de pensar en el
formato, de lo general a lo particular. La interactividad y, específicamente,
el propósito de contar la historia  que puede ser formar a tu audiencia,
impulsar la acción  o que las personas tengan los datos en sus manos,  que
se involucren en su historia  para que puedan llegar a sus propias
conclusiones. A través de este proceso, tu historia debe comenzar a tomar
forma. Incluso, cuando dejes que los datos hablen por sí mismo, tiene que estar
en una estructura que el cerebro de la audiencia perciba como una historia. 
Los datos no significan nada sin contexto, sin formato de historia a su
alrededor. Es un formato necesario, natural y esencial. 
Por último, ten en cuenta que las visualizaciones basadas únicamente en el
lector no son historias de datos. Son cuadros de mando. Son excelentes para
cuando estás compartiendo datos con expertos o personas que necesitan hacer
análisis y explorar los datos directamente. 
No necesitan una historia ni que les cuenten una narrativa. 
Entonces, si esto define tu audiencia, quizás, no necesites contar la historia de
los datos. Las historias de los datos parecen ser más efectivas cuando tienen
una interacción restringida en varios puntos de control dentro de una
narrativa. Lo que permite al usuario explorar los datos sin alejarse demasiado de
la narrativa deseada.

Infografía estática vs. gráfica interactiva

Las visualizaciones son más que solo datos, gráficos o mapas, en su mejor

momento son una historia. 
En el mundo de tecnologías Big Data, las herramientas y las tecnologías de
visualización de datos son esenciales para analizar cantidades masivas de
información y tomar decisiones basadas en los datos. Hay que hacer el mejor
uso de ellas, para llegar a nuestro objetivo, que es contar una buena historia de
datos. 

Crear historias a partir de los datos requiere un trabajo, y parte de ese trabajo,
realmente, no tiene nada que ver con la visualización. Realmente se trata del
aspecto narrativo. Las visualizaciones, especialmente, las interactivas, no se
consumen necesariamente de forma lineal como un libro. 
No puedes controlar cómo tu usuario procesa la información que le das. Sin
embargo, puedes estructurar una historia de manera narrativa para orientar, que
no obligar, al usuario para que recorra la información de manera lineal y
progresiva. 
El hecho es que las historias tienen una estructura muy simple. Cada una tiene
un comienzo, un medio y un final. Una visión más detallada incluye algunos
elementos más, como por ejemplo, un protagonista, un desafío, y un
desenlace. No fallarás si piensas en tu visualización en estos términos. 

La forma de presentación del centro de tu historia dependerá de dos escenarios

diferentes. Una es una infografía estática, y la otra es una gráfica interactiva. 
En una infografía estática la información debe consumirse de forma lineal, y
puede ser suficiente. 
En otros casos, si detectamos algo especial sobre lo que queremos llamar la
atención, lo resaltamos para llamar la atención. De esta forma, anulamos la
experiencia de progresión lineal, porque estamos manipulando el enfoque. No
pasa nada, si vale la pena, bienvenido sea. 
Por su parte, en un gráfico interactivo, el enfoque podría ser un poco
diferente. Podemos dirigir el consumo lineal del contenido, utilizando botones
que sugieran acciones, para revelar una parte de la historia después de
otra. Paso a paso, creando la secuencia exacta, en la que deseas exponer tu
historia, y luego, puedes hacer la gran revelación, al final de este proceso. 
Con la misma estructura visual de la infografía estática, podemos orientar al
usuario a llegar a ella pieza por pieza, poco a poco. 
Otra forma de hacerlo, es tener botones de clasificación y filtrado. Puedes
colocar los filtros en cierto orden, para animar al usuario a utilizar ciertos filtros
primero. Ten en cuenta la cultura de tu audiencia, y el sentido en que lee, de
izquierda a derecha o lo contrario. 
Hay muchas maneras de introducir conclusiones y desenlaces en la
interactividad. 
Aunque nunca se garantiza que las personas los experimenten, o tal vez, poner
al final un botón Siguiente, que muestre un resumen final. 
Según el contexto en el que te encuentres, las necesidades y el nivel de
participación que tendrá tu audiencia en el análisis, utilizarás infografía estática,
gráfica interactiva, o la combinación de ambos mundos.

Mecanismos para construir una historia

En el proceso de planificación del relato que queremos presentar con la

visualización de datos, debemos tener en cuenta los mecanismos de una
historia. 

Algunas historias son simples de inicio a fin, y otras no. Cuando estamos

comunicando información sobre números debemos reunir los datos en una
narrativa convincente, lógica y lineal de la forma más simple posible y dejar que
sea el público el que desee, progresivamente, obtener profundidad en el
análisis en base a su interés en el tema. 
Es el tipo de narración de datos más eficaz y completo. 
El mecanismo de personalización es una de las herramientas poderosas que
permite tomar los datos que estás comunicando a tu audiencia y transformarlos
en una experiencia personal; hacer que puedan imaginarse a sí mismos en su
historia. 
Una historia de datos casi siempre es una historia de cambios a lo largo del
tiempo, de forma implícita o explícita. 
El tiempo es un mecanismo de acceso a la narración de historia de datos. Si no
tienes datos sobre cambios en el tiempo, apóyate entonces en los otros
mecanismos. 
Los diagramas de flujo se han utilizado durante mucho tiempo para visualizar
elementos como organigramas, diagramas de bases de datos y procesos de
negocio. Si tus datos describen un flujo o algún tipo de jerarquía o si puedes
utilizar la metáfora de un proceso que fluye, un diagrama de flujo podría
ser una gran manera de contar tu historia de datos. 
Las comparaciones y los contrastes se encuentran entre las historias de datos
más comunes; enfócate en la historia que deseas exponer con tus datos, las
comparaciones y la narración a su alrededor se distinguirá rápidamente. 
El uso de texto es un gran mecanismo para la historia que estás
contando, utiliza tus datos como telón de fondo. Somos mucho mejores en la
distinción de patrones y valores atípicos en los datos cuando se exponen a
través de una visualización. Nos cuesta muchísimo distinguirlos cuando se trata
de un grupo de números expuestos sin más, en una página o una pantalla de
informe. 
La narrativa se puede construir con un estilo periodístico, estilo con el que tu
audiencia está muy familiarizada. 
Es posible etiquetar las cosas de forma adecuada, las etiquetas y claves
proporcionan el contexto necesario y contribuyen a su mejor interpretación. 
Emplea código de colores en las etiquetas que sean necesarias, ten en cuenta
que si etiquetas todo, le estás diciendo a tu audiencia que nada es importante. 
Utiliza la animación para aumentar el valor de lo que estás comunicando. Las
historias de datos son mejores cuando combinan, artísticamente, información y
entretenimiento. 
Si la historia que estás contando es compleja en su totalidad, trabaja para que
los elementos de forma individual sean lo más simples posibles. 
Divide y vencerás. Lo que has identificado como complejo, difícilmente será una
buena historia para tu audiencia, no lo presentes hasta que no lo reduzcas y
simplifiques. La repetición y la redundancia en historias de datos cuando se
utilizan en su justa medida son un mecanismo convincente. 
Puede ser redundancia de mensajes que es cuando el mensaje se presenta de
múltiples formas, por ejemplo, con gráficos que incluyen un título que explica
de qué se trata. 
Luego, está la redundancia de datos que es cuando los datos se presentan de
varias formas. 
Finalmente, está el uso repetido de elementos visuales. 
Tenemos que aprender qué son los diferentes componentes, cómo leerlos, qué
significa cuando el indicador es alto o bajo o una flecha está apuntando hacia la
derecha o la izquierda. 
Cuando repites el uso de ciertas formas, colores y tipos de gráfico a lo largo de
una historia, le permites a tu audiencia aprender algo nuevo cada vez y luego,
refuerzas ese aprendizaje, lo que aumentará su comprensión de tu historia y
tiene el beneficio adicional de contribuir a que mejores su memoria. 
A veces, hacer que los datos sean fáciles de entender es tan simple como
compararlos con la vida real con cosas que conocemos, como por ejemplo, el
precio de un café, el tiempo necesario para volar de un lugar a otro, llenar un
estadio varias veces, etc. Cuando utilizamos estas relaciones con la vida real, nos
podemos hacer una idea de lo que se trata, los datos son más fáciles de
interpretar y de recordar. 
Si estás luchando por visualizar un número, pero debes saber que es
increíblemente importante mostrarle a tu audiencia el impacto de ese
número, considera que es posible relacionarlo. 

En el mundo de tecnología Big Data las herramientas y las tecnologías de

visualización de datos son esenciales para analizar cantidades masivas de
información y tomar decisiones basadas en los datos. 
Las visualizaciones de datos hacen posible la narración de historias. Es difícil, a
veces imposible, mirar masas de números, fechas y porcentajes y entender,
realmente, lo que está pasando. 
El conocimiento y aplicación de estos mecanismos 1 te ayudarán a construir la
mejor historia para tu audiencia.

Decidir entre un informe complejo o sencillo

Las mejores visualizaciones de datos se combinan perfectamente con la forma y

la función. 
La forma es el aspecto y la sensación estética de algo, mientras que la función
se centra en si el diseño es eficaz para lograr los objetivos o las tareas asociadas
a él. 
Otra forma de pensar sobre esto es la identificación de nuestro informe como
complejo o simple. 
¿Es la visualización demasiado complicada que no se puede entender
rápidamente? ¿Es demasiado simple que no ofrece posibilidades ni opciones
para realizar análisis complementario? En ambos casos, el diseño no es el
óptimo. El punto medio perfecto es la creación y utilización de un elemento
visual que sea atractivo para los ojos y que sea muy fácil de digerir. Hay que
simplificar todo lo que sea posible. 
Un gráfico con decenas de etiquetas, llamadas y detalles no es realmente
útil desde el punto de vista de la presentación. 
Una de las razones por las que olvidamos las cosas es por algo llamado
interferencia, que es cuando intentamos percibir muchos elementos a la vez. 
Un gráfico recargado crea interferencia. Tenemos muchos puntos a los que
mirar, muchos elementos a los que prestar atención. Es tanto que termina
siendo perjudicial para el análisis, ya que reduce nuestra capacidad para la
comprensión y la retención en la memoria. Los humanos estamos conectados
para la comunicación visual. 
Demasiadas etiquetas de texto, anotaciones y llamadas, así como la ausencia de
espacios limpios, en blanco, que permiten que se pueda respirar mientras se
analizan los datos, no solo es feo, lo más importante es que la complejidad y,
sobre todo, la interferencia visual son malas compañías a la hora de establecer
una comunicación. 
Estamos preparados para ver datos, no para leerlos. Por lo tanto, un gráfico más
simple, con menos detalles, hará un mejor trabajo de comunicación que una
tabla llena de números o, incluso, un gráfico fuertemente etiquetado. 
¿Realmente necesitas segmentar todas las categorías en los gráficos de barra si
el punto principal es simplemente que las barras suben y bajan con el
tiempo? No lo dudes, en la visualización de datos, menos, es más. 
Presenta tus resultados de la forma más sencilla posible, y cuando sea un
escenario complejo, presenta también tus resultados, solo que necesitarás
realizar un paso extra para dividir la complejidad de tu escenario en varios
elementos sencillos para que tu audiencia los pueda comprender. 
Ten en cuenta, en tu audiencia habrá científicos de datos, analistas, técnicos de
la información, expertos en Big Data, empresarios y público en general. 

Una visualización sencilla y eficaz cuenta una historia, reduce la confusión que

genera la acumulación de datos y resalta la información útil.

Revisión final para eliminar distracciones

Cuando veas que tu historia de datos está empezando a tomar forma, haz un

alto en el camino y pregúntate si lo que has preparado es demasiado. 
Si es tu caso, ten mucho cuidado, puede que tengas tantos datos y elementos
en tu informe que pueda llegar a ser abrumador para el usuario. 
Es importante eliminar las distracciones para que el diseño sea sencillo, lo más
limpio posible y enfocado en el objetivo a representar. 
No abuses de visualizaciones con alto nivel de detalle, ya que las tablas,
matrices o tablas cruzadas muy grandes y los gráficos demasiado detallados
provocan poca visibilidad del dato, y según sea el motor que se utilice y el
modelo de datos, puede afectar el rendimiento de las consultas que se
encargan de actualizar los datos. 
No crear informes abarrotados con elementos complicados de entender en los
que no exista una estructura, orden y consistencia bien definidos. 
No se trata de perder información, se trata de modificar y simplificar su
estructura. Un ejemplo puede ser ahorrar espacio utilizando recursos, como
puntos destacados, llamadas e información sobre la herramienta o
tooltips. Utilizando estos recursos, expones la información vital y facilitas que el
usuario tenga por sí mismo información adicional, si desea aprovechar las
opciones interactivas que has diseñado. 
Puedes eliminar algunos gráficos y sustituirlos por tarjetas de números, que son
fáciles de entender y no requiere mucho esfuerzo para el espectador. Deja en
segundo plano cualquier dato detallado que pueda resumirse
fácilmente. Elimina textos o imágenes que no se complementen uno al otro. 
Tu espectador debe procesar los datos rápidamente para que el grueso de su
tiempo se centre en la historia. 
Si los datos son demasiado complicados y no tienen sentido, entonces el
espectador se enfrascará en tratar de entenderlos y se perderá la historia que
hay detrás de la visualización. 
No tengas miedo de comenzar a eliminar cosas. 
Si te encuentras en un punto en el que te asusta todo lo que estás
quitando, siempre puedes facilitar enlaces a los detalles o crear un archivo
Léeme o Readme que tenga enlaces a los datos detallados y que posibiliten
realizar una mejor exploración de los mismos. 
Cuando mires la visualización de datos, debes preguntarte si hay algo que
pueda eliminarse. 
En caso de duda, piensa: "Si elimino un elemento, ¿qué estoy quitando de la
historia?". No olvides quitar todo lo que no mejore la historia. Muestra menos
detalles, usa menos información, edita, elimina, simplifica. 

La visualización es clave para hacer de Big Data, una parte integral en la toma

de decisiones de ahora en adelante, al emerger como el valor real detrás de los
datos. Lo más importante a recordar, es que menos, es más. 
Es la oportunidad de contar una efectiva historia de datos, no se trata de
deslumbrar al público con imágenes, sonidos y colores.

Comprobar el cumplimiento de buenas prácticas

En la planificación de un proceso de visualizaciones, llega el momento de

comprobar si en nuestro diseño estamos dando cumplimiento a las buenas
prácticas de visualización, entre ellas podemos citar: 
- Asignar títulos sencillos para páginas y componentes visuales. 
- Definir orden de páginas y dividir adecuadamente las páginas analíticas y
las páginas de obtención de detalles. 
- Eliminar todo lo que no sea esencial para ganar en comprensión del
informe como figuras, flechas, adornos, líneas guías y leyendas
innecesarias; 
- Utilizar colores suaves y naturales, y trabajar con opciones de formato
condicional de colores. 
- Evitar brillos, estridencias y colores oscuros difíciles de distinguir para
garantizar contraste en datos y gráficos. 
- Utilizar paleta de colores y tema homogéneo para todas las páginas, sin
abusar de la cantidad de colores. 
 - Aplicar cada gráfico según los objetivos a mostrar, y garantizar el
formato óptimo para las propiedades, como escala, color, forma y
tamaño. 
- Responder correctamente a la pregunta ¿tabla o gráfico? 
- Escoger siempre lo mejor de ambos mundos, o la combinación de ellos. 
- Tabla para grupos por filas, que permiten agrupar medidas; matriz o
tabla cruzada, para grupos por filas y columnas, que admiten estructura
jerárquica expandible a niveles. 
- Gráficos de todo tipo para visualizaciones, en lo que lo más importante
sea mostrar movimientos, subidas, bajadas, comparativas, tendencias,
distribución y correlación. 
- Ubicar correctamente los elementos alineados en el informe, adaptar el
tamaño de los objetos y agrupar elementos para orientar la lógica de
navegación. 
- Los objetos tienen entidad propia, y deben poderse distinguir. 
- Distribuir los objetos vertical y horizontalmente, para crear espacios
iguales entre ellos. 
- Dejar un respiro entre gráficos, pero no dejar huecos. 
- Organizar los datos de mayor a menor o de menor a mayor, para que sea
mucho más fácil sacar conclusiones rápidas de la información, y para que
sea más fácil contar una historia. 
- Minimizar elementos innecesarios o florituras motivados por
funcionalidades vistosas como el uso de tres dimensiones. 
- Recordar que los gráficos de líneas y columnas, los de toda la vida siguen
siendo, en muchos casos, los más efectivos. 
- Mejorar la comprensión con Tooltips personalizados que no penalicen
rendimiento. 
- Comprobar el formato aplicado a la visualización, datos numéricos,
decidir la mejor opción entre uso de miles, millones, etc. 
- Verificar que se entiende el informe, que se narra la historia con un
simple vistazo, sin necesidad de crear una extensa documentación
explicativa. 

Hay muchas cosas a tener en cuenta, lo importante es el dato, no impresionar a

la audiencia. 
La forma en que elijas mostrar tus datos, va a hacer o deshacer tu historia. 
No olvides comprobar que estás aplicando las buenas prácticas, te ayudará
mucho.

Los bocetos, nuestros mejores aliados

Hablemos ahora de la creación del boceto preliminar a nuestro informe. El

boceto que nos permitirá crear la historia sobre nuestros datos. Este paso
consiste en esbozar tus ideas y crear un esquema de conceptos de forma rápida
y sencilla. 
Quieres examinar y probar las ideas que se te han ocurrido hasta ahora. Probar
diferentes cosas. Fallas, ajustas, y fallas nuevamente y ajustas nuevamente hasta
que encuentras algo que funcione. Dibujas y haces guiones, gráficos, en un
proceso de ensayo y error. 
Lo mejor es no complicarse con aplicaciones, diseñadores, software o lenguajes
de programación. Nos bastará con dibujar a mano alzada con lápiz y
papel, pintar en una pizarra blanca o quizás trazar sobre un dispositivo que te
permita funcionar como si dibujaras cómodamente sobre un lienzo en blanco. 
Esta forma de trabajar te da mucha flexibilidad, puedes experimentar con
diferentes formas e ideas sin tener que averiguar cómo dibujar o cómo lo vas a
programar con herramientas específicas de diseño. 
Puedes esbozar rápidamente la idea de que hay columnas y filas sin
preocuparte de que sea perfecto para probar cosas rápidamente, desechar unas
ideas y probar otras. 
Puedes ver tus ideas y las relaciones entre ellas muy cómodamente. Y si no te
gustan, simplemente puedes desecharlas. 
No te preocupes si no sabes dibujar, yo tampoco sé dibujar, créeme, no se trata
de crear un dibujo perfecto, la cuestión no va de la calidad de tu dibujo, se trata
de llegar a las ideas e integrar las cosas de varias maneras con mucha rapidez y
agilidad. 
Puedes experimentar dibujando justo encima de las cosas o dibujando en los
márgenes del papel, crear capas, mover cosas, recortar y pegar en el sentido
literal, seleccionar y arrastrar. Se trata de esbozar tu tormenta de ideas. 
Comienza tu guión gráfico basado en titulares de alto nivel con el enfoque de ir
de lo general a lo particular. 
No olvides organizar tu historia por jerarquías, definiendo en las primeras
páginas los indicadores más globales, mostrados en gráficos tipo tarjeta con
números individuales. Luego, pinta varias páginas con mayor nivel de
detalles en las que definas el espacio que deseas ocupar con cada una de las
visualizaciones a integrar. 
Si el informe se analiza como elemento independiente y no se utiliza para
alimentar un cuadro de mando o panel que combine otros informes, entonces
puedes diseñar con más libertad porque tiene vida propia. 
En las hojas del informe puedes crear estructuras del tipo cuadro de mando. Si
el informe va a formar parte de un cuadro de mando combinado con otros
informes en la organización, entonces debe seguir los mismos patrones que el
resto. 
En este caso, las hojas de tu informe admiten más detalle, más interactividad, ya
que al cuadro de mando irán las tarjetas con la información más estratégica. 
Una vez que crees que tienes la idea correcta, entonces puedes expandir los
guiones gráficos para incluir más detalles y matices. 
A menudo esto te llevará a fallas en la estructura de tu historia, aparecerán
nuevas ideas con un enfoque diferente. Vale la pena experimentar, no temas a
las modificaciones. Es muy fácil y rápido realizar ajustes en informes cuando
estás en la fase de boceto. Estás seleccionando los tipos de gráfico, estás
definiendo la redacción y todas las otras partes y propiedades que participan en
su historia de datos. para que cada informe o cada hoja de informe responda a
tantos objetivos como tenga sentido unificar y que quepan para ser analizados
en conjunto sin moverse por barras laterales y horizontales. 
Ten en cuenta también, en qué contexto se van a analizar los datos que estás
esbozando. 
Distingue los distintos formatos para cada escenario. Por ejemplo, web,
escritorio o dispositivo móvil. Estás estableciendo las reglas sobre cómo usar los
elementos visuales en cada caso para que los datos cobren vida visualmente y
sean accesibles a la audiencia. 

Te recomiendo que experimentes hasta encontrar lo que funciona para tu

audiencia. 
El área de visualización de datos casi intrínseca en cualquier proyecto Big
Data, tiene la misión de mostrar, de manera gráfica y clara, los resultados
obtenidos de un proyecto. No lo olvides, mezcla y combina, busca las reglas
que puedes usar una y otra vez y otra vez hasta que las encuentres. 
En este proceso de búsqueda el boceto es tu mejor amigo. En este proceso de
búsqueda el boceto es tu mejor amigo.