¡

4
RUZ

a
CAPÍTULO 1
a En

INTRODUCCIÓN
PELI

A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

RANAA

Actualmente las empresas se enfrentan a un entormo comercial progresi-

vamente más complejo y difícil. El mercado requiere respuestas cada vez más rápidas
en un mundo donde los cambios resultan impredecibles, las situaciones evolucionan
con mucha velocidad, los problemas requieren un conocimiento mayor de una
cantidad elevada de factores que se interrelacionan entre sí de forma compleja,
internet supone una fuente constante de cambio y aceleración de capacidad de
SRL

respuesta, etc. Todos estos retos acentúan la necesidad de contar con sistemas que
permitan un manejo ágil y rápido de la información. En definitiva, nos encontramos
inmersos en el siglo XXI y en la Sociedad de la Información.

Ante esta situación, la empresa debe adaptarse ajustándose a formas de

organización más eficaces. Así, sus directivos han de buscar la estructura organizativa
que resulta más adecuada para los objetivos que se quieren lograr y para responder a
los retos que supone un mercado como el actual en el que la rapidez de los cambios se
incrementa constantemente y la competencia es cada vez más dura y global. La clave
del éxito reside en la capacidad para que todos los elementos de una empresa
funcionen de manera coordinada en la consecución de los objetivos fijados. Por ello
sus componentes deben estar siempre centrados en la mejora de la competitividad y la
rapidez de maniobra y disponer de la información adecuada para actuar y tomar las
mejores decisiones. En resumen, las organizaciones deben crear sistemas - - de
información apropiados para un manejo eficaz de la información.

Antes de ofrecer una definición del concepto de sistema de información,

comenzaremos este capítulo definiendo los términos que lo constituyen: sistema e
información.
 de y
2l
NN
A2 TM " rm

4 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFOR

MÁTICAS DE GESTIÓN
ORA-MA
ORAZMÁ CAPÍTULO
] 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 5
a

1.1. EL CONCEPTO DE SISTEMA

Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para estudiar na
La palabra sistema se emplea actualmente en manera en que las empresas u organizaciones, que constituyen sistemas, manejan 1
muchos ámbitos distintos: se
habla de sistemas eléctricos, sistemas moneta información necesaria para su funcionamiento. Para este estudio nos basamos pe só o
a e

rios, sistemas de seguridad, el sistema

solar e, incluso, de sistemas de juego en equipo
AA

s de fútbol. La razón es que, al igual en la definición de sistema sino en todas las técnicas creadas para el análisis os
IL

que lo ocurre con otras palabras como conjunto!, mismos. Nos centraremos principalmente en el llamado enfoque sistémico o teoría
el término sistema se emplea para
designar un concepto, una herramienta genérica
1

que se puede emplear para explicar o general de sistemas” (véase el recuadro aparte).
analizar mejor cómo es o qué ocurre en una
determinada área social, económica,
física, etc. El diccionario de la Real Academia Españ
ola nos dice que sistema es “un
conjunto de cosas que, relacionadas entre sí ordenadamente,
contribuyen a un 1.2. CONCEPTO DE INFORMACIÓN
determinado objetivo” [RAE, 2001]. A partir de
E

esta definición, podemos identificar

cuáles son los principales elementos presentes en cualqu Cuanto más grande y complejo es un sistema, más importante es la
ier sistema:
comunicación de información entre sus componentes, ya que se deben coordinar para
» Los componentes del sistema. la consecución de su objetivo. Disponer de la información adecuada signif ca po er
* Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura tomar las decisiones más apropiadas para cada situación. Pero ¿qué enten: emos -
del sistema.
+ El objetivo del sistema, información? Muchas personas. incluidos los directivos de empresa, confunden los
datos con la información. Tratemos de aclarar las diferencias entre ambos conceptos.
En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos
elementos. En el
sistema circulatorio del ser humano podemos determ Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos,
inar sus órganos constitutivos
(corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones transacciones, etc. [LUCEY, 1991]. Por el contrario, la información implica que Los
entre ellos (el corazón bombea sangre
hacia las arterias que están dispuestas según una datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o siguilcalivos para 2
determinada estructura, etc.) y el
objetivo (asegurar el suministro de sangre a receptor de los mismos. En cierto modo, los datos se pueden considerar ama a na
todo el cuerpo). En todos los sistemas
también podemos identificar otros elementos prima para obtener información”. Debemos aclarar que por procesamiento enten a s
importantes para comprender cómo son
y cómo funcionan: la actividad de situar los datos en un contexto determinado o complemen! :
significado cuando está incompleto. Por utilidad o significación, apoyánconos o a
+ El entorno del sistema: Aquello que lo rodea, dentro psicología de la conducta”, queremos decir que la información estimula a la acci ny
del cual está ubicado.
* Los límites del sistema: La frontera entre lo que que su valor reside en que permite decidir mejor, ya que la decisión es el paso previ
es el sistema y lo que
constituye el entorno. para toda acción. Veámoslo con un ejemplo:

En el caso del sistema circulatorio de los humanos, Enfoque sistémico

el entorno donde se
localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la
membrana o el límite de cada uno
de sus órganos con el resto del cuerpo que no perten Se denomina enfoque sistémico u holístico a la manera de estudiar o analizar
ece al sistema. Evidentemente,
cuando en la definición de sistema hablamos de sistemas adoptando una visión global de los mismos, _que se pe E
relaciones hemos dado especial
importancia a las existentes eritre los componentes del progresivamente mediante una descomposición de arriba abajo (véase la! igura E
sistema, porque son las que
permiten considerarlo como una unidad, las que asegur Se comienza por concebir todo el sistema como una caja negra, en la que só
an su cohesión. Sin embargo,
también suelen existir relaciones entre el sistema podemos distinguir las entradas y las salidas pero no su interior, Una vez identif cados
o sus componentes y el exterior
repres entado por el entorno (el sistema nervioso los límites del sistema y su relaciones con el exterior, se pasa a describir su interior
envía órdenes al corazón para
modificar sus latidos). Estas relaciones con el abriendo la caja negra del sistema. Se identifican grandes cajas a, o
exterior suelen conocerse como entradas
y salidas del sistema? subsistemas, y las relaciones que los ligan entre sí. Para ello, consideramos a cada

3 Al igual que existe una teoría de conjuntos, con técnicas y conceptos ospecíficos (por
jemplo, j inclusión,
i i aplicación,
pertenencia, icaci i los conjun
etc.) para estudiar juntos de cualquieri tipo. .
conjunto musical, conjunto de prendas de vestir eo Existía un nivel superior en esta jerarquía: el conocimiento. En pd a. trabaja con
políticas, por ejemplo o conjunto de fuerzas
i Orma: ión relacionada entre sí que aporta un valor adicional
ici a la comprensión
sión de una situación.
* Los sistemas que se relacionan con el exterior ” Ss La teoría de la conducta es el resultado de una escuela de trabajo en psicología, centrada en el
se denominan sistemas abiertos.
análisis del comportamiento.
 QRA-MA ' GRAMA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORM ACIÓN 7
6 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN

subsistema como una caja negra de la que no nos interesa su interior sino sus entradas que la cita con el dentista es mañana a las 19 horas y 52 minutos, podemos
y salidas. El proceso continúa descomponiendo cada susbsistema en otros menores decir que tenemos información. Hemos necesitado un procesamiento,
hasta que los componentes son tan simples que se pueden estudiar al completo sin completar su significado o situar en un contexto, para que los datos sean
an
; significativos y podamos tomar decisiones: saber si debemos ir a
problemas. Esta manera de trabajar, que surgió con fuerza en los años treinta y|
cuarenta”, se conoce coloquialmente desde entonces como “Pensar globalmente y ! a de cumpleaños o" si podemos quedar mañana para ir al cine. No
actuar localmente”. Así se consigue conservar una visión de conjunto que evita lo que, | ¿ o rante, la información depende mucho del contexto: “2600661” también
también popularmente, se expresa como el problema de que “Jos árboles impidan ver ! BS ría significar que Hn viaje cuesta 260,664 euros y “Mañana 1952” podría
el bosque”. informar de que mañana una acción de la empresa X se cotizará a 19,52
euros. >
de sistemas
Esta estrategia de análisis permite dominar la dificultad de estudio

o
: »
"grandes
Figura 1.1). Este s,enfoque
y complejo es domuycadaútilvezpara
estudian desarrolcantidad
una elpequeña de detalles
lo de aplicaci softwarela
ones (véase | 1.2.1. Canti
Cantidad de información
grandes o complicadas, ya que pe ite descomponer el trabajo en tareas ! , ,
programación concretas, tal que cada una de ellas puede ser realizada con garantías de po, Para estudiar mejor la información, Claude Shannon, de los laboratorios Bell,
éxito
A por un individu o. Los :analistas y diseñadores de software son los encargados de] creó, después de la Segunda “Guerra Mundial, una teoría matemática de la
descooatclón | comunicación En ella, la información que se comunica se define en función del
conjunto total de mensajes que se pueden enviar. En el nivel más básico del entramado
matemático de Shannon, todos los mensajes tienen la misma probabilidad de
producirse o enviarse. La comunicación más elemental consiste en el envío de una de.
dos posibles alternativas: “verdadero”. o “falso”, “sf” o “no”, etc. La cantidad de
' información que se transmite al comunicar a'alguien una de las alternativas se basa en
¿ la eliminación de la incertidumbre de cuál de las dos se recibirá. A esta cantidad de
+ información la denominamos bit. Cuando existe la posibilidad de enviar no dos sino
] una cantidad n de diferentes mensajes equiprobables (con una misma probabilidad p =
A

l 1/n), la cantidad de información 7, medida en bits, que se comunica cuando se envía

*: uno de los n mensajes es:

1= logs n = log» Up.

A

Empleando esta fórmula podemos observar que la cantidad de información al

enviar uno de dos posibles mensajes equiprobables es:
A

I= log), 2 = 1 bit.
_Figura 1.1 El enfoque sistémico de análisis
| Así, en el caso de enviar una letra de las posibles 29 existentes en el alfabeto
, de número s o de caracteres. Por Per] era
español, ive
suponiend ol que es igualmente probable el envío de una de ellas, la cantidad
, p mente series
Los datos pue den ser simple 4
“260664” ó “Mañana 1952”. Estos caracteres O números, por sí
ejemplo.
s no significan nada.
mismos, no constituyen información. ya que para nosotro
O

que “26066 4” simboli za la fecha de nacimiento I=1logz 29 = 4,85 bits.

Sin embargo, si nos indican
quiere indicar
(26 de junio de 1964) de una persona o que “Mañana 1952”
Norbert Wiener trabajó sobre la teoría de la información y los sistemas a través de su
A/A

gracias alos trabajos se L. Von concepto de cibernética (N .Wiener, Cybernetics or Control and Communication in the Animal and the
6 La teoría general de sistemas encontró su mayor difusión
AAA

relevanc ia, el libro ad Te o a Machine, Jobn Wiley aud Sons, 1948). Claude Shannon publicó por primera vez su teoría de
suyas anteriore s de gran la
Bertalanffy. Aunque existen obras Theory: Foundati ons, información en 1948 (C. E. Shannon. “A mathematical theory of communication, Bell System
impacto. General Systems Technical
continuación es uno de los que han alcanzado mayor Joutnal, 1948, pp. 379-423, 623-659) y la consolidó en un libro junto a W Weaver en 1962.
1968.
Development, Applications, George Brazillier, Nueva York,
 ORA-MA ora CAPÍTULO 1: : INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
8 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN MA
——— 9

mensajes, las técnicas para la codificación de informació : la

También podríamos decir que la cantidad de información de un mensaje, ación, los códigos óptimos, los
simétricos, los asimétricos, etc. [DAVIS, 1974].
según los supuestos anteriores, sería equivalente al número medio mínimo de dígitos
binarios (cero/uno) necesarios para codificar todos los posibles mensajes a enviar.

Por supuesto, la teoría matemática de la información incluye estudios más 1.2.2. Calidad de la información
sofisticados para el análisis de otros aspectos. Así, en el caso en el que existan A
mensajes que no son equiprobables (cada uno cuenta con una probabilidad p; de Sin embargo,
argo, aa pesar
p de la im portancia
ci del enfoque cuantitati
itati vo, esta m:
producirse), la fórmula para el cálculo de la información es la siguiente: de medir la cantidad de información no debe hacernos olvidar que es más
importante
la calidad de la información que su cantidad. Llamamos calidad de información
al
conjunto de cualidades que, además de la capacidad de disminuir la incertidumbre.
1-3 pyl0g[ y,,) ayudan al receptor a tomar la decisión más ventaj
siguientes [LUCEY, 1991]: ntajosa. Estas propiedades son las
Así, si sabemos que la probabilidad de errar un blanco en el disparo de un
arma es del 25%, la cantidad de información que recibimos cuando nos dicen que + Es relevante para el propósito de la decisión o el problema considerado. Si
hemos acertado en el objetivo es de 0,81 bits ([ ='% - log4 +%- log 4/3). La queremos decidir si vendemos o no acciones de una empresa
errado. Sin es
cantidad de información sería la misma que si nos dijeran que hemos irrelevante la información de la clasificación de la ligaiga ital
itali
embargo, ¿qué ocurre si la informaci ón no es definitiva? Es decir, si aún queda por muy exacta y completa que sea. . tana de Fidel
incertidumbre cuando ha llegado el mensaje. Por ejemplo, nos indican que según los
disparo, existe un 50% de posibilida des de haber acertado en el. ; | S a : -
observadores del a emente precisa, es decir, exacta con la realidad, para que se
blanco. La solución para medir la cantidad de informaci ón está en el concepto de
Onviene resaltar que, en la realidad, no existe la
entropía. precisión absoluta sino niveles de precisión: un mayor nivel exige un
mayor coste en la recogida de la información. Para una operación de
La entropía H mide el grado de desorden o incertidumbre de un sistema. Para bolsa, no se puede ofrecer informes de cotizaciones cuyos valores no sean
es
la información, la fórmula de cálculo, muy parecida a la presentada anteriormente, coherentes con los reales o estén redondeados a la centena (lo que implica
la siguiente: que los valores 1501 y 1596 aparecen como 1500). ,

H Y P; log »,,) . Eslo suficientemente completa para el problema. Lo ideal es poder contar
con toda la información relevante para la decisión, pero esto nunca ocurre
en el mundo real. Lo importante es que la información sobre los elementos
lÉ La información se cuantifica entonces recurriendo al cálculo de la disminución clave sea completa, Así, es fundamental para decidir la compra de un
de incertidumbre en el sistema, es decir, haciendo la resta entre la incertidumbre
|
determinado coche conocer, al menos, su precio y sus principales
existente antes de llegar el mensaje y la que queda remanente después del mismo. En características técnicas (cilindrada, consumo, etc.); aunque lo.ideal sería
el caso anterior, la solución sería: contar con una lista de todas sus piezas y las marcas correspondientes, un
informe de todos los concesionarios de servicio técnico, etc.
. Hbrevia =4- logz4 +% logo 4/3 = 0,81 bits
e Hbosterior= Ya> log22+Y2+ log21/2=1 bit Se comunica a la persona adecuada para la decisión. De nada sirve enviar
. [= HBbrevia ” Eposterior = 7 0,19 bits" magníficos informes bursátiles a una persona que no tiene dinero para
invertir o mandar un informe ll eno de ecuacion
í es diferenc
] iales
, a qui
Evidentemente, la teoría de Shannon (y la teoría de la información en general) sabe ni sumar. 4 moro
es muy amplia e incluye otros conceptos importantes como la redundancia en los

II
8- Curiosamente, la cantidad de información recibida puede ser negativa, ya que resulta más 9 :
incierto tener una probabilidad igual de acertar o no en el blanco (50%) que la información anterior al la precisión. La necesidad de que que lala información
informaci ;
esté actualizada es uno de los factores que contribuyen a
mensaje (más probable acertar que errar). -
 GRE-MA
10 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN € RA-MA CAPÍTULO 1: : INTRODUCCIÓN A.LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 11

+ Se comunica a tiempo para que pueda ser útil. Es inútil saber el número (conocidas por las siglas TI'”. Sin embargo, los sistemas de información existen
del gordo de lotería después de realizarse el sorteo si lo que queremos es desde el mismo día en que se creó la primera organización humana'': una
estructura
decidir qué billete comprar. compuesta por un conjunto de personas distribuidas en departamentos o funciones
con
an a de división del trabajo y coordinación [DEPABLO, 1989]
un
+ Llega al nivel de detalle más adecuado. No es bueno que llegue cipios
del siglo XIX la Revolución Industrial cambió el '
1
informe de muchas páginas para explicar a una persona poco preparad a PA de a en la artesanía (cada empleado fabricaba un producto
va a hacer sol. Tampoco es recomend able que principio nal) por la especialización yy la la división
simplemente que mañana divisi del traba j
alguien que debe tomar una seria decisión de inversión de muchos empleado construye la parte del producto en cuyo desarrollo está cspocialirados,
ls
millones reciba una hoja con una sola frase por toda explicación de la Ni en a Organizar un sistema para que los distintos departamentos o
operación. es as se coordinaran entre sí mediante el intercambio de inf ió
tiempos la gestión de la información sólo podía apoyarse en herramientas el aa
+ Es comprensible para el receptor. La información que llega escrita en un como el papel, el lápiz y los archivadores. A principios del siglo Xx, el ol da
es
idioma que no se conoce o que emplea una terminología desconocida complejidad de las empresas hizo que la gestión de la información tuviera que
poco útil para decidir apoyarse én sistemas que contaban con una multitud de “oficinistas” o “adminis-
trativos que manejaban ingentes cantidades de impresos, fichas, correspondencia, etc.
ES ayuda que algunos medios manuales (considerados los más sofisticados de
Ñ on
1.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN as escribir, calculadoras mecánicas, perforadoras de papel, etc.) y
entos que simplificaban el trabajo repetitivo ití, trolay
grande o pequeña, necesita una infraestructura para poder flujo y el almacenam
c iento de información. ; Es 1 a típica imagen
i de
de los cemplendos con
los empleados
Toda empresa,
en una red de A realizando sobre papel multitud de tareas repetitivas de contabilidad o
desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele descansar
desarroll ar y que, entre otras, incluye las siguiente s: nt sración. Todos estos elementos constituían auténticos sistemas de información
funciones que hay que
y formaron la infraestructura administrativa sobre la que se edificaron muchas de las
dinero, a grandes empresas y organizaciones actuales.
+ Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del
través de la función (o sistema) contable y de gestión económic a.
A a p implementación actual de sistemas de información de las
la pro
+ Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que el empleo de TI sofisticadas (y especialmente el apoyo en
nómenos tan poderosos como Internet) no debe hacernos olvidar el concepto
empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas.
original que subyace en ellas. Sin embargo, no es tan sencillo dar una defini ió
totalmente satisfactoria de sistema de información. Por ello, lo primero que haremos
+ Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: Se trata de
es analizar las diversas definiciones propuestas y ofrecer un resumen de los disti
la función o departamento de producción. :
términos relacionados con el tema. IS
Pero es muy difícil que todas estas funciones y actividades se puedan realizar
con eficacia sin coordinarse entre sí mediante la gestión y la intercomunicació
n de 1.3.1. objetivo
Definiciones
de sistema de informa
¡ ió basadas en su
ción
información de buena calidad Por ello, las organizaciones incluyen una
necesarios para :
infraestructura para coordinar los flujos y los registros de información
de negocio
desarrollar sus actividades de acuerdo a su planteamiento o estrategia 0 la todos los tipos de comunicación y de informaciones que fluyen por la
denomina sistema
[ANDREU et al., 1991], que dedicado a este cometido es el que se p: pueden tener importancia para su funcionamiento. la casi totalidad de
ra de los
de información de la empresa. Este sistema es tan necesario como cualquie
etc.)
otros nombrados anteriormente (ventas, comercialización, producción, 10
A o pai ==> da informática, las tecnologías de comunicación y cualquier
Hoy en día, cuando se piensa en un sistema de información, la mayoría de las los que pueda presentarse. También se usan as si
glas
E en cualquierade los formatos en
(Tecnologías de la Información y de las
e instrumentos Comunicaciones) o NTIC (Nuevas TIC)
personas suele concebir una imagen repleta de ordenadores, programas
sofisticados pertenecientes a lo que se suele llamar tecnologí as de la información
O ea Ializados (sistemas de mumeración y cálculo, comunicación y
glpolos, romanos, etc.) con el propósito de administrar sus
reinos, imperios y territorios.
 ORA-MA ERA -MA
CAPÍTULO 1: : INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
12 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN 13

definiciones de sistema de información se centran en la información formalizada. 1.3.2. Elementos de un SI

Muchos autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la limitación para
Para comprender mejor r el conce: pto de SI, debemos también
estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de la información informal i conocer 1
(rumores, diálogos personales o por teléfono, etc.) de forma cohesionada y global. elementos que lo componen. Existe unanimidad en la bibliografía sobre SI en designar
ntes de i oa
7 compone
como ponen un sistema a los siguientes [DEPABLO, 1989] y [ALTER,
Hecha esta salvedad, comenzaremos por resaltar que las definiciones más
empleadas de sistema de información (concepto habitualmente conocido por las
siglas. SI?) subrayan, ante todo, su objetivo (para qué) más que lo que es o cómo es. , * Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen

ATI AS
et al
En este sentido, una de las definiciones más completas es la ofrecida por R. Andreu
ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen
funcionamiento de la empresa. Los directivos y los técnicos de
al. [ANDREU et al., 1991]. Inspirados en ella podemos decir que un Sl es:
organización suelen marcar unas guías o procedimientos básicos para
Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos coordinar a los distintos elementos de la compañía. Pero no todas las
según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y acciones pueden regularse so pena de hacer demasiado rígido (y por lo

IA
estructurada
distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de tanto. poco eficaz) el trabajo. En las actividades no reguladas suelen
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes
existir, no obstante, prácticas habituales para llevar a cabo dichas acciones
(decisiones), para desempeñar su actividad.de acuerdo a su estrategia
de con una mínima eficacia. El SI existe porque debe dar un soporte a la
negocio. gestión de información necesaria para estas formas de trabajar.

Debemos aclarar algunos puntos de esta definición para comprenderla en su + La información. Es el elemento fundamental del sistema y su razón de ser.
sono adaptar a las personas que la manejan y al equipo disponible
totalidad. Cuando se habla de que los datos deben estar adaptados a las necesidades de
n los procedimientos de trabajo que la empresa ha
la empresa significa que deben reflejar la percepción de la información que tienen las cread '
que los utilizan para su trabajo. También se enfatiza que tanto las actividades se realicen de forma eficaz. IS
personas
operaciones diarias (por ejemplo, atender un pedido de un cliente, facturar una venta,
, +. Las personas 0 Usuarios. Se trata de individuos o unidades de la
etc.) como las actividades de dirección y control, basadas en la toma de decisiones
organización que introducen, manejan o usan la información para realizar
requieren información para su realización y deben ser atendidos por el SI. Por último,
sus actividades en función de los procedimientos de trabajo establecidos.
cabe destacar que el sistema debe estar al servicio de la estrategia de negocio de la
empresa, ya que sólo es un elemento más que ésta emplea para conseguir sus
+ El equipo de soporte para la comunicación, el procesami
- Objetivos.
almacenamiento de información. Constituye la parte más visible del SY a
1989], [MURDICK, realidad física y tangible, Este sistema físico puede incluir elementos de los
Por el contrario, otras definiciones de SI [DEPABLO,
más. variados niveles tecnológicos: papel, lápiz, máquina de escribir
1988] y [LUCEY, 1991] destacan que el objetivo es proporcionar información de
archivadores,
calidad. Por lo tanto, el objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en
ordenadores, cintas magnéticas, etc. Posteriormente
de la organización, mediante el suministro de la información hablaremos de la relación del sistema físico de soporte del SI con las TL.
todos los niveles
adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar
Podemos representar a los elementos del SI dentro de un dibujo donde se
oportunos, y con el formato más útil para el receptor.
destacan las relaciones que se establecen entre ellos (véase la Figura 1.2, inspirada
en
E 1992)). El SI, como ya se ha comentado, debe estar al servicio de los
Tras analizar el objetivo del SI a través de algunas de sus definiciones,
y la ol Jetivos generales de la empresa Para lograr dichos objetivos, idealmente,
pasaremos a conocer algo más sobre los elementos que lo constituyen (el qué) la
organización y sus individuos adoptan las maneras de trabajar que resultan más útiles
estructura que los cohesiona (el cómo).
y eficaces. Estas prácticas de trabajo marcan:

. E información se necesita. Por ejemplo, se requiere saber el NIF de un

cliente antes de pasar a facturar los productos o servicios pedidos.

12 En inglés, las siglas son IS que corresponden con la expresión Information Systems.
 | INFORMACIÓN _15
ORA-MA URA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE
14 AN -ÁLISIS YDISEÑ
s O DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN

. parco
Ó implic
cue debe adas asumir
poder la as.
las person Laa factur
person utiendeprovoc
que ación la tarea. trabaj,o
a un Además » Por último, evidentemente, los procedimientos deben acomodarse al equipo
o tecnología existente. Por ejemplo, no se pueden cumplir determinados
conto los :
plazos si los medios no son lo bastante rápidos porque no se dispone de un
imi os
los procedimient una cierta discipl ina de acción. que
marcan p lector de código de barras y hay que marcar todos los productos a mano.
trabajadores deben respetar.
ñ
se precisi a para un trabajoj eficaz. En pequeños negocios,ios, la
+ Qué equipo 4.3.3. Estructura de un SI
correc tament e de forma manual , con
Paca] se puede gestionar
de
impres y bolígrafo. En otros ámbitos es imprescindible el apoyo
os informáticos
sistemas o de TI sofisticadas. o Aunque la estructura de los SI depende totalmente de la empresa u
organización concreta a la que pertenezca, se puede identificar una base común que es
bastante típica en la mayoría de las empresas. La estructura de casi todas las empresas
vos se puede describir bastante bien mediante una pirámide'* (véase la Figura 1.3) en la
OBJETI que se puede distinguir una jerarquía de diversos niveles de actuación y gestión:
L_—

+ Operacionesy transacciones. Este nivel incluye el procesamiento de las

Procedimientos
y prácticas de trabajo
actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que
afectan a la organización. facturación, pagos, entrega de productos, etc.
Las transacciones constituyen la mayor parte de las actividades cotidianas
L o : Equipo y suelen contar en todas las empresas con características similares [SENN,
[totor ación | Personal | (uo sólo TI) 19927:

— Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden

: describir en detalle. o
¡ .2. Los elementos del SI y sus relaciones
— Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales.
A
Pero las relaciones también funcionan en sentido inverso. Los — Eayamgranivolamen detransacciones:
procedimientos'? se deben adaptar a los elementos disponibles: — Existe una gran similitud entre transacciones.
+ Así, no pueden implicar el uso de información de la que no se puede Los procedimientos de procesamiento de transacciones se suelen
disponer. Por ejemplo, no se puede exigir que los informes de cl denominar procedimientos de operación estándar, y describen tanto la
eléctrico de la oficina se desglosen por despachos st se carece rutina de pasos a seguir normalmente como lo que hay que hacer en caso
contadores individuales para conocer dicha información. de ocurrir algo excepcional. Por ejemplo, en los terminales de venta a
cajas de los grandes almacenes, se comienza por marcar el código de los
manera de actuar a la
+ Las prácticas de trabajo obligan a adoptar una cierta artículos comprobando su precio, después se marca el número “del
s de las personas
gente pero deben, a su vez, adaptarse a las característica vendedor y si el pago se hace con tarjeta, se debe pasar ésta por el lector
implicadas para ser PA pd de o ii des ANNy
magnético a a PEAla firma. En caso de firma sospechosa, se anula la
ritmos a , (ate e
ados soporten Pp J3 p
aparte
ps En ) so pena de ver disminuir la calidad y la producción,
e El nivel operativo de dirección se preocupa del análisis de los resultados.
A esencialmente respecto de los recursos (dinero, tiempo, personal, ' etc.)
—o
iscipli 1 ineering: reingeniería de procesos de
es
ción y pospone r los cambios que permitan mayor 14 La anchura de la pirámide indica la cantidad de personas en cada nivel jerárquico. Arriba
negocioo) e e Ls- cesos d e cemiza % E mismos) [ [HAMMER Y
; de loss mismos) más bajos, ya que ahí se supone una menor población de directivos (niveles altos) que de empleados
rsestrecha,
E el posible soporte informático
A z men en los mismos (incluido
€ » Ñ
16 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INPORMÁTICAS DE GESTIÓN ORA-MA ORA-MÁ CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 17

consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de concreto (que se suele detectar gracias a algún informe de excepciones).
consecuencias limitadas (reprovisionamiento de materiales, ordenación de Por ejemplo, cuando los costes de un departamento se disparan, se
la producción, etc.). Se suele trabajar con información procedente del puede pedir un resumen de gastos corrientes desglosado por partidas
registro de transacciones cuyas características son: específicas (teléfono, electricidad, etc).

Es repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.). El manejo de información se centra en la información tanto periódica y
— Centrada en el pasado (resultados históricos). rutinaria como excepcional y de necesidad inmediata. Se trabaja con el propósito de
Con datos originados internamente. descubrir algo nuevo en los datos, no sólo lo evidente, siempre actuando sobre

SAS APA
Los datos cuentan con un formato bien estructurado. información resumida (habitualmente estadísticas) y de naturaleza comparativa más
Los datos son detallados y precisos. que descriptiva. Las fuentes de datos son tanto internas (de las transacciones) como
externas (por ejemplo, para comparar los resultados con lo que ocurre en otras
compañías).

OVA
INF.RESUMIDA Y
ABSTRACTA, DE
ÁMBITO MÁS + El nivel estratégico de dirección trabaja con plazos largos (mínimo 3-5
GENERAL
años) para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe
. e / LARGO PLAZO:
$ ">35 AÑOS seguir la empresa en el futuro. La información que se maneja debe aparecer
en un formato muy resumido, con el objetivo de predecir qué será lo mejor

los MIS y DSS (ElS)

5% Estratégica
2 SS para el éxito futuro de la compañía. Se incluyen información en formatos
COMPRIMIR
Y RESUMIR

ES, Dirección táctica 1AÑO muy variables y de las fuentes externas más inesperadas. Las decisiones
que se deben tomar en este nivel están poco formalizadas y tienen un fuerte
componente subjetivo.
va
$ Dirección operativa %
INFORMACIÓN S Podemos resumir el ámbito de actuación de cada nivel de dirección con el
DETALLADA Y Y / y] YA ejemplo reflejado en la Figura 1.4.
ESPECÍFICA ] .
Sistema de transacciones
Plan
A]
A]MS Plan general de urbanismo

Figura 1.3. Estructura de pirámide de la empresa y ámbito del SI

+ El nivel táctico de dirección se suele preocupar de la asignación efectiva

de recursos a medio plazo (suele ser típico actuar a un mínimo de un año Plan táctico
vista) para mejorar el rendimiento de la empresa. Habitualmente se
concentra en el análisis de informes de los tipos siguientes [SCHULTHEIS
y SUMMER, 1989]:

- Resúmenes con medidas estadísticas: Media de .ventas por

departamento, total de horas extras, etc.
Planificación de
- De excepciones: Aquellos departamentos que han consumido más de la USA [5 0] a al | Planos de una urbanización
media, centros con pérdidas, etc, ] Una casa

— Específicos, que no se habían pedido antes, y que los directivos Figura 1.4. Ejemplo de los distintos niveles de decisión
necesitan normalmente con rapidez para resolver un problema muy
 18 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN ORA-MA ORA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN _19

Existen dos grupos principales de flujos de información en la empresa: de entrada, salida o transformación de datos, en su grado de personalización y de
horizontales (para la coordinación) y verticales (basados en la jerarquía). En extensión (aplicación horizontal interdepartamental como herramienta básica común o
consecuencia, los tipos de flujos que cabe distinguir en una organización son los aplicación vertical intradepartamental) y el valor para la organización [EDWARDS et
siguientes [(DEPABLO, 1989]: al, 1998].

1. Fiujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. Suele consistir

Jefe de
en informes, más o menos formales, sobre resultados de las actividades o informática .
de las gestiones y avisos sobre incidencias. Tiene un marcado carácter
histórico, de orientación al pasado.
Jefe de ;
| Jefe de
7
Jefe de
2. Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. Normalmente se | Explotación Ena desarrollo sistemas
trata de Órdenes: decisiones, objetivos que hay que cumplir, planes que se
van a implantar, etc. También puede consistir en solicitudes específicas de

Pra
información para tomar decisiones o controlar el funcionamiento
o A o Analistas Programadores
de explotación

a.
Programa
3. Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (o sin de mejora de
relación jerárquica directa), bien entre compañeros de la misma unidad o la calidad
bien personas de departamentos distintos. Frecuentemente el contenido se
suele denominar información de coordinación para poder manejaf . Líneas de autoridad (flujos verticales ascendentes y descendentes)

A
responsabilidades compartidas (el vendedor debe consultar con el Tr rmmmmo- Líneas de coordinación (flujos horizontales)
departamento de producción para saber si se puede instalar un accesorio
- Figura 1.5. Ejemplo de organigrama de un departamento de informática

OS
extra a ese modelo de coche que le pide el cliente). Estos flujos constituyen
un medio esencial para adaptarse mejor al mercado, por lo que actualmente

TAR
se trata de fomentar que existan canales horizontales de comunicación
ágiles y eficaces en las empresas. En las organizaciones muy jerárquicas y
rígidas (lo que se conoce popularmente como “burocracias”) la
información no fluye horizontalmente con agilidad. un empleado de un
Aunque nos hemos centrado en una visión eminentemente basada en la
jerarquía de la empresa para explicar la estructura de comunicación y utilización de
información, también podemos analizar una compañía según su división en funciones
o departamentos. En este caso, podemos “identificar, al igual que hicimos

mr
departamento que quiera coordinarse con un colega de otra unidad debe
anteriormente, una estructura típica de departamentos y funciones muy común en la
pedir a su superior que le pida al jefe del otro empleado que le autorice a su
subordinado a compartir información o gastar tiempo de su jornada con él. mayoría de las organizaciones: unidad de producción, comercial, de gestión
económica y contabilidad, de personal, etc. Veremos más detalles sobre esto en el
Ap. Capítulo 2 al analizar los subsistemas habituales de un sistema de información. Otras
Estos tipos de flujos son los que, consideramos formales, ya que aparecen más maneras de descomponer la empresa en subsistemas incluyen la división geográfica
A

o menos reflejados en los organigramas'* (véase la Figura 1.5) y en los procedimientos (por áreas de actividad, por sedes, etc.) y la división por productos (por modelos, por
de operación. Ya hemos mencionado que existen otras comunicaciones informales sectores de actividad, etc.). En realidad, los directivos cuentan con diversas formas de
(conversaciones. compartir un café, llamadas de teléfono, etc.) que, actualmente, los organizar la compañía para adaptarla a su entorno de trabajo. Cada una de estas
directivos intentan fomentar para crear un mejor clima de trabajo e incentivar la estructuras organizativas implica un modelo de comunicación y de información
comunicación distendida de experiencias profesicnales y la creatividad. Conviene diferente.
recordar que también existen clasificaciones de flujos basadas no sólo en la formalidad
de los flujos sino también en el carácter rutinario.o no de la información tratada, en su
grado de automatización, en su rol en los distintos niveles de decisión, en su carácter 1.4. APLICACIÓN DE LAS TIA LOS SI

1 Constituyen una herramienta muy habitual para representar la estructura de una compañía; en Hasta ahora hemos trabajado con la noción de SI independientemente de la
la que se pueden apreciar los relaciones de autoridad y las de coordinación. tecnología empleada para darle soporte. Ya sabemos que pueden existir sistemas de
ri
20 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN . ORA-MA
soporte puramente manuales. con herramientas rudimentarias (papel, lápiz, etc.) y
empleando personas para realizar todas las actividades de procesamiento y
almacenamiento de información.
Evidentemente, las empresas han ido incorporando nuevas tecnologías a lo
largo del siglo XX para mejorar el rendimiento y la eficacia de los SI. Se comenzó con
máquinas de escribir, calculadoras mecánicas, teléfonos, cintas de papel perforado,
etc. y se ha llégado ya a utilizar tecnologías sofisticadas de tratamiento y
comunicación de información: fax, informática, ofimática, internet, etc. a las que se ha
denominado genéricamente TÍ.
Debemos recordar que, cuando los directivos de una empresa deciden mejorar
el rendimiento de su SI incorporando medios informáticos, se debe realizar un estudio
minucioso de lo que resulta más eficaz para cada caso. En general, la solución óptima
consiste en un SI que cuenta con una mezcla de actividades, con algunas partes o
subsistemas automatizados y otras funciones que se siguen realizando manualmente.
Por lo tanto, podemos distinguir entre lo que es el SI total y lo que es el SIA o Sistema
de Información Automatizado (véase la Figura 1.6).
? Negocio/Em presa
Sistema de información (SI)
Sistema de
inform ación
automatizado
(SIA)
o A Siztemja
informjático
, JU] de-soporte
Figura 1.6. Los conceptos de Sl, SIA y sistema informático
.Por otra parte, el SIA deberá contar con un soporte informático para poder
funcionar. En este sentido, la informática constituye sólo una herramienta más o
menos sofisticada y completa para implementar lo que está incluido en el SIA (véase
la Figura 1.6). Por lo tanto, no deben confundirse informática y SI. Esto implica que
los informáticos son simples técnicos que deben aportar soluciones para dar soporte a
lo que los directivos de la empresa conciben como estructura óptima de información
ORA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 21
»
de su empresa'”. Tampoco debemos confundir el SIA con el simple soporte físico o
sistema informático asociado constituido por el hardware, el software de base y las
aplicaciones. El SIA requiere la adaptación de todos los elementos del SI implicados
para aportar beneficios diarios a la empresa (no sólo el equipo sino las personas y los
procedimientos) además de contar con un enfoque global de las necesidades de la
empresa. En cualquier caso, es importante evitar la equiparación de los términos
“informatización de una organización” y “sistema de información” [GIL, 1997].
También existen algunos conceptos relacionados con los SI que, a veces,
causan una cierta confusión respecto a su significado. Entre ellos podemos destacar los
siguientes:
+ MIS, siglas de la expresión inglesa Management Information System, que
se puede traducir como Sistema de Información para la Gestión. Las
siglas MIS, muy utilizadas, hacen referencia a la parte del SI que no se
dedica al procesamiento y tratamiento de las transacciones, sino a los
niveles operativo, táctico y estratégico de dirección. Deben proporcionar a
A
los directivos la información y la ayuda necesaria .para tomar sus
decisiones.
A
« Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones (DSS””) constituyen un concepto
s | similar al de MIS. En este caso, se supone que el MIS proporciona soporte
a los directivos para las decisiones estructuradas, es decir, las que se
realizan regularmente, con procesos bien definidos y en las que se sabe a
priori qué información es necesaria para decidir En algunos casos, los MIS
pueden tomar automáticamente dichas decisiones. De esta forma, se
reserva el concepto de DSS para la parte del SI que debe dar soporte a las
decisiones poco estructuradas, en las que no existen métodos claros para
tomarlas y tampoco es posible identificar con anticipación cuáles deben ser
los factores que hay que considerar. Una definición abreviada de DSS
puede ser la siguiente [GIL, 1997]: Sistema de procesamiento de datos
interactivo y con visualización gráfica para ayudar en la toma de decisiones
específicas o ad hoc (es flexible y adaptable a cualquier nivel de gestión),
que puede ser utilizado directamente por el decisor (es sencillo y muestra
la información en formato familiar para el usuario), accediendo al
almacenamiento de información de la organización.
+ También se habla también de EIS (Sistemas de Información para
Ejecutivos!*) como un concepto análogo al de DSS especialmente
16 Pueden sugerir ideas y soluciones, así como advertir a quienes deciden de los problemas que
pueden surgir, Pero no tienen (o no deben tener) directamente la potestad de decidir. En el Apartado 1.5
se hablará de la forma más apropiadas de abordar esta situación.
17 Las siglas DSS se corresponden con la expresión inglesa Decision Support System
Y Las siglas EIS se corresponden con la expresión inglesa Executive Information System.
 22 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN G RA-MA ERA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 23
dedicados al uso personal de los directivos de alto nivel. Esto supone el necesidades de información que marca la estructura del SL La obtención del software
apoyo a sus decisiones basadas en identificar, en la información interna y adecuado constituye una gran parte del esfuerzo de automatización del sistema.
en la extema a la empresa (por ejemplo, datos macroeconómicos como la
Aunque cada vez existe una mayor cantidad de paquetes software eficaces
inflación, los índices de confianza de los consumidores, etc.). los datos (por
ejemplo, los ERP? de los que hablaremos en el Capítulo 2) que se pueden
críticos para el éxito de la empresa. Suelen contar con características comprar
listos para instalar con una necesidad mínima de apoyo técnico, la mayoría de las
comunes a los DSS (sencillez, interfaz gráfica, etc.) a la vez que se empresas requieren la construcción de software a medida o, al menos, la adaptación de
potencian otras (identificación de tendencias, acceso en tiempo real a
aplicaciones existentes (también necesaria en muchos paquetes ERP).
variables de la empresa, alarmas de desviaciones, etc.) [GIL, 1997]. El
ideal para un ejecutivo sería contar con un cuadro de mando integral para. Hablamos entonces de desarrollo de SI aunque deberíamos decir mejor
controlar la empresa mediante la visualización de unos pocos indicadores . desarrollo de software o aplicaciones informática para el SI. Para desarrollar cualquier
importantes (igual que el tablero de un coche proporciona los principales
tipo de sistema de manera profesional hace falta realizar una gran cantidad de
datos para controlar su estado). actividades, entre las cuales la programación es sólo una más y, quizás,
no la más
importante. Á este conjunto de etapas y procesos necesarios para un
+ Se habla de Sistemas. de Procesamiento buen desarrollo
de Transacciones pará de software se le denomina ciclo de desarrollo de software, y lo analizar
denominar la parte del SI dedicada al tratamiento de las operaciones emos con
mayor detalle en el Capítulo 3. En el desarrollo de aplicaciones para un SI es muy
rutinarias diarias o transacciones. A veces se denomina como sistemas importante aplicar un enfoque sistémico, apoyado en el concepto de ingenierí
transaccionales a los sistemas informáticos que pueden servir para dar a de.
software (presentado en el prólogo de esta obra), especialmente en las etapas
soporte a un procesamiento de transacciones: grandes volúmenes
de
de análisis y de diseño, para asegurar que el sistema construido es el que mejor
actividades repetitivas, con datos muy estructurados y tratamientos simples se adapta
a las necesidades de la empresa.
y claros que prácticamente no requieren supervisión humana cuando se
automatizan.

Existen otros términos importantes para el manejo de la información en los.

1.5. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE SI
niveles anteriores (sobre todo, para funciones DSS y EIS) que tienen especial
Si queremos que nuestro SI aporte el máximo beneficio al éxito de nuestra
relevancia actualmente por las soluciones informática disponibles para su aplicación.
organización, es esencial que tanto su diseño y evolución
Así, una de las claves para el manejo eficaz, en la actualidad, de la información como la estrategia
empresarial se alineen mutuamente. Por ejemplo, si la estrategia de la empresa
corporativa son los datawarehouses o almacenes corporativos de datos. Tratan de implica
una expansión geográfica con nuevas sedes, la planificación de SI debe
crear un espacio común de información a partir del conjunto de bases de datos, prever los
medios para garantizar el mejor. manejo de la información en la nueva situación
- ficheros y cualesquiera otros soportes de la empresa que la contienen. Las utilidades (y
además debe actuar con tiempo para que todo esté listo en el plazo previsto).
de minería de datos (data mining) son interesantes para poder extraer conocimiento Pero
útil (información interrelacionada) de dichos almacenes de información de la empresa. también es importante que los plazos fijados en la estrategia empresari
al no sólo se
basen en consideraciones financieras, de mercado,
En algunos casos, para facilitar esta tarea de búsqueda y recuperación de información, etc. (discutidas con los
correspondiente directivos responsables de ellas) sino también con las
existen utilidades OLAP (On Line Analysis Processing) :que transforman preguntas estimaciones de
los responsables de sistemas de información”, En consecuencia, la planificación
directas del usuario (expresadas de forma muy similar al lenguaje natural) en series de de SI
debe ir en paralelo y en permanente interacción con la planificación empresari
complejas órdenes de consulta de las bases de datos existentes, combinando los al y,
para una mínima eficacia, ambas deben realizarse estratégicamente y a largo
resultados en estructuras elaboradas (cubos) de relación de datos. Por ejemplo, se plazo (a
3-5 años vista)
diseñan cubos de combinación de datos de facturación por clientes, con información
de contactos de vendedores y datos de campañas publicitarias y ofertas para cada.
sector de clientes objetivo, con el fin de determinar el impacto real en el negocio de En muchas ocasiones, la planificación de la gestión de información en las
empresas acarrea un proceso de análisis y optimización radical
las acciones de marketing y publicidad en cada segmento de mercado. de los procesos de
trabajo de la organización para hacerlos más eficaces y eficientes.
Este proceso suele
denominarse BPR (Business Process Reengineering) y asume
La automatización de un SI, a efectos informáticos, debe contemplar la que los procesos
elección del hardware y la configuración más adecuada de software de base y, por
> Aplicaciones Enterprise Resource Planning (planificación de recursos corporativos).
supuesto, la consecución de las aplicaciones software que permitan cubrir las . % Habitualmente llamados en inglés CIO (Chief Information Officer) y en España, directores
de
informática o de sistemas de información,
 24 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN
ORA-MA
ORA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 25
empresariales muchas veces responden a accidentes de la historia de la entidad
más: Proceso realizado
que a diseños razonados [HAMMER Y CHAMPY, 1994]. Llamadas, dinero
Relaciones entre elementos Comanda a cocina, dirección y factura a
Un proceso típico de planificación estratégica [ANDREU et al, 1991] suele repartidor, dinero cobrado, pizza preparada
implicar un análisis del entorno (oportunidades y amenazas en un modelo de cinco'
fuerzas con conocimientos del sector), un estudio de la misión del negocio
y un
análisis interno con puntos fuertes y débiles del SI actual (en buena parte, analizando Ejercicio 2
el catálogo o portfolio actual de aplicaciones [WARD et al, 1990). Posteriormente,
se integran las conclusiones sobre la cadena de valor y las tendencias tecnológicas Calcular la cantidad de información que se recibe:
para proponer las acciones estratégicas basadas en TI, que deben estar coordinad
as
mutuamente con la estrategia de negocio. Al final se debería establecer un plan + Cuando en un semáforo luce el color rojo, suponiendo igualmente probable
estratégico de SI y las otras implicaciones de Tl y SI en la organización. Un típico que luzca cada color.
plan estratégico de SI debería incluir, al menos, los siguientes contenidos:
» Cuando llega el mensaje binario 1001, suponiendo que todos los mensajes
* Evolución desde la situación actual de SI y TL - binarios de esa longitud son equiprobables.

+ Lista de proyectos de desarrollo y otras actuaciones de SI y TI y así como + Si a un alumno le dicen que ha sacado un 10 en un examen donde sólo se
sus prioridades, recursos necesarios y planificación temporal. admiten números enteros para las notas, suponiendo que sacar una nota es
» Estudio económico y financiero del plan. igualmente probable que sacar otra cualquiera.

» Relación de actividades de la empresa afectadas por el plan y gestión del + Con los mismos supuestos que la anterior, si a un alumno le dicen que ha
- impacto del plan en ellas. aprobado un examen.
+ Mecanismos de evaluación y actualización del plan.
* Con los mismos supuestos, si a un alumno que quiere saber si ha aprobado
Existen múltiples propuestás para guiar la elaboración de un plan estratégico '0 no le dicen que no saben aún si ha sacado un 4 o un 5.
de SL por ejemplo, la opción basada en modelos (de negocio, de funciones, de datos,
de arquitectura del sistema. de tecnología, de evaluación y de recomendaciones)
[GALLO, 1988] o las ya clásicas de BSP [IBM, 1981] y Esquemas Directivos
Ejercicio 3
[BALANTZIAN, 1990].
Clasificar los siguientes elementos como datos o como información
justificando la decisión:
1.6. EJERCICIOS
+ Dígitos binarios.
Ejercicio 1 + Expedientes personales en un archivo.
+ Sonidos no identificables,
Suponiendo que analizamos el sistema constituido por un servicio de reparto
de pizzas, asociar cada elemento de la columna izquierda con el correspondiente en la + Un código sin clave de cifra.
derecha: + Un listado de notas de examen.
q
AT mn

Objetivo Telefonista, cocineros, repartidores Ejercicio 4

Elementos Pizzas
Entradas Tomar recados, preparar pizza, enviar y Demostrar cómo, a partir de la fórmula general del cálculo de la información
cobrar como incremento de entropía, se pueden deducir las fórmulas más sencillas de
A

Salidas Maximizar ventas cuantificación de la información para mensajes equiprobables y no equiprobables.

 26 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN ORA-MA ORA-MA CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 27

Ejercicio 5 Ejercicio 9
¿Cuál sería la cantidad de información que recibe un profesor cuando le dicen
Realizar un análisis de un instituto o centro de enseñanza (exclusivamente en
que debe dar clase por la tarde y pregunta por su turno, si el horario de clases es de
el ámbito de docencia sin incluir detalles de gestión económica) considerado como un
9:00 a 13:00 y de 15:00 a 17:00 y las horas se reparten por sorteo puro (es decir, es
igualmente probable de que toque dar clase de 9:00 a 10:00 que de 10:00 a 11:00, sistema. Definir los componentes principales y los principales flujos de información
etc? Calcúlese también la cantidad de información que se transmite cuando un de su SI Considerar la posible automatización del SI, identificando los niveles de
transacción/operación y los distintos niveles de dirección (tratar de definir los
alumno, que tiene-una probabilidad a priori de aprobar de un 20% (según su atención
requisitos de los posibles MIS y DSS que se puedan plantear).
en clase), le comunican que, sabiendo que las notas son números enteros entre O y 10
(que son equiprobables), no se sabe si ha sacado un 4 o un 5. Indicar cuál sería la
entropía previa y la posterior.

Ejercicio 6

Definir los objetivos, los procedimientos y las prácticas de trabajo, la

información, las personas y el equipo de un departamento o una pequeña empresa bien
conocida (una tienda, una farmacia, etc.). Analizar cómo los cambios en uno de los
componentes influyen en los demás.

Ejercicio 7
Ofrecer ejemplos de decisiones operativas, tácticas y estratégicas en la carrera
de formación de un joven desde la educación primaria,

Ejercicio 8
Clasificar las siguientes decisiones sobre la gestión de una empresa como
operativas, tácticas y estratégicas, justificando la elección:

* Decidir el presupuesto anual.

+ Realizar un descuento a un cliente en una venta
+ Alquilar una máquina por un mes para afrontar la avería de la máquina
que se tiene actualmente.
+ Construir un nuevo centro para cubrir una nueva zona.
* Indicar los objetivos anuales de ventas para cada vendedor.
 CAPÍTULO 2

, SISTEMAS DE INFORMACIÓN
BÁSICOS EN LAS EMPRESAS

Aunque los SI de las empresas están adaptados a las circunstancias de cada

una de ellas (mercado, tipo de negocio, tamaño, recursos; etc.), todos los sistemas
presentan algunas características comunes, puesto que ciertas actividades de gestión
suelen ser muy parecidas en la mayoría de las organizaciones. Podríamos decir que
una empresa típica cuenta con una estructura de SI (véase la Figura 2.1) compuesta por los
siguientes subsistemas [HAWRYCSZKIEWYCZ, 1990][GARCÍA et al., 2000]:

» Subsistema de recursos humanos, que se ocupa tanto de la gestión del

personal como de la nómina. .

+ Subsistema de gestión contable y financiero, tanto para el control interno

de la empresa como para hacer frente a las obligaciones legales.

- + Subsistema de gestión comercial y de márketing, para el control de los

clientes y de las ventas.

+ Subsistema de control de las existencias (o almacén) y de producción e

inventario de bienes

Esta división suele coincidir con las unidades orgánicas o funcionales más
habituales en las organizaciones ([DAVIS, 1974], [SENN, 1992] [GARCÍA et al.
2000):

+ Recursos humanos.
+ Contabilidad y finanzas.
» Comercialización, marketing y ventas.
30 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN E: RA-MA ORA-MA
ORAMA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS 31

+ Producción e ingeniería. que se realizan en esta área de la empresa para conocer los requisitos que se pueden
« Logística y compras. exigir a los sistemas de información que deben darle soporte. Las actividades de
gestión relacionadas con el personal de la empresa se basan en dos aspectos
Aunque no todas las empresas adoptan esta distribución de actividades o principales [HAWRYCSZKIEWYCZ, 1990], [MURDICK, 1988] y [SCHULTHEIS y
funciones, el estudio de la estructura de las mismas resulta muy útil para el SUMMER, 1989]:
conocimiento de los sistemas de información que actúan como soporte. Las
descripciones que incluimos a continuación corresponden a lo que ocurre en las 1. La gestión de la información relacionada con la plantilla. Esta
empresas .con hábitos de gestión más sofisticados (grandes compañías, información incluye información personal compuesta de:
_ multinacionales, etc.) y, por lo tanto, constituyen una lista bastante completa de todos
los aspectos posibles. Sin embargo, se debe recordar que la mayoría de las « Filiación completa: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección,
organizaciones no requieren subsistemas de información tan complejos. También es estado civil, número de hijos, DNI, número de seguridad social, etc.
importante indicar que los subsistemas son partes distinguibles en el SI pero en ningún
caso constituyen partes aisladas, puesto que un ST eficaz requiere su integración y una « En muchas empresas, se incluyen también datos médicos, aunque ésta y
-gestión de información global. otras informaciones de carácter privado están sujetas a restricciones
legales (por ejemplo, la LOPD?.

+ Historial laboral: Fecha de incorporación, bajas, cumplimiento de

horarios, vacaciones, cargos y responsabilidades desempeñadas,
departamento, categoría, etc. :

+ Datos relacionados con el salario y los incentivos: Tipo de contrato,

sueldo, complementos, incentivos, paga por objetivos, retribución en
especie, etc,

* Los sistemas más sofisticados incluyen datos sobre la carrera

tabilidad/Finanzas.
Figura 2.1. Los subsistemas principales de un SÍ de empresa típico
2.1. SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS
Quizás el recurso o activo más importante en una empresa es el constituido
por el conjunto de personas que la componen, denominado técnicamente recursos
humanos (y conocido por las siglas RR.HH.). Analizaremos las principales actividades
1 Se ha optado por no incluir la producción entre los subsistemas principales del Sl, ya que
tiene relevancia sólo en las empresas de fabricación/creación de productos o, en cualquier caso, es la
parte que varía más de una empresa a otra en función de su tipo de negocio. No obstante, este tipo de
subsistemas se aborda al final del capítulo,
profesional y el historial formativo de los empleados: títulos,
cualificaciones, cursos recibidos, experiencia, perfiles de habilidades
personales, etc. El nivel de mayor complejidad lo representa la
posibilidad de realizar una planificación y optimización de la plantilla*
en función de los objetivos de la empresa, lo que implica el manejo y el
análisis de la estructura organizativa (organigramas, líneas jerárquicas y
de coordinación, etc.). Así mismo, el sistema debería dar soporte al
proceso de reclutamiento de nuevos empleados.
2. La ejecución de la nómina. La nómina o relación de pagos salariales se
realiza de forma periódica, principalmente mensual. Para determinar todos
los conceptos de la paga de cada empleado, se debe disponer de sus datos
contractuales (nivel, salario, etc.), así como del historial laboral en el
período (horas extras, bajas, etc.) para comenzar determinando su
retribución bruta Después, siguiendo la normativa laboral y fiscal, se
deben deducir los pagos a la seguridad social, retenciones del impuesto de
. 2 La LOPD o Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, de 13 de
diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal es la ley española que pretende regular el uso de
datos sensibles.
32 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN WRA-MA
la renta, etc, Cada uno de ellos se calcula en función de datos personales
como estado civil, número de hijos, edad, etc. Precisamente por esta gran
relación con el entorno legal, la nómina, junto a la contabilidad, es el
subsistema que más cambios sufre como reacción a los cambios del
entorno, por lo que ambos deberían contar con una estructura flexible. Por
su necesidad evidente, es un subsistema que, en casi todas las empresas,
está automatizado. El desarrollo de la aplicación de nóminas suele ser muy
cuidadoso por la repercusión social de cualquier fallo y, en muchas
ocasiones, no se construye a medida sino que se confía a la adaptación de
paquetes comerciales. Estos programas están bastante estandarizados
debido a la gran influencia de la legislación correspondiente en los
procedimientos que se deben emplear y los datos que hay que manejar. Por
supuesto, el paso final del pago de los salarios a los trabajadores y su
registro en los distintos documentos de la contabilidad es responsabilidad
del departamento de gestión ecónomica, que debe seguir fielmente las
indicaciones fijadas por el de RR.HH.
La gestión de los recursos humanos ejerce sus actividades en todos los niveles
de la jerarquía de la empresa: operativo, táctico y estratégico. A nivel operativo, se
responsabiliza de [SCHULTHEIS y SUMMER, 1989][GARCÍA et al., 2000]:
Mantenimiento de datos de los empleados: Personal, historial/currículum,
hoja de servicios y cumplimiento de objetivos.
Inventario de cualificaciones de los empleados: Experiencia, preferencia de
trabajo, perfil psicológico, intereses, etc. para que se puedan identificar
candidatos para las promociones internas y adecuar cada persona al puesto
más apropiado a sus características. También debe incluir el soporte para la
selección de candidatos externos.
Inventario de puestos de trabajo existentes en la empresa y de las
condiciones más adecuadas para desempeñarlos.
Evaluación de los empleados en función de los informes de sus superiores,
de la consecución de los objetivos marcados, productividad, etc.
Generación de los informes que hay que remitir a la administración pública
relacionados con las muchas disposiciones y normas aplicables: Porcentaje
de empleos fijos, porcentaje de empleados minusválidos, de jóvenes en
prácticas, de mayores de 45 años, etc.. así como peticiones de
subvenciones, pagos por bajas, etc. En general, se recoge también toda la
legislación de contratación, convenios aplicables, seguridad e higiene, etc.
GRIMA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS 33
Gestión de las solicitudes de empleo, almacenamiento de curricula, etc.
para cubrir vacantes o ampliaciones de personal.
Envío al departamento de gestión económica de las instrucciones exactas
para el pago de salarios para cada empleado: nivel, días trabajados, horas
extras, incentivos, cambios en estado civil, hijos, etc. En definitiva, se trata
de hacer el procesamiento mensual de la nómina y ordenar su pago.
En el nivel intermedio de decisiones, el subsistema de gestión de recursos
humanos debería dar soporte a las siguientes actividades [SCHULTHEIS y
SUMMER, 1989][GARCÍA et al., 2000]:
Análisis y diseño del perfil de persona ideal para cada puesto de trabajo,
para saber qué tipo de persona hay que contratar o qué formación debe
recibir alguien antes de ascender a un cargo. Esta faceta está muy
relaciónada con el sistema de inventario de puestos de nivel operativo.
Analizar las necesidades de contratación de personal para cubrir los
objetivos de la empresa a medio plazo, generando planes de previsión de
reclutamiento de plantilla. También debería manejar bases de datos de
candidatos de diversas fuentes (INEM, lista propia de anteriores procesos
de selección, etc.) y los planes de captación de candidatos (anuncios,
consultoras, etc.).
Generar planes de remuneración para crear incentivos y aplicar beneficios
sociales a los empleados: participación en ganancias de la empresa,
jubilaciones, etc. para poder evaluar los gastos y los ahorros que se pueden
esperar en cada caso. 2
Análisis de las necesidades de formación y creación de planes para la
mejora del nivel técnico-profesional de la plantilla. En general, se habla de
-la función de desarrollo personal.
Por último, a nivel estratégico, en las empresas en las que se realiza una
planificación a largo plazo (por ejemplo, las que planean instalarse en nuevos
mercados), la gestión de RR.HH. se debe preocupar de crear planes que indiquen la
cantidad de personal, sus características, las fechas en las que contratar, los cursos de
formación necesarios, etc. para poder contar con la infraestructura de personal
apropiada para los objetivos de la empresa. Son planes en los que los plazos se suelen
contar en años (por ejemplo, la creación de una cadena de televisión en un plazo de
dos años tras anunciarse la concesión de nuevas licencias dentro -de seis meses).
También conviene contar con soporte para la función de negociación laboral colectiva
y las estimaciones presupuestarias a largo plazo. Muchos de los datos para estas
 34 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DB
GESTIÓN O RA-MA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS 35
ORA-MA A -
AAA

funciones son internos, pero hay que contar también con

información de entidades En todas estas gestiones se crean la mayoría de los documentos típicos de
externas.
la actividad comercial: pedidos, facturas, facturas pro-forma (no
definitivas), albaranes, órdenes de entrega, etc. Por otra parte, en la
Los sistemas informáticos que dan soporte a estos subsistemas
suelen contar tramitación de pedidos puede haber una gran cantidad de acontecimientos
con distintas características para las funciones anteriores:
que hay que considerar: cancelación, pedidos en espera de contar con todos
los productos, reserva de ejemplares o artículos, pedidos pendientes de
+ La nómina se suele realizar mediante aplicaciones de trabajo en lotes pago, etc.
(batch), ya que sólo deben trabajar a finales de mes con
los grandes
ficheros que resumen los datos relacionados con el salario,
una vez que 2. La función de comercialización. La comercialización (también conocida
toda la información está disponible.
como márketing) implica el análisis de las ventas, de la competencia, de los
gustos y demanda de los clientes, etc. para optimizar todos los aspectos que
La gestión del personal requiere algunos tratamientos inmediatos e intervienen en la implantación de productos en el mercado. En las
interactivos (actualización/modificación de datos importantes del empresas todos los planes comienzan con un pronóstico de ventas, basado
empleado
o su actividad, consultas, etc.) y otros que actúan de manera .en factores como la ventaja competitiva, el precio que se puede fijar, el
periódica
sobre grandes grupos de datos (resúmenes de control
del personal, esfuerzo que se dedica a la promoción, las preferencias de los clientes, etc.
informes periódicos a los que obliga la ley, etc.).
Todos los presupuestos y planes para la publicidad, promoción e, incluso,
creación de productos o servicios dependerán de los ingresos estimados y
+ El intercambio de información de este subsistema con
el exterior se de los estudios sobre su éxito comercial. El estudio de la comercialización
concentra en flujos de información relacionados con emplead
os, agentes de requiere una contribución de información procedente de muchos
empleo y normativa legal, departamentos:
En ambos casos, la información manejada es confidencial o “sensibl
e” debido = - Información de ventas, tanto mediante pedidos como ventas directas O
a sus implicaciones sociales y personales. Por ello, los sistemas
deben contar con un distribución, etc., es decir, toda clase de estadísticas sobre las ventas:
control estricto de accesos que asegure una adecuada protección de
los datos. respecto a cada uno de los productos, por zonas, por tipos de clientes,
etc.

2.2. SUBSISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL » Información de investigación de mercados: preferencias, situación o

tendencia del mercado, segmentación, etc.
El propósito principal en todo negocio es vender, satisfaciendo
las necesidades
de los clientes. Las actividades de gestión relacionadas con = Informes técnicos de los departamentos de producción, de diseño o de
el trato con los clientes se
basa en dos áreas principales [HAWRYCSZKIEWYCZ, 1990], [MURDICK, 1988] y fabricación sobre la capacidad de innovación, sobre la mejora de las
[SCHULTHEIS y SUMMER, 1989]: características de los productos, etc.

1. Las propias ventas, lo que incluye: + Datos sobre la capacidad financiera de la empresa para acometer
campañas de promoción, diseño de nuevos productos, etc.
* La gestión y el tratamiento de los pedidos, en el caso de que
la venta se
realice de esta manera. En cada pedido se debe controlar la La gestión comercial ejerce sus actividades en todos los niveles de la jerarquía
forma de
pago, determinar con precisión los productos o componentes de la empresa. operativo, táctico y estratégico. A mivel operativo, se responsabiliza de
incluidos y
las cantidades que hay que pedir, verificar si la empresa puede [SCHULTHEIS y SUMMER, 1989].
aceptar
el pedido, comprobar si hay existencias disponibles, etc.
+ Todos los aspectos de apoyo a los vendedores:
La facturación de la venta o pedido, una vez comprobada su viabilid
ad.
El control de los detalles de entrega y la actualización del inventa - Gestión de las carteras de clientes para la localización de los
rio compradores potenciales.
cuando se confirma la operación de venta.
36 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN CG RA-MA
— Control de los contactos con los clientes: visitas, preferencias, historial
de compras, etc,
— Consultas sobre características y disponibilidad de productos.
- Información subre el crédito o la consideración económica de cada
cliente.
o
- Facilidades para la gestión de pedidos y facturas o cualquier otro
documento comercial, incluyendo no sólo su creación sino su envío al
departamento pertinente (contabilidad para las facturas y la gran complejidad de datos para análisis de mercado, fomentan la creación de
producción/almacén para los pedidos).
» La gestión de la distribución de los productos: Debe permitir la
identificación constante del comportamiento de los distintos canales de
distribución en cuanto al control de envíos, recepción, devoluciones, costes
y plazos de distribución, impacto, etc.
+ En general, se pueden incluir todos los sistemas de apoyo para el área
comercial [GARCÍA et al, 2000]: recepción y gestión de pedidos,
terminales de punto de venta, gestión de financiación y venta a crédito, etc.
También es importante la vinculación con otros subsistemas como el de
inventario o el de finanzas.
En el nivel intermedio de decisiones, el subsistema comercial debería dar
soporte a las siguientes actividades [SCHULTHEIS y SUMMER, 1989]:
+ La recogida de información de ventas de cada cliente, de cada zona, de
cada tipo de producto, etc. para un posterior análisis que permitirá
controlar si las previsiones se cumplen, detectar posibles problemas, etc.
Gran parte de esta información procede de los datos recogidos por la
contabilidad y por los sistemas de gestión de pedidos. Los análisis implican
habitualmente el trabajo con correlaciones, test de hipótesis, análisis
multivariable, etc. Gracias al estudio de estos datos se pueden planificar las
próximas campañas, se controlan las actuales y se pueden fijar los
objetivos de ventas para los responsables de área y para los departamentos.
+ La gestión y el control de las campañas de publicidad y de promoción con
el fin de optimizarlas, consiguiendo llegar al segmento de mercado
deseado, elegiendo los medios más apropiados, buscando la mejor mezcla
de acciones de presentación, etc.
+ El establecimiento de los precios en función de los datos del mercado
mediante simulaciones sobre los modelos estadísticos de las ventas.
ORAMA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS 37
IA
A
+ Las decisiones sobre la mejor forma de distribuir los productos (venta
directa, concesionarios, etc.) en función de la información sobre los costes
y los plazos de los distintos canales de distribución, la fiabilidad de la
entrega, el impacto de distribución, etc. -
+ Análisis de los competidores para controlar cómo pueden influir sobre la
comercialización de los productos (guerras de precios, novedades, cuotas
de mercado, etc.).-
Debido a la dificultad para establecer predicciones de evolución de mercado y
complejos almacenes de datos (datawarehouses) que acumulan la información
procedente de múltiples fuentes tanto del subsistema comercial (como los datos de
ventas, distribución, etc.)
Por último, a nivel estratégico, en las empresas en las que se trabaja con
planes a largo plazo, a varios años vista, se trabaja con planes globales de márketing,
basados en una gran acumulación de datos. Los objetivos básicos de esta actividad
consisten en:
*" Dividir el mercado en segmentos de personas con características O
necesidades comunes.
* Seleccionar los segmentos a los que la organización desea acceder.
+» Planificar los productos y los servicios que se deben ofertar para satisfacer
las necesidades de dichos clientes.
+ Predecir las ventas para los distintos productos y segmentos con los que se
va a trabajar.
Los sistemas informáticos sobre los que se apoya este subsistema tienen
características muy diferentes según la función a la que deban dar soporte. La gestión
de pedidos y de facturación suele trabajar sobre esquemas conocidos de transacciones
que, en algunos casos, se mantienen en trabajo por lotes, ya que no hay una gran
urgencia de proceso. Se inicia el trabajo sólo cuando se acumula un cierto número de
órdenes o se cumplen ciertos plazos. En otros casos, se requiere una ejecución
interactiva para confirmaciones inmediatas de pedidos y otras consultas. Por otra
parte, la potencia de la gestión comercial se debe apoyar en grandes masas de datos
para obtener la suficiente información, lo que implica el trabajo con grandes bases de
datos, cuyos accesos más críticos deben ser optimizados. Por último, la mayoría de las
funciones de análisis de mercado no pueden cubrirse simplemente con algunas
consultas y algunos listados estadísticos: necesitan realizar simulaciones complejas y
análisis estadísticos sofisticados. Se pueden encuadrar como sistemas de apoyo a las
decisiones (DSS).
 38 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACI
ONES INFORMÁTICAS DE GEST
IÓN € RA-MA
ORA-MA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFO
RMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPR
ESAS 39

» Ejecución de la nómina, en cuan

to al pago de los salarios marcados
departamento de RR.HH. por el

» Generación de informes para la dirección

y de toda clase de documentos
oficiales preceptivos.

procesamiento. Como ya mencionamos en

el Capítulo 1, cada una de las Operacione
elementales de negoc io, cuyos resultados en los activos s
contabilidad, se denomina transacción. se deben registar en la
La transacción constituye el objeto princi
del control interno representado por la contabilid pal
ad [MURDICK, 1988]. :
* Gestión de libro mayor contable
con funciones de informes periódicos
como hojas de balance, ingr
esos, listados de cuentas, etc.
cormpone de asientos contables. Su entrada se
:
* Control de activos fijos: Registro
de equipamiento, propiedades, etc.
precio, depreciación y amortiza con su = Gestión y control de presupuestos,
ción, pérdidas y ganancias de apoyándose en la distribución, que
vendidos, etc. activos a emplear, del dinero en cuentas se ya
(un esquema especialmente rígido
empresas públicas debido a la en las
* Gestión de cobros y ventas, normativa vigente). Así, los direc
incluido el contro] pueden comparar el gasto realizad tivos
comprobación de saldos y los de las facturas a clientes, la o y el remanente de dinero respecto
registros de ventas e Ingresos comportamiento habitual en ocas al
cada vendedor, con sus (incluso por iones anteriores. El control de
correspondientes informes. desviaciones debe ir ligado a la posibili
almacenan en Los datos se dad de recomponer presupuestos a
cuentas de clientes donde se registran las ventas. Debe partir de datos del libro mayor sobre
permitir la entrada de datos todo.
de ventas (facturas emitidas,
etc.) y salida de informes sobr cobros por caja,
e estados de cuentas de clien * Información sobre el flujo de caja y
tes, etc. tesorería, para poder controlar que
exista suficiente dinero disponible tanto
* Gestión de pagos y cuentas para las actividades diarias como
Por pagar, incluido el control para la adquisición de activos a largo
proveedores. Se pretende real de las compras a plazo. Permitirá el control de liquidez
izar el seguimiento de las comp y su optimización.
de los pedidos realizados ras en función
y el control de recepción
correctas. Suministra datos de las mercancías
al libro mayor y recibe dato * Control de los plan
es de gasto de capital en función
compra. s de órdenes de de parámetros
financieros como el valor neto
actual, el plazo de retorno de la
(ROT), etc. inversión
* Control de inventario y de su coste, como parte de los
entradas al libro mayor y reci activos. Suministra
biendo datos de órdenes de Por último, a nivel estratégico, la
venta. compra y de alta dirección de la empresa dese
: Previsiones financieras a largo plazo a obtener
. cuánto y cómo endeudarse de
poder alcanzar las metas marc forma Óptima para
+ adas , la previsión de la recupera
Gestión de compras para proc ción de lo invertido, el
esar las órdenes emitidas y
pedidos. Suministra informac la llegada de los
ión a la gestión de pagos y
y al contrul de inventarios cuentas por pagar 4
El ROI (del inglés
: Return of Investment) o retorno
KK
— _ —_-— habitual de medir la eficacia de los de la inversión.es una manera muy
gastos en inversiones, Se basa en una
beneficios obtenidos a lo largo de la
vida útil de una inver
estimación del total de
3 En España se denomina así sión (normalmente se trabaja con un
al modelo contable que debe cump años). Se suele combinar con otros indic plazo de 4
lir toda empresa, adores como BET, VAN, TIR, etc.
Obra), (véase el Capítulo 6 de esta
40 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN E RA-MA

establecimiento de objetivos financieros de gastos e ingresos, etc. Para ello, los etc. Los sistemas más sofisticados tratan de predecir el momento adecuado en el que
se debe pedir un aprovisionamiento, para minimizar las existencias
sistemas tiene que ofrecer la posibilidad de recogida de información, tanto financiera almacenadas,
como de parámetros ecónomicos y sociales importantes (inflación prevista, tipos de También pueden tratar de prever el ritmo de producción más apropiado según
el nivel
interés, etc.) lo suficientemente amplia como para posibilitar después análisis y de ventas en cada época del año, haciendo que la cantidad d d
simulaciones complejas. Estos estudios son necesarios para extraer las conclusiones venderse sea la menor posible. 1 > ProCuelos a la espera de
generales necesarias que llevan a una planificación económica a largo plazo. En
general, es deseable contar con el cálculo de diversos ratios financieros que permitan A nivel operativo este
€ subsistema trabajija en las sigui
siguientes actividad
ivi
un rápido control económico-financiero de la situación de la empresa, idealmente relacionadas con el almacenaje y la producción [GARCÍA ef al., 2000]: .
recogidos (junto a algún otro parámetro) en el cuadro de mando integral" del alto
directivo + Las compras de materias primas o componentes, mediante pedidos a los
proveedores, cuando se descienda de una cierta cantidad de existencias.
Los sistemas informáticos relacionados con la contabilidad suelen apoyarse en . La recepción de las materias primas o componentes, verificando que
el concepto ya conocido de transacciones (sistemas transaccionales). Las coincide con lo pedido. Una vez incorporadas estas existencias se debe
características bastante rígidas de las operaciones contables hicieron posible que actualizar la cantidad registrada en el inventario.
fueran una de las primeras actividades que se automatizaron. En muchos casos los
sistemas informáticos contables, actualmente, deben trabajar de forma interactiva por . El envío de los productos fabricados a los clientes que han formalizado un
la necesidad de que las cuentas se actualicen lo antes posible. Además, la gestión pedido, actualizando el inventario y gestionando los diversos registros y
económica debe trabajar con grandes masas de datos para obtener la suficiente documentos implicados en esta operación.
información para sus decisiones. Esto implica el trabajo con grandes bases de datos,
con accesos optimizados. Por último, la mayoría de las funciones de análisis + La información de control de calidad de materias primas y de los productos
financieros son realmente complejas. Requieren simulaciones muy elaboradas, ya que elaborados.
existe una gran incertidumbre sobre los valores que adoptarán los distintos parámetros
» La información de expedición o puesta en
en el futuro. El análisis estadístico también debe ser necesariamente sofisticado. En mercado de productos
o considerados como inventarios y con relación con el sistema
este caso, los sistemas de información deben estar orientados eminentemente al apoyo
contable, :
a las decisiones.
« La información analítica de control de coste de las actividades de
producción principalmente para la optimización de recursos (materiales y
2.4. SUBSISTEMA DE CONTROL DE ALMACÉN Y humanos) y para ayudar a optimizar márgenes y precios.
PRODUCCIÓN 0
A nivel táctico, la optimización del almacenamiento requiere la toma de
El objetivo principal de un sistema de gestión de inventario y de producción es decisiones
A en función
a de los datos estadísticocos.
s. P Por ello, el subsistem
1 a debe trabajar
j en
el control de las existencias almacenadas y el desarrollo de la producción. Los grandes
costes que significa tener mercancías paradas en un almacén ha llevado a que el
control de existencias (o stock*) haya adquirido mucha importancia en las empresas La gestión y el control de las materias primas, los productos sin terminar, y
Se trata de ofrecer el mismo servicio a los clientes minimizando la cantidad de dinero los ya terminados, para conseguir importantes ahorros en los costes. El
que debe dejarse inmovilizado en forma de existencias. Se debe controlar tanto las procedimiento consiste en determinar de forma óptima el nivel de
materias primas o componentes que se emplearán en la fabricación o distribución reaprovisionamiento: la cantidad mínima de producto que debe haber
como los productos elaborados a la espera de venderse. En el nivel más elemental. este siempre en almacén de tal forma que bajar de dicho número implica
subsistema simplemente actualiza el registro de inventario en función de las ventas de reaprovisionarse inmediatamente. La cantidad a reaprovisionar también se
productos, las compras de materias primas, el consumo de material en la fabricación: debe optimizar
*. La planificación de la capacidad de producción óptima para no saturar el
5 Habitualmente denominado balanced scorecard almacén con una cantidad de productos terminados superior a la capacidad
% La palabra inglesa stock se usa con bastante frecuencia para designar a las existencias de
productos.
 f
y RA-MA ORA-MA CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BÁSICOS EN LAS EMPRESAS
42 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN 43

de venta. Idealmente se trataría de aplicar el concepto de Just in Time” para
minimizar costes de inventario y almacenamiento. La clave para esta
aplicación estaría en detectar y atajar los fallos fundamentales en el sistema
productivo, eliminar despilfarros y buscar alternativas lo más simples
posible.
> Sistemas de producción (CAM/CIM), que incluyen la automatización de
fabricación y las ayudas para el diseño y puesta en producción de
productos (por ejemplo, CAD?). Pueden abarcar el control de calidad, el
control de herramientas y el mantenimiento del equipo de fabricación.

Sin embargo, a nivel estratégico, las decisiones de producción a largo plazo 2.6. LA INFORMATIZACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS
provienen más de decisiones estratégicas de la alta dirección general que de análisis
más bien a las
específicos, de producción. El control de existencias se adapta Actualmente, gran parte de la informatización de los subsistemas de
condiciones marcadas por la estrategia general de la empresa. información de la empresa se confía a la implantación de las llamadas aplicaciones
ERP”. Se considera que un software ERP es una aplicación de gestión empresarial
s.
Los sistemas informáticos de control de almacenaje son muy conocido que da soporte a las distintas áreas fumcionales de la empresa con vocación de
Existe un interés constante por mejorar continuamente los algoritm os de optimiza ción integración y coordinación global. En realidad, se suele componer de un conjunto de
etc. Estos
de los niveles de reaprovisionamiento, cantidades que hay que reponer, aplicaciones o módulos especializados en cada área (finanzas, recursos humanos, etc.)
la producción
sistemas se suelen unir a los sistemas de control y automatización de yusuarios
que suele
y depdar soporte
entos.a la gestión de flujos
J de trabajjo (workflow) entre los distintos
isti
(véase el
(por ejemplo, del tipo CAM/CIM?) para constituir una gestión global
el nombre de sistemas de Planific ación de Recursos
apartado siguiente). Suelen recibir
de la Fabricación o MRP (Manufacturing Resource Planning). En general, en la mayoría de los ERP existen mód ási
contabilidad) alrededor de los cuales deben instalarse los ota dedo A 09 las
mayoría de las interacciones de datos suelen apoyarse en conceptos de les
2.5. OTROS SUBSISTEMAS contables. También pueden incluirse funcionalidades específicas de tipo vertical
frente a las aplicaciones horizontales comunes a las distintas áreas (soporte de
,
Evidentemente, existen otros subsistemas básicos, además de los anteriores Intranet, correo electrónico, gestión de workflow, etc.). En general, la implantación de
empresas. Entre éstos podemos destacar [SCHUL THEIS y todo sistema ERP demanda una personalización del producto a las preferencias
para los SI de las
SUMMER, 1989]: circunstancias de la empresa (por ejemplo, se personalizan los conceptos de nómina
aplicables al módulo de recursos humanos en función del convenio aplicable).
por el
+ Sistemas de automatización de oficinas, también conocidos
nombre global de ofimática. Constituyen el conjunto de ayudas necesaria s Una de las ventajas de los ERP
E es la rápida i ió y personalización
pida implantación izaci del
para realizar el trabajo esencial de oficina: procesad ores de texto, producto a la empresa en comparación con el desarrollo a medida de aplicaciones, si
comunicación y correo electrónico, agendas, herramientas de presentación, ien el esfuerzo de implantación de ERP no es trivial e imcluso requiere la
hojas de cálculo, etc. Existen sistemas informáticos integrados que p
programación en lenguajes propietarios de personalizació
: zación del . á
permiten contar con una mayor solidez y facilidad de intercomunicación- ésta. otras ventajas son: d proceso. Además de
que los habituales conjuntos de herramientas de diversas marcas y
formatos. También se puede recurrir a los paquetes integrados o suites. Los * Creación de una visión unificada de los negocios común a todos los
sistemas ofimáticos suelen tener una implantación que no se limita a departamentos y funciones en la empresa: en definitiva, aplicación del
departamentos concretos, sino que constituyen sistemas básicos de la concepto de SL lo, que incrementa la cooperación y coordinación
infraestructura común a las distintas unidades organizativas. Se suele decir interdepartamental. Las soluciones ERP ayudan a las compañías a mejorar
que son sistemas tranversales, ya que afectan a varios departamentos. tanto su ] estructura interna com: o sus procesos (en especial
ial sisi se combi
con análisis BPR!?). : pe
a la espera de venta:
” Propugna la ausencia de inventarios de producto, finales o intermedios,
no se fabrica nada hasta que un cliente solicite compra!
algo similar a la fabricación por pedido, es decir,
E la expresión inglesa Computer Aided Design: diseño asistido por ordenador,
una unidad.
Integrated Manutacturimg:
: $ De la expresión inglesa Computer Aided Manufacturing/Computer nombre de ERP (Enterprise Resource Plannmg) se inspiró en la extensión del concepto
gracias al ordenador. El CIM suele emplearse expresado poz las siglas de MRP mencionadas en el Apartado 2.4.
fabricación asistida por ordenador/fabricación integrada
gestión global de la producció n como ocurre en los sistemas MRP. Véase el Apartado 1.5 de esta obra. -
más para la
44 ANÁLISIS Y DISEÑO DE APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN

+ Almacenamiento común e integrado de la información de gestión de to

las funciones de la actividad empresarial.

+ Implantación de una interfaz común de usuario para todas las aplicaciones,

ahorros de errores y tiempo en la comunicación de datos entrell
departamentos y entre personas, y rapidez de respuesta y flexibilidad para;
hacer cambios en los procedimientos de gestión en comparación con otras!
opciones de informatización.

Actualmente existen muchas soluciones ERP de diversos fabricantes, si bien'l

los más conocidos son Baan, J. D. Edwards, Oracle, PeopleSoft, Metad, Ross Systems,
Navision y. seguramente como líder de implantación, SAP. |

2.7. EJERCICIOS

Ejercicio 1

Pensar en un pequeño negocio o tienda:

. ¿Qué funciones o subsistemas se pueden identificar?

« ¿Qué información debe manejar cada uno y cuál debe enviar o compartir
con otros?

* ¿Qué tipo de decisiones operativas, tácticas y estratégicas pueden tomarse

en cada subsistema?

Confrontar los resultados obtenidos con la descripción de subsistemas de una

empresa realizada en este capítulo.

Ejercicio 2

Realizar un diagrama informal que represente el intercambio de información

entre los distintos subsistemas (finanzas, recurso humanos, etc.) y las distintas
funciones dentro de ellos (control de inventario. libro mayor, etc.) en una empresa
típica,

Ejercicio 3

Realizar una búsqueda de información sobre distintas soluciones ERP

actualmente comercializadas comparando los módulos que incluyen y sus
características. :