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ANALISIS DE APLICACIONES INFORMATICAS EMPRESARIALES PARTE II

Presentado por:
Diana Carolina Pinto Pinto ID 855297

Presentado a:
Fredy Moreno Rincon NRC: 54576

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Contaduría Publica
Sistemas de Información Gerencial
Bogotá D.C;24 De Noviembre Del 2022
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APLICACIONES INFORMATICAS EMPRESARIALES PARTE II

Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral

Es una metodología de gestión estratégica utilizada para definir y hacer seguimiento a la

estrategia de una organización. Esta metodología, creada por Robert Kaplan y David
Norton, permite estructurar los objetivos estratégicos de forma dinámica e integral para
ponerlos a prueba según una serie de indicadores que evalúan el desempeño de todas las
iniciativas y los proyectos necesarios para lograr su cumplimiento satisfactorio.

Para qué sirve el Balanced Scorecard

La función básica del Balanced Scorecard es la de traducir metas y estrategias, que muchas
veces parecen etéreas, en indicadores palpables y totalmente comprensibles para cada
miembro de la organización. Para realizar esta tarea de traducción se deben conocer y
entender a profundidad tanto metas como estrategias, su verdadera dimensión e
implicaciones.

Por ejemplo, si dentro del plan estratégico se plantea <mejorar el clima laboral= como una de
sus metas destacadas, entonces habrá de comprenderse en qué consiste el clima laboral para
ser capaces de crear una serie de indicadores que permitan conseguirlo, además de saber
qué medir, cómo medirlo y cuándo hacerlo.

A medida que más y más empresas trabajan con el Balanced Scorecard, se dan cuenta de
que puede utilizarse para:

 Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre ella.

 Comunicar la estrategia a toda la organización.
 Alinear los objetivos personales y departamentales con la estrategia.
 Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los
presupuestos anuales.
 Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.
 Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas
 Obtener feedback para aprender sobre la estrategia y mejorarla.

Beneficios de su implementación

 Moviliza a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, canalizando las

energías, habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia
el logro de metas estratégicas de largo plazo.
 Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro.
 Usa medidas en cuatro categorías 4desempeño financiero, conocimiento del cliente,
procesos internos de negocios y aprendizaje y crecimiento4 para alinear iniciativas
individuales, organizacionales y trans departamentales e identifica procesos
enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente y accionistas.
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Perspectiva Financiera

Corresponde a los indicadores, que históricamente han sido los más utilizados, para medir
el desempeño de una empresa puesto que reflejan la situación puntual de las inversiones y
resultados económicos del negocio.
1. Tasa de crecimiento de los ingresos
2. Retorno de inversión
3. Ciclo de conversión en efectivo
4. Ganancias netas
5. Márgenes de utilidad

Perspectiva del Cliente

Permite la identificación del mercado y del cliente hacia el cual van dirigidos los productos
o servicios que ofrece la compañía. Refleja la situación del mercado en el que compite la
empresa y brinda la información para mejorar la cuota de participación en el mercado por
medio de la generación, adquisición y retención de los clientes.
1. Nivel de satisfacción del cliente
2. Nivel de reconocimiento de marca
3. Expansión del negocio
4. Problemáticas con el cliente (quejas, devoluciones, etc.)
5. Estrategias sin el impacto esperado

Perspectiva de Procesos Internos

El desempeño en los procesos internos de una organización es el que va a permitir que los
objetivos financieros y de clientes sean alcanzados. Esta perspectiva ayuda a los directivos
a identificar los objetivos e indicadores estratégicos que están asociados a los procesos
básicos de la organización o empresa.
Como por ejemplo los costos, plazos, límites y eficiencia de la producción, de cuyo éxito
depende la satisfacción de las expectativas financieras y de los clientes.
1. Mejorar el tiempo de respuesta al cliente
2. Optimizar el servicio que se le brinda a los usuarios
3. Aumentar la productividad de los equipos
4. Mejorar un proceso emprendido internamente
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Perspectiva de Innovación y Crecimiento

Es la perspectiva más importante en cuanto a resultados a largo plazo se refiere, permite

identificar la infraestructura que se necesita para crear y mantener valor en el negocio en el
largo plazo. Esta categoría incluye la formación y crecimiento de 3 áreas en la empresa:
sistemas, personas y clima organizacional.
Los indicadores incluyen la capacitación del talento humano, el software y los desarrollos,
las instalaciones, la tecnología y los equipos de la empresa que son necesarios para tener
éxito en las 3 perspectivas anteriores.
1. Ambiente laboral
2. Herramientas de productividad
3. Aspectos motivacionales y competitivos
4. Capacitaciones a personal
5. Actividades de integración

Sus ventajas

La esencia del BSC es que posibilita una visión global de la empresa desde distintas
perspectivas, huyendo de enfoques demasiado lineales y rígidos, que impiden detectar las
interrelaciones entre las necesidades y objetivos de diferentes áreas o departamentos.
Esta concepción de la empresa como un todo integral y relacionado, conduce a otra serie de
ventajas:
 Permite tener una visión y control de cómo el funcionamiento de cada área y miembro
de la empresa influye en el resto de la organización.
 Establecer una vinculación entre los objetivos de la empresa y las acciones
necesarias para lograrlos.
 Una vez ejecutadas las acciones de mejora, detectar cómo influyen en otras áreas de la
empresa, lo que permitirá ejecutar correcciones adicionales si es necesario.
 Implantar un modelo de gestión flexible e interactiva, acorde a los actuales
requerimientos y exigencias del mercado.
 Incorporación de perspectivas distintas a las financieras, como la perspectiva del
cliente o la interna o de procesos de negocio.
 Disponer de una imagen muy clara y gráfica del status de la organización en cada
momento en cuanto a metas, resultados y acciones en desarrollo o ya implantadas.
 Ayuda a tomar las decisiones más acertadas en el momento oportuno para maximizar
la rentabilidad y productividad de la empresa.
 Facilita la comunicación entre dirección, mandos intermedios y empleados para que
todos tenga una idea muy clara de los objetivos, específicos y generales, de la empresa
y de las acciones necesarias para lograrlos.
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Sistemas de gestión documental SGD

En el mundo empresarial, la gestión documental hace referencia al almacenamiento,

administración y control de todos los documentos almacenados mediante parámetros
establecidos y normalizados. Los documentos y archivos de una empresa, ya sean físicos o
en formato electrónico forman parte del expertos y conocimiento de una compañía. Se
trata de activos intangibles con un valor que nos diferencia de otras empresas

Por lo tanto, la gestión de documentos se hace con el objetivo de optimizar el

funcionamiento de la empresa, el cual reposa en gran parte en su documentación y cómo
esta es manejada. Además, evitamos la pérdida de documento
Importancia de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental en una empresa es la forma de gestionar los documentos

de una forma estandarizada y común. Cada empresa tiene la suya y, gracias a ella,
solucionamos una serie de situaciones que impactan el buen desempeño del negocio como,
por ejemplo:

1. El almacenamiento anticuado de documentos, ya sea:

 Documentos físicos(papel): hojas clasificadas, grapadas y archivadas en

carpetas, formando una voluminosa biblioteca;
 Documentos electrónicos: archivos almacenados en el correo electrónico, un
servidor o un disco duro, sin homogeneidad de nombre o estructura de árbol.
 La duplicidad de archivos y la falta de un control de versiones.
 La falta de trazabilidad de los documentos al no poder controlar las diferentes
fuentes y medios de comunicación de donde provienen.

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la

recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la

legislación vigente.

Procesos de la gestión documental

1. Incorporación de los documentos
Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un
documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se
decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los
documentos que hay que capturar.
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2. Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar
constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador
único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación
(metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.

3. Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite
agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas
características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte,
etc.

4. Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su
autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo
necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de
documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello,
hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación,
con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con
el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o
desastres.

5. Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con
un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias,
aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso
y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos
legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la
organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información
estratégica).

6. Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de
seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos
adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el
movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido
asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se
necesiten.
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7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la
disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación
permanente y transferencia a otro sistema archivístico. No se debería llevar a cabo ninguna
acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el
documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y
que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del
documento como prueba.
Ejemplo;

Balanced Scorecard, mapa estratégico de una joyería

OBJETIVOS METAS INDICADORES INICIATIVAS

Negociar
Perspectivas financieras: Aumentar en un 15 Estados asociaciones de
Aumentar la rentabilidad % la rentabilidad de financieros ventas a plazos con
la empresa empresas de tarjetas
de crédito

Mejorar la
Perspectiva del cliente: Tener Aumento del 20 % exposición de las
una tienda más atractiva para los de promedio de Recuento de los joyas de las
clientes visitas diarias a la clientes vidrieras e invertir
tienda en las redes
sociales

Perspectiva de los procesos
internos: Ser una referencia en
la atención
Aumentar el número
de elogios en un 15 Análisis
% y disminuir las estadístico de los Rediseñar el
quejas del SAC en un informes del SAC proceso de atención
80
%

Perspectiva de aprendizaje y
Reemplazar el 30 Número de Iniciar el proceso de
crecimiento: Tener una fuerza de
% de los contratos x reclutamiento y
ventas con profesionales con
vendedores despidos selección
experiencia
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Conclusión

Con el pasar del tiempo las empresas han tenido que evolucionar a la par de la tecnología
que esté en surgimiento en su época, en los últimos años se ha hecho muy indispensable en
las empresas utilizar softwares y aplicaciones que automaticen los procesos que se hacen a
nivel administrativo, productivo y comercial.
Para nosotros la importancia de las aplicaciones de la información, es que estas son
esenciales en las empresas ya que ayudan a facilitar diferentes procesos, además de
organizar y optimizar el tiempo brindando una mayor seguridad en el desarrollo que
intervenga alguna de las aplicaciones. También ayuda a que las empresas obtengan
mayores beneficios referentes a otras empresas que según lo investigado la mayor parte de
ellas utilizan diferentes sistemas en diferentes áreas dándoles unas ventajas que otras
empresas u otros sistemas no pueden brindar.