COMUNICACIÓN INTERNA:

1.- Definición de comunicación interna:

La comunicación interna es el patrón de mensajes

compartidos por los miembros de una organización.

-La única manera de crear una ventaja competitiva

duradera es a través de la gente.

-Las motivaciones personales representan la clave

para que la organización aumente su rendimiento.

-La comunicación es la clave para conseguir la

motivación de todos los componentes de la organización.

2.- Historia:

La comunicación interna nació a finales del s. XIX y

principios del s. XX con diferentes teorías o tendencias:

2.1.- Teoría clásica:

Fue la primera en aparecer y entendía a las empresas y sus

trabajadores como a una máquina, con una concepción
deshumanizada de la organización.

Su comunicación era fundamentalmente formal y vertical,

sobretodo descendente, con poca libertad. Concibe la
comunicación como un ‘mal necesario’.

Se divide a su vez en tres fases:

-Teoría de la burocracia: Todo debe hacerse con

reglas formales, los trabajadores se dividen por roles y se
organizan de manera vertical y descendente.

//El jefe manda, los trabajadores obedecen//

Uno de sus defensores era Webber, que creó normas,

reglas y deberes. Aunque no lo parezca, este modelo de
comunicación tenía también sus rasgos positivos: resultó muy
predecible porque había un control y una estructura.

-Teoría administrativa: Parte de la Teoría burocrática

y su rasgo fundamental son las órdenes y la disciplina, aunque en
este caso se instruye a los directivos para que sepan utilizar su
autoridad.

Existe una unidad de mando, cada empleado recibe

órdenes sólo de sus superiores, y la comunicación es siempre
descendente

//Se comunica de jefe o empleado //

La comunicación horizontal, entre iguales, se hace

sólo en casos excepcionales en lo que denominaron el Puente de
Fayol.

-Dirección científica: Se estudia y se analiza todo

porque creen en la máxima de que ‘el tiempo es dinero’. Comparte
con las anteriores el énfasis sobre la lógica, el orden y la jerarquía.

2.2.- Escuela de las Relaciones Humanas:

Apareció en los años 30 y el cambio fundamental consiste

en abandonar la consideración económica y apostar por la
autorrealización. Aplican por primera vez sistemas de
comunicación horizontal y los describen como medios igual de
efectivos.

Descubren que las empresas están formadas por grupos de

gente y que existe la comunicación informal, por lo que apuestan
por la importancia de la comunicación.

El autor más importante de esta escuela fue Mac Greger,

que otorgó a la comunicación un papel fundamental para:

-Crear estilos de liderazgo.

-Crear grupos formales e informales.

-Desarrollar habilidades comunicativas en las

gerencias.

2.3.- Teoría de los sistemas o sistemas abiertos:

Se basa en una visión de la empresa como una parte más

de un entorno, con el que debe comunicarse. Apuesta por la
retroalimentación y por la comunicación interna en todas las
direcciones y de manera formal e informal.

Insiste en la necesidad de comunicarse de manera oral y

escrita.

2.4.- Teorías recientes:

Aparecen en las décadas de los 60 y 70 y subraya que no se

puede tratar a los trabajadores como a máquinas. Destaca que
toda comunicación contiene información pero no toda la
información posee valor comunicativo.

3.- Tipos de comunicación interna:

3.1.- Comunicación informal: Son las relaciones

espontáneas, que responden a simpatías. Sirve para integrarse en
un grupo.

3.2.- Comunicación formal: Siempre está marcada por el

organigrama de la empresa o institución. Muestra las relaciones
entre las diferentes esferas de la empresa.

3.3.- Comunicación horizontal: Se produce entre iguales y

facilita la coordinación de tareas, sirve para compartir
conocimientos entre colegas.

3.4.- Comunicación descendente: Es la más habitual,

sigue la línea jerárquica, la del poder. Sirve para dar órdenes,
facilitar un resumen del trabajo o adoctrinar sobre objetivos.

3.5.- Comunicación ascendente: Es la más complicada y

en muchas empresas ni existe. Proporciona a los directivos la
retroalimentación adecuada para resolver problemas, alivia
tensiones y mejora la participación.

//OJO//: Puede provocar el enfado del jefe, que el

empleado no se atreva a utilizarla, que aunque se hable, no se
cumpla nada de lo dicho o que los canales no sean suficientes.
4.- Canales de la comunicación interna:

4.1.-Cartas personales, mail, circulares: Se utilizan para

compartir informaciones importantes, como los resultados de la
empresa, cambios en el organigrama o aclaraciones. Su ventaja
es la inmediatez y el impacto directo.

Deben tener siempre el mismo formato y no necesariamente

parten del gabinete de comunicación.

4.2.-Reuniones informativas: Es un sistema directo de

comunicación y dinamiza a los miembros de la organización.

-Elegir bien la fecha

-Que el programa no sea demasiado amplio

-Implicar al máximo número de participantes

//OJO//: Pueden provocar la falta de atención de los

asistentes, que no comprendan bien el mensaje y el mutismo.

A esta acción se puede y deben sumar cursos formativos,

seminarios y encuentros que potencien al mismo tiempo la
comunicación interna y la capacitación de los empleados.

4.3.-Boletines, revistas internas, periódicos: Facilitan que

los trabajadores conozcan la información fundamental de la
organización, proyectan la imagen corporativa de la firma.

Deben tener una periodicidad fija, ofrecer información

cercana con estilo periodístico.

//OJO//: deben seguir un estilo, no ser demasiado

institucionales, tener en cuenta a los lectores y ofrecer información
que sea…

…información espejo: que refleje la imagen.

…información guía

…información de intercambio: que fomente la

participación de todos.

4.4.-Dossier de prensa: Recoge las principales

informaciones de la empresa u organización que aparecen en
diferentes medios de comunicación y casi en la totalidad de los
gabinetes se limita a los medios impresos y digitales.

Debe entregarse a primera hora de la mañana y sirve para

tomar el pulso de manera constante a la actualidad. Debe incluir
temas globales que puedan afectar a nuestra firma o
informaciones de la competencia.

No debe ser demasiado extenso, porque se perdería el

interés, y debe entregarse a la cúpula de la institución.

4.5.-Balance o informe anual: Se utilizan para compartir

informaciones más complejas con todos los miembros de la
organización. La presentación debe ser muy cuidada y recalcará si
se trata de un balance monográfico, un informe anual…

Debe tener un apoyo visual, con imágenes, gráficos… así se

hace más amable una información compleja y repleta de datos.

4.6.-Intranet: Facilitan y controlan el acceso de los

trabajadores a la información y representan un ahorro. Es uno de
los canales de comunicación interna más usados y con muchas
utilidades en el trabajo diario.

5.- Beneficios de la comunicación interna:

-Inspira la acción de los profesionales, que saben qué tienen

que hacer, cuándo y para qué.

-Coordina los esfuerzos de todos los miembros de la

entidad.

-Crea un entorno adecuado para la productividad.

-Impulsa el conocimiento en toda la entidad.

-Favorece el desarrollo del talento.

-Facilita el cambio cuando éste es necesario.

6.- Dificultades en la gestión de la comunicación interna:

-Se le resta importancia y no existe una formalización de los

procesos.

-Existe demasiada información. Con Internet y las nuevas

tecnologías, cuesta trabajo comunicar lo que la institución
considera importante.
 -Se olvidan los flujos de comunicación informal y se
descuida la comunicación horizontal frente al protagonismo de la
vertical descendente.

-Se da más importancia a lo que dicen los medios de

comunicación que a lo que cuenta la empresa.