INFORME PORMENORIZADO ENERO A JUNIO DE 2021

OFICINA DE CONTROL INTERNO Y RECURSOS HUMANOS

FECHA: FEBRERO 20 DE 2021
¿Están todos los
componentes
La E.S.E Hospital OCTAVIO OLIVARES, ha avanzado en los mecanismos de implementación de del Sistema de Control Interno,
operando juntos y
estudiando los procesos necesarios para su aplicación en la E.S.E por medio de los componentes, ambiente de control,
de manera
EN PROCESO evaluación del riesgo, se ha terminado de realizar el mapa de riesgos de la E.S.E., actividades de control, información y
integrada? (Si / en
comunicaciones y actividades de monitoreo, sin embargo se encuentran en proceso de articulación y fortalecimiento de
proceso / No)
cada uno de sus componentes, por lo que es importante continuar con la evaluación y mejoramiento del sistema
(Justifique su
respuesta)
¿Es efectivo el
sistema de
control interno Las políticas, procesos y procedimientos, la gestión sistemática de riesgos, los mecanismos de control, verificación y
para los objetivos SI evaluación permanente, así como la aplicación de los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, posibilitan
evaluados? alcanzar las metas y resultados propuestos.
(Si/No) (Justifique
su respuesta):
La entidad cuenta
dentro de su
Sistema de
Control Interno,
con una
La E.S.E Hospital OCTAVIO OLIVARES, ha culminado con éxito la elaboración del Mapa de Riesgo, para fortalecer a nivel
institucionalidad
institucional todo el sistema de control interno, se está organizando la aplicación del mismo, el método de recolección de
(Líneas de SI
información, la aplicación de auditorías internas entre otros.
defensa) que le
permita la toma
de decisiones
frente al control
(Si/No) (Justifique
su respuesta):
 ¿EL
COMPONENTE NIVEL DE
ESTÁ PRESENTE CUMPLIMIENTO ESTADO ACTUAL: EXPLICACIÓN DE LAS
COMPONENTE
Y DE DEBILIDADES Y/O FORTALEZAS
FUNCIONANDO COMPONENTE
?
Fortalezas:
• Las actas de reuniones de comités han
demostrado responsabilidad en el trabajo
al interior de la institución, tanto para
empleados como para contratistas.
• Los comités se encuentran funcionando, se
entregan actas de reunión de forma
periódica.
• Se espera la aprobación del reglamento
interno de trabajo y la aprobación del plan
anual de capacitación.
• Se actualizó el modelo de atención de la
E.S.E Hospital Octavio Olivares.
• Se realizó en plan estratégico del
talento humano.
• Se documentaron los mapas de riesgos
de la Institución
Debilidades:
AMBIENTE DE • Algunos comités no presentan actas
SI 63%
CONTROL de reuniones en el tiempo establecido.
• Implementación del instructivo de
declaración de conflictos a los
funcionarios de la institución.
• Aplicar el mapa de riesgos en la
institución lo relacionado a ello
requiere de dedicación completa.
• Falta articulación del código de
integridad, código de ética y buen
gobierno y principios y valores
Institucionales con los comités de
convivencia laboral, comité de ética,
así como informes de PQRSD.
• Implementación del instructivo de
declaración de conflictos a los
funcionarios de la institución.
Implementación del instructivo de
NIVEL DE
COMPONENTES AVANCE FINAL
ESTDO DE COMPONENTE PRESENTADO EN
PRESENTADO
INFORME ANTERIOR
DEL
EN EL INFORME COMPONENTE
ANTERIOR
Fortalezas:
• Hay motivación para trabajar y
lograr procesos claros y con
resultados según las normas y
lineamientos establecidos.
En febrero de 2021 se empezó a
identificar el mapa de riesgos por
procesos.
• Se formaron el 80% de los comités
institucionales.
• Se organizó y se implementó el
código de ética y buen gobierno,
código de integridad, el manual de
funciones y requisitos fue
actualizado, la plataforma
estratégica se actualizó y se
seleccionaron y socializaron los
valores y principios institucionales.
• Se organizó el manual de inducción y
45% 18%
reinducción
• Se encuentra en proceso el plan
anual de capacitación y la
actualización del modelo de
atención de la E.S.E Hospital Octavio
Olivares
Debilidades:
• la aplicación de las dimensiones de
MIPG se hacen un poco lentas dada
lo poca información necesaria en la
institución para fortalecer todos los
procesos.
• No se han documentado los mapas
de riesgo de la Institución.
• Falta articulación del código de
integridad, código de ética y buen
gobierno y principios y valores
Institucionales con los comités de
 declaración de conflictos a los
funcionarios de la institución.
Fortalezas:
• Dentro de los objetivos del El Plan
de Desarrollo y Plan Operativo, han
sido realizados:
• programa de inducción y
reinducción acorde con las
necesidades del sistema de
gestión de la ESE.
• Se trabaja en un plan de acción
para la realización de jornada
de reinducción a funcionarios
de la ESE (empleados).
• en febrero de 2021 se inició a
EVALUACION DEL clasificar el mapa de riesgos por
NO 20%
RIESGO procesos.
Debilidades:
• Se recuerda realizar seguimientos
a controles que no se están
realizando y aplicar las medidas
necesarias para que se continúe el
proceso de mejoramiento
continuo.
• No se ha realizado evaluación del
riesgo hasta la fecha. El plan fue
elaborado entre mayo y junio, se
realiza el plan de acción para
aplicación del mismo.
convivencia laboral, comité de ética,
y cada uno de los diferentes comités
de la institución, así como informes
de PQRSD
• Implementación del instructivo de
declaración de conflictos a los
funcionarios de la institución.
Fortalezas:
• El Plan de Desarrollo y Plan
Operativo han sido realizados a la
espera de la aprobación y o
modificación del mismo por parte
de la Gerencia para su exposición
al Concejo Municipal.
• en febrero de 2021 se inició a
clasificar el mapa de riesgos por
procesos.
Debilidades:
• no existe a la fecha un mapa de
riesgos de corrupción y de
10% 10%
procesos debidamente
organizado ni implementado,
situación que pone a la
Institución en un escenario no
favorable para los entes de
control.
Se recuerda realizar seguimientos a
controles que no se están realizando
y aplicar las medidas necesarias para
que se continúe el proceso de
mejoramiento continuo.
 Fortalezas:
• Se empezaron a realizar auditorias
sobre el primer semestre del año
2021, se dio inicio a SIAU.
• Se están documentando los
informes mensuales en la página
web de la ESE, de a poco se avanza
dada la mucha ocupación del
personal encargado en el diseño de
la página web.
ACTIVIDADES DE
NO 18% • -2%
CONTROL
Debilidades:
• Falta socialización del manual de
funciones y responsabilidades
• manual de proceso que ayude a
seguir lineamientos institucionales
en construcción, no ha referente
de calidad para ello.
DEBILIDADES:
• No se cuenta con la política general
de seguridad y privacidad de la
información y seguridad digital, y
el manual de políticas de seguridad
de la información.
• Se recomienda tomar las medidas
necesarias, para establecer las
INFORMACIÓN Y políticas de seguridad de la
NO 0%
COMUNICACIÓN Institución.
• Aunque el proceso de
comunicaciones y medios tiene
documentados política de
operación, procedimientos,
manuales y formatos para el
manejo de la comunicación
interna, continúan sin actualizar las
políticas de operación de todos los
Fortalezas: Existe Manual de
Funciones Actualizado a la fecha del
31 de enero de 2021.
Debilidades:
• Falta socialización del manual de
funciones y responsabilidades
• No existe un manual de proceso
que ayude a seguir lineamientos
institucionales.
Faltan realizar auditorías 20%
independientes por parte de La
oficina de control interno para
verificar el grado de cumplimiento de
la información interna y externa legal
de cada uno de los procesos.
FORTALEZAS:
DEBILIDADES:
• No se cuenta con la política
general de seguridad y privacidad
de la información y seguridad
digital, y el manual de políticas de
seguridad de la información.
• Se recomienda tomar las
0% 0%
medidas necesarias, para
establecer las políticas de
seguridad de la Institución.
• Aunque el proceso de
comunicaciones y medios tiene
documentados política de
operación, procedimientos,
manuales y formatos para el
manejo de la comunicación
 procesos teniendo, los cuales no
tienen cuenta la administración de
la información (niveles de
autoridad y responsabilidad).
DEBILIDADES:
• Continúa el comité de Gestión
desempeño y Calidad sin un
Rumbo claro.
• Los lideres de comités dan cuentas
de actas de comités, dentro de las
cuales en la mayoría de los casos se
hacen levantamiento de actas sin
MONITOREO NO 0%
contar con el 50% de participación
de sus integrantes.
• Existe demora para la entrega de
actas de comités y los informes de
los mismos.
interna, continúan sin actualizar
las políticas de operación de
todos los procesos teniendo, los
cuales no tienen cuenta la
administración de la información
(niveles de autoridad y
responsabilidad).
• según las dimensiones de MIPG,
a la fecha existe el comité de
control internos, desempeño y
calidad, pero no se nota acción ni
participación en el mismo.
• alta dirección gestiona con los
responsables de los informes de
seguimiento realizados por la
oficina de control interno, a los
diferentes comités, que den
respuesta o tramiten el plan de
mejora según corresponda, sin
embargo, no se tiene alcance al
100%.

NOTA:

los procesos de Control Interno se realicen se realizan de forma tal que la totalidad de los controles que se hacen no culminan o se
atrasan de manera prolongada, dada la ocupación del encargado en otras áreas como son: contratación, uso de plataformas como SIA
OBSERVA ( se está adelantando la documentación que falta del año 2021 y se encuentra al día con el mes de junio) y SECOP.
Se observa también que hay funcionarios de planta que no cumplen con lo dispuesto en la Resolución 026 de junio de 2020 sobre la
JORNADA LABORAL ORIDINARIA Y HORARIOS DE TRABAJO, hay ausentismo no cumplimiento de horarios establecidos, razón
suficiente para abrir procesos disciplinarios o deducciones por incumplimiento del mismo.
La situación anterior también a plica a contratistas que no cumplen con todo lo pactado en el contrato, en especial aquellas funciones
de liderar procesos o comités y siempre y cuando le sean requeridos por la Dirección de la E.S.E Hospital Octavio Olivares.
DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ CIFUENTES
Jefe de Control Interno y Recursos Humanos
ESE Hospital Octavio Olivares