UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMATIZACIÓN DE LOS REGISTROS DE OPERACIONES CONTABLES A

TRAVÉS DE EXCEL COMO HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA EN AGROMI,
C.A.

Tutor Académico: Autores:

TSU. Luis Ramos
TSU. Tony Perozo

Carora, Enero de 2022

 INTRODUCCION

El poder conocer, analizar, e interpretar los movimientos económicos y financieros

que se efectúan, siempre han sido un aspecto de prioridad para cualquier organización o
empresa. Mediante el registro de las transacciones económicas, como lo son la compra y
venta de mercancía o materia prima, la adquisición de bienes, ganancias o deudas y los
movimientos de inventario; la organización puede conocer su estatus monetario al
momento. En la actualidad debido al continuo progreso del aspecto tecnológico, las
empresas han aprovechado tal condición, aplicando la tecnología para mejorar y
optimizar el registro y seguimiento de las actividades económicas, esto mediante de la
sistematización de la información contable.

Consecuentemente López A. (2012) expresa que “El éxito de la administración radica

en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione información exacta y
oportuna” (P.2).Quiere decir, que un sistema de información contable comprende los
métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de
las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Del mismo modo, uno de los métodos modernos del control de cuentas y
movimientos económicos es la automatización contable, la cual implementa
herramientas tecnológicas facilitando el proceso contable de la organización.
Consecuentemente, la presente investigación se centraliza en la implementación de
herramientas informáticas para la optimización del proceso de registro contable
mediante su sistematización en la empresa AGROMI C.A.

En este sentido, el actual estudio se estructura en seis capítulos: Capitulo I,

denominado el problema, está integrado por el planteamiento del problema, las
interrogantes que surgen debido al planteamiento de dicho problema, el objetivo general
y los objetivos específicos.

El capítulo II, denominado Marco Teórico, está estructurado por los antecedentes que
tomamos en cuenta para la investigación presente, además de que se encuentran las
bases teóricas del estudio, bases legales, definición de términos básico y la operación de
variables del estudio. El Capítulo III, el Marco Metodológico, se enfoca en la
investigación, la metodología implementada en el estudio, teniendo en consideración el
tipo, nivel y diseño de la investigación, la población y muestra que intervino en el
estudio, la validez y Confiabilidad del Instrumento, además de las técnicas e
instrumentos de recolección de datos.

En el Capítulo IV, denominado análisis y presentación de los resultados, se expresan

los resultados obtenidos mediante el procesamiento, análisis e interpretación de los datos
obtenidos, arrojados de la población en estudio. Dichos resultados fueron recabados
mediante la utilización de un instrumento dirigido a los empleados del departamento de
administración de la empresa Agromi C.A. seguidamente del Capítulo V, denominado la
propuesta, integrado por la presentación de la propuesta del estudio

Finalmente en el Capítulo VI, nombrado conclusiones y recomendaciones, se

exponen las recomendaciones que aporta cada uno de los investigadores además de
expresar la conclusión a la cual ha llegado el estudio realizado, concluyendo lo la
presentación de los anexos y referencias.
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

A nivel mundial desde la organización o empresa más grande a la más pequeña sin
excepción alguna, requieren, necesitan, dependen de conocer exactamente sus
movimientos económicos, su situación financiera, estabilidad monetaria, la liquides de
su dinero, ya que esta información refleja las condiciones en que opera la empresa u
organización con respecto al nivel de liquidez, solvencia, endeudamiento, eficiencia,
rendimiento y rentabilidad, facilitando la toma de decisiones gerenciales de las mismas,
con el fin de optimizar el funcionamientos y resultados de las operaciones o procesos
productivos y económicos de las organizaciones o empresas como tal.

Por su parte, la contabilidad permite expresar la información económica-financiera

solicitada, Horngren y Harrison. (2010) estipulan que "la contabilidad es el sistema de
información que mide las actividades de una empresa, procesa los datos hasta
convertirlos en informes y comunica los resultados a quienes toman decisiones” (P.2).
Es decir, la contabilidad permite plasmar los datos monetarios obtenidos de los
movimientos económicos de las organizaciones, para así poder especificar de forma
exacta el estado de situación financiera de la misma, permitiendo formular si es factible
seguir con el plan económico aplicado o tomar acciones diferentes para la mejora u
optimización de los resultados obtenidos.
Igualmente, en la actualidad debido al abismal crecimiento tecnológico, el aspecto
informático se ha vuelto un herramienta indispensable para el registro contable de la
información financiera de las entidades empresariales, el registro sistematizado que
ofrece la combinación de la contabilidad con el avance tecnológico, representa un
método efectivo, seguro, exacto y rápido para la búsqueda, consulta y rectificación de
los datos, tanto en el aspecto económico, contable, administrativo como productivo de la
organizaciones como tal.

Por consiguiente, está claro que el aspecto tecnológico e informático juega un papel
fundamental en el tratamiento de datos económicos de las organizaciones, pero no
obstante, no es el único factor indispensable en un sistema de información contable. De
Pablos, López, Martin y Medina. (2004) expresan que “un sistema de información
contable busca satisfacer la demanda informativa de una organización, agrupando
distinto recursos, tanto técnicos como económicos y humanos, influyendo de forma
positiva en la toma de decisiones”. (P.34)

Es decir, pese a que no es el único factor de importancia en el registro y

administración de información contable, el aspecto tecnológico, como una estructura
sistematizada, permite clasificar y resumir las operaciones financieras de una
organización, El hecho radica en que no todas pueden costear este beneficio
informático, especialmente las organizaciones conocida como PYMES, término
utilizado para referirse al Micro, pequeñas y medianas empresas.

Consecuentemente, la pequeñas empresas que no pueden contar con una estructura

sistematizada contable-administrativa, implementa la forma manual, la cual presenta
diversas desventajas, realidad que sustenta Roemo J., citado por Adnino J. y Rizo M.
(2016)
Existen una variedad de registros manuales, los cuales varía de acuerdo con las
necesidades de información de cada entidad y, si bien es cierto que algunos de
ellos dada la propia evolución han quedado en desuso, es pertinente comentarlos y
conocerlos como parte de la información profesional del contador público. (P. 12)
 De por sí, Las Pymes presenta una administración poco interesada en dar un uso
adecuado a ese conjunto de herramientas, entre las que se destaca la contabilidad
financiera, y que, indudablemente, pueden contribuir a mejorar el desempeño gerencial.
La poca valoración asignada a este tipo de herramientas ha significado un obstáculo en
la rapidez y precisión de decisiones trascendentales.

En tal sentido, el conjunto de tales herramientas son resumidas en la informática,

debido a que este aspecto cuenta con la capacidad suficiente para optimizar el proceso
administrativo y contable. Según la Real Academia Española (2014) la informática es el
“conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento
automático de la información por medio de computadoras”.

Del mismo modo, Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o mejor

conocidas como las TIC son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas
informáticos, aplicaciones, redes y medios; que permiten la compilación, procesamiento,
almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes.
En lo que respecta a la influencia de las TIC en la contabilidad, ha permitido el
desarrollo de programas contables, los cuales permiten el procesamiento de grandes
cantidades de datos para convertirlos en información útil para las empresas, siempre y
cuando, existan las medidas necesarias para su debido control cuando son empleadas.

En este sentido, dividiendo las herramientas en dos segmentos según su complejidad,

los programas utilitarios, que son aplicaciones básicas que no requieren de una
capacitación avanzada, se manejan con facilidad de manera intuitiva, como por ejemplo,
la calculadora o bloc de notas preinstalados en la mayoría de las computadoras. Y por
otra parte, los programas contables, que dentro de los cuales, se identifican software que
requieren un nivel de aprendizaje y estudio previo para su correcto uso, como por
ejemplo, las hojas de cálculo, las bases de datos y los paquetes contables, permitiendo
así Automatizar los procesos operativos y Proporcionar información que sirva de apoyo
al proceso de toma de decisiones.

Por su parte, la empresa AGROMI C.A., es una pequeña organización ubicada en

Carora Estado Lara, dedicada a la compra, venta y producción de quesos en sus
diferentes presentaciones, además de lácteos, como lo son la leche y suero. Esta
organización cuenta con un departamento de administración donde se lleva el control y
recolección de la información en los procesos económicos de la empresa, entre ellos se
encuentran, las compras, las ventas, control de inventario y producción, las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar, todo llevado de forma manual.

Como resultado de esto, la organización presenta diversas debilidades respecto al

registro y administración de las operaciones financieras que desempeña. tal es el caso en
el proceso de cuentas por cobrar; la organización no posee disponibilidad inmediata
respecto al saldo que poseen los clientes, donde demuestre que han adquirido una deuda
con la empresa, debido a esto existen clientes que han llegado a deberle a la
organización grandes cantidades de dinero y de igual forma se le sigue despachando
mercancía, además de que la información registrada no posee veracidad al momento de
ser consultada debido a que el método manual ofrece muchas posibilidades de cometer
errores, dado a la cantidad de clientes que han manifestado descontento porque el saldo
deudor no coincide con la información que ellos poseen.

De igual forma, pasa en el caso de las cuentas por pagar, no se posee disponibilidad
inmediata de esta información, carece de veracidad, está sometida a reflejar errores. otro
de las problemáticas que se presenta, es el mal manejo de la facturación, se lleva de
forma manual, estas poseen diversidad de debilidades como lo son: error en el
correlativo, error en las fechas de emisión de las notas de entregas y facturas fiscales ,
debió a que las personas que lo realizan tal proceso son vendedores externos no
capacitados, todo esto se le suma que las facturas son enviadas a AGROMI C.A en un
periodo que va de un (1) día a tres (3) días de retraso, ocasionando un descuadre
respecto al control de ventas y cuentas por cobrar de la empresa.

Por ende, en el proceso de declaración de Impuesto al valor agregado (IVA), se ve

afectada puesto al desorden de emisión de facturas, lo cual trae como consecuencia la
clara posibilidad de que la empresa sea multada. No obstante, la poca capacitación que
posee el personal en el ámbito administrativo afecta al registro de la información de la
actividad económica de la empresa, como se mencionó anteriormente, la información
registrada no es validad y no coinciden con los movimientos financieros de la
organización. En tal sentido es de vital importancia que el personal sea capacitado
respecto al proceso manual además del informático puesto que es necesario que la
organización cuente con el sustento físico y virtual al momento de presentar la
información financieras a entidades tributarias y legales

Consecuentemente, de continuar el manejo y registro de los procesos contables de la

manera actual y de no implementar un método o propuesta que dé como resultado la
solución a la presente problemática, AGROMI C.A tiene una posibilidad muy cercana
de desmejorar considerablemente su situación financiera. Con base a lo planteado,
surgen las siguientes interrogantes.

¿Cuál es la situación actual al momento de registrar, administrar y contabilizar las

transacciones financieras de AGROMY, C.A.?

¿Cuál es la factibilidad económica, tecnológica y financiera que se maneja en el

proceso del registro, administración y contabilización de las transacciones financieras de
AGROMY, C.A.?

¿Cuál sería el diseño sistematizado adecuado y adaptado en las pequeñas y medianas

empresas para el registro, administración y contabilización de las transacciones
financieras a través de Excel como herramienta de gestión en AGROMI, C.A?

Objetivos de investigación

Objetivo General

Proponer la sistematización de los registros de las operaciones contables a través de

Excel como herramienta administrativa en AGROMY, C.A.

Objetivos específicos
  Diagnosticar la situación actual al momento de registrar las transacciones
contables de AGROMY, C.A

 Determinar la factibilidad económica, tecnológica y financiera que se maneja

en el proceso de los registros contables de AGROMY, C.A.

 Diseñar la sistematización adaptada a la pequeñas y medianas empresas para

el registro contable a través de Excel como herramienta administrativa en
AGROMI, C.A

Justificación de la Investigación

Considerando la relevancia que posee la sistematización y el aspecto tecnológico e

informático en el ámbito administrativo y contable, el presente estudio ubicado en la
línea de investigación de gestión tributaria y crecimiento sustentable en el área de
tecnología en contabilidad, específicamente informática, se enfoca en diseñar e
implementar un sistema automatizado por medio de Excel que ayude a satisfacer las
necesidades administrativas-contables de la empresa Agromi C.A.

Del mismo modo, es de resaltar, que la sistematización de los registros,

administración y contabilización de las operaciones financieras, permite un control,
seguimiento y seguridad maximizada de la información y operaciones financieras de las
empresas. Por medio de la sistematización, las organizaciones obtienen una mejor
administración de las operaciones contables, además de disponibilidad inmediata de
dicha información y reducción de errores cometidos debido al registro manual de los
procesos financieros y contables.

En ese mismo contexto. Celis, Gonzales y Rincón (2018), citando a Meings,

Williams, Haka y Bettner, expresan que los sistemas contables son herramientas
implementadas para clasificar y disponer de la información financiera de una manera
más organizada y factible, permitiendo conocer si se producen incrementos o
disminuciones en su estado financiero.
 Dicho esto, es aquí donde radica la importancia del presente estudio; al implementar
una herramienta informática que se adapte a las necesidades de Agromi C.A., esta última
podrá manejar de forma fluida el registro, administración y consulta inmediata de su
información financiera.

En este sentido, al ser Excel, el programa que plantea la presente propuesta, Agromi
C.A., puede obtener diversos beneficios, entre ellos el económico, ya que es un
programa totalmente gratis que incluso se puede trabajar por intranet, además posee
diversas características adaptables al ámbito administrativo y contable, permitiendo así
registrar información de forma inmediata, agilizar el cálculo de operaciones y crear a
través de hojas de cálculo estructuras para la administración de información financiera

Por otra parte, las implicaciones prácticas del presente estudio radican en que por
medio de esta investigación se podrá solucionar diversas problemáticas, entre ella se
encuentra la posibilidad de reducir considerablemente los errores y fallas que se
presentan en el departamento administrativo. A su vez., el sistematizar tal registro,
permite agilizar el proceso de clasificación e integración de la información recopilada,
además de reducir la posibilidad de que se pierda información financiera importante para
la empresa y disponer inmediatamente de ella para su consulta.

Asimismo, las confusiones respecto a la cobranza, la facturación e inventario, serán

eliminadas, debido a que se erradican los problemas de cálculo por la funcionabilidad
del programa Excel y como en la propuesta ajustara las necesidades a resolver, al tener
una idea clara de lo que se despachó a qué precio y que día, la consulta de este tipo de
información poseerá más veracidad y seguridad, permitiendo resguardar y respaldar gran
cantidad de información, mismas que puedan ser consultada: movimientos de fechas
pasadas y las más recientes.

A su vez, por medio de esta propuesta, tanto la empresa como los empleados que la
integran, sobre todo en el departamento administrativo, se verán beneficiados en
diversos aspectos, tanto evolutivos, como en la elaboración de procesos. En el caso de
los trabajadores del departamento administrativo, el trabajo manual será reducido, y con
esto la fatiga de registrar tanta información de forma no automatizada, además de
facilitarle el cálculo de cuentas financieras, haciendo su trabajo más rápido y menos
tedioso.

De igual forma, la sistematización en el ámbito de la empresa como tal, favorece y

fomenta a la optimización de su nivel administrativo y contable, permitiéndole ser capaz
de controlar y supervisar de forma efectiva los movimientos de distintos aspectos, como
el financiero, productivo entre otros, todo esto en pro bienestar de la organización.

Además, dependiendo de las necesidades de la empresa, este diseño sistematizado

puede aplicarse a otras pequeñas organizaciones que no cuentan con un software
administrativo y contable, y que no puedan costear uno. Teniendo en consideración las
distintas actividades llevada a cabo dentro de la empresa a la que se desee aplicar el
programa, este puede tener relevancia y lograr una mejora dentro de un ámbito
administrativo.

En tal sentido, el estatus económico de esta sociedad podría aumentar

considerablemente y motivar a otras organizaciones o empresas dedicadas al
aprovechamiento de sector primario a realizar su actividades económicas en este sector,
logrando así afianzar en el sector las palmitas un estructura económica solidad
reflejando la importancia del sector primario para la economía de Carora.

En otro orden de ideas, el valor teórico se basa en los aportes de Jaimez M y Morales
Z (2019), expresan:

Las empresas deben buscar la manera de tener en orden toda la información

financiera, por lo cual los sistemas de información contable proporcionan ventajas
competitivas. La herramienta contable se vuelve un apoyo importante para el
empresario ya que mejora y facilita sus procesos tanto administrativo como
contable. (Pag 54)

Al proponer Excel como herramienta de gestión Jaimez y Morales dan a entender

que Excel es una herramienta indispensable en el ámbito administrativo y contable,
ya que por medio de su aplicación se facilita y se recude la carga laboral, se optimiza
la elaboración de tareas y se adapta a distintas situaciones de cálculo y proceso,
detallando, resumiendo y clasificando la información registrada dependiendo de la
programación de su estructura, pudiendo de esta manera aplicarse a diversas tareas a
realizan dentro del proceso administrativo-contable.

Asimismo, las teorías y procesos detallados en el presente estudio servirán de base

para futuras investigaciones centralizadas en la sistematización contable, permitiendo
así aclarar la disponibilidad y funcionalidad que posee Excel en el ámbito contable
administrativo.

Delimitación de la investigación

La presente investigación se realizara en el departamento administrativo-contable de

la empresa AGROMI C.A., (dedica a la compra y producción de lácteos), enfocada el
registro sistematizado de las operaciones contables por medio de la implementación de
Excel como herramienta sistemática-contable, en un periodo delimitado de tiempo.
Ubicada en la Carretera Lara Zulia sector las Palmitas Carora Estado Lara.

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