Análisis Documental

introducción
Maria R. Osuna Alarcón

Departamento de Biblioteconomía y
Documentación
Universidad de Salamanca
 Objetivo de la Titulación del Grado en
Información y Documentación:

“El objetivo básico de la titulación es formar profesionales

capaces de seleccionar, gestionar, organizar y preservar la
documentación y la información para que pueda ser utilizada por
terceros independientemente del lugar donde esté depositada o
de su formato y soporte. El titulado trabaja en todo tipo de
bibliotecas, centros de documentación y de información y
archivos, y como gestor de contenidos. Entre sus tareas están las
de seleccionar, organizar y preservar la información y la
documentación impresa, así como la que se presenta en otros
formatos (grabaciones sonoras y de vídeo, fotografías, películas
cinematográficas, recursos digitales, etc.). El tratamiento de la
información se realiza en función de la comunidad de usuarios a
la que se presta servicio”. (Aneca, 2004, 89).
3. Propuesta de contenidos comunes obligatorios (troncalidad) del título de grado
en Biblioteconomía y Documentación:
4. Representación y recuperación de la información. 36 créditos.
Catalogación descriptiva. Indización. Clasificación. Resumen. Desarrollo,
mantenimiento y evaluación de instrumentos de organización, control y acceso.
Elaboración, mantenimiento y uso de lenguajes documentales. Técnicas de
recuperación de información. Sistemas avanzados de recuperación de información.
Evaluación de la recuperación de información.
Competencias:
Análisis y representación de la información (nivel 2).
Organización y almacenamiento de la información (nivel 2).
Búsqueda y recuperación de la información (nivel 2).
Elaboración y difusión de la información (nivel 2).
Tecnologías de la información: Informática (nivel 2).
Técnicas de diagnóstico y evaluación (nivel 2). (Aneca, 2004, 96).
 Perfiles profesionales generales:

“En las tablas de competencias que se incluyen a continuación,

hay que marcar con una cruz el nivel de competencia que
debería adquirir un titulado de primer nivel en
Biblioteconomía y Documentación en cada una de las
orientaciones profesionales que se han determinado a partir
del perfil profesional:
BG: Bibliotecas generales (colecciones generales)
BE: Bibliotecas especializadas y centros de documentación
A: Archivos
GC: Gestión de contenidos en empresas de creación y difusión
de bases de datos, de creación de contenidos editoriales,
portales de Internet...” (Aneca, 2004, 154).
 Tema 1
1.1 Los Sistemas Documentales y la recuperación de
la información.
La guía documental y el manual de
procedimiento del sistema.
1.2 Las Fuentes Bibliográficas de Información.
El documento científico.
1.3 La normalización en Documentación.
La normalización terminológica, norma UNE-
ISO 5127- 2010.
 1.1 Los Sistemas Bibliográficos y la recuperación de la información.
La guía documental y el manual de procedimiento del sistema.

• Formulación de la Documentación como disciplina.

• Los Documentalistas hoy y los nuevos perfiles
profesionales.
• Los Sistemas Bibliográficos y la recuperación de la
Información.
• La guía de bibliotecas, centros de documentación.
• El manual de procedimiento del sistema.
 Los Sistemas de Información y la
Recuperación de la Información.

Para hablar de Sistemas de Información tenemos que abordar

la noción de sistema en primer lugar. En su acepción más
amplia, la Teoría General de Sistemas define una serie de
conceptos generales, principios y métodos que están
relacionados con los sistemas del tipo que sean.
El significado de la palabra sistema se aplica a una serie de
elementos relacionados entre sí para formar un todo. A
distintos elementos o componentes de un sistema y a sus
variadas interrelaciones corresponden distintos sistemas, por
lo que a iguales componentes corresponde una misma
tipología de sistema (UNE-ISO 5127-2010).
 Objetivo los SIB:

• La definición de Sistema dada por la norma UNE-ISO

dice así: “Conjunto de conceptos u objetos
interrelacionados”.
• UNE-ISO 5127. (2010). Información y Documentación,
Vocabulario. Madrid: AENOR, 1.1.1.06
• Se corresponde con la norma internacional ISO 5127
2017. https://www.iso.org/standard/59743.html
 Antecedentes: la TGS

• Aunque la noción de sistema nos ha sido legada desde la

antigüedad, el concepto de Teoría General de Sistemas es
bastante reciente. Fue desarrollado por Ludwig von Bertalanffy,
poco antes de la Segunda Guerra Mundial y a visto un desarrollo
creciente de sus aplicaciones y de su propio corpus científico,
debido a la actividad de la Sociedad para el progreso de la
Teoría General de Sistemas, creada en 1954, llamada
posteriormente Sociedad para la Investigación en Sistemas
Generales, (filial de la Sociedad Americana para el progreso de
la Ciencia), hoy Sociedad Internacional para la Ciencia Sistémica.
El programa de la Sociedad, formulado en 1954, sigue siendo
válido como programa de investigación para la TGS:
• https://www.isss.org/home/
• BERTALANFFY, Ludwig von. (1950). An Outline of
General System Theory. British Journal of the Filosophy
of Science. Vol. I, p. 134-164. Reimp. en General System
Theory. Foundations, Development, Applications. New
York: George Braziller, 1968.
Se considera que un sistema es más que la mera sumatoria de sus
partes.

Fuente: Concepto de Sistema,

https://concepto.de/sistema/#ixzz6mHgitXyw
 Sistemas/SI/SIB

• ¿Que un es un Sistema?
• Sistema de Información.
• Sistema de Información Bibliográfico. SIB
International Society for the Systems Sciences/ ISSS,
http://www.isss.org

Lectura: El Pensamiento Sistémico.

Arnold, R. D., Wade, J. P. (2015). A Definition of Systems Thinking:
A Systems Approach, Procedia Computer Science, Vol. 44, 669-
678, https://doi.org/10.1016/j.procs.2015.03.050. https://
www.sciencedirect.com/science/article/pii/S18770509150028
60
 La TGS:
"Las funciones de mayor importancia son:
1) Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en
varios campos y promover transferencias sutiles de un campo a
otro;
2) Favorecer el desarrollo de modelos teóricos adecuados en
aquellos campos donde falten;
3) Reducir en lo posible, la duplicación de esfuerzos teóricos en
campos distintos;
4) Promover la unidad de la ciencia mejorando la
comunicación entre los especialistas" .International Society for
the Systems Sciences/ ISSS, http://www.isss.org
• Entre los principios desarrollados por la TGS está la teoría
formal conocida como Teoría de la Semejanza o de la
Similitud, por la que se explica la posibilidad de que una
disciplina utilice métodos desarrollados por otra. Además las
relaciones de semejanza de los sistemas permite dividir todos
los sistemas de una disciplina particular en clases de
equivalencia. Cada clase de equivalencia puede ser
representada por un solo sistema -un representante de la
clase-. Todos los resultados que se derivan del estudio de este
sistema pueden, utilizando únicamente las reglas de la teoría
de la semejanza, modificarse de tal modo que sean aplicables
a cualquier miembro de su misma clase de equivalencia.
GUKHMAN, A. A. (1965). Introduction to the Theory of
Similarity. New York: Academic Press.
SKOGLUND, V. (1967). Similitude: Theory and Applications.
Scranton, Pa.: International Textbook.
• George J. Klir definió las características y elementos
de los sistemas a través de distintas disciplinas
como las ciencias naturales, ciencias sociales,
ingeniería, matemáticas, artes..., etc. Compiló
aquellas características que son independientes de
la naturaleza específica de las variables implicadas:
conducta, estados, transiciones, elementos,
acoplamientos, nivel de resolución, etc.
 Características primarias de un
sistema:
• Estas características se pueden completar según Klir
añadiendo nuevas características o combinarlas
entre ellas para definir "sistemas". Identificó las
características primarias de los sistemas como las
que nos son dadas con el problema y las
secundarias como las que hay que localizar. Todos
los sistemas que tengan las mismas características
primarias crean una clase de equivalencia y sientan
las bases para una "metodología General de
Sistemas".
• Una faceta peculiar de la TGS es su terminología. La
terminología de sistemas aunque aspire a ser el lenguaje
propio de la comunicación interdisciplinaria, resulta en
estos momentos una mezcla poco conseguida de lenguajes
utilizados por diferentes grupos. Tal como señala Klir existen
al mismo tiempo varios nombres distintos para un mismo
concepto y conceptos diferentes que tienen el mismo
nombre. Tales ambigüedades son causa de numerosas
confusiones. Además este caos de términos levanta dudas
sobre toda la TGS.
 Terminología:

Hemos seleccionado una serie de términos que nos van a

permitir avanzar y clarificar nuestro estudio de los
Sistemas de Información Bibliográficos, para ello nos
hemos basado en los autores, especialistas de sistemas
que más nos han ayudado en nuestro trabajo y en como
ellos los utilizan.
 Términos apropiados por la
TGS de diferentes disciplinas
• Objeto= Sistema real o subsistema.
• Subsistema= es el objeto de estudio y forma parte de
un sistema mayor en el que se integra.
• Sistema= Sistema conceptual.
• Modelo= relación de semejanza.
• Elementos= variables de un sistema.
• Sistema determinado= Colección de variables,
elementos propios del mismo.
• Nivel de resolución= espacio y tiempo del sistema
analizado.
• Actividad del sistema= línea de conducta, sistema
general temporal, grafo cronológico y clases de
funciones temporales.
• Conducta: relaciones invariantes con el tiempo
entre ciertos tipos de variantes.
• Micro-entorno, medio interno del sistema.
• Macro-entorno, medio externo del sistema.
• Estructura formal, en una organización es la
oficialmente establecida, el esqueleto del sistema.
• Estructura conceptual o ideal es la que podemos establecer
en base a unas necesidades concretas del sistema analizado o
descrito.
• Calidad, es dar conformidad a las exigencias, entendiendo por
exigencias las características de un intercambio a partir del
momento en que han sido acordadas entre proveedor y
cliente, el resultado final es el producto -servicio- que sale al
mercado, este si no tiene defectos -cero defecto- nos
encontramos entonces ante la "calidad total".
• Organigrama, es la representación básica simplificada de la
estructura formal adoptada por la organización. También
podemos representar la estructura informal ideal de la
organización y sus canales de información.
• La guía o el manual de procedimiento, es un documento
básico para el subsistema, donde quedan reflejadas las
funciones atributos y relaciones entre los elementos del
mismo en relación con el sistema y con la organización.
 Mas acerca de la TGS
• Se considera que la Teoría General de Sistemas es: "una teoría
formal (Mesarovic, Wymore), una metodología (Ashby, Klir),
una forma de pensar (Bertalanffy, Churchman), una manera de
mirar al mundo (Weinberg), una búsqueda de la simplificación
óptima (Ashby, Weinberg), una herramienta educativa
(Boulding), un metalenguaje (Lofgren) o al menos una
profesión o ciencia (Klir)“.
KLIR, Gorge J. (1978). Teoría polifónica General de Sistemas.
En: Tendencias en la Teoría General de Sistemas/ L. von
Bertalannfy, W. Ross Ashby, G.M. Weinberg y otros; Madrid:
Alianza, p. 26.
Resumiendo y siguiendo a Klir podemos decir que la TGS es
innovadora y útil como base metodológica en la construcción
del conocimiento por:
Dotar de un modelo de estudio para los fenómenos
individuales del mundo que a su vez permite relacionarlos
entre sí y generalizar modelos estudiados a otros sistemas
semejantes con las mismas variables aplicando los
resultados de fenómenos conocidos y estudiados, a otros
semejantes.
La conjunción de la TGS y la Informática han dado como
resultado una disciplina de suma utilidad a la hora de
implantar sistemas automatizados de gestión en las
organizaciones de todo tipo, industria, empresas, instituciones
públicas, y cómo no, en las organizaciones documentales. El
éxito del método "análisis de sistemas" en el diseño y gestión
de la automatización en las organizaciones, ha llevado a que la
base teórica de la misma, la TGS, prácticamente se la
identifique como disciplina propia de la informática.
La aplicación de la TGS ha resultado una práctica científica de
éxito en algunos campos del conocimiento como la
informática, pero cada vez más se aplica y con éxito al estudio
de otros campos del conocimiento humano.
• En Información y Documentación son cada vez más los
autores que propugnan explicaciones sistémicas para dicha
ciencia. En España, tenemos algunos ejemplos en trabajos
como los de Lluís Codina, donde partiendo de la TGS, tipifica
una tipología de Sistema Documental: un servicio de
información de prensa. Emilia Currás desarrolló también
algunos trabajos de aplicación de la TGS.
• Otro trabajo interesante desde el punto del análisis de los
sistemas informáticos, aplicado a las unidades de
información, es el trabajo de Michael Cooper sobre el
diseño de sistemas automatizados para bibliotecas.
• Nosotros hemos profundizado en las fuentes de la TGS y
reivindicamos dicha metodología de trabajo para la
optimización de los Sistemas de Información Documentales.
 El Sistema de Información
Bibliográfico
• No es casual que el éxito de la TGS haya sido mayor en
disciplinas nuevas como la Informática, o emergentes como
la Documentación Científica y Técnica, donde el contar con
menor bagaje o tradición científica ha permitido una mayor
libertad a la hora de instaurar nuevas metodologías,
abriendo un amplio camino a la investigación y a la práctica
y donde aún queda mucho por decir.
CODINA, Lluís. (1993). Sistemes d'informacó documental:
Concepció, análisi i disseny de sistemes de gestió
documental amb microordinadors. Barcelona: Pòrtic. ISBN
84-7306-999-4.
• O como dice Stielow de una manera más prosaica: "libraries
have an ancient heritage, but librarianship is a new
occupation".
• STIELOW, Frederick J. (1994). Library and Information
Science Research. En: ENCYCLOPEDIA of Library History/Ed.
by Wayne A. Wiegand and Donald G. Davis. New York;
London: Garland Publishing. ISBN 0-82-40-5787-2, p. 338.
Manning P. (2020) Systems and Information Science. In: Methods
for Human History. Palgrave Macmillan, Cham.
https://doi.org/10.1007/978-3-030-53882-8_
Cooper, M. D. (1996). Design of library Automation Systems: file
structures, data structures, and tools. New York [etc.]: Wiley
Computer Publishing.
Currás, E. (1996). Gestión empresarial de servicios de
información, una aproximación sistémica. Revista General de
Información y Documentación, vol.6, nº 2, p. 191-203.
-- (1994). Panorama sistémico del profesional de la información
en los años 2000. Ciencias de la Información, vol. 25, nº 2, p. 89-
92.
Osuna Alarcón, M.R. (1999). La Teoría General de Sistemas y su
aplicación a los servicios de información documentales. Boletín
de la ANABAD, vol.49, nº 3-4, p. 633-641.
 CARACTERÍSTICAS PRIMARIAS DE UN SIB.

1. Objetivo.
2. Financiación.
3. Análisis del sistema. Servicios, organigrama.
4. Usuarios.
5. Fondos documentales.
6. Evaluación y retroalimentación del sistema.

OSUNA ALARCÓN, R. M. (1999). La Teoría General de

Sistemas y su aplicación a los servicios de información
documentales. Boletín de la ANABAD, vol.49, nº 3-4, p.
633-641.
• Luisa Orera define la Biblioteconomía como
"ciencia documental que tiene como objeto el
estudio de la biblioteca, entendida como sistema
de información, su tipología y las distintas formas
de cooperación bibliotecaria, sobre todo las redes y
sistemas".
ORERA ORERA, L. (1997). Concepto de
Biblioteconomía. En: Manual de Biblioteconomía.
Madrid: Síntesis, p.38. (La negrilla es nuestra).
 La planificación de los SIB
• La planificación de los SIB se apoya mucho en la TGS como
antecedente conceptual. Hay muchas formas de enfrentarse
a la planificación de un SIB y todas están orientadas
básicamente al mismo objetivo: interpretar un sistema
complejo y modificarlo de alguna manera. Las
modificaciones pueden llevar a la creación de un nuevo
organigrama con nuevos subsistemas, o que se agrupen
determinadas tareas, o la incorporación de tareas nuevas,
modificaciones leves o más substanciales o simplemente la
necesidad de avanzar y de rediseñar en función de alcanzar
unos determinados criterios de calidad.
 Planificación de un SIB
• Metodología de la planificación:
• El problema. Definir el problema. ¿Que es lo no satisfactorio
dentro del sistema? ¿Los datos de salida no son satisfactorios
por algún motivo? ¿Cual es el objetivo del esfuerzo de la
planificación?
• Aproximación al problema. Entender el sistema y definirlo.
¿Cuales son los componentes del sistema, elementos o
características primarias? ¿Cual es el organigrama del sistema?
¿Como se relacionan los diferentes subsistemas entre sí?
¿Cuales son los límites del sistema que se está estudiando?
• ¿Que opciones existen para mejorar el sistema? ¿Que coste
tienen? ¿Se pueden realizar?
• Solución. Evaluación (teórica) de los cambios y del impacto
sobre la organización.
 Las funciones de dirección
• Según los tratadistas clásicos de gestión: Fayol, Mintzberg y Gulik, son los
siguientes:
• Planificar es desarrollar en un esquema lo que hay que hacer y los
métodos que se emplearán para conseguir estos objetivos.
• Organizar. Establecer la estructura de la organización el organigrama.
• Asesorar al personal. Formación.
• Dirigir, tomar decisiones necesarias y llevarlas a cabo.
• Coordinar, interrelacionar diferentes componentes del sistema.
• Informar, mantener unos canales de información en todas las direcciones
del sistema, abiertos y funcionales.
• Presupuestar, que comprende las tareas de financiación, planificación,
contabilidad y control.
• Y Evaluar añadimos nosotros, para la retroalimentación y mejora del
Sistema
• “Es importante recordar que la estructura organizativa debería
mantenerse tan simple como fuera posible. Las estructuras
demasiado complejas y con muchos modelos de dependencia
hacen que las prioridades queden confusas y por ello conducen
a la organización a perder de vista lo que realmente trata de
cumplir” Peters y Waterman, (1982, 306).
• Fuente: Peters, Thomas J., Waterman, Robert H. Jr. (1982). In
Search of Excellence: Lessons from America's Best-run
Companies. New York, NY. : HarperTrade,

• Es una de las monografías records en la base de datos de la

OCLC: https://
www.oclc.org/research/top1000/monographs97.html
“La estructura mas simple que haga el trabajo es la mejor. Lo que
hace buena a una estructura son los problemas que no crea. Cuanto
más simple es una estructura, menos posibilidades de fracasar tiene”.
(Drucker, 1974, 601).
Drucker, P. F. (1974). Management: Tasks, responsibilities, practices.
New York: Harper & Row.
“Este principio no es nuevo desde la edad media se le conoce cómo la
Navaja de Ockham (a veces escrito Ockam), principio de economía o
principio de parsimonia (lex parsimoniae) es un principio
metodológico y filosófico atribuido al fraile franciscano, filósofo y
lógico escolástico Guillermo de Ockham (1280-1349), según el cual
«en igualdad de condiciones, la explicación más sencilla suele ser la
más probable». Esto implica que, cuando dos teorías en igualdad de
condiciones tienen las mismas consecuencias, la teoría más simple
tiene más probabilidades de ser correcta que la compleja”.
Fuente: Wikipedia (2021) Navaja de Ockham. https://
es.wikipedia.org/wiki/Navaja_de_Ockham
 La anti navaja: existen teorías en contra de la
simplificación, ya que se ha “simplificado
demasiado” Ej.: KISS, pero simplificación es diferente
de simpleza o banalidad.

• El principio KISS (del inglés Keep It Simple, Stupid!:

«¡Mantenlo sencillo, estúpido!») es un acrónimo usado
como principio de diseño.
• El principio KISS establece que la mayoría de sistemas
funcionan mejor si se mantienen simples que si se
hacen complejos; por ello, la simplicidad debe ser
mantenida como un objetivo clave del diseño, y
cualquier complejidad accidental debe ser evitada.
• Simplicidad = cuya técnica es la Simplificación,
método complejo; diferente de simpleza y de la
ingenuidad, (naive).
 Lecturas recomendadas:
• Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación.
ANECA. (2004). Libro Blanco Titulo de Grado en Información y
Documentación. Madrid: Aneca.
http://www.aneca.es/var/media/150424/libroblanco_jun05_doc
umentacion.pdf

• López Yepes, J., Osuna Alarcón, M. R. (coords.).(2011). Manual de

Ciencias de la Información y Documentación. Madrid. Pirámide.

• Stueart, Robert D., Moran, Barbara B. (1998). Gestión de

bibliotecas y centros de información. [Barcelona] : Diputació de
Barcelona, Pagès.
 Justificación del tema 1:
• Necesidad de conocer el análisis sistémico de los
SIB. Definición del área de proceso técnico, donde.
• Necesidad de conocer las Fuentes de información
para el análisis documental. Materia prima del
análisis documental, que.
• Necesidad de conocer los Organismos de
Normalización y las normas, como.