CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PROCESO:
GESTION GERENCIAL
PROVEEDOR ENTRADAS
Políticas, objetivos,
indicadores y programas de
gestión
Evaluación de cumplimiento
de requisitos legales y otros
Informes de auditoria
Participación y consultas del
GESTION INTEGRAL cliente interno y externo
Investigaciones de incidente
Recomendaciones para la
mejora
Resultado de las Acciones
correctivas y preventivas
anteriores
Oferta para revision y
aprobacion
GESTIÓN COMERCIAL
Evaluacion de la satisfaccion
del cliente
Necesidades de materiales,
COMPRAS suministros, productos y
servicios
Necesidades de recurso
GESTION ADMINISTRATIVA humano competente para los
cargos de la organización
Necesidades de recurso para
maquinaria, equipos,
GESTION LOGISTICA mantenimientos e
instrumentos de medicion
para la prestacion del servicio
Necesidades de recurso para
PRESTACION DEL SERVICIO
la ejecucion del proyecto
RESPONSABLE
Alta dirección
PARTICIPANTES
Director Calidad
Directores de area
REGISTROS
Revisión por la Gerencia GG-F-004
Evaluacion percepcion del cliente HSEQ-F-006
Evaluacion de desempeño del personal HSEQ-F-055
Inspeccion Gerencial GG-F-007
REVISÓ Y APROBÓ
GERENTE HSEQ
HSEQ-F-004 0
FECHA
01 MAY 12
PAGINA
OBJETO: ALCANCE
Diseñar las estrategias y disponer los recursos Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión de
necesarios para lograr la vision y la mision SERVICIOS Y MONTAJES SOMOS SAS
cumpliendo los objetivos de la politica del SIG.
ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Plan de Acción para la Mejora
Revisión anual de SIG
Resultados de la revisión de la
política integral y objetivos
del sistema.
Analizar cambios planteados a sistemas y/o
evaluar y proponer los cambios requeridos.
Nuevas expectativas de
SIG
Tomar las decisiones pertinentes para realizar
proyectos como resultado de
los cambios enfocados hacia la mejora del
la revisión del SIG.
sistema
Revisar el cumplimiento de los objetivos del
sistema.
Analizar necesidades de acuerdo al estudio de
las recomendaciones para la mejora de cada
uno de los procesos. Recursos para el sistema
Integrado de Gestión.
Analizar acciones a tomar en el equipo
designado por el gerente.
Planificar estrategias de mercadeo
Revisar y aprobar la oferta y asignar los
Oferta revisada y aprobada Cliente Externo
recursos para el proceso comercial
Hacer seguimiento de la oferta enviada
Revisar los resultados de la percepcion del
cliente
Establecer los planes de accion con las areas Evaluacion de percepcion del
Prestacion del servicio
correspondientes cliente
Hacer seguimiento a la implementacion de los
planes de accion establecidos como mejora
Revisar las requisiciones, ordenes de compra y
de servicio
Aprobar las ordenes de compra y gestionar los Ordenes de compra o de
Todos los procesos
recursos necesarios para su cancelacion servicio aprobados
Hacer seguimiento del correcto despacho de
las ordenes de compra
Revisar las solicitudes de personal y las hojas
de vida
Acordar salarios y elaboracion de los contratos Personal competente dentro
Todos los procesos
de trabajo de la organización
Hacer seguimiento del desempeño laboral
Revisar las solicitudes del area de logistica
Asignar los recursos necesarios para la Maquinaria y equipos de
adquisicion de maquinaria, equipos, para medicion en perfecto estado Prestacion del servicio
llevar a cabo mantenimientos de funcionamiento
Hacer seguimiento del estado de la maquinaria
y de los equipos de medicion
Revisar las solicitudes del recurso para el
correcto funcionamiento del proyecto
Asignar los recursos necesarios para la Obras correctamente
Cliente Externo
ejecucion del proyecto ejecutadas al 100%
Hacer seguimiento del avance y correcto
funcionamiento de las obras
RECURSOS DOCUMENTOS
Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001,
Humanos Manual de Integrado de Gestión.
Técnicos Revisión Sig por la Gerencia
REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR
ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES
PERCEPCION DEL CLIENTE
Plan de accion DESEMPEÑO DE PROYECTOS
EVALUACION DE EMPLEADOS
FECHA:
DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PROCESO:
GESTION HSEQ
PROVEEDOR ENTRADAS
ESTADO Requisitos legales y otros
Plan de Acción para la Mejora
Resultados de la revisión de la
política integral y objetivos del
sistema.
Nuevas expectativas de proyectos
como resultado de la revisión del
GESTION GERENCIAL
SIG.
Recursos para el sistema
Integrado de Gestión.
Terminos de Referencia
GESTIÓN COMERCIAL
Acciones de mejora
Necesidades de cambio
Reporte de acciones para la
mejora derivadas de la
retroalimentacion del cliente
Acta de inicio de obra
Indicadores de gestión
PRESTACION DEL SERVICIO Acciones de
Mejora
Actas de corte de obra
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Acciones de mejora
GESTION DE COMPRAS
Necesidades de cambio
GESTION LOGISTICA
RESPONSABLE
Director de Calidad
PARTICIPANTES
Director Calidad
Coordinadores de HSEQ
REGISTROS
Matriz de estadisticas de ausentismo, enfermedad y primeros auxilios
Informe de auditoria HSEQ-F-050
Revisión gerencial GG-F-004
Matriz de aspectos e impactos ambientales HSEQ-MT-008
Matriz de Identificacion de riesgosHSEQ-MT-001
Matriz de requisitos legales HSEQ-MT-005
REVISÓ Y APROBÓ
GERENTE HSEQ
CODIGO VERSION
HSEQ-F-004 0
FECHA
01 MAY 12
PAGINA
OBJETO: ALCANCE
Planificar, implementar y mantener el sistema de
Integrado de gestión de SERVICIOS Y MONTAJES Construcción, Prefabricación y Montajes de tuberia y estructura
SOMOS SAS
ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
PRESTACION DE SERVICIO
Identificacion de los Requisitos Legales aplicables a
Matriz de requisitos legales.
la Organización . GESTION ADMINISTRATIVA
Identificar tareas, actividades, responsables y Política, objetivos, indicadores y
recursos para implementar acciones. programas de gestión
Evaluación de cumplimiento de
Planeacion Estrategica
requisitos legales y otros
Participación y consultas del
cliente interno y externo REVISIÓN GERENCIAL
Presupuestos Informes de auditoria
Investigaciones de incidentes
Recomendaciones para la mejora
Resultado Acciones correctivas y
preventivas anteriores
Plan de calidad Ajustado
Analisis de los requisitos de Calidad, Salud, Plan de SMS ajustado
GESTIÓN COMERCIAL
Seguridad y Medio Ambiente. Plan de Recursos
Determinacion de las especificaciones tecnicas economicos, financieros,
humanos y tecnicos.
Identificar tareas, actividades, responsables y
Mejoramiento continuo TODOS LOS PROCESOS
resursos para implementar acciones.
Realizacion del Plan de Calidad Entrega del Plan de calidad CLIENTES
Identificar tareas, actividades, responsables y
Mejoramiento continuo TODOS LOS PROCESOS
resursos para implementar acciones.
RECURSOS DOCUMENTOS
Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC
Humanos Procedimientos obligatorios de la norma.
Técnicos Manual de Integrado de Gestión.
REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR
ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES
Auditorias internas del sistema Numero de planes de accion generado por Accidentes y casi accidentes /
Acciones Correctivas
Intregado de Gestión Numero de planes de accion programados por accidentes
(Numero de casos nuevos o antiguos de enfermedad profesional / Numero
Revisiones por la Gerencia Acciones preventivas
de trabajadores del proyecto en el periodo)* 100
(Mantenimiento preventivos realizados / Mantenimiento preventivos
Evaluación de indicadores de Gestión
programados) * 100
(Residuos sólidos tratados/residuos sólidos contaminados generados)*100
(Actividades ejecutadas en programas ambientales/actividades programadas
Programas de gestión en programas ambientales)*100
(#de evaluaciones de los clientes sobre el 80%/# de evaluaciones de los
clientes totales)
(N° de no conformidades cerradas eficazmente/N° de no conformidades
Divulgación, Aplicación y Control
detectadas)
FECHA:
DÍA 1 MES: May AÑO: 2012
 CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS HSEQ-F-004 0
FECHA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 01 MAY 12
PAGINA

PROCESO: OBJETO: ALCANCE

Lograr el crecimiento de la organización a partir de Aplica para todas las actividades orientadas a la oferta para
GESTIÓN COMERCIAL nuevas oportunidades de negocio. prestación servicio.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Visitas de presentación de la empresa a posibles
Expectativas de Nuevos
MERCADO POTENCIAL cliente. Entrega de protafolio de servicio Clientes potenciales.
Contratos

Determinación y revisión de los términos de

Oferta técnica
referencia, especificaciones técnicas de calidad y
Solicitudes de Ofertas de SMS
Términos de referencia
Especificaciones técnicas, Cliente
Requisitos de calidad
Requisitos de SMS
CLIENTE Visita de Obra, APU´S , Presupuesto, Polizas de
Oferta Económica
cumplimiento

Planeacion de obra para

Carta de Adjudicación Recoleccion de datos de la oferta enviada al cliente Oferta Tecnica y Economica
prestacion del servicio

Procedimiento de no
Acciones de mejora
conformidades, acciones Reporte de Acciones para la Mejora HSEQ
Necesidades de cambio
correctivas y preventivas

Plan de Calidad
Plan integrado de gestion
Incluye en la oferta tecnica Oferta tecnica
GESTION HSEQ
Mejoramiento continuo

Cliente

Resultados de Auditorias Envio de de comunicados de resultados en

Externas por entes de certificaciones de calidad, medio ambiente, Certificados
Certificación seguridad industrial y salud ocupacional.

Personal Propuesto
GESTION ADMINISTRATIVA Incluye en la oferta tecnica Oferta tecnica Cliente
Organigrama

Actualizacion de maquinaria, Determina las necesidades de las solicitud del

MANTENIMIENTO Oferta tecnica Cliente
equipo y herramienta cliente y lo incluye en la oferta tecnica

RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS

Alta dirección Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC

Departamento Comercial Humanos Términos de Referencia

PARTICIPANTES Técnicos Minuta del Contrato

Coordinador Licitaciones. Elaboracion de las ofertas CM-P-001

Departamento de Gestión Humana ,Contabilidad y SIG Planificacion de la calidad CM-P-002

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

REGISTROS ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES

Requisitos para propuestas GC-F-002 Auditoria internas

Lista de clientes GC-F-001 Acciones correctivas y preventivas

Evaluacion de la Percepcion del Cliente
Desempeño de Proyectos Presentados
Lista de Chequeo Contratación GC-F-005

Propuesta CM-F-004

REVISÓ Y APROBÓ FECHA:

DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

GERENTE HSEQ
 CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS HSEQ-F-004 0
FECHA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 01 MAY 12
PAGINA

PROCESO: OBJETO: ALCANCE

Prestar el servicio bajo criterios establecidos por el cliente, Aplica en cada uno de los proyectos en los que SERVICIOS Y
EJECUCIÓN DE OBRA la legislación, normas aplicables. MONTAJES SOMOS SAS., realice actividades para la ejecución.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Requisitos Contractuales
Especificaciones Técnicas Revisión de requisitos contractuales Procedimientos aprobados

Evaluación de desempeño del

CLIENTE Tabulacion de Datos Indicadores de gestión
contratista

Tratamiento mediante el reporte de acciones para

Quejas de cliente Acciones de Mejora
la mejora

SIG

Auditorias internas

Procedimiento de no Reporte de Acciones para la Mejora, Medición del

conformidades, acciones ambiente de trabajo mediante el desarrollo del Acciones de mejora
correctivas y preventivas programa de salud. ocupacional, seguridad Necesidades de cambio
industrial y medio ambiente
Matriz de aspectos e impactos
ambientales , Matriz de Peligros y
Eventos Peligrosos , Programas
de Gestión

HSEQ Especificaciones tecnicas Plan de inspección y ensayo

Obra ejecutada conforme a los

Arranque y puesta en marcha de los procesos requisitos del cliente.
operativos.
Aprobación de procedimientos
Plan de calidad Ajustado específicos de trabajo.
Plan de SMS
ajustado, procedimientos
especificos Plan
de Recursos economicos,
financieros, humanos y tecnicos.
Obra Terminada
Radicación de actas y futuras de pago
Actas de terminación del contrato

CLIENTES

Personal contrato con EPP´s y

GESTION ADMINISTRATIVA Indiuccion, Capacitación y entrenamiento en SIG Personal Idoneo
dotacion

COMPRAS Productos en el sitio de obra

Verificación del cumplimiento de los requisitos

Prestacion el servicio
especificados

LOGISTICA Vehiculos, Maquinaria y Equipo

RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS

Gerente de proyecto Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC

PARTICIPANTES Humanos Especificaciones técnicas

Director de obra Técnicos Instrucciones Operativas

Residentes de obra Financieros Plan de Calidad

Coordinador SMS y Coordinador de Calidad Matrices, Planes y programas

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

REGISTROS ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES

Registros que proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos. Auditorias internas

Listado de chequeo y verificacion GPL-F-007 Acciones correctivas CRONOGRAMAS DE EJECUCION ACCIONES

CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Reporte y tratamiento de no conformidades HSEQ-F-045 Acciones preventivas SATISFACCION DEL CLIENTE

Reporte y control de producto no conforme HSEQ-F-070

REVISÓ Y APROBÓ FECHA:

DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

GERENTE HSEQ
 CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS HSEQ-F-004 0
FECHA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 01 MAY 12
PAGINA

PROCESO: OBJETO: ALCANCE

Aplica para todas las actividades relacionadas con el proceso de

Asegurar la capacidad del personal para proporcionar
GESTIÓN ADMINISTRATIVA satisfacción del cliente en la prestación del servicio.
selección, vinculación, relación laboral y desvinculación del personal
administrativo, técnico y operativo de la organización.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Procedimiento de no
Acciones de mejora
HSEQ coformidades, acciones Reporte de Acciones para la Mejora SIG
Necesidades de cambio
correctivas y preventivas

Identificar las necesidades del cliente según los Personal Propuesto

GESTIÓN COMERCIAL Terminos de referencia GESTION COMERCIAL
términos de referencia Organigrama

Personal contrato con EPP´s y

COMPRAS EPP´S Y Dotación Realizar entrega al personal contratado. EJECUCIÓN DE OBRA
dotacion

Decisión de contratacion para

Tabulacion de la informacion ASPIRANTE
nuevos proyectos.
Resultados de evaluación de
desempeño del personal
Identificar y planear programas de formación según
Formacion del personal PERSONAL QUE LO NECESITA
necesidades planteadas.
EJECUCIÓN DE OBRA

Reporte de tiempo Tabulacion de la Nomina , PAGO DE APORTES Nomina TESORERIA

Solicitud de desvinculación del

Examen de egreso, Cartas laborales y liquidacion. Personal desvinculado ASPIRANTE
personal

RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS

Jefe de Gestión Administrativa Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC

PARTICIPANTES Humanos Manual de Funciones y responsabilidades

Director de HSEQ Técnicos Selección y contratacion de personal AD-P-001

Términos de referencia

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

REGISTROS ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES

Control de induccion y Entrega de
A-F-013
reinduccion
A-F-004
Dotación y EPP
Auditorias internas

Evaluacion de
A-F-002 Verificacion de Documentos HSEQ-F-055 desempeño de Acciones correctivas EVALUACION DE DESEMPEÑO
personal
EJECUCION PROGRAMA DE CAPACITACION
Control uso de EVALUACIONES DE INDUCCION
HSEQ-F-040 Control de personal HSEQ-F-057
EPP
Acciones preventivas

Cronograma de
HSEQ-F-055 Evaluacion de desempeño HSEQ-F-053
capacitaciones

REVISÓ Y APROBÓ FECHA:

DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

GERENTE HSEQ
 CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS HSEQ-F-004 0
FECHA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 01 MAY 12
PAGINA

PROCESO: OBJETO: ALCANCE

Aplica para las compras de productos, materiales y/o servicios que
Asegurar las compras a proveedores estratégicos para el
COMPRAS SIG.
impacten en la calidad, seguridad y medio ambiente de la prestación
del servicio.

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Procedimiento de no
Acciones de mejora
HSEQ conformidades, acciones Reporte de Acciones para la Mejora SIG
Necesidades de cambio
correctivas y preventivas

GESTION ADMINISTRATIVA Requisicion de EPP´S y dotacion

Seleccionar, Evaluar y reevaluar a los proveedores

verificar existencia de inventarios y solicitar Orden de pedido o servicio PROVEEDORES
Requisiciones de repuestos, y cotizaciones.
LOGISTICA
consumibles

Requisiciones y requistos de
EJECUCION DE OBRA
compra especificados

RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS

Jefe de compras Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC

PARTICIPANTES Humanos Evaluacion y selección de proveedores CP-P-001

Administradores de Obra Técnicos Compras CP-P-002

Almacenista

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

REGISTROS ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES

Evaluacion
CP-F-001 Datos iniciales del proveedor CP-F-002 proveedores Desempeño de proveedores
materiales
Evaluación de proveedores Lista de
CP-F-002
de servicios
CP-F-004
proveedores
Auditorias internas Calificación de Proveedores
Conformidad del producto
Registro de
CP-F-005 Orden de compra y servicio CP-F-006
proveedores
Acciones Correctivas y Acciones preventivas.
CP-F-007 Requisicion

REVISÓ Y APROBÓ FECHA:

DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

GERENTE HSEQ
 CODIGO VERSION
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS HSEQ-F-004 0
FECHA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 01 MAY 12
PAGINA

PROCESO: OBJETO: ALCANCE

Asegurar que se cuenta con la operación oportuna y el buen Aplica para todos la maquinaria, y equipos que forman parte de los
LOGISTICA estado de maquinaria y equipos. activos de SERVICIOS Y MONTAJES SOMOS SAS

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Procedimiento de no
Acciones de mejora
HSEQ conformidades, acciones Reporte de Acciones para la Mejora SIG
Necesidades de cambio
correctivas y preventivas

Inspección Preoperacional Reporte de Actualizacion de maquinaria,

GESTION COMERCIAL
mantenimiento equipo y herramienta

Solicitud de Vehiculos,
Diagnostico del estado de maquinarias y equipos
Maquinaria y Equipo. disponible.

EJECUCION DE OBRA Inventarios de Vehiculos, Maquinaria y Equipo Vehiculos, Maquinaria y Equipo

EJECUCION DE OBRA
disponible.

Solicitud de Vehiculos,
Frecuencia de mantenimiento
Maquinaria y Equipo.

Solicitud de mantenimiento Residuos del proceso de

Orden de Mantenimiento PROVEEDOR
mantenimiento dispuestos

RESPONSABLE RECURSOS DOCUMENTOS

Jefe de almacen Económicos Norma NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, NTC OHSAS 18001, Formato RUC

PARTICIPANTES Humanos Administracion del almacen L-P-001

Supervisor SMS Técnicos Mantenimiento general L-P-002

Residente y/o administrador del proyecto Manejo de materiales L-P-003

Asistentes de Mecánicos Control dispositivos medición y seguimiento L-P-004

REQUISITOS Y REGULACIONES A CUMPLIR

REGISTROS ACCIONES DE SEGUIMIENTO INDICADORES

L-F-019 LISTADO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS Frecuencia de mantenimiento

L-F-030 PROGRAMACION DE MANTENIMIENTO Auditorias internas , Acciones correctivas CUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTO

CUMPLIMIENTO DE CALIBRACIONES
L-F-034 FICHA TECNICA DE VEHICULOS Acciones preventivas

HOJA DE VIDA Y CONTROL INSTRUMENTOS DE

L-F-022
MEDICION
Acciones preventivas

REVISÓ Y APROBÓ FECHA:

DÍA 1 MES: May AÑO: 2012

GERENTE SIG