Capítulo 1. Conceptos de proyectos y otros términos útiles.

Dentro de este capitulo del libro se espera que queden claros algunos términos y
conceptos importantes para cualquiera que quiera empezar a desarrollar un
proyecto, con el fin de que tengan una idea mas clara de los términos que se
pueden presentar a lo largo del desarrollo de un proyecto.
Para esto el principal termino que se menciona es el de proyecto que brevemente
se describe como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para formar un
producto, servicio o que busca obtener un resultado único y especifico como, por
ejemplo, la preparación de un desayuno, que sencillamente se entiende, o como
también algo un poco más complicado podría ser la mejora de algún proceso
administrativo con la implementación de un sistema de información. Aunque los
dos ejemplos tienen una gran diferencia sirve de igual manera para entender lo
que es un proyecto ya que en ambos casos se necesita de una serie de pasos o
mejor dicho una serie de procesos que involucran actividades que permitirán el
cumplimiento del objetivo principal del proyecto. Un proceso abarca una serie de
actividades interrelacionadas que tienen como fin el de cumplir un objetivo ya sea
la realización de un producto, servicio o para obtener un resultado, dentro de un
proceso podemos encontrar una serie de elementos que lo conforman desde lo
que son las entradas, técnicas, herramientas, equipo, personas, salidas, activos
organizacionales e indicadores de desempeño. Un proceso debe ofrecer un valor
agregado ya que si este no lo da se podría decir que no tuvo ningún sentido ese
proceso desarrollado. Se debe entender que, aunque un proyecto y un proceso
tienen un significado parecido estos si están relacionados, pero no son lo mismo
ya que un proceso puede obtener un resultado repetitivo y sin en cabio un
proyecto tiene un resultado único.
Ahora para en tender como se relacionan estos dos conceptos se presenta algo
llamado procesos de administración de proyectos el cual si se agrupan estos
procesos da como resultado cinco grupos los cuales son la iniciación, la
planificación, ejecución, seguimiento y control, y por ultimo el cierre del proyecto.
Siguiendo estos grupos se puede apreciar que existe una fase de iniciación ante
de la planificación y es que es importante darle un proceso formal de inicio antes
de cualquier otra actividad para que nuestro proyecto pueda seguir con la fase de
planificación. En la fase de planificación existe una dependencia entre la fase de
ejecución y la fase de seguimiento y control, ya que mientras se ejecuta lo
planificado este puede sufrir modificaciones y como consecuencia afecta la
ejecución. Finalmente, una vez pasando la fase de ejecución se da entrada a la
fase de cierre formal. Dentro de cada uno de estos grupos encontramos una
amplia gama de procesos propios de la administración de proyectos, lo que nos
permitirá realizar un manejo muy completo y meticuloso, mejorando así su
probabilidad de éxito.
Existe algo llamado áreas de conocimiento de la administración de proyectos en
donde el método Project Management Institute considera que existen nueve áreas
de conocimiento. Dentro de estas áreas encontramos administración de la
integración del proyecto, administración de su alcance, administración del tiempo
del proyecto, administración de su costo, administración de la calidad del proyecto,
administración de los recursos humanos, administración de las comunicaciones
del proyecto, administración de los riesgos del proyecto, administración de las
adquisiciones para el proyecto.
El plan del proyecto o también como se le conoce plan de administración del
proyecto es un documento formalmente aprobado en el que se muestra de que
forma se va a ejecutar, supervisar y controlar un proyecto. Este plan este
compuesto por algunos documentos que son el enunciado del trabajo a realizar,
acta (o carta) constitutiva del proyecto, estrategia metodológica, enunciado del
alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto, cronograma,
presupuesto y flujo de efectivo (o flujo de caja), recurso humano requerido y su
costo, plan de riesgos y planes subsidiarios: de calidad, comunicaciones,
contrataciones y adquisiciones.
Otro factor que influye en la realización de un proyecto es la parte de los socios o
de los interesados en el proyecto, estos pueden ser tanto como personas y
organizaciones, clientes, patrocinadores e involucrados activamente en el
desarrollo del proyecto. Todos estos pueden llegar a involucrarse a tal punto que
pueden afectar el desarrollo de las actividades a realizar en el proyecto y como
consecuencia en el resultado final ya sea del producto, servicio o de los resultados
que se esperaban. Es conveniente enfatizar la fi gura del patrocinador, quien
brinda apoyo financiero y de autoridad al director del proyecto, y sin cuya
intervención difícilmente éste se puede sacar adelante.
Aunque ya se hablo de algunos de los conceptos de relevancia hay que destacar
que existen otros términos que pueden presentarse a la hora de realizar un
proyecto como lo es una metodología, un método, técnica, tecnologías y sus
derivados. La primera de estas se refiere a un sistema de prácticas,
procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en una disciplina. Un
método es una forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera
lógica, generalmente con pasos a seguir. La técnica se puede definir como un
procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona para realizar una
actividad con el fin de generar un producto o un resultado. Y finalmente la
tecnología es un conjunto de métodos, procedimientos, herramientas, maquinaria
o equipo y saberes prácticos que se usan en la fabricación o mejora de un
producto o servicio. La tecnología se puede clasificar en varias categorías, en
tecnología de producto, tecnología de proceso, tecnología de maquinaria y equipo,
y tecnología de operaciones.
Un proyecto se pude entender como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado único, en el que se involucran todos
estos conceptos ya mencionados para poder desarrollarlo correctamente.