ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI

Santiago de Cali, 2 de septiembre de 2022 Cotización 6478

Señores:
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Secretaría de desarrollo territorial y participación ciudadana
Ing. Wilmar Cárdenas

La Ciudad

REF: PRESENTACIÓN Y COTIZACIÓN

Cordial saludo,

TECNOTURNOS SAS, con Nit 900367867-9 es una empresa creada por

ejecutivos jóvenes y emprendedores que desean contribuir al progreso del
país y que conocen las necesidades de agilizar los procesos de todas las
entidades para lograr la excelencia, brindándole al cliente la mayor
satisfacción y comodidad, ha diseñado un sistema de gestión de turnos con
equipos de óptima calidad.
Conscientes de que su empresa por la gran afluencia de clientes requiere
agilizar sus procesos y mejorar de esta forma el desempeño de sus
funcionarios, nos permitimos poner a su disposición nuestro Software de
turnos y sistemas de turnos electrónicos, Kioscos transaccionales,
dispensadores, rollos turneros, Sistemas Biométricos, Control de acceso de
Personal, software de seguimiento para personal externo y toda nuestra
tecnología en carteleras digitales y señalización digital.

ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

Software diseñado exclusivamente para gestionar y
organizar las filas de manera fácil y eficiente, y así
mejorar la atención de los clientes, a través de un
kiosco especialmente diseñado para que el usuario se
auto-suministre el número de turno con que será
llamado.

CARACTERISTICAS

 Llamado de turnos
 Identificación de usuarios
 Creación de modelos de atención
 Transferencia entre servicios
 Implementación web service
 Notificación vía SMS
 Administración web
 Asignación de turnos automático.
 Elección de servicio y prioridad.
 Reportes estadísticos.
 Control y monitoreo de llamado.
 Citas web.
 Informador de medios.

Permite organizar a los clientes que esperan

según el servicio que solicito, y admite darles
prioridad a clientes especiales, o priorizar la
atención de los servicios para realizar un llamado
rápido y preferencial, ejemplo: Discapacitados,
mujeres en embarazo, tercera edad, etc, por
ejemplo:

 Una fila de urgencias puede tener mayor

prioridad que una de solicitar citas.
 Un buen cliente de la institución puede
tener una prioridad superior y ser atendido
rápidamente.
 INDICADORES DE GESTIÓN – REPORTES ESTADISTICOS:

El sistema permite gestionar y ganar total control de los indicadores de gestión

pues registra en forma automática los diferentes tiempos consumidos conforme
a la realidad del proceso de atención, donde cada servicio registrado, tiene el
tiempo que le corresponde desde el llamado el momento que se le asigna el turno
hasta su finalización o desde el último servicio registrado hasta su finalización,
garantizando de esta manera el registro REAL del tiempo por servicio, Ejemplo:

 Reporte General: De este reporte podemos visualizar la siguiente

información: Cantidad de turnos atendidos por servicio. Turnos totales
atendidos por asesor por servicio. Tiempo promedio de atención por asesor.
Tiempo total de atención por asesor por servicio. Tiempo total de espera por
servicio. Tiempo promedio de espera por servicio. Tiempo promedio de
atención por servicio. Tiempo total de atención por servicio. Tiempo promedio
de llegada de cliente al módulo por servicio. Tiempo total de llegada de cliente
al módulo por servicio. Tiempo total de espera en el proceso de atención
(desde que el cliente toma el turno hasta el llamado, tiempo de traslado del
cliente hasta el módulo de atención y tiempo de atención) por servicio
específico. Tempo promedio de espera por asesor.

 OTROS REPORTES:
 Trazabilidad de turnos: Número de turno, estado del turno, hora y fecha de
solicitud, hora y fecha del llamado, hora y fecha de la atención, tiempo de
atención, hora y fecha de la finalización, calificación y datos del cliente.
 Tiempos de atención por fecha/funcionario.
 Tiempo promedio de atención
 Tiempo total de atención.
 Cantidad de turnos atendidos.
 Turnos abandonados.
 Servicios atendidos (por servicio y asesor)
 Tiempo total de espera (por servicio)
 Tiempo del cliente en el sistema (por servicio)
 Promedio total de espera (clientes por servicio)
 Promedio del cliente en el sistema (por servicio).
 Reporte de salidas, permisos y/o inactividad de asesores.
 Entre otros.

Estos reportes se pueden visualizar mediante un aplicativo instalado en un PC

con usuario administrativo y permite exportarlos en formato Excel o PDF.
 ORIENTADOR VIRTUAL – ASIGNACIÓN DE TURNOS AUTOMÁTICO:

A través de un Atril especialmente diseñado para que el usuario se auto-

suministre el número de turno con que será llamado o a través de un orientador,
el sistema cuenta con la opción que permite definir y generar turnos de una
manera rápida.

Una vez el cliente escoge el

servicio, el sistema imprime
el ticket y coloca el turno en
cola dependiendo del
servicio y la prioridad. De
igual manera, el sistema
puede ser manejado por una
persona asistente
(orientador) que se
encargue de asesorar y
entregar el turno según el
servicio, y a quien en su PC
se le instala el aplicativo que
le permite la asignación del
turno y una Impresora
térmica para la impresión
del ticket de turno.
 LLAMADO DE TURNOS
Es un modulo instalado en el PC de los asesores que permite hacer el llamado a
los clientes, y permite la visualización del turno actual, tiempo transcurrido, turno
siguiente, turnos totales en espera, turno abandonado, turno “Distraído” o en
espera para ser llamado un turno de por medio, turnos transferidos, cantidad de
turnos atendidos.

Es posible que algunas personas en sala de espera decidan abandonarla antes de

ser atendidos lo cual podrá ser registrado cuando el turno es llamado a ventanilla,
alimentando así la base de datos para análisis posteriores, a este caso especial
se le conoce como “turno abandonado”.

FLUJO DEL PROCESO DE LLAMADO - CLIENTE EN SALA DE ESPERA:

En el momento que Turnomanager entrega un turno, inicia el conteo de tiempo
en sala de espera, y termina al momento de llamado. Mientras el cliente espera
el sistema lo en rutó en la cola según la política que se maneje. El sistema tiene
la flexibilidad para llamar el turno según se haya realizado la parametrización,
la cual puede ser por orden de llegada, por prioridad de servicio, por prioridad de
cliente o según la se decida en la configuración del sistema. El llamado se hará
mediante la pantalla o monitor ubicado en la sala de espera, la cual publica el
listado de turnos.
Este monitor debe ser industrial o TV normal de mínimo 42” con salidas HDMI y
Base para fijación en pared o techo.

INFORMADOR DE MEDIOS:

También, a través del

informador de medios,
ayuda a posicionar su
marca con la
personalización del fondo
de pantalla en colores y
logo corporativo, vender
productos por medio de
videos e imágenes, o dar
información relevante
por medio del informador
rotativo (banner).

Finalmente, por medio del módulo de administración, ofrece la Creación y

configuración servicios, usuarios y perfiles.

CARACTERISTICAS Y REQUISITOS TECNICOS DEL SISTEMA:

El sistema trabaja sobre red TCP/IP bajo el concepto Cliente Servidor, está
desarrollado en JAVA y base de datos ORACLE versión express (gratuita), si el
cliente cuenta con una licencia de Oracle se puede montar la base de datos en
dicha licencia.

El cliente debe asegurarse que todos los PC de asesores tengan descargado JAVA
con versión JDK8.
 PROPUESTA
DESCRIPCION CANT

SOFTWARE PARA TURNOS “TURNOMANAGER”

Software de llamado de turnos multiservicio que administra y procesa la información estadística o
tiempos generales consumidos en la prestación del servicio:
- La solución de turnos permite el llamado con emisión de voz (número de modulo y turno).
- La solución debe ofrecer gran flexibilidad de ajustes a definición de parámetros, que le
permitan al administrador realizar las definiciones como tipos de servicios, prioridades,
definición de perfiles de agentes y/o habilidades, asignación de recursos de gestión.
- Configuración de niveles de prioridades de cada servicio de acuerdo a la necesidad de la
entidad, ejemplo: discapacitados, adulto mayor, mujeres en embarazo, con niños en brazo,
etc.
- Permite la integración a la base de datos del cliente a través de un web services (opcional no
incluido).
- Permite trabajar sobre navegador Google Chrome.
- La Licencia del uso de software de todos los componentes que hacen parte de la solución es a
perpetuidad o vitalicia, incluye:

1 MODULO DE ADMINSTRACION:
Permite el análisis de los reportes estadísticos según la necesidad del cliente (por asesor, por
servicio por área, reporte general, etc), y exportarlos en formato PDF y Excel.
Este módulo cuenta con un nivel de priorización que el administrador puede programar de acuerdo
a la necesidad de atención, de esta forma optimiza todos los procesos que corresponden a la 1
prestación de los servicios, de igual manera priorizar la atención para realizar un llamado
preferencial.
El software está diseñado para que el administrador pueda realizar el cambio de los videos
corporativos y banner rotativo, le permite la creación de nuevos usuarios y contraseñas, asignación
de los servicios por sala y por cada asesor, entre otros.

1 MODULO DE TOMA DE TURNO:

Componente integrado en la solución de turnos que mediante un Atril permite la publicación de
los diferentes tipos de servicios y subservicios que ofrece la entidad, el cual permite que el cliente
o ciudadano se identifique ingresando su número de documento de identidad (opcional), posterior
encuentre los tipos de trámites o servicios prestados por la entidad, elija la opción que necesite y
tome el turno impreso.
La información impresa en el tiquete de turno es personalizada con la siguiente información:
 Logo corporativo a una tinta.
 Nombre del servicio elegido.
 Numero de turno.
 Hora y fecha.
 Espacio para mensaje relevante.
Fondo de pantalla touch personalizada de acuerdo al manual de imagen y colores corporativos de
la entidad.
MODULO DE VIDEO - PUBLICACION:
Modulo integrado a la solución de turnos que consume los servicios expuestos en el sistema para
poder mostrar la información al cliente respecto al proceso de llamado del turno, permite la
visualización de lo siguiente:
- Visualización de llamado de turno: número de modulo y numero de turno llamado.
- Contenido multimedia: publicación de 8 a 10 o más videos institucionales de acuerdo al
formato y peso del mismo.
- Espacio para un banner para transmitir texto hasta 6.000 caracteres.
La anterior información y el contenido multimedia podrá ser administrada por el cliente mediante
el módulo de administración.
De igual manera, el cliente contará con la personalización del fondo de pantalla de TV de acuerdo
al manual de imagen y colores corporativos de la entidad.

25 TERMINALES VIRTUALES DE LLAMADO:

Modulo integrado a la solución de turnos, instalado en el PC de los asesores que permite hacer el
llamado de los turnos o consecutivos, este módulo permite que el asesor tenga total control de la
configuración realizada desde el módulo de administración, permite la visualización y ejecución de
lo siguiente:
- Visualización de la selección de parámetros al momento de loguearse.
- Visualización de los servicios que cada usuario-asesor atenderá de acuerdo a la
configuración realizada por el administrador.
- Visualización de la cantidad de turnos pendientes por llamar por cada servicio para cada 1
asesor configurados por el administrador.
- Lista desplegable de los servicios que podrán ser elegidos por el asesor, uno o todos los
servicios, esto permite que el asesor pueda llamar todos los turnos de un servicio específico,
realizar el cambio de servicio para brindar apoyo y evacuar las filas de mayor cantidad de
ciudadanos.
- Elección de la opción “Todos”, permite al asesor realizar el llamado de turnos de todos los
servicios configurados para este usuario-asesor de acuerdo al orden cronológico de la toma
de los turnos, permitiendo, además el llamado automático de los turnos prioritarios
que tenga configurados para este usuario-asesor, colocándolos en primer lugar de llamado.
- En el proceso de llamado del turno, el usuario-asesor mediante este terminal virtual graba
automáticamente ciertos tiempos de la atención en el módulo de administración, tales
como: Tiempo desde que se tomó el turno hasta que fue llamado, tiempo desde que fue
llamado hasta que llego al módulo o casilla de atención, tiempo de atención, tiempo del
cliente en el sistema (desde que tomo el turno hasta que se marchó).
- Turno Distraído: opción que permite al asesor enviar turnos a este estado en caso que el
ciudadano no atienda al llamado o rellamado por alguna distracción, con el fin de no finalizar
o abandonar el turno, y sea encolado nuevamente para ser llamados un turno de por medio.
- Transferencia de turnos por usuario-asesor o servicio, incluye espacio para ingresar una
nota relevante que el asesor que recibe el turno podrá leer y enterarse del posible motivo
de la transferencia u otra información.
- Visualización del turno actual, tiempo transcurrido, turno siguiente, turnos totales en
espera, turno abandonado, turnos transferidos, cantidad de turnos atendidos.
 - Motivo de cierre del terminal virtual de llamado (cierre general, almuerzo, descanso,
pausa activa, permiso, etc), esta información pasa a los reportes estadísticos donde se podrá
visualizar lo siguiente: Nombre de usuario-asesor, motivo de cierre, fecha y hora de cierre,
fecha y hora de regreso y tiempo total de ausencia.
- Software mediante una alarma informa al asesor que tiene un turno pendiente por llamar.

KIOSCO GENERADOR DE TURNOS Y HARDWARE:

Estructura en lámina de acero Cold Roller calibre 16 con chapa de seguridad, acabado en pintura electroestática 1
texturizada de un tono (según disponibilidad en el mercado), y ventilación interna.
MONITOR INDUSTRIAL TOUCH SCREEN:

-Tamaño: 15”. -Respuesta: 12ms.

-Pantalla: TFT Monitor, 5 WireResistive Touch screen. -Consumo de energía: 30W.
-Tamaño de punto: 0.297mm. -Soporte de color: 16.7M de colores.
-Interface: VGA. -Standard: FCC-B, CE, UL, TUV. 1
-Brillo: 250cd/m2. -Contraste: 400:1 -Temperatura de operación: 0-40 grados.
-Resolución: 1024 x 768. -Frecuencia: 60Hz – 75HZ.

IMPRESORA TERMICA:

-Método de impresión: térmica directa. -Tipo de papel: Papel térmico.

-Velocidad máxima: 200mm/sec. -Corte de papel: Autocortador 1.500.000
-Ancho de papel: desde 50mm a 82.5mm. cortes (guillotina).
-Resolución: 780 DPI. -Peso: 1.7 kg. 1
-Interfaz: USB, RS232. -Dimensiones: 152x 202 x 150.5 mm

EQUIPO MINI CPU INDUSTRIAL CORE i5

Soporte de CPU Intel® Core i5 5500U
Sistema
Gráficos Intel® HD5500 Graphics
Memoria Memoria Estandar 8GB DDR3 L 1600 - Ran Uras de memoria: 1 Slot
Disco DUro SSD 120 GB SSD – En estado sólido.
Almacenamiento Max Almacenamiento Interfaz SATA SSD Max 512GB, HDD Máx.1TB
Tipo de almacenamiento Unidad de estado sólido M.2
Tipo de interfaz de red LAN / 10/100/1000 - Base-T Gigabit Ethernet
Com U nicaciones 1
WIFI antenas WIFI / 802.11b/g/n
PUertos USB 4 x pUertos USB 2.0 externos y 2 x pUertos USB 3.0 externos
VGA 1 x interfaz DB-15 VGA
HDMI 1 x PUerto HDMI
PU ertos Soporte Soporte demesa
AUdio PUerto Stereo 1*MIC+1*SPK
InpUt AC 110V~ 240V
DC EN 12V DC-IN
FUente de alimentación Adaptador de corriente de 12V / 3A
ACCESORIOS:
Cable HDMI certificado hasta 20 metros 3
Cable de Red certificados hasta 3 metros, para conexión del atril con la red 1
Splitter HDMI 2

ROLLOS TERMICOS:
Rollo en papel térmico personalizable de Ref. 80mm x 60 metros, que muestra el logo corporativo 20
a una tinta, numero de turno asignado, nombre del servicio seleccionado, hora y fecha.

INSTALACIÓN, ASESORÍA Y CAPACITACIÓN:

Instalación de software y hardware, asesoría y capacitación:

 Capacitación a los asesores de turno para el uso y buen manejo del aplicativo (terminal
virtual de llamado).
 Capacitación a un técnico o ingeniero para el manejo del aplicativo.
 Capacitación para soporte de primer nivel. 1
Capacitación general en el módulo de administración:
 Cambio de videos y textos del banner.
 Creación de nuevos usuarios.
 Creación de nuevos servicios.
 Asignación de servicios a los asesores o usuarios.
 Visualización y descarga de reportes estadísticos, entre otros.

SOPORTE Y SERVICIO TECNICO GRATUITO:

Soporte y servicio técnico gratuito a nivel de software mediante accesos remotos (Anydesk), vía
1
telefónica, Skype, durante 24 meses, (el cliente debe suministrar el acceso).

GARANTIA EN HARDWARE 1 Año

DESCRIPCION TOTAL + IVA

Software Turnomanager con Atril personalizado sin televisor. $13.300.000+IVA

SERVICIO DE SOPORTE TECNICO ADICIONAL - POSTERIOR AL PRIMER
PERIODO:

Opción No. 1 – Por contrato: El cliente puede tomar la opción soporte

y servicio técnico a nivel de software mediante accesos remotos, vía
telefónica ó Skype durante 12, 24, 36 meses o más según necesidad, el
valor de esta opción es de $1.390.000 + IVA anual.

Opción No. 2 – Por demanda: El cliente puede tomar la opción soporte y servicio
técnico a nivel de software por novedad presentada, consiste en que el cliente reporta
a Tecnoturnos la falla puntual en el sistema, y el cobro se realiza por hora Ingeniero
con un valor de $160.000 + IVA la hora o fracción. Este soporte se realiza
mediante accesos remotos, vía telefónica ó Skype.

El cliente debe suministrar los accesos remotos para cualquiera de las dos opciones.

MODELO PERSONALIZADO
HARDWARE MODELO BÁSICO
(Opcional)
 OBSERVACIONES COMERCIALES Y DE GARANTIAS
ACERCA DE LA INSTALACION:

La comunicación entre el Atril y el Televisor de publicación se realiza mediante

un cable HDMI, que no debe superar la distancia máxima de 20 metros no lineales
(teniendo en cuenta las curvas por donde se pasará el cable hdmi).
Si la anterior distancia es superada la comunicación se debe realizar por medio de la
red, esto es posible instalando un dispositivo PC Player.
Este dispositivo será cotizado de acuerdo al requerimiento que se tenga.
Costo de Licencia Adicional $160.000 + IVA.
Para casos de instalaciones posteriores la instalación inicial el costo es de
$250.000+IVA, el cliente debe suministrar el acceso remoto por Anydesk.

Nota: La versión gratuita de Oracle está habilitada para ambientes productivos, se

debe descargar de la página oficial de Oracle y su limitante es de almacenamiento,
pero para la cantidad de datos que almacena el sistema de turnos es una licencia
óptima.
IMPORTANTE:
El cliente debe disponer de un técnico o ingeniero quien nos dará los respectivos
accesos para la configuración del sistema de turnos en la red, y soportes adicionales,
de igual forma el cliente debe garantizar el acceso remoto a los PC de los asesores y
atril, la instalación y configuración se realizará dentro de los horarios normales de
atención en los días establecidos previamente, asegurarse y garantizarnos que la red
funcione correctamente.
El cliente asegura que en todos los sitios se encuentran los equipos de cómputo, los
puntos de red libres y energía para la instalación.

La propuesta es válida solo para la instalación en Cali, si el cliente requiere la

instalación en ciudades diferentes es posible que el costo se incremente el cual será
nuevamente cotizado.

Después de cerrada la negociación todo cambio adicional en la configuración del

software tendrá costo adicional que será evaluado y cotizado.

El cliente debe suministrar los puntos de red y de energía regulados necesarios:

Todos los PC de Asesores, Atril y TV o según necesidad, deben estar en red.
El cliente debe suministrar con anticipación la siguiente información para la
parametrización del Software:
  IP fija.
 Servicios y subservicios (si se requiere subservicios).
 Información de asesores (nombres, apellidos, número de cédula), para
creación de usuarios.
 Distribución de la atención de los servicios entre los asesores (que servicios
atenderá cada asesor).
 Logo corporativo en formato PNG con fondo transparente.
 Videos corporativos en formato MP4 no mayor a 100 megas c/u (total 8 a 10
videos aprox.).
 Texto que se transmitirá en el Banner, o varios textos cortos o medianos.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LOS EQUIPOS CPU DE ASESORES:

 Sistema operativo: Mínimo Windows 10 a 64 bits.
 Memoria Ram de 8GB, Procesador Core i3 o superior.
 Deben estar conectados a la red interna.
 No debe tener restricciones para insertar dispositivos externos (memoria usb)
con el fin de instalar las respectivas licencias, descarga o actualización de
archivos necesarios por la red, y acceso remoto en caso de ser necesario, de
lo contrario el cliente debe garantizar el acompañamiento de un técnico o
ingeniero que nos dará los respectivos accesos.

La propuesta No incluye:
 Puntos de red.
 Puntos de energía regulados.
 Webservices.
 App de turnos
 PC o tablets de asesores
 PC Player (sólo si se cotiza)
 Televisor, base o soporte ni su instalación. (sólo si se cotiza)
 Placas de Señalización (la señalización debe estar numerada en orden
consecutivo según la cantidad de asesores, ej: asesor 1, asesor 2, 3, 4, etc.).

Forma de pago: Anticipo del 50%, y el excedente contra-entrega.

Fecha de entrega: 17 a 20 días hábiles para el despacho de los equipos, y 3 días

más para la instalación y puesta en funcionamiento en sitio.
Este proceso se inicia después de confirmada la orden de compra, la aprobación del
arte que lleva el televisor de publicación y atril, entrega de información requerida
para la parametrización del software, y el pago del anticipo o según negociación.

Vigencia de la Cotización: 30 días.

Atentamente